Chức năng của quản trị là gì? 4 chức năng cơ bản của quản trị mọi nhà lãnh đạo cần biết

Quản trị là những bước đi có tính toán giúp từng phần của doanh nghiệp hoạt động ăn ý với nhau, từ đó đạt được mục tiêu lớn mà cả đội ngũ đã đặt ra. Nắm rõ chức năng của quản trị là cơ sở quan trọng để các nhà lãnh đạo điều hành mọi hoạt động trơn tru, dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào đi chăng nữa.

Trong bài viết này, nãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các chức năng cơ bản của quản trị để có thể thực hiện, cải tiến một cách đều đặn và giữ cho “cỗ máy” doanh nghiệp luôn chạy êm ái, hiệu quả.

1. Chức năng của quản trị là gì?

Quản trị doanh nghiệp là một bộ các quy tắc liên quan đến các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát… và ứng dụng các quy tắc đó để khai thác hiệu quả các nguồn lực cơ sở vật chất, tài chính, con người và thông tin nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Theo đó, chức năng của quản trị có thể hiểu là những nhiệm vụ và hoạt động chính mà các nhà quản lý thực hiện để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả.

2. 4 chức năng của quản trị doanh nghiệp

Trong quản trị doanh nghiệp, các chức năng quan trọng giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là những chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp:

Chức năng hoạch định

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, hoạch định luôn là chức năng tiên phong. Đây chính là “kim chỉ nam” giúp các nhà lãnh đạo không chỉ đánh giá được nguồn lực hiện tại và thực trạng của doanh nghiệp, mà còn xác định rõ ràng mục tiêu mà tổ chức cần hướng tới. 

Hoạch định giúp xây dựng các kế hoạch chiến lược ngắn và dài hạn, đảm bảo mọi hoạt động đều đi đúng hướng theo từng giai đoạn. Nhờ đó, các nhà quản trị sẽ có cái nhìn toàn diện, dễ dàng đề xuất phương án bổ sung hoặc kế hoạch dự phòng nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức trên con đường chinh phục mục tiêu lớn lao.

Chức năng hoạch định trong quản trị doanh nghiệp giống như việc vạch ra bản đồ trước khi bắt đầu một chuyến hành trình dài. Nếu không có bản đồ, bạn sẽ dễ dàng lạc lối, không biết hướng đi nào là đúng. Hoạch định giúp nhà quản trị nhìn thấy toàn bộ bức tranh lớn, từ việc doanh nghiệp có những nguồn lực gì, tình hình hiện tại ra sao, đến việc cần phải đi đâu và làm gì để đạt được mục tiêu.

Ví dụ dễ hiểu: Giả sử bạn là người chèo thuyền và đích đến của bạn là một hòn đảo xa xôi. Chức năng hoạch định chính là việc bạn xem xét kỹ lưỡng thuyền của mình (nguồn lực), tính toán hướng gió, dòng chảy (thực trạng) và lên kế hoạch hành trình (mục tiêu). Nếu chẳng may có giông bão (rủi ro), bạn đã có sẵn phương án dự phòng để ứng phó.

Tải miễn phí bộ ebook: Giải pháp vận hành tối ưu và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả dành cho CEO

Chức năng tổ chức

Một doanh nghiệp chỉ có thể vận hành trơn tru nếu nó có một cơ cấu tổ chức tốt. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần có đủ lượng vốn, nhân sự và nguyên vật liệu sản xuất cần thiết để có thể hoạt động liên tục, đồng thời xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức tốt cùng với việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đúng với tầm nhìn là điều tối quan trọng đối với doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô, số lượng các phòng ban và nhân sự tăng lên, doanh nghiệp sẽ mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc. Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức lãnh đạo. Chức năng tổ chức do đó cũng là một chức năng rất quan trọng của quản trị doanh nghiệp.

Trong các chức năng của quản trị doanh nghiệp, chức năng tổ chức đóng vai trò then chốt, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp, bởi nó gắn liền với yếu tố quan trọng nhất: con người. Quy luật Pareto đã chứng minh rằng 80% kết quả công việc đến từ chỉ 20% nhân sự và tương tự, 80% sai lầm lại bắt nguồn từ 20% sự cố. Điều này cho thấy, dù có chiến lược hay kế hoạch hoàn hảo đến đâu, nếu khâu tổ chức gặp trục trặc, mọi thứ có thể “đi chệch đường ray”. 

Chức năng điều phối, giao việc

Chức năng điều phối và giao việc trong quản trị giống như việc chỉ huy một ban nhạc vậy – nếu không phối hợp nhịp nhàng, thì sẽ có người đánh trống quá to, người khác lại chơi đàn không đúng nhịp và kết quả là cả bản nhạc bị phá hỏng.

Điều phối tốt nghĩa là bạn phải sắp xếp công việc một cách hợp lý, giao nhiệm vụ đúng người, đúng việc, giúp mọi người làm việc với nhau một cách ăn ý.

Nếu bạn có một dự án lớn và quyết định giao phần nghiên cứu thị trường cho anh Hùng – một người rất giỏi phân tích số liệu, trong khi bạn giao phần sáng tạo nội dung quảng cáo cho chị Lan – người có tài viết lách và ý tưởng phong phú, thì khả năng thành công sẽ rất cao. Nhưng nếu bạn làm ngược lại, có khi kết quả sẽ khiến bạn “đau đầu” vì không ai làm đúng sở trường của mình.

Vì vậy, điều phối và giao việc hiệu quả không chỉ giúp công việc trôi chảy hơn, mà còn giúp đội ngũ của bạn phát huy hết khả năng, biến “bản nhạc” của doanh nghiệp trở nên hài hòa và thành công.

Để công việc điều phối trơn tru trong bộ phận, bạn có thể tham khảo MISA AMIS Quy trình là 1 trong 40+ ứng dụng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được phát triển bởi MISA với 20 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm.

Phần mềm số hóa quy trình AMIS MISA là công cụ phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, MISA AMIS Quy trình sẽ số hóa các đề xuất phê duyệt, tiết kiệm chi phí in ấn cùng không gian lưu trữ. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn lại dễ dàng số hóa, tự động hóa toàn bộ quy trình từ Kế toán, Sản xuất, Marketing, Bán hàng cho đến Nhân sự, Hành chính tổng hợp,… và liên kết các quy trình liên phòng ban một cách liền mạch.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm AMIS Quy trình tại đây: