Làm chủ kênh GT là làm chủ dữ liệu thực và lộ trình tối ưu. Đã đến lúc thay thế phương thức báo cáo thủ công đầy kẽ hở bằng hệ thống KPI đa chiều: từ độ phủ điểm bán đến hiệu quả chốt đơn. Trong bài viết này MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu phần mềm quản lý kênh GT để nhà phân phối bám sát mọi biến động thị trường và bứt phá doanh thu bền vững.
1. Bộ KPI cốt lõi trong bán hàng kênh GT quản lý cần theo dõi
1.1. Nhóm KPI về tiếp cận và độ phủ
Đây là nhóm chỉ số nền tảng nhằm đánh giá sự hiện diện của thương hiệu và năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng (NVBH) trên thị trường.
-
Call/Visit (Số lượt ghé thăm): Chỉ tiêu về số lượng điểm bán NVBH phải thăm trong ngày. Thông thường, con số này dao động từ 16–24 điểm. Tuy nhiên, với các ngành hàng có mật độ cao như đồ uống, số lượt Call có thể đạt trên 30 điểm/ngày.
-
Frequency (Tần suất): Mức độ lặp lại việc ghé thăm một điểm bán nhất định (F1: 1 lần/tháng, F2: 2 lần/tháng… phổ biến nhất là F4: 1 lần/tuần). Tần suất cần được thiết lập linh hoạt: khách hàng lớn cần ghé thường xuyên để tránh đứt gãy hàng hóa, trong khi các điểm nhỏ có thể giãn cách để tối ưu nguồn lực.
-
Coverage (Độ phủ): Tổng số điểm bán có phát sinh doanh số mà NVBH đang phụ trách.
Công thức: Coverage = Call x Frequency
Ví dụ: Nếu NVBH đi 25 lượt/ngày, làm việc 6 ngày/tuần với tần suất F4, độ phủ đạt 150 điểm bán. Nếu chuyển sang tần suất F2, nhân viên có thể mở rộng quản lý lên tới 300 điểm bán.
Việc theo dõi các chỉ số Call/Visit hay Độ phủ bằng sổ sách rất dễ dẫn đến tình trạng “báo cáo ảo”. Để giải quyết triệt để bài toán này, MISA AMIS CRM mang đến giải pháp quản trị thông minh để số hóa lộ trình và bám sát KPI nhân viên thị trường. Theo đó, nhân viên đi thị trường sử dụng app để checkin điểm bán, ghi nhật ký chăm sóc, doanh thu phát sinh chính xác.
1.2. Nhóm KPI về hiệu quả ghé thăm (Sales Effectiveness)
- Successful Call (Đơn hàng thành công): Số lượt ghé thăm có phát sinh đơn hàng. Giá trị này càng lớn càng thể hiện hiệu suất cao của NVBH.
- Strike Rate (Tỷ lệ ghé thăm thành công): Tỷ lệ % giữa số đơn hàng thành công và tổng số lượt ghé thăm.
Ví dụ, thăm 25 cửa hàng và bán được 10 đơn thì Strike Rate = (10/25)×100% = 40%. Ngành F&B thường kỳ vọng chỉ số này trên 50%. Đây là chỉ số phản ánh kỹ năng thuyết phục và hiệu quả làm việc của NVBH.
- Drop Size/VPO (Giá trị đơn hàng trung bình): Là doanh số trung bình mỗi đơn. Tính bằng công thức: Drop Size = Tổng doanh số / Tổng số đơn hàng.
Ví dụ, NVBH bán 20 triệu với 10 đơn, thì VPO = 2 triệu/đơn. Nếu Strike Rate cao nhưng Drop Size thấp, tức NVBH chỉ chốt nhiều đơn nhỏ để lấy số mà không đem lại doanh thu tương xứng, hiệu quả kinh doanh vẫn chưa đạt. Do vậy cần cân bằng theo dõi đồng thời cả số lượng đơn và giá trị mỗi đơn
1.3. Nhóm KPI về danh mục sản phẩm (Product Mix)
Đo lường khả năng thâm nhập của các loại hàng hóa khác nhau:
- SKU per Invoice (Số SKU trên mỗi hóa đơn): Nhân viên có bán được đa dạng các mặt hàng hay chỉ tập trung vào một vài sản phẩm chủ lực?
- Phân phối sau bán (SKU Distribution): Số lượng điểm bán thực tế đã mua và đang duy trì một SKU cụ thể trong kỳ.
1.4. Nhóm KPI về quản lý danh sách khách hàng
Giúp tối ưu hóa nguồn lực và khai thác tiềm năng thị trường:
- MCP (Master Coverage Plan): Danh sách khách hàng mục tiêu cần ghé thăm. Đây là cơ sở để thay thế các điểm bán kém hiệu quả hoặc mở rộng điểm bán mới.
- ASO/ECO (Độ phủ hiệu quả): Tỷ lệ cửa hàng có phát sinh mua hàng trong kỳ (ví dụ tháng/quý) trên tổng số khách hàng quản lý. Chỉ số này càng cao chứng tỏ hệ thống điểm bán hoạt động ổn định và trung thành.
1.5. Mối liên kết giữa các chỉ số (Integrative KPI)
Nhà quản lý không nên theo dõi các chỉ số độc lập mà phải có sự đối chiếu (ví dụ: Nếu Strike Rate cao nhưng Drop Size thấp thì hiệu quả kinh doanh vẫn chưa đạt). Hệ thống KPI cần sự hỗ trợ của công nghệ (như phần mềm CRM) để ghi nhận dữ liệu thực tế (GPS, hình ảnh check-in) thay vì báo cáo thủ công.
2. Tại sao cần quản lý kênh GT bằng phần mềm?
2.1. Thách thức khi sử quản lý thủ công nhân viên bán hàng kênh GT
Đầu tiên là tính toán và báo cáo thủ công tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Tính nhẩm hoặc ghi chép sổ sách có thể mất công gấp nhiều lần, và chỉ một sai sót nhỏ cũng khiến phải tính toán lại từ đầu.
Thứ hai, với cách quản lý cũ, nhà quản lý buộc phải thường xuyên có mặt tại hiện trường để giám sát, gây áp lực lớn và giảm hiệu suất làm việc. Quản lý thủ công thường không thể ủy quyền mà phải “luôn có mặt” tại cửa hàng, điều này không chỉ tạo áp lực cho lãnh đạo mà còn làm giảm tính tự chủ của nhân viên.
Thêm nữa, nhân viên báo cáo tay có thể gian lận hoặc bỏ sót dữ liệu (ví dụ không chụp ảnh biên nhận, báo cáo thiếu chuyến đi) khi không có công cụ kiểm tra. Theo MobiWork, nếu hệ thống phần mềm thiếu chức năng định vị GPS hay check-in điểm bán thì NVBH có thể báo khống dữ liệu đi tuyến mà rất khó truy vết.
Thay vì kiệt sức vì giám sát thủ công, đã đến lúc doanh nghiệp cần một “trợ lý số” thông minh hơn. Tối ưu hóa lộ trình và bứt phá doanh số kênh GT cùng MISA AMIS CRM ngay hôm nay!
Chấm dứt thủ công, tự động hóa quản lý ngay
2.2. Phần mềm kênh GT – 3 lợi ích quan trọng
-
Đối với nhà quản lý:
Phần mềm tự động lưu trữ và xử lý dữ liệu, cho phép giám sát KPI đội ngũ theo thời gian thực. Lãnh đạo có thể thấy báo cáo doanh số, tiến độ mục tiêu hay tỷ lệ chốt đơn của từng NVBH ngay trên giao diện quản lý. Nhờ đó, cấp trên dễ dàng đánh giá hiệu suất, khen thưởng kịp thời hoặc điều chỉnh kế hoạch đào tạo cho nhân viên chưa đạt mục tiêu.
Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ chia sẻ dữ liệu khách hàng và giao chỉ tiêu tự động tới từng nhân viên, giúp hệ thống công việc liền mạch và minh bạch.
-
Đối với nhân viên thị trường:
Phần mềm giảm bớt thủ tục giấy tờ. NVBH có thể lên đơn trực tiếp tại điểm bán ngay trên điện thoại thay vì mang theo giấy tờ tới văn phòng. Họ cũng dễ dàng tra cứu tồn kho của kho tổng để chủ động bán hàng, check giá, đưa báo giá nhanh chóng cho đại lý. Chức năng bản đồ tích hợp cho phép lập lịch và tối ưu tuyến đường, giúp nhân viên đến được nhiều điểm bán hơn trong cùng thời gian.
Ngoài ra, các chỉ tiêu cá nhân cũng được cập nhật tức thì, cho phép NVBH theo dõi tiến độ KPI của mình mà không mất công hỏi quản lý. Tổng hợp lại, công nghệ giúp NVBH tăng năng suất, tập trung bán hàng thay vì làm báo cáo.
-
Đối với điểm bán (đại lý/tạp hóa):
Phần mềm giúp điểm bán được phục vụ chuyên nghiệp hơn. Dữ liệu đơn hàng, tồn kho được luân chuyển nhanh chóng giữa NVBH và kho tổng, hạn chế tình trạng hết hàng. Thông tin chương trình khuyến mãi và ưu đãi được truyền đến đại lý tức thì và minh bạch. Nhờ đó, điểm bán luôn chủ động nhận khuyến mãi, đơn hàng kịp thời và được cung cấp hàng hóa đầy đủ hơn.
Chẳng hạn, MISA AMIS CRM cho phép NVBH kiểm tra tồn kho tổng và đặt hàng ngay lập tức từ cửa hàng, giúp tránh thiếu hụt hàng tại điểm bán.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kênh GT phù hợp
Khi chọn phần mềm quản lý kênh GT, doanh nghiệp nên ưu tiên các yếu tố:
-
Giao diện đơn giản, dễ dùng trên điện thoại:
Phần mềm nên có ứng dụng di động đơn giản, trực quan để NVBH dễ thao tác ngay trên điện thoại. Quá nhiều tính năng không cần thiết có thể gây rối người dùng; nên chọn giải pháp chỉ gồm các chức năng cần thiết, nhưng đầy đủ như phiên bản web. Giao diện nên bố trí khoa học, cho phép nhân viên nắm bắt nhanh quy trình bán hàng
-
Tích hợp GPS và check-in điểm bán:
Hệ thống nên cho phép NVBH check-in tại điểm bán bằng định vị GPS, đồng thời chụp ảnh hóa đơn hoặc quầy hàng để lưu lại bằng chứng làm việc thực tế. Dữ liệu này giúp nhà quản lý kiểm soát chính xác tuyến đường và hiệu quả từng chuyến đi của NVBH.
-
Báo cáo linh hoạt, đa chiều:
Hệ thống nên cho phép tạo và điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu doanh nghiệp. Các báo cáo tích hợp sẵn (doanh số, KPI, hiệu suất…) cần hiển thị trực quan và dễ hiểu. Đồng thời, người quản lý có thể thêm các báo cáo mới hoặc thay đổi chỉ tiêu để phù hợp với chiến lược kinh doanh.
-
Hỗ trợ triển khai và bảo mật:
Đội ngũ nhà cung cấp cần hướng dẫn cài đặt, đào tạo tận nơi và đảm bảo dữ liệu khách hàng được mã hóa an toàn. Hệ thống tốt sẽ đảm bảo tính bảo mật cao và ít xảy ra lỗi vận hành.
Chuyển đổi ngay với MISA AMIS CRM trải nghiệm phần mềm quản lý nhà cung cấp tích hợp trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, giúp bạn vận hành hiệu quả, kiểm soát rủi ro và sẵn sàng mở rộng quy mô bền vững.
Dùng thử và nhận tư vấn miễn phí
4. MISA AMIS CRM – Giải pháp quản lý kênh GT tối ưu cho doanh nghiệp
MISA AMIS CRM là một giải pháp CRM tổng thể tích hợp nhiều phân hệ, trong đó có chức năng quản lý kênh GT/DMS chuyên sâu.
- Phần mềm này cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý tuyến đường cho đội ngũ sale thị trường. Quản lý có thể khởi tạo và điều chỉnh lộ trình linh hoạt, rồi cấp phát chuyến đi cho NVBH.
- Tính năng check-in/check-out tại điểm bán giúp ghi nhận thời gian và vị trí làm việc của từng NVBH.
- Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo gồm số điểm bán đã ghé thăm, số đơn hàng và doanh số đạt được trong ngày. Nhờ vậy, người quản lý nắm rõ được tiến độ thực hiện KPI của từng NVBH mà không cần hỏi lại.
- MISA AMIS CRM còn liên thông dữ liệu với phân hệ kế toán, đảm bảo tính nhất quán giữa đơn hàng và xuất kho. Nhân viên kho có thể cập nhật tồn kho tức thì, NVBH thì kiểm tra và đặt hàng trực tiếp cho đại lý. Tất cả giúp tránh thiếu hụt hàng hóa và tăng độ tin cậy dữ liệu.
Nhờ nhiều tính năng vượt trội như trên, MISA AMIS CRM hiện đã có hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng, trong đó có nhiều công ty phân phối lớn. Nhiều khách hàng đánh giá giải pháp của MISA giúp tối ưu hóa hoạt động kênh GT, nâng cao năng suất làm việc và đáp ứng linh hoạt nhu cầu thị trường.
5. Kết luận
Quản lý kênh GT bằng phần mềm hiện nay là xu hướng tất yếu. Một hệ thống CRM/DMS toàn diện sẽ giúp tự động hóa quy trình, cập nhật dữ liệu tức thì và giám sát KPI chặt chẽ. Điều này không chỉ giúp nhà phân phối kiểm soát tốt hoạt động đội ngũ kinh doanh mà còn mang lại dịch vụ đồng bộ và chuyên nghiệp cho các đại lý, góp phần tăng trưởng doanh số bền vững.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
