Hướng dẫn hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Chi phí bảo hành công trình xây dựng là khoản chi doanh nghiệp cần dự phòng để thực hiện nghĩa vụ sửa chữa sau khi bàn giao công trình. Việc hạch toán chi phí bảo hành công trình đúng quy định giúp phản ánh trung thực chi phí và phân bổ hợp lý giữa các kỳ kế toán. Bài viết này MISA AMIS sẽ hướng dẫn cách trích lập, sử dụng chứng từ, tài khoản, phương pháp hạch toán và lưu ý quan trọng khi xử lý nghiệp vụ này.

1. Dự phòng bảo hành công trình xây dựng là gì?

Theo khoản 4 Điều 2, Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 8/8/2019 quy định về dự phòng bảo hành công trình xây dựng như sau:

“Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: là dự phòng chi phí cho những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã bán, đã cung cấp hoặc đã bàn giao cho người mua nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải tiếp tục sửa chữa, hoàn thiện theo hợp đồng hoặc theo cam kết với khách hàng.”

Theo đó, dự phòng bảo hành công trình xây dựng là khoản dự phòng chi phí mà doanh nghiệp trích lập cho những công trình đã bán hoặc đã bàn giao cho khách hàng, nhưng vẫn còn nghĩa vụ thực hiện sửa chữa, hoàn thiện theo nội dung đã cam kết trong hợp đồng hoặc thỏa thuận bảo hành.

Nói cách khác, đây là chi phí ước tính mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước để đáp ứng nghĩa vụ bảo hành công trình trong thời gian bảo hành sau khi đã bàn giao.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ kế toán lập tính giá thành và dự toán chi phí chi tiết theo từng khoản mục cho từng công trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phân tích chi phí thực tế so với dự toán. 

Dùng thử miễn phí

2. Mức trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Theo Điều 7, Thông tư 48/2019/TT-BTC có quy định một số nội dung như sau về việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng như sau:

• Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất để trích lập dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, công trình xây dựng đã tiêu thụ và dịch vụ đã cung cấp trong năm và tiến hành lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, công trình xây dựng có cam kết bảo hành.
• Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành của các công trình xây dựng theo cam kết với khách hàng nhưng tối đa không quá 5% trên giá trị hợp đồng.
• Sau khi lập dự phòng cho từng loại công trình xây dựng, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp trong kỳ.
• Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, căn cứ tình hình tiêu thụ, bàn giao công trình xây dựng và các cam kết bảo hành tại hợp đồng hoặc các văn bản quy định liên quan; căn cứ việc so sánh giữa số dự phòng phải trích lập và số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập, tùy từng trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng như sau:
  • Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng.

• • Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.

• • Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ.

• • Hết thời hạn bảo hành, nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số dư còn lại được hoàn nhập vào thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: 4 vấn đề quan trọng cần lưu ý trong kế toán xây dựng

3. Kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

3.1. Chứng từ kế toán sử dụng

3.2. Tài khoản hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Để phản ánh việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, kế toán sử dụng tài khoản 352 – Dự phòng phải trả. Chi tiết  3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng.

Kết cấu tài khoản 352 như sau:

3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

a) Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ.

Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522).

b) Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…,:

b.1, Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng: 

• Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:

Nợ các TK 621, 622, 627,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…

• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

Có các TK 621, 622, 627,…

• Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

b.2, Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi: 

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)

Có các TK 331, 336…

c) Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)

Có TK 711 – Thu nhập khác.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

4. Ví dụ cách hạch toán dự phòng bảo hành công trình

Công ty xây dựng An Khánh hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhận thi công công trình nhà kho cho công ty Y. Có tài liệu về việc bảo hành công trình như sau, biết doanh nghiệp không có bộ phận độc lập về bảo hành công trình xây lắp: (ĐVT: 1.000đ)

1. Năm N: Công ty xây dựng An Khánh lập dự phòng chi phí bảo hành công trình là 50.000, kế toán định khoản:

Nợ TK 627: 50.000

Có TK 3522: 50.000

2. Năm N+1: phát sinh các chi phí bảo hành công trình:

• Xuất nguyên vật liệu để bảo hành công trình 30.000:

Nợ TK 621: 30.000

Có TK 152: 30.000

• Tính tiền lương phải trả cho công nhân bảo hành 8.000, nhân viên quản lý bộ phận bảo hành 7.000:

Nợ TK 622: 8.000

Nợ TK 627: 7.000

Có TK 334: 15.000

• Trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động bảo hành: 2.000

Nợ TK 627: 2.000

Có TK 214: 2.000

• Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm thuế GTGT 10% là 1.100 đã trả bằng tiền mặt:

Nợ TK 627: 1.000

Nợ TK 133: 100

Có TK 111: 1.100

• Công việc bảo hành hoàn thành trong kỳ, chủ đầu tư ký xác nhận bảo hành đúng chất lượng quy định. Kế toán tập hợp chi phí bảo hành đã phát sinh:

Nợ TK 154: 48.000

Có TK 621: 30.000

Có TK 622: 8.000

Có TK 627: 10.000

Nợ TK 3522: 48.000

Có TK 154: 48.000

• • Giả sử đến hết thời gian bảo hành không phát sinh thêm nghiệp vụ bảo hành, kế toán hoàn nhập số dự phòng bảo hành công trình chưa sử dụng hết:

Nợ TK 3522: 2.000

Có TK 711: 2.000

5. Một số lưu ý khi hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Trong quá trình lập và xử lý các khoản dự phòng bảo hành công trình xây lắp, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về thời điểm ghi nhận, phương pháp hạch toán và xử lý số dư chưa sử dụng. Dưới đây là một số điểm quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý:

• Khi lập khoản dự phòng phải trả, nếu chi phí liên quan đến hoạt động quản trị điều hành chung thì doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

• Đối với khoản dự phòng dùng cho bảo hành công trình xây dựng đã hoàn thành bàn giao, chi phí này cần được phân bổ hợp lý vào chi phí sản xuất chung của công trình.

• Việc trích lập dự phòng phải trả phải được thực hiện đúng vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Trong trường hợp đến kỳ kế toán sau không sử dụng hết, phần chênh lệch giữa số trích lập và thực tế phát sinh phải được hoàn nhập và ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ sau.

• Nếu dự phòng đã được lập ở kỳ trước nhưng đến kỳ sau không còn phát sinh nghĩa vụ chi trả, thì phần dư thừa này cần hoàn nhập và ghi nhận vào tài khoản thu nhập khác (TK 711) theo chế độ kế toán hiện hành.

Kết luận