7 phần mềm kiểm kê tài sản được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay

Kiểm kê hàng trăm, hàng nghìn tài sản bằng Excel hoặc biểu mẫu thủ công khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian đối chiếu, dễ bỏ sót tài sản và khó xác định nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế với dữ liệu quản lý. Phần mềm kiểm kê tài sản giúp số hóa quá trình kiểm kê, định danh từng tài sản bằng mã QR/mã vạch, ghi nhận kết quả ngay tại vị trí kiểm kê và tự động tổng hợp chênh lệch.

Bài viết dưới đây đánh giá 7 phần mềm kiểm kê tài sản được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đồng thời so sánh tính năng để doanh nghiệp xác định giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu quản trị.

1. Phần mềm kiểm kê tài sản là gì?

Phần mềm kiểm kê tài sản là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình kiểm tra, đối chiếu và cập nhật thông tin tài sản. Thay vì phải sử dụng danh sách giấy hoặc nhiều file Excel rời rạc, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung số lượng, vị trí, người sử dụng, tình trạng và lịch sử biến động của từng tài sản trên một hệ thống duy nhất.

Trong quá trình kiểm kê, phần mềm hỗ trợ đối chiếu dữ liệu đang có trên hệ thống với tình trạng thực tế tại từng phòng ban, chi nhánh hoặc địa điểm sử dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các trường hợp:

• Tài sản có trong danh sách nhưng không tìm thấy thực tế.
• Tài sản đang sử dụng nhưng chưa được ghi nhận trên hệ thống.
• Tài sản bị đặt sai vị trí hoặc đang do người khác quản lý.
• Tài sản đã hỏng, mất, điều chuyển nhưng chưa cập nhật dữ liệu.
• Thông tin về số lượng, tình trạng hoặc người sử dụng không còn chính xác.

[Tải miễn phí] 7+ mẫu File quản lý tài sản bằng Excel doanh nghiệp cần có

2. Phân biệt phần mềm kiểm kê tài sản và phần mềm quản lý tài sản

Hai khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau:

Có thể hiểu đơn giản, phần mềm kiểm kê tài sản tập trung vào việc xác nhận tài sản đang thực tế ở đâu và trong tình trạng nào, còn phần mềm quản lý tài sản bao quát toàn bộ quá trình hình thành và sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.

Một giải pháp quản lý tài sản toàn diện thường tích hợp chức năng kiểm kê. Nhờ đó, dữ liệu kiểm kê không bị tách rời khỏi thông tin cấp phát, điều chuyển, sửa chữa hoặc thanh lý. Mọi thay đổi đều được cập nhật vào hồ sơ tài sản, giúp doanh nghiệp duy trì dữ liệu chính xác giữa các kỳ kiểm kê.

3. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản?

Khi quy mô doanh nghiệp tăng, số lượng tài sản, người sử dụng và địa điểm quản lý cũng tăng theo. Nếu vẫn kiểm kê bằng Excel hoặc biểu mẫu thủ công, doanh nghiệp dễ mất nhiều thời gian đối chiếu nhưng dữ liệu sau kiểm kê vẫn chưa chắc chính xác. Dưới đây là 6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm kiểm kê tài sản.

3.1. Số lượng tài sản lớn, Excel bắt đầu khó kiểm soát

Khi doanh nghiệp sở hữu hàng trăm, hàng nghìn laptop, máy móc, thiết bị, phương tiện hay công cụ dụng cụ, một file Excel rất khó phản ánh chính xác tài sản đang ở đâu, ai sử dụng và tình trạng hiện tại. Càng nhiều phòng ban, chi nhánh, nguy cơ trùng lặp, thiếu hoặc sai dữ liệu càng cao.

3.2. Mỗi kỳ kiểm kê mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần

Kiểm kê thủ công thường phải trải qua nhiều bước: xuất danh sách, đi kiểm tra từng tài sản, ghi nhận kết quả rồi nhập lại dữ liệu để đối chiếu. Với số lượng tài sản lớn, doanh nghiệp có thể mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần và phải huy động nhiều nhân sự chỉ để hoàn thành một kỳ kiểm kê.

3.3. Thường xuyên chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

Hệ thống ghi nhận một tài sản vẫn đang sử dụng nhưng thực tế tài sản đã hỏng, mất, điều chuyển hoặc thay đổi người sử dụng. Những chênh lệch này thường xuất phát từ việc biến động tài sản không được cập nhật kịp thời, khiến doanh nghiệp chỉ phát hiện sai lệch khi đến kỳ kiểm kê.

3.4. Không xác định được tài sản đang ở đâu, ai đang sử dụng

Tình trạng này thường xảy ra khi tài sản được bàn giao hoặc điều chuyển giữa nhiều nhân sự, phòng ban nhưng không được cập nhật đầy đủ. Khi cần kiểm tra, bộ phận quản lý phải gọi hỏi từng đơn vị để xác định vị trí và người đang giữ tài sản, gây mất thời gian và khó kiểm soát.

3.5. Khó truy trách nhiệm khi tài sản mất hoặc hư hỏng

Nếu không có lịch sử cấp phát, bàn giao, điều chuyển và thu hồi rõ ràng, doanh nghiệp khó xác định ai là người chịu trách nhiệm với tài sản tại từng thời điểm. Đây không chỉ là vấn đề kiểm kê mà còn tạo ra lỗ hổng trong quản trị và bảo vệ tài sản doanh nghiệp.

3.6. Dữ liệu kiểm kê và quản lý tài sản nằm ở nhiều nơi

Kế toán quản lý một file, hành chính có một danh sách khác, còn từng phòng ban lại tự theo dõi tài sản riêng. Khi dữ liệu phân tán, cùng một tài sản có thể xuất hiện nhiều thông tin khác nhau, khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian đối chiếu nhưng vẫn khó xác định đâu là dữ liệu chính xác.

Có thể xem đây là thời điểm cần chuyển đổi khi doanh nghiệp bắt đầu “mất dấu” tài sản: không biết chính xác có bao nhiêu, đang ở đâu, ai sử dụng và tình trạng thực tế ra sao. Phần mềm kiểm kê giúp đưa các thông tin này về một hệ thống tập trung, từ đó giảm phụ thuộc vào kiểm kê và đối chiếu thủ công.

4. 7 phần mềm kiểm kê tài sản được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

4.1. MISA AMIS Tài sản – Kiểm kê và quản lý toàn bộ vòng đời tài sản

MISA AMIS Tài sản là phần mềm quản lý tài sản thuộc bộ AMIS Văn Phòng Số nằm trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung tài sản từ khi ghi tăng, cấp phát cho đến thu hồi, thanh lý. Thay vì chỉ số hóa một kỳ kiểm kê, phần mềm hướng tới quản lý xuyên suốt toàn bộ vòng đời của từng tài sản trên một hệ thống.

Một số lợi ích nổi bật của MISA AMIS Tài sản:

• Đối với chủ doanh nghiệp: Dễ dàng nắm bắt toàn cảnh tình hình tài sản theo từng bộ phận, chi nhánh, phòng ban như số lượng đang sử dụng, tài sản nhàn rỗi, tài sản hỏng, tài sản cần bảo dưỡng hoặc cần thay mới. Từ đó, lãnh đạo có cơ sở điều phối tài sản hợp lý, tránh mua sắm dư thừa và chủ động lập kế hoạch ngân sách.
• Đối với cán bộ quản lý tài sản: Quản lý tài sản bằng QR Code, kiểm tra và cập nhật thông tin ngay trên điện thoại. Mọi nghiệp vụ như cấp phát, thu hồi, điều chuyển, báo hỏng, báo mất, sửa chữa, bảo dưỡng và kiểm kê đều được ghi nhận tập trung, giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế nhầm lẫn và rút ngắn thời gian xử lý.
• Đối với nhân viên: Nhân viên được phân quyền có thể tra cứu tài sản đang sử dụng, gửi đề nghị cấp phát, báo hỏng hoặc phản hồi tình trạng tài sản trực tiếp trên hệ thống. Các yêu cầu được chuyển đến đúng người phụ trách và cập nhật trạng thái minh bạch, giúp quá trình phối hợp nhanh hơn.
• Kiểm kê nhanh chóng, dữ liệu minh bạch: Cuối kỳ, doanh nghiệp có thể truy xuất dữ liệu tài sản, đối chiếu thực tế và lập báo cáo kiểm kê nhanh chóng. Lịch sử sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng, điều chuyển được lưu trữ đầy đủ, hỗ trợ kiểm soát nội bộ và ra quyết định xử lý tài sản chính xác hơn.
• Tối ưu chi phí và hạn chế thất thoát: Khi toàn bộ tài sản được quản lý tập trung, doanh nghiệp dễ phát hiện tài sản sử dụng kém hiệu quả, tài sản thất lạc hoặc cấp phát không đúng nhu cầu. Nhờ đó, AMIS Tài sản hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả khai thác tài sản trong vận hành.

MISA AMIS Tài sản phù hợp với doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp vừa và lớn; doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc địa điểm hoạt động; doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn laptop, máy móc, thiết bị, phương tiện, công cụ dụng cụ và muốn quản lý tài sản tập trung thay cho Excel hoặc nhiều hệ thống rời rạc.

Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS Tài sản để số hóa kiểm kê, giảm thời gian đối chiếu và quản lý tập trung toàn bộ vòng đời tài sản doanh nghiệp.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

4.2. Asset Panda – Phần mềm quản lý tài sản trên nền tảng đám mây

Asset Panda là phần mềm quản lý và kiểm kê tài sản trên nền tảng đám mây, hỗ trợ doanh nghiệp tập trung dữ liệu tài sản trên một hệ thống thay cho bảng tính hoặc hồ sơ thủ công.

Phần mềm cho phép định danh tài sản bằng mã QR/mã vạch và quét trực tiếp trên thiết bị di động, giúp nhân viên kiểm kê, cập nhật vị trí, người sử dụng và tình trạng tài sản ngay tại hiện trường. Ngoài kiểm kê, Asset Panda còn hỗ trợ theo dõi quá trình bàn giao, điều chuyển, thu hồi, bảo trì và sửa chữa tài sản.

Điểm mạnh: Khả năng tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và báo cáo theo nhu cầu của từng tổ chức; hỗ trợ quản lý tài sản phân bổ tại nhiều địa điểm.

Phù hợp với: Doanh nghiệp vừa và lớn, trường học, tổ chức y tế hoặc các đơn vị có nhiều chi nhánh và số lượng lớn tài sản cần theo dõi.

4.3. Snipe-IT – Phần mềm mã nguồn mở quản lý tài sản và thiết bị CNTT

Snipe-IT là phần mềm quản lý tài sản CNTT (IT Asset Management) mã nguồn mở, phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi tập trung laptop, máy tính, điện thoại, thiết bị mạng, phụ kiện và các tài sản công nghệ khác.

• Phần mềm cho phép định danh tài sản bằng mã QR hoặc mã vạch.
• Quản lý tài sản theo: Người được cấp phát – Vị trí – Trạng thái sử dụng
• Theo dõi các nghiệp vụ:Cấp phát – Thu hồi – Lịch sử sử dụng
• Thực hiện kiểm kê để đối chiếu tài sản thực tế với dữ liệu trên hệ thống.
• Hỗ trợ quản lý: Tài sản chính – Phụ kiện – Linh kiện – Giấy phép phần mềm
• Cung cấp chức năng phân quyền và báo cáo.
• Lưu lại lịch sử thay đổi, giúp bộ phận IT dễ dàng truy xuất: Thiết bị đang ở đâu – Được giao cho ai – Đã trải qua những lần cấp phát nào

Điểm mạnh: Snipe-IT là phần mềm mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp tự triển khai trên hạ tầng riêng để chủ động hơn về dữ liệu và khả năng tùy chỉnh. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng có dịch vụ lưu trữ dành cho đơn vị không muốn tự vận hành hệ thống.

Phù hợp với: Doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ, startup, trường học và các tổ chức có số lượng lớn laptop, máy tính, thiết bị mạng hoặc tài sản công nghệ cần quản lý tập trung.

4.4. AssetTiger – Giải pháp kiểm kê tài sản bằng mã vạch

AssetTiger là phần mềm quản lý và kiểm kê tài sản trực tuyến, hướng đến các doanh nghiệp muốn thay thế Excel hoặc danh sách thủ công bằng một hệ thống quản lý tập trung. Phần mềm hỗ trợ theo dõi tài sản từ khi được ghi nhận, cấp phát cho đến quá trình sử dụng và bảo trì.

Một số tính năng nổi bật của AssetTiger gồm:

• Quản lý danh mục tài sản tập trung: Lưu trữ thông tin về mã tài sản, loại tài sản, vị trí, người sử dụng, tình trạng và các dữ liệu liên quan trên cùng hệ thống.
• Định danh bằng mã vạch/QR: Gắn mã định danh cho từng tài sản, giúp việc tìm kiếm và kiểm tra tài sản nhanh hơn so với đối chiếu danh sách thủ công.
• Kiểm kê trên thiết bị di động: Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng để quét mã tài sản tại từng vị trí, hỗ trợ quá trình kiểm kê và cập nhật thông tin thực tế.
• Theo dõi người sử dụng và vị trí: Ghi nhận tài sản đang được giao cho ai, đặt tại đâu và trạng thái hiện tại, giúp hạn chế tình trạng khó xác định vị trí tài sản khi kiểm kê.

Điểm mạnh: AssetTiger có cách sử dụng tương đối đơn giản, kết hợp quản lý tài sản với mã vạch/QR và ứng dụng di động. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc với các đơn vị muốn chuyển từ bảng tính sang quản lý, kiểm kê tài sản trực tuyến mà không cần một hệ thống quá phức tạp.

Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, trường học, tổ chức phi lợi nhuận hoặc các đơn vị cần quản lý tập trung tài sản văn phòng, thiết bị và công cụ dụng cụ.

4.5. EZOfficeInventory – Phần mềm quản lý tài sản và thiết bị cho thuê/mượn

Một số tính năng nổi bật nhất của phần mềm này là:

• Quản lý tài sản, thiết bị và công cụ.
• Định danh bằng mã QR hoặc mã vạch.
• Kiểm kê và cập nhật dữ liệu trên thiết bị di động.
• Theo dõi tình trạng, vị trí và người đang sử dụng.
• Quản lý quy trình mượn, trả, cấp phát và thu hồi.
• Theo dõi bảo trì, sửa chữa và lịch sử tài sản.
• Thiết lập cảnh báo và báo cáo theo nhu cầu.

Điểm mạnh: EZOfficeInventory nổi bật ở khả năng quản lý tài sản có tính luân chuyển cao, đặc biệt là các thiết bị thường xuyên được mượn, trả hoặc phân bổ cho nhiều người dùng. Phần mềm hỗ trợ theo dõi tình trạng tài sản theo thời gian thực.

Phù hợp: Doanh nghiệp cho thuê thiết bị, công ty tổ chức sự kiện, đơn vị truyền thông, trường học, phòng thí nghiệm và các tổ chức có nhu cầu quản lý tài sản mượn/trả.

4.6. Asset Essentials – Phần mềm quản lý tài sản và bảo trì

Asset Essentials là giải pháp quản lý tài sản và bảo trì (CMMS), phù hợp với các tổ chức cần quản lý số lượng lớn máy móc, thiết bị và cơ sở vật chất. Điểm nổi bật của phần mềm là kết hợp dữ liệu tài sản với hoạt động bảo trì, giúp doanh nghiệp vừa theo dõi hiện trạng vừa chủ động kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng.

Một số tính năng nổi bật của Asset Essentials gồm:

• Quản lý hồ sơ tài sản tập trung: Lưu trữ thông tin về thiết bị, vị trí, tình trạng, lịch sử sử dụng và các dữ liệu liên quan.
• Định danh bằng QR/mã vạch: Hỗ trợ truy cập nhanh thông tin tài sản khi nhân viên kiểm tra thiết bị tại hiện trường.
• Quản lý tài sản tại nhiều địa điểm: Theo dõi tài sản phân bổ tại các khu vực, tòa nhà hoặc cơ sở khác nhau.
• Theo dõi lịch sử tài sản: Ghi nhận tình trạng, quá trình sửa chữa và các hoạt động bảo trì đã thực hiện.
• Quản lý yêu cầu bảo trì: Tiếp nhận yêu cầu, tạo và theo dõi lệnh công việc từ khi phát sinh đến khi hoàn thành.

Điểm mạnh: Asset Essentials kết hợp quản lý tài sản với quản lý bảo trì, giúp doanh nghiệp theo dõi không chỉ tài sản đang ở đâu mà còn cả lịch sử sửa chữa, chi phí vận hành và kế hoạch bảo dưỡng.

Phù hợp: Nhà máy, doanh nghiệp sản xuất, trường học, bệnh viện, đơn vị quản lý cơ sở vật chất và các tổ chức có nhiều máy móc, thiết bị cần bảo trì thường xuyên.

4.7. UpKeep – Nền tảng quản lý tài sản và bảo trì trên thiết bị di động

UpKeep là nền tảng quản lý tài sản và bảo trì theo hướng mobile-first, cho phép đội ngũ vận hành, kỹ thuật và bảo trì theo dõi tài sản, cập nhật tình trạng và xử lý công việc trực tiếp trên thiết bị di động. Giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều máy móc, thiết bị phân bổ tại nhà máy, công trình hoặc nhiều địa điểm khác nhau.

Một số tính năng nổi bật của UpKeep gồm:

• Quản lý hồ sơ tài sản: Lưu trữ tập trung thông tin, vị trí, tình trạng và lịch sử hoạt động của từng máy móc, thiết bị.
• Định danh tài sản bằng QR: Nhân viên có thể quét mã bằng điện thoại để truy cập nhanh hồ sơ và cập nhật thông tin tài sản ngay tại hiện trường.
• Theo dõi vị trí và tình trạng: Nắm được tài sản đang ở đâu, trạng thái hoạt động và lịch sử bảo trì, sửa chữa.
• Quản lý yêu cầu sửa chữa: Nhân viên có thể tạo yêu cầu khi phát hiện sự cố; bộ phận kỹ thuật tiếp nhận, phân công và theo dõi tiến độ xử lý.
• Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa: Thiết lập lịch bảo dưỡng định kỳ nhằm phát hiện sớm vấn đề và hạn chế hỏng hóc đột xuất.

Điểm mạnh: UpKeep được thiết kế theo hướng mobile-first, phù hợp với đội ngũ thường xuyên làm việc tại hiện trường. Nhân viên có thể quét mã, cập nhật tình trạng tài sản, tạo yêu cầu sửa chữa và theo dõi tiến độ công việc ngay trên thiết bị di động.

Phù hợp: Doanh nghiệp sản xuất, quản lý tòa nhà, khách sạn, bệnh viện, trường học và các đơn vị có đội ngũ kỹ thuật hoặc bảo trì làm việc tại nhiều khu vực.

Tham khảo: Quy trình quản lý vật tư chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp

5. Những tiêu chí lựa chọn phần mềm kiểm kê tài sản phù hợp

Không phải phần mềm có nhiều tính năng nhất sẽ là lựa chọn tốt nhất. Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp phù hợp với quy mô tài sản, cách thức vận hành và khả năng mở rộng trong tương lai. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

• Hỗ trợ QR/mã vạch: Mỗi tài sản có mã định danh riêng để kiểm kê và tra cứu nhanh.
• Kiểm kê trên điện thoại: Cho phép quét và cập nhật kết quả ngay tại vị trí tài sản, hạn chế ghi chép rồi nhập liệu lại.
• Tự động đối chiếu chênh lệch: Hỗ trợ phát hiện tài sản thiếu, thừa, sai vị trí, sai người sử dụng hoặc sai trạng thái.
• Quản lý theo người – phòng ban – địa điểm: Biết rõ tài sản đang ở đâu, thuộc đơn vị nào và ai chịu trách nhiệm.
• Lưu lịch sử biến động: Theo dõi quá trình cấp phát, điều chuyển, thu hồi, mất/hỏng và các thay đổi của tài sản.
• Quản lý toàn bộ vòng đời: Không chỉ phục vụ kiểm kê mà còn hỗ trợ từ ghi tăng, sử dụng, bảo trì đến thanh lý tài sản.
• Khả năng kết nối dữ liệu: Ưu tiên giải pháp có thể liên thông với kế toán, nhân sự, mua hàng và các hệ thống quản trị khác để hạn chế dữ liệu phân tán.

Kết luận

Phần mềm kiểm kê tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm kê nhanh hơn, mà quan trọng hơn là tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung để luôn biết doanh nghiệp đang có tài sản gì – ở đâu – ai sử dụng – tình trạng ra sao. Khi số lượng tài sản, phòng ban và địa điểm ngày càng tăng, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp vừa hỗ trợ kiểm kê bằng QR/mã vạch, vừa quản lý xuyên suốt vòng đời tài sản. Đây cũng là nền tảng để giảm thất thoát, nâng cao trách nhiệm sử dụng và đưa ra quyết định sửa chữa, điều chuyển hay đầu tư tài sản mới chính xác hơn.