Tự động gửi email/SMS trước hạn hợp đồng lao động giúp HR truyền đạt thông tin nhanh đến nhân viên, giảm thiểu rủi ro quên hạn, chủ động tái ký. Bài viết này từ MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn cách thiết lập tự động gửi email trước hạn hợp đồng trên phần mềm.
1. Vì sao cần thông báo cho nhân viên trước khi hết hạn hợp đồng?
Trong quản lý nhân sự, việc thông báo cho nhân viên về thời điểm sắp hết hạn hợp đồng là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp. Thông báo trước khi hợp đồng chấm dứt, hai bên có thời gian thương lượng các điều khoản mới như mức lương, vị trí, điều kiện làm việc… Điều này giúp các bên chủ động đánh giá lại nhu cầu, chuẩn bị phương án tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng trong hòa khí, đồng thời giảm rủi ro tranh chấp phát sinh do bất ngờ hoặc nhầm lẫn.
Nhiều doanh nghiệp đã chú trọng nhắc nhở nhân viên về hạn hợp đồng, song quy trình thực hiện thường thiếu rõ ràng. Một số nơi gửi thông báo qua email hoặc chat nhóm nhưng thiếu quy chuẩn, thậm chí có nơi hoàn toàn không kiểm soát hạn hợp đồng do số lượng nhân sự lớn, dẫn đến quên hạn hoặc nhắc nhở muộn. Lý do chủ yếu là thông tin hợp đồng phân tán trên nhiều file Excel, phần mềm và email, không có hệ thống nhắc nhở tập trung.
Nhân sự, HR phải rà soát từng hợp đồng thủ công – thao tác dễ sót và tiêu tốn nhiều thời gian. Khi thiếu bằng chứng và quy trình minh chứng rõ ràng về lịch sử nhắc nhở, doanh nghiệp có nguy cơ vướng rắc rối khi giải quyết tranh chấp hoặc bị phạt hành chính.
Một hệ thống nhắc hạn đồng bộ sẽ giúp tự động hóa việc cảnh báo, lưu vết lịch sử giao tiếp, giảm áp lực cho HR và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
2. Hướng dẫn thiết lập tự động gửi email/sms nhắc trước hạn hợp đồng trên phần mềm MISA AMIS HRM
MISA AMIS HRM là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa mọi nghiệp vụ tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân viên và hợp đồng lao động trên một nền tảng duy nhất.
Phân hệ Thông tin nhân sự trên MISA AMIS HRM lưu trữ toàn bộ hồ sơ của người lao động. Tại đây, doanh nghiệp có thể quản lý mọi thông tin cá nhân, quá trình công tác, diễn biến lương, khen thưởng, kỷ luật và đặc biệt là tất cả các loại hợp đồng đã ký.
Đặc biệt, phân hệ này có tính năng tự động gửi email nhắc nhở trước hạn hợp đồng, giúp quản lý, HR, nhân viên không bao giờ bỏ sót thời điểm quan trọng cần tái ký hoặc thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Dưới đây là các bước thiết lập email thông báo tự động:
Bước 1: Truy cập tính năng thông báo tự động
- Đăng nhập vào phần mềm MISA AMIS HRM bằng tài khoản quản trị hoặc nhân sự có quyền thiết lập. Lưu ý tài khoản này cần được phân quyền gửi email trong hợp đồng để sử dụng được tiện ích này.
- Vào phân hệ Thông Tin Nhân Sự. Chọn Thiết lập => Mẫu email
Bước 2: Thiết lập mẫu email nhắc hạn hợp đồng
Chọn Loại mẫu là Hợp đồng, hệ thống sẽ hiện ra các trường trộn, trong đó có “Ngày ký hợp đồng” và “Ngày hết hạn hợp đồng” để thêm vào mẫu email.
Bước 3: Chọn gửi đến nhân viên
Tích chọn nhân viên muốn gửi email đến.
Phần mềm sẽ tự động lấy thông tin của từng nhân viên để thay thế vào các trường: tên, ngày ký, ngày hết hạn… HR không cần thay thông tin thủ công, không cần bấm gửi thủ công nhiều lần. Nhấn nút Gửi là email sẽ tự động gửi đến nhân viên.
3. Một số lưu ý khi tự động gửi email/SMS trước hạn hợp đồng lao động
Kiểm tra kỹ thông tin liên lạc
Với MISA AMIS HRM, thông tin nhân viên đã được thiết lập sẵn, lưu trữ tập trung với độ chính xác cao. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, một số nhân viên có thể thay đổi thông tin cá nhân, cần được cập nhật lại.
Trước khi gửi SMS hay email, HR nên kiểm tra kỹ số điện thoại và địa chỉ email của nhân viên trong hệ thống để đảm bảo thông báo được gửi đến đúng người. Tránh các trường hợp như nhầm số điện thoại, thiếu ký tự, sai chính tả trong địa chỉ mail.
Soạn nội dung thân thiện, ngắn gọn
Nội dung thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng và thân thiện để tránh gây hiểu lầm hoặc lo lắng cho nhân viên. Nên nêu rõ ngày hết hạn hợp đồng, hướng dẫn các bước tiếp theo và thông tin liên hệ của bộ phận HR.
Sủ dụng thêm ứng dụng chat nội bộ
Một số nhân viên không có thói quen kiểm tra email thường xuyên. Ngoài gửi email, HR có thể thông báo thêm ở các ứng dụng chat để tăng khả năng tiếp cận. Việc đa kênh hóa thông báo giúp đảm bảo nhân viên không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Định kỳ rà soát quy trình
Nên định kỳ rà soát quy trình nhắc nhở hàng quý hoặc nửa năm để điều chỉnh thời gian gửi, nội dung thông báo cho phù hợp. Việc cập nhật liên tục giúp hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
4. Gợi ý mẫu email/sms nhắc hạn hợp đồng lao động
Dưới đây là 3 mẫu nội dung thông báo chuẩn mà HR có thể áp dụng ngay:
Mẫu 1: Email nhắc hạn hợp đồng lao động (30 ngày trước)
Tiêu đề: Thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn – [Họ tên nhân viên]
Kính gửi anh/chị [Họ tên nhân viên],
Công ty xin thông báo hợp đồng lao động của anh/chị ký ngày [Ngày ký hợp đồng] sẽ hết hạn vào ngày [Ngày hết hạn hợp đồng]. Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, đề nghị anh/chị liên hệ bộ phận Nhân sự trước ngày [Ngày cần liên hệ] để thực hiện thủ tục theo quy định.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ: [Email HR] hoặc [Số điện thoại HR].
Trân trọng,
Phòng Nhân sự
Mẫu 2: Email nhắc hạn hợp đồng thử việc (7 ngày trước)
Tiêu đề: Thông báo hợp đồng thử việc sắp kết thúc – [Họ tên nhân viên]
Kính gửi anh/chị [Họ tên nhân viên],
Hợp đồng thử việc của anh/chị bắt đầu từ ngày [Ngày ký hợp đồng] sẽ kết thúc vào ngày [Ngày hết hạn hợp đồng]. Công ty sẽ tiến hành đánh giá kết quả thử việc và thông báo kết quả chính thức trong thời gian sớm nhất.
Anh/chị vui lòng chuẩn bị hồ sơ và liên hệ bộ phận Nhân sự nếu có bất kỳ thắc mắc nào qua email [Email HR] hoặc số điện thoại [Số điện thoại HR].
Trân trọng,
Phòng Nhân sự
Mẫu 3: Tin nhắn nhắc hạn hợp đồng
Kính gửi anh/chị [Họ tên],
Hợp đồng lao động của anh/chị sẽ hết hạn vào [Ngày hết hạn]. Đề nghị liên hệ Phòng Nhân sự trước [Ngày cần liên hệ] để thực hiện thủ tục tái ký.
Anh chị vui lòng phản hồi tin nhắn này hoặc liên hệ: [Số điện thoại HR].
Trân trọng!
Thiết lập tự động gửi email/SMS trước hạn hợp đồng lao động sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian cho phòng nhân sự. Nhân viên cũng cảm thấy hài lòng hơn khi công ty chú trọng thời hạn hợp đồng và thông báo trước cho từng cá nhân.
Công ty muốn số hóa và tự động hóa quy trình quản trị nhân sự, hãy thử ngay MISA AMIS HRM – phần mềm đang được tin dùng bởi hơn 17.000 doanh nghiệp. Đăng ký ngay dưới đây để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
