Hạch toán thu hộ chi hộ như thế nào mới đúng quy định?

Hạch toán chi hộ là nghiệp vụ phát sinh khá phổ biến trong quá trình doanh nghiệp thanh toán thay cho khách hàng hoặc đối tác. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn băn khoăn liệu khoản chi hộ có phải xuất hóa đơn, cách hạch toán như thế nào và khi nào khoản chi hộ không còn được coi là chi hộ theo quy định của pháp luật. Đọc ngay bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để nắm rõ quy định về hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ và hướng dẫn hạch toán chi hộ đúng theo chế độ kế toán hiện hành.

1. Hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng

1.1 Thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ/chi hộ là hoạt động mà một bên (gọi là bên ủy quyền) ủy quyền cho bên thứ hai (gọi là bên nhận ủy quyền) thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng. Việc ủy quyền này phải được thể hiện rõ ràng trong các văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền, … để làm cơ sở xác minh cho việc thu hộ, chi hộ và thuận tiện cho việc giải trình sau này nếu cần.

1.2. Quy định về xuất hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 4 nghị định 254/2026/NĐ-CP:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Như vậy, nguyên tắc chung là chỉ khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp được quy định là không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với các khoản thu hộ, căn cứ khoản 8 điều 7, nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử gồm có:

a) Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;

b) hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);

c) các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo biểm, các khoản thu hộ, các khoản thu lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính

>Xem thêm: Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK mới nhất hiện nay

2. Hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ

Lưu ý rằng bản chất các khoản khoản thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt, tiền ngân, mà không ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí của bên thu hộ chi hộ.

– Hạch toán các khoản chi hộ:

+ Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng, ghi:

Nợ TK 1388

Có TK 111, 112

+ Khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán như sau:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 1388

– Hạch toán các khoản thu hộ:

+ Khi doanh nghiệp thu hộ khách hàng, ghi:

Nợ TK 3388

Có TK 111, 112

+ Trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 3388

Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn do bên bán xuất lại ghi tên doanh nghiệp thì bản chất không còn là thu hộ, chi hộ nữa, mà coi như một chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra. Khi thu tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ coi đó là một khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.

3. Ví dụ minh họa

Ngày 02/01/2026 doanh nghiệp A ủy quyền cho doanh nghiệp B mua hộ 1 lô công cụ dụng cụ, trị giá lô hàng 20 triệu đồng, VAT 10%, doanh nghiệp B thanh toán cho bên bán bằng TGNH. Ngày 12/01/2026, doanh nghiệp B giao hàng cho doanh nghiệp A, doanh nghiệp A thanh toán khoản chi hộ bằng TGNH.

Vì bên bán xuất hóa đơn ghi tên doanh nghiệp A (doanh nghiệp nhờ chi hộ), hạch toán như sau:

• Khi chi hộ, doanh nghiệp B ghi nhận:

Nợ TK 1388 – 22.000.000

Có TK 112 – 22.000.000

• Khi thu tiền từ doanh nghiệp A, doanh nghiệp B ghi nhận:

Nợ TK 112 –  22.000.000

Có TK 1388 – 22.000.000

Kết luận

Việc hạch toán chi hộ đúng bản chất giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh ghi nhận sai doanh thu, chi phí và hạn chế rủi ro khi kê khai thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ giữa khoản chi hộ thực tế và khoản chi phát sinh mang bản chất mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách xử lý hóa đơn và hạch toán chi hộ trong từng trường hợp cụ thể.

Để tự động hóa trong công tác hạch toán và quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán ERP MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị.

Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:

• Tự động hạch toán từ hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và các chứng từ phát sinh, giúp tiết kiệm đến 80% thời gian nhập liệu.
• Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, ngân hàng điện tử, chữ ký số và phần mềm bán hàng, giúp đồng bộ dữ liệu và xử lý nghiệp vụ nhanh chóng.
• Theo dõi chi tiết các khoản thu hộ, chi hộ theo từng khách hàng và từng nghiệp vụ, đồng thời tự động tổng hợp lên báo cáo công nợ phải thu để quản lý chính xác.
• Tự động lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và hơn 200 báo cáo quản trị, giúp lãnh đạo theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận và công nợ theo thời gian thực.

Tự động hóa và tối ưu hoạt động kế toán trong doanh nghiệp với Phần mềm MISA AMIS Kế toán