Huddle là gì? Bí quyết họp nhanh hiệu quả cho nhà quản lý

Huddle hay Daily Huddle là một trong những công cụ hữu dụng không thể thiếu trong quá trình làm việc nhóm. Nó không chỉ giúp người quản lý tiết kiệm thời gian, giảm thiểu mâu thuẫn mà còn đạt được mục tiêu một cách dễ dàng hơn. Vậy Huddle là gì?

I. Huddle là gì?

Huddle là một cuộc họp nhanh được thiết kế để giúp các nhóm làm việc kết nối và phối hợp cùng nhau một cách hiệu quả. Hiểu đơn giản, đây là cuộc họp ngắn diễn ra hàng ngày để toàn bộ nhóm có thể được thông báo và thống nhất về công việc cần hoàn thành. Huddle cung cấp cho người dùng các tính năng như chia sẻ tài liệu, trò chuyện trực tiếp và họp trực tuyến với độ phân giải cao.

Cuộc họp nhanh này nên kéo dài trong khoảng 15 phút để tránh lãng phí thời gian không cần thiết. Người quản lý cần đảm bảo rằng chỉ những vấn đề quan trọng nhất mới được đưa ra. Tuy rằng 15 phút có vẻ quá ngắn để đạt được nhiều kết luận nào, nhưng đặc điểm cùng mục tiêu chính cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày chỉ là thống nhất, xác định nhiệm vụ trong khung thời gian tiếp theo. 

II. Vì sao họp nhanh Huddle (họp chiến lược hằng ngày) quan trọng?

Họp nhanh Daily Huddle được xem là cuộc họp chiến lược hằng ngày giữa các thành viên trong một nhóm làm việc. Cuộc họp này giúp cho đội nhóm cập nhật thông tin về tiến độ công việc, đưa ra các giải pháp cho các vấn đề đang gặp phải và cùng nhau tìm ra cách cải thiện hiệu quả làm việc chung. Daily huddle cho phép các thành viên trong nhóm tăng cường sự kết nối tốt hơn.

III. Các yếu tố cơ bản của của Huddle

1. Tính minh bạch

Tính minh bạch là yếu tố quan trọng của phương pháp này. Tất cả thành viên đều phải chia sẻ công việc của họ trong ngày hôm trước cùng những kỳ khó khăn gặp phải.

Qua đó, trưởng nhóm hay quản lý thấy được sự tiến bộ của từng người, giúp nhân viên giải quyết những khó khăn kịp thời. Mọi thành viên biết được tiến độ của nhau, cùng nhanh đóng góp vào sự thành công của đội nhóm.

2. Tính kiểm tra

Tính kiểm tra trong Huddle là gì? Đó là biện pháp giúp người quản lý phát hiện những sai sót không mong muốn bằng cách thường xuyên kiểm tra công việc của nhóm. Tuy nhiên, đối tượng cần tập trung ở đây là chất lượng cùng tiến độ công việc chứ không phải con người.

3. Tính thích ứng

Nội dung và thời gian của cuộc họp nhanh sẽ thay đổi thường xuyên. Vai trò của Huddle là giúp nhóm đưa ra hướng vượt qua vấn đề đúng đắn nhất. Vì vậy, đôi khi buổi họp có thể diễn ra nhanh hoặc chậm hơn 15 phút, tùy thuộc vào vấn đề của ngày hôm đó.

>> Bài viết không thể bỏ qua: Cách làm việc nhóm hiệu quả trong công việc – Các kỹ năng bạn cần biết

IV. Cách tổ chức Huddle hiệu quả cho doanh nghiệp 

1. Chọn thời điểm phù hợp

Thời điểm phù hợp để tổ chức họp nhanh cho doanh nghiệp phụ thuộc vào những biến số như số lượng thành viên trong nhóm, thời gian làm việc và mục đích của cuộc họp. Song nếu người quản lý muốn tổ chức Huddle hiệu quả cho doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẹo dưới đây:

• Lập kế hoạch chuẩn bị cho cuộc họp.
• Quản lý thời gian, con người trong quá trình cuộc họp diễn ra.
• Theo dõi sau cuộc họp.
• Lập kế hoạch chuẩn bị cho những cuộc họp tiếp theo.

2. Chọn địa điểm thuận tiện cho người tham dự

Để chọn địa điểm thuận tiện cho người tham dự khi tổ chức Huddle, người quản lý không thể bỏ qua các tiêu chí sau:

• Chọn địa điểm gần với văn phòng của doanh nghiệp
• Chọn địa điểm có không gian rộng rãi và thoáng mát
• Chọn địa điểm có dịch vụ giữ xe và tiện nghi khác như wifi, máy chiếu

3. Giới hạn số người tham dự

Giới hạn số người tham dự sẽ cho phép Huddle diễn ra hiệu quả hơn. Phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp và số lượng thành viên trong nhóm mà con số này không cố định. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, người quản lý nên giới hạn số người tham dự trong khoảng từ 5 đến 10 người.

4. Giới hạn tần suất tổ chức

Tương tự như các yếu tố trên, tần suất tổ chức Huddle cũng phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp và số lượng thành viên của nhóm. Có những người quản lý quy định họp nhanh hàng ngày, nhưng cũng có những đơn vị yêu cầu hạn chế việc họp thì chỉ cần duy trì Huddle 1 đến 2 lần 1 tuần.

5. Lựa chọn người chủ trì 

Người chủ trì Huddle được lựa chọn dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm:

• Kinh nghiệm của người đó trong việc chủ trì các cuộc họp trước đó.
• Kiến thức và kỹ năng của người đó về chủ đề của cuộc họp.
• Vị trí và vai trò của người đó trong tổ chức.
• Sự hiện diện của người đó trong phòng họp.
• Sự đồng thuận của các thành viên khác trong phòng họp.

6. Lên agenda cuộc họp 

Agenda của cuộc họp nhanh Huddle sẽ đi qua các nội dung sau:

• Tình hình các kế hoạch đang được triển khai thực hiện.
• Các sự kiện quan trọng trong ngày hôm trước.
• Kế hoạch việc làm của ngày hôm nay.
• Những vấn đề cần được giải quyết trong ngày hôm nay.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả nhất

IV. Lợi ích của Huddle là gì?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự Huddle là gì và lợi ích của nó. Trên thực tế, một cuộc họp nhanh chỉ diễn ra khoảng từ 15 – 20 phút có thể là cơ hội cho các thành viên trao đổi về tình hình tiến hànhdự án, các sự kiện diễn ra ngày hôm trước. Từ đó mọi người lên kế hoạch cho các sự kiện của ngày tiếp theo chuẩn xác nhất. 

Các lợi ích khi tổ chức Huddle là:

• Xúc tiến công việc, tăng tốc độ xử lý nhiệm vụ
• Tăng thêm thời gian tiếp xúc giữa các thành viên trong nhóm
• Tăng khả năng sáng tạo, hội ý và giải quyết vấn đề của các thành viên

V. Những lầm tưởng khi tổ chức Huddle

1. Huddle là thời gian báo cáo công việc

Người quản lý cần lưu ý, Huddle chỉ là một phương pháp họp nhanh dành cho các nhóm làm việc. Cuộc họp Huddle tạo ra sợi dây chặt chẽ liên kết các thành viên và giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

Thế nhưng thời gian cuộc họp chỉ nên diễn ra nhanh chóng, không nên đi sâu vào nhiều chi tiết. Các thành viên chủ yếu trao đổi về tình hình chung, kế hoạch chung, các sự kiện lớn và không phải báo cáo kết quả công việc đã thực hiện.

2. Huddle có thể kéo dài để mọi người trao đổi, trò chuyện

Huddle diễn ra trong khoảng 15 – 20 phút tập trung vào việc cập nhật tình hình công việc và lên kế hoạch tiếp theo. Do đó, nó không nên được kéo dài chỉ để mọi người trao đổi, trò chuyện như mọi người vẫn lầm tưởng.

3. Tất cả các thành viên đều cần phải tham gia Huddle

Không phải tất cả các thành viên đều cần tham gia Huddle. Thông thường, chỉ những người có liên quan đến các dự án hoặc đang phụ trách công việc gặp trở ngại mới được mời tham gia.

4. Cần hạn chế chia sẻ khó khăn để không bị đánh giá thấp

Như đã đề cập, Huddle được thiết kế để giúp các thành viên trong nhóm cùng nhau giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc. Do đó, không có lý do gì để người tham dự hạn chế chia sẻ khó khăn trong buổi họp. Thay vào đó, mọi người sẽ cùng nhau lên ý tưởng và chốt cách giải quyết khó khăn đó nhanh, chính xác nhất.

VI. MISA AMIS Công việc – Giải pháp theo dõi tiến độ, cập nhật tình trạng công việc từ xa cho người quản lý 

Bên cạnh việc họp nhanh chiến lược hàng ngày hay hàng tuần, những phần mềm quản lý thông minh như MISA AMIS Công việc cũng là trợ thủ vô cùng đắc lực cho người quản lý. Những thông tin như checklist công việc, người phụ trách, tiến độ hoàn thành, báo cáo hiệu suất… đều được MISA AMIS Công việc hiển thị rõ ràng trên một nền tảng.

Người quản lý sẽ nhận thông báo tự động tức thời ngay khi nhân viên cập nhật công việc mới. Đồng thời, việc theo dõi báo cáo đa chiều cũng cho phép phát hiện điểm “nóng” và trao đổi trực tiếp với người phụ trách để đưa ra phương án, thúc đẩy tiến độ.

VII. Kết luận

Sau khi tìm hiểu Huddle là gì, có thể thấy đây là phương pháp hữu hiệu, giúp quá trình hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Người quản lý nên ứng dụng khéo léo hình thức họp nhanh này vào quá trình làm việc thực tiễn để phát huy tối đa khả năng làm việc của đội ngũ.