Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ quan trọng khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa hoặc bán hàng vào khu phi thuế quan. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn, lập đúng thời điểm và kê khai thuế theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời hạn chế rủi ro xử phạt. Đọc ngay bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn xuất khẩu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết cách lập, kê khai đúng quy định.
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì? Các loại hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn được viết khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, xuất vào khu thuế quan. Hóa đơn này là căn cứ để thực hiện các thủ tục hải quan, kê khai thuế và là cơ sở pháp lý để xác nhận quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong giao dịch xuất khẩu.
Tìm hiểu thêm: Hóa đơn thương mại là gì? Quy định về hóa đơn thương mại
2. Hàng xuất khẩu có phải xuất hóa đơn GTGT không?
Căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo đúng quy định về loại hóa đơn được sử dụng.
Đối với hoạt động xuất khẩu:
- Doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài hoặc bán vào khu phi thuế quan theo quy định
- Doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng đối với hoạt động xuất khẩu
Bên cạnh việc sử dụng đúng loại hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý về thòi điểm lập hóa đơn. Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:
…đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa dơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan
3. Quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn xuất khẩu
Quy định của Nghị đinh 254/2026 đã nêu rõ, đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (VNĐ). Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, người bán được ghi đơn giá, thành tiền, số tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ trên hóa đơn, đồng thời phải ghi rõ tên loại ngoại tệ đang sử dụng.
Đối với hóa đơn lập bằng ngoại tệ, tỷ giá quy đổi từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam được xác định theo quy định của pháp luật về thuế GTGT và pháp luật về quản lý thuế tại thời điểm lập hóa đơn.
Khi lập hóa đơn xuất khẩu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại tiền tệ và áp dụng tỷ giá theo quy định hiện hành để bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời thuận lợi cho việc hạch toán, kê khai và quyết toán thuế.
Lưu ý, việc ghi ngoại tệ trên hóa đơn chỉ được thực hiện đối với các giao dịch được phép thu bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối. Trong các trường hợp còn lại, hóa đơn pháp được lập bằng đồng Việt Nam.
4. Mẫu hóa đơn xuất khẩu và cách viết hoá đơn xuất khẩu chi tiết
4.1 Cách viết Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
- Thông tin về người bán
- Tên người bán, có thể là cá nhân hoặc tổ chức
- Địa chỉ người bán
- Thông tin liên hệ nếu có (Số điện thoại, email, FAX…)
- Thông tin về người mua
- Tên người mua hàng, có thể là các cá nhân hoặc tổ chức
- Địa chỉ người mua. (Theo đăng ký kinh doanh)
- Thông tin liên hệ nếu có (Số điện thoại, email, FAX…)
- Thông tin người nhận hàng, người nhập hàng nếu người mua hàng không trực tiếp đứng ra nhập khẩu (nếu cần)
- Số và ngày phát hành hóa đơn
- Số hóa đơn: Số hóa đơn nên dễ đọc, ngắn gọn, dễ nhớ.Thường người ta chọn số hóa đơn trùng với số hợp đồng và số packing list.
- Ngày phát hành hóa đơn: Trùng với ngày phát hành packing list để hạn chế tối đa việc nhầm lẫn về thời gian trên chứng từ.
- Thông tin về hàng hóa
- Tên hàng hóa, quy cách đóng gói (hộp, chai, set…)
- Đơn vị tính. (kg, tấn, lít…)
- Đơn giá (USD/tấn/kg/hộp.., EURO/tấn/kg/hộp…)
- Tổng tiền thanh toán.
- Một số thông tin khác
- Tổng tiền bằng chữ và số;
- Điều kiện cụ thể về mua bán quốc tế (điều kiện về ship hàng, điều kiện thanh toán, ngân hàng hưởng thụ, cảng đi, cảng đến, phí bảo hiểm, phí vận chuyển nếu có…);
- Điều kiện bảo quản, điều kiện dỡ hàng (nếu cần)
- Ký tên người bán và đóng dấu (nếu có).
Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì, cách viết trong xuất nhập khẩu
4.2 Cách viết hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu
Mẫu số 01/GTGT-NT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ:
- Thông tin người bán:
- Tên người bán
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Số tài khoản
- Thông tin người mua:
- Tên người mua
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Hình thức thanh toán
- Số tài khoản
- Đồng tiền thanh toán (VNĐ)
- Thông tin hàng hóa
- STT
- Tên hàng hó, dịch vụ
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thuế suất
- Thành tiền chưa có thuế GTGT
- Tiền thuế GTGT
- Thành tiền có thuế GTGT
- Tỷ giá (USD/VNĐ)
- Tổng tiền chưa có thuế GTGT
- Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất
- Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
- Số tiền viết bằng chữ
- Chữ ký số của người mua
- Chữ ký số của người bán
5. Hướng dẫn kê khai thuế đối với hàng xuất khẩu và xuất vào khu phi thuế quan
5.1 Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ:
Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài hoặc bán vào khu phi thuế quan được kê khai trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT tại chỉ tiêu dành cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT 0% theo mẫu tờ khai hiện hành.
5.2 Trường hợp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp:
Doanh nghiệp khi thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, doanh nghiệp kê khai doanh thu vào chỉ tiêu tương ứng dành cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 0% hoặc không chịu thuế (nếu có) theo mẫu tờ khai hiện hành.
6. Xử phạt hành vi lập hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu sai thời điểm
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán phải lập hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm này, người nộp thuế có thể bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm, ngoại trừ hai trường hợp nêu trên.
Lưu ý: Mức phạt này áp dụng đối với tổ chức vi phạm theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 7 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đồng bộ phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử từ cùng một nhà cung cấp để tối ưu quy trình tài chính – kế toán, giảm thao tác nhập liệu và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý chứng từ.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS – giúp doanh nghiệp kết nối xuyên suốt với hóa đơn điện tử, ngân hàng, thuế, bán hàng, nhân sự và nhiều ứng dụng quản trị khác trên cùng một nền tảng. Nhờ dữ liệu được đồng bộ tự động giữa các bộ phận, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian xử lý, nâng cao độ chính xác và tăng hiệu quả quản trị tài chính.
Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử nhờ các tính năng nổi bật:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, cho phép phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu khi lập hóa đơn.
- Tự động kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, giúp giảm thiểu rủi ro kê khai hóa đơn từ các đơn vị không còn đủ điều kiện hoạt động.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đầy đủ, hỗ trợ lập và in báo cáo theo tháng, quý, đáp ứng quy định mới nhất của Bộ Tài chính.
Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử, MISA AMIS Kế toán còn giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ công tác kế toán với nhiều tiện ích thông minh:
- Kết nối với hệ sinh thái MISA AMIS, đồng bộ dữ liệu với hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, cổng thuế điện tử mTax, bán hàng, nhân sự và nhiều ứng dụng quản trị khác.
- Tự động nhập liệu và hạch toán từ hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và Excel, giúp giảm đến 80% thời gian nhập liệu thủ công.
- Tự động tổng hợp số liệu, lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính và hơn 200 báo cáo quản trị, giúp lãnh đạo theo dõi tình hình tài chính theo thời gian thực.
- Trợ lý AI AVA hỗ trợ gợi ý hạch toán, cảnh báo sai lệch dữ liệu và tra cứu nhanh quy định về thuế, kế toán, giúp kế toán xử lý nghiệp vụ nhanh và chính xác hơn.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn điện tử, hạch toán và kê khai thuế trên một nền tảng thống nhất. Khám phá ngay sức mạnh của hệ sinh thái MISA AMIS, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
