Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, quản lý sổ sách kế toán đã trở thành điều kiện bắt buộc đối với các hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai. Bài viết này là cẩm nang toàn tập, cập nhật những quy định mới nhất theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel và những nội dung được các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quan tâm
1. Quy định bắt buộc về sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC
Thông tư 152/2025/TT-BTC (được ban hành để cập nhật và thay thế một số nội dung của Thông tư 88/2021) đã trở thành “kim chỉ nam” mới nhất cho chế độ kế toán hộ kinh doanh. Theo quy định này, câu trả lời cho việc có bắt buộc làm sổ sách hay không là CÓ, đặc biệt là đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc quản lý và lưu trữ sổ sách kế toán đối với cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh được quy định như sau:
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quyền chủ động lựa chọn phương thức lưu trữ hồ sơ kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ sách…) dưới dạng bản giấy truyền thống hoặc dữ liệu điện tử. Tối thiểu 05 năm đối với các tài liệu kế toán thông thường.
- Bên cạnh hệ thống sổ mẫu được hướng dẫn trong Thông tư, Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể mở thêm hoặc điều chỉnh danh mục sổ sách để tối ưu hóa việc theo dõi kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý, các sổ này vẫn phải hiển thị đầy đủ các thông tin cốt lõi bao gồm: Tên sổ, ngày tháng năm lập sổ. Họ tên, chữ ký và con dấu của người đại diện hộ kinh doanh.
- Trong kỷ nguyên số, dù hệ thống của cơ quan Thuế đã hỗ trợ tự động xác định các khoản thuế phải nộp (GTGT, TNCN…), Hộ kinh doanh vẫn bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các mẫu sổ kế toán theo Thông tư. Việc duy trì sổ sách độc lập giúp chủ hộ có căn cứ vững chắc để theo dõi, đối chiếu và kiểm tra chéo với số thuế trong thông báo từ cơ quan chức năng, đảm bảo quyền lợi tài chính và tránh các sai sót không đáng có.
Như vậy, hộ kinh doanh cần sử dụng sổ kế toán để theo dõi hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, chế độ kế toán áp dụng tương đối đơn giản, chủ yếu là ghi chép Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan nhằm chứng minh doanh thu khi cần.
2. Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh excel theo thông tư 152/2025
Kể từ ngày 01/01/2026, hệ thống kế toán dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam chính thức chuyển mình với việc áp dụng Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành ngày 31/12/2025). Văn bản này thay thế hoàn toàn Thông tư 88/2021/TT-BTC
Dựa trên doanh thu và hình thức nộp thuế, Thông tư 152 chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm đối tượng cụ thể như sau:
| Nhóm đối tượng | Đặc điểm kinh doanh & Thuế | Loại sổ sách kế toán bắt buộc |
| Nhóm 1 | Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm; không thuộc diện chịu thuế GTGT và TNCN. | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD) |
| Nhóm 2 | Nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu. | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD) |
| Nhóm 3 | Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu; nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế. | Hệ thống 4 sổ chi tiết:
– S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng. – S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí. – S2d-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa. – S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền. |
| Nhóm 4 | Phát sinh các loại thuế đặc thù (Xuất – nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, đất đai). | Sổ theo dõi thuế khác (Mẫu S3A-HKD) |
Trong quá trình vận hành, nếu hộ kinh doanh phát sinh các nghĩa vụ thuế chuyên biệt như thuế tài nguyên hay thuế tiêu thụ đặc biệt, chủ hộ có thể sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (Mẫu S3a-HKD)
3. Chi tiết các mẫu sổ sách kế toán excel dành cho hộ kinh doanh
Nhằm tối ưu hóa việc quản lý doanh thu và kiểm soát dòng tiền hàng ngày, bạn có thể ứng dụng hệ thống sổ sách kế toán Excel chuẩn Thông tư 152/2025/TT-BTC. Các File excel này được thiết kế với các biểu mẫu quy chuẩn, bố cục khoa học và sở hữu tính linh hoạt cao, cho phép chủ hộ dễ dàng điều chỉnh sao cho phù hợp với từng mô hình kinh doanh cụ thể.
| STT | Tên loại sổ | File tải |
| 1 | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD | File tải |
| 2 | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD | File tải |
| 3 | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD | File tải |
| 4 | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu số S2c-HKD | File tải |
| 5 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số S2d-HKD | File tải |
| 6 | Sổ chi tiết tiền – Mẫu số S2e-HKD | File tải |
| 7 | Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu số S3a-HKD | File tải |
3.1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD
Đây là mẫu sổ chuyên dụng cho nhóm hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quy mô doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm – đối tượng hiện chưa thuộc diện chịu thuế GTGT và thuế TNCN. Mẫu sổ này đóng vai trò là cơ sở pháp lý để ghi chép doanh thu thực tế, giúp xác định chính xác ngưỡng nghĩa vụ thuế của chủ hộ. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để theo dõi và đối soát dữ liệu minh bạch với cơ quan thuế khi có yêu cầu
3.2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD
Mẫu sổ S2a-HKD là công cụ bắt buộc dành cho hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT và TNCN theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu. Sổ được thiết kế để tập hợp doanh thu chi tiết theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất, giúp việc kê khai trở nên chính xác và minh bạch. Trong trường hợp kinh doanh đa ngành, chủ hộ nên chủ động mở sổ riêng cho từng nhóm lĩnh vực để tối ưu hóa việc quản lý và thuận tiện cho công tác đối soát dữ liệu với cơ quan Thuế.
3.3. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD
Mẫu sổ S2b-HKD được thiết kế chuyên biệt cho nhóm hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế. Mục đích cốt lõi của sổ là ghi chép và phân loại doanh thu chi tiết theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất GTGT. Đặc biệt, trong bối cảnh cơ quan Thuế hỗ trợ xác định dữ liệu thuế phải nộp, sổ S2b-HKD đóng vai trò là ‘bằng chứng đối soát’ quan trọng giúp chủ hộ kiểm tra tính chính xác của số liệu trước khi xác nhận nghĩa vụ tài chính.
3.4. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu số S2c-HKD
Mẫu sổ này được thiết kế để hạch toán toàn diện doanh thu và các danh mục chi phí hợp lệ phát sinh trong hoạt động vận hành. Số liệu ghi chép tại đây đóng vai trò là căn cứ pháp lý cốt lõi để xác định thu nhập chịu thuế, từ đó tính toán chính xác nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà hộ kinh doanh phải thực hiện
3.5. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số S2d-HKD
Mẫu sổ này được thiết kế để theo dõi biến động Nhập – Xuất – Tồn chi tiết cho từng danh mục vật liệu, dụng cụ và hàng hóa. Đây là công cụ cốt lõi giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình quản lý kho, kiểm soát chính xác lượng hàng dự trữ và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong suốt quá trình vận hành
3.6. Sổ chi tiết tiền – Mẫu số S2e-HKD
Mẫu sổ S2e-HKD là công cụ chuyên dụng để giám sát biến động các khoản thu – chi phát sinh qua tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn. Việc duy trì sổ chi tiết tiền giúp hộ kinh doanh làm chủ dòng tiền lưu động, tối ưu hóa công tác kiểm soát chi tiêu và đảm bảo tính minh bạch khi đối soát số dư thực tế giữa két sắt và tài khoản ngân hàng.
3.7. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu số S3a-HKD
Mẫu sổ S3a-HKD là công cụ quản lý chuyên biệt dành cho các hộ kinh doanh phát sinh nghĩa vụ đối với các loại thuế đặc thù ngoài thuế GTGT và TNCN thông thường. Sổ được thiết lập để theo dõi chi tiết từng loại thuế như: Thuế xuất – nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hay thuế sử dụng đất. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chủ hộ xác định chính xác số thuế phải nộp theo từng danh mục riêng biệt, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành của pháp luật về thuế.
4. MISA AMIS Hộ kinh doanh – Giải pháp tài chính kế toán dành riêng cho hộ, cá nhân kinh doanh
Nhằm mục đích hỗ trợ tốt nhất cho hộ, cá nhân kinh doanh, MISA chính thức phát hành phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh cá thể đáp ứng quy định về chứng từ, sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và nộp thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Cụ thể:
- Phần mềm AMIS Kế toán cho hộ kinh doanh đáp ứng đầy đủ mẫu chứng từ, 7 mẫu sổ sách, chế độ kế toán theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC
- Lưu trữ toàn bộ chứng từ online và tự động tổng hợp số liệu lên 7 sổ kế toán và hệ thống báo cáo kinh doanh
- Giao diện đơn giản, báo cáo trực quan, phần mềm kế toán Hộ kinh doanh giúp người không có chuyên môn cũng dễ dàng hạch toán mà không cần phải chọn tài khoản kế toán như trước
- Kết nối với phần mềm bán hàng giúp kế thừa dữ liệu và dễ dàng nhập liệu lên phần mềm bằng file excel thay vì nhập lại từng chứng từ. Dùng thử TẠI ĐÂY!
- Cung cấp đầy đủ các mẫu Tờ khai và Phụ lục khai thuế đáp ứng Thông tư 40/2021/TT-BTC. Tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai, phụ lục giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
- Kết nối giải pháp hóa đơn điện tử MISA meinvoice đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC giúp các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán, tự động truyền hóa đơn sang hệ thống của cơ quan thuế đúng theo quy định về pháp luật về thuế.
- Tích hợp sẵn chữ ký số từ xa MISA eSign thuận tiện ký điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi ngay cả trên điện thoại di động mà không phải mang theo USB Token.
- Kết nối dữ liệu với các phần mềm bán hàng, đồng bộ thông tin cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, đảm bảo tính chính xác và tổng hợp báo cáo kinh doanh giúp chủ hộ dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh tại mọi thời điểm.
Trải nghiệm miễn phí Phần mềm AMIS Kế toán hộ kinh doanh với đầy đủ tính năng ngay hôm nay!
Trên đây là tổng hợp mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh excel mà MISA muốn chia sẻ với chủ hộ kinh doanh và kế toán. Hy vọng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoàn thiện 7 mẫu sổ sách và ứng dụng công nghệ, đảm bảo tính chính xác tối đa trong hoạt động kế toán thuế. Giảm thiểu tối đa nguy cơ bị phạt do sai sót, thiếu chứng từ.
