Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tài chính hiệu quả nhưng các quy trình nội bộ như đề nghị thanh toán, tạm ứng, xin nghỉ phép hay phê duyệt bảng lương vẫn diễn ra qua email, tin nhắn hoặc giấy tờ.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, có nhiều phòng ban hoặc nhiều địa điểm làm việc, những quy trình này dần trở thành “điểm nghẽn” khiến công việc bị chậm trễ, khó theo dõi và mất nhiều thời gian xử lý.
Đó cũng là bài toán mà Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ HANTECO Việt Nam gặp phải.
Khi kế toán đã số hóa, nhưng quy trình nội bộ vẫn còn thủ công
HANTECO là doanh nghiệp hoạt động với khoảng 30 nhân sự, có văn phòng tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
Doanh nghiệp đã sử dụng AMIS Kế toán để quản lý nghiệp vụ tài chính. Tuy nhiên, việc phê duyệt các đề nghị thanh toán, tạm ứng hay các công việc hành chính vẫn được thực hiện theo cách truyền thống.
Điều này khiến ban lãnh đạo gặp không ít khó khăn khi:
- Cần phê duyệt từ xa.
- Khó theo dõi hồ sơ đang ở bước nào.
- Mất thời gian trao đổi qua nhiều kênh.
- Nhân viên phải chờ ký duyệt mới tiếp tục công việc.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều văn phòng, việc quản lý quy trình càng trở nên phức tạp.
Giải pháp số hóa quy trình với AMIS Lite
Sau khi tìm hiểu nhu cầu thực tế, HANTECO lựa chọn triển khai AMIS Quy trình trong bộ giải pháp AMIS Lite.
Chỉ sau khi thiết lập và hướng dẫn sử dụng, doanh nghiệp đã đưa hệ thống vào vận hành cho nhiều nghiệp vụ như:
- Đề nghị thanh toán
- Đề nghị tạm ứng
- Phê duyệt bảng lương
- Đăng ký nghỉ phép
- Các quy trình phê duyệt nội bộ khác
Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến ngay trên máy tính hoặc điện thoại.
Nhờ đó, các bộ phận có thể gửi đề nghị, theo dõi trạng thái xử lý và nhận kết quả phê duyệt mà không cần in giấy hay trao đổi qua nhiều đầu mối.
Những thay đổi doanh nghiệp nhận được
Sau khi áp dụng AMIS Lite, HANTECO đã từng bước chuẩn hóa quy trình vận hành nội bộ.
Một số giá trị nổi bật gồm:
- Giảm đáng kể các thao tác thủ công trong quá trình xử lý hồ sơ.
- Ban lãnh đạo có thể phê duyệt ở bất cứ đâu.
- Theo dõi trạng thái xử lý minh bạch theo thời gian thực.
- Hạn chế thất lạc hồ sơ và bỏ sót yêu cầu.
- Kết nối đồng bộ với AMIS Kế toán, giúp dữ liệu xuyên suốt hơn giữa các bộ phận.
Việc số hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp hơn khi quy mô ngày càng phát triển.
Doanh nghiệp đang dùng AMIS Kế toán có thể bắt đầu ngay với AMIS Lite
Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng AMIS Kế toán, AMIS Lite sẽ giúp mở rộng khả năng quản trị mà không cần đầu tư thêm một hệ thống hoàn toàn mới.
Bạn có thể từng bước số hóa các nghiệp vụ thường xuyên như:
- Quy trình đề nghị thanh toán
- Tạm ứng
- Hoàn ứng
- Xin nghỉ phép
- Phê duyệt bảng lương
- Đề xuất mua sắm
- Các quy trình nội bộ theo đặc thù doanh nghiệp
Việc triển khai có thể bắt đầu từ một vài quy trình quan trọng trước, sau đó mở rộng dần theo nhu cầu thực tế.
Chuyển đổi số không chỉ bắt đầu từ kế toán
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn AMIS Kế toán là bước đầu trong hành trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu quả vận hành, các quy trình nội bộ cũng cần được số hóa và kết nối trên cùng một nền tảng.
Câu chuyện của HANTECO cho thấy chỉ với việc chuẩn hóa quy trình phê duyệt, doanh nghiệp đã giảm đáng kể thời gian xử lý công việc, tăng tính minh bạch và giúp ban lãnh đạo quản lý hiệu quả hơn dù làm việc ở nhiều địa điểm.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng AMIS Kế toán, đây là thời điểm phù hợp để khai thác thêm giá trị từ AMIS Lite và xây dựng quy trình làm việc số hóa, đồng bộ ngay trên hệ sinh thái MISA.
