Kỹ năng điều hành cho nhà quản lý thời 4.0

Trong một doanh nghiệp, nhà điều hành đóng vai trò vô cùng quan trọng. Khi bạn ngồi ở vị trí điều hành, cần phải có kỹ năng điều hành của riêng mình. Việc doanh nghiệp phát triển có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào người điều hành. Nhất là trong thời đại công nghệ 4.0, các nhà lãnh đạo cần phải tự trang bị cho mình những kỹ năng điều hành mới.

I. Thế nào là điều hành quản lý doanh nghiệp?

Vấn đề điều hành quản lý doanh nghiệp được xem là một trong những hoạt động được thực hiện ở trong doanh nghiệp. Mục đích của việc điều hành công sở là làm cho toàn bộ các hoạt động ở trong doanh nghiệp, các bộ phận của doanh nghiệp thực sự hài hòa với nhau. Và cuối cùng, mọi hoạt động ở trong doanh nghiệp đều hướng đến một mục tiêu chung.

Khi thực hiện kỹ năng điều hành trong môi trường doanh nghiệp, các nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động như sau:

• Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên
• Điều hòa, phối hợp nguồn nhân lực và chỉ đạo các hoạt động ở trong doanh nghiệp.

Đến cuối cùng, nhà quản lý cần phải sử dụng những kỹ năng điều hành doanh nghiệp của mình để tạo ra được sự kết nối, tạo ra được tính liên tục trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

II. Một số kỹ năng điều hành cho nhà quản lý thời đại 4.0

1. Lập nên bảng kế hoạch và thiết kế các công việc

Khi bạn muốn điều hành tốt doanh nghiệp của mình, việc đầu tiên mà bạn cần phải làm đó chính là lập bảng kế hoạch các công việc cụ thể và thiết kế các công việc. Đây được xem là một trong những kỹ năng điều hành công sở cực kì cần thiết.

• Lập bảng kế hoạch công việc chính là việc sắp xếp, bố trí những công việc, các hoạt động trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó sử dụng một số những giải pháp để có thể phối hợp các nguồn lực dựa trên thứ tự thời gian. Mục đích chính là để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ để có thể tiến tới những mục đích của cá nhân hay của tổ chức.

Trong quá trình điều hành công sở của nhà quản lý, lập kế hoạch cho doanh nghiệp luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:

• Bạn có thể tập trung toàn bộ nguồn lực của mình và tiếp tục thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đặt ra.
• Cụ thể hóa những chỉ tiêu và một số các biện pháp, hay phân bổ nguồn lực.
• Khi có những thay đổi bất ngờ ở trong doanh nghiệp, bạn sẽ tăng được khả năng ứng phó trong những trường hợp này
• Giúp doanh nghiệp làm việc có nguyên tắc hơn, hạn chế sự tùy tiện trong nguyên tắc làm việc.
• Dựa vào đó để làm cơ sở kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động của công việc.

Trong thời kỳ 4.0, doanh nghiệp thường đưa các công cụ quản lý công việc để ứng dụng vào việc lập kế hoạch, giao việc và quản lý tiến độ, năng suất nhân viên. AMIS Công việc là một trong số phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng nhất hiện nay giúp nhà quản lý lập kế hoạch, giao việc và quản lý tiến độ hiệu quả.

2. Phân công công việc rõ ràng trong doanh nghiệp

Trong kỹ năng điều hành doanh nghiệp, không thể thiếu được bước phân công công việc rõ ràng cho người lao động. Đây được xem là một trong những quá trình xem xét công việc một cách toàn diện nhất. Người lãnh đạo cần phải hệ thống toàn bộ những nội dung công việc đã được đề ra trước đó, mục đích là xác định những cách thức giải quyết tối ưu, cuối cùng đem đến hiệu quả cao trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Đọc thêm:
>> 6 sai lầm phổ biến trong quản lý tiến độ công việc tại doanh nghiệp

>> Phần mềm quản lý công việc số 1 Việt Nam | AMIS Công việc

3. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Công tác cần chuẩn bị trước cuộc họp

Trước khi vào cuộc họp, nhà quản lý cần phải chuẩn bị một số những nội dung như sau:

• Xác định được mục đích, căn cứ và cơ sở cho cuộc họp
• Các thành phần tham dự cuộc họp
• Thời gian và địa điểm cụ thể tổ chức cuộc họp
• Các loại báo cáo tham luận ở trong cuộc họp
• Một số những tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung cuộc họp

Công tác chuẩn bị trong cuộc họp

• Đón tiếp những đại biểu quan trọng trong cuộc họp
• Phát tài liệu liên quan đến cuộc họp cho những người tham gia
• Bố trí chỗ ngồi hợp lý cho những người tham gia cuộc họp
• Điều hành cuộc họp diễn ra như dự kiến

Khi kết thúc cuộc họp

• Tóm tắt toàn bộ nội dung cuộc họp đã diễn ra
• Thông báo qua về biên bản cuộc họp
• Đánh giá kết của đạt được của cuộc họp

4. Nguyên tắc phối hợp trong quản lý

Phối hợp trong quản lý là kỹ năng điều hành công sở không thể thiếu ở trong công tác quản lý doanh nghiệp. Nó sẽ giúp bạn liên kết được toàn bộ các hoạt động hỗ trợ cũng như là hợp tác giúp đỡ lẫn nhau. Mục đích chính là nhằm để các cơ quan có thể thực hiện các nhiệm vụ cụ thể ở trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

• Phối hợp quản lý dựa trên những chức năng, nhiệm vụ và những quyền hạn dựa trên luật pháp quy định.
• Phải lãnh đạo thống nhất và biết chia sẻ các thông tin. Nhưng bên cạnh đó nhà lãnh đạo vẫn cần phải đảm bảo tính khách quan.
• Dựa trên cơ sở quy chế của nội bộ toàn doanh nghiệp.

5. Kiểm soát công việc của chính mình

Khi bạn ngồi ở vị trí quản lý, bạn phải là người có khả năng kiểm soát công việc của chính mình. Mục đích của việc kiểm soát công việc như sau:

• Tránh để những sai lầm ngoài ý muốn xảy ra
• Có thể nhận ra những sai lầm ở trong kế hoạch và kịp thời sửa chữa
• Có thể đánh giá được đúng đắn kết quả hoạt động ở trong công sở

Download eBook miễn phí: 5 bước lập văn phòng số tinh gọn – Xu thế làm việc của tương lai

III. Kiến tạo môi trường làm việc số toàn diện cho doanh nghiệp

Bên cạnh những kỹ năng quản lý cơ bản trên, nhà quản lý thời 4.0 cần nắm được phương thức ứng dụng công nghệ để tạo nên môi trường làm việc số hiệu quả. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật số và ảnh hưởng từ đại dịch, hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đều bắt đầu chuyển dịch phương pháp làm việc.

Hình thức làm việc từ xa, làm việc kết hợp tại nhà – tại văn phòng đang trở thành xu thế tất yếu của tương lai. Để bắt kịp xu thế này và tận dụng tối đa những lợi ích như nâng cao năng suất, cải thiện trải nghiệm cho nhân viên hay quản lý tập trung trên một nền tảng thống nhất, người quản lý cần sáng suốt lựa chọn giải pháp tối ưu.

Gói giải pháp văn phòng số MISA AMIS tự hào đáp ứng mọi yêu cầu của người quản lý thời 4.0 về quản lý, điều hành doanh nghiệp trên môi trường số toàn diện. Văn phòng làm việc số MISA AMIS sẽ giúp người quản lý cải tiến những hoạt động sau:

• Tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban, kiểm soát tiến độ, đánh giá hiệu quả qua hệ thống theo dõi, cảnh báo và báo cáo real-time.
• Dễ dàng kết nối, giao tiếp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp bằng mạng xã hội nội bộ riêng.
• Tổ chức, lưu trữ hệ thống tài liệu, văn bản, chính sách, bộ quy trình kinh doanh một cách khoa học. Người dùng được cấp quyền tiếp cận theo vị trí, vai trò nên tính an toàn, bảo mật được đánh giá cao.
• Số hóa toàn bổ thủ tục hành chính văn phòng, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian chờ đợi xét duyệt cho cả người quản lý – nhân viên.
• Theo dõi, cập nhật tình hình sử dụng tài nguyên trong doanh nghiệp, từ đó tối ưu tuổi thọ, phân bổ tài nguyên phù hợp đến tất cả các bộ phận.

IV. Kết luận

Trên đây là những kỹ năng điều hành cho nhà quản lý thời 4.0. Hy vọng nội dung trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức để học hỏi và trau dồi những kỹ năng mới, giúp con đường sự nghiệp ngày càng phát triển nhanh và cao hơn.