Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định chi tiết

Trải qua quá trình sử dụng, các tài sản cố định như máy móc thiết bị, nhà xưởng văn phòng… sẽ bị hao mòn và hư hỏng. Do đó, các doanh nghiệp cần tiến hành sửa chữa để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định.

1. Phân loại chi phí sửa chữa tài sản cố định

Chi phí sửa chữa tài sản cố định gồm một số khoản quen thuộc như: sửa chữa máy móc thiết bị, ô tô, sửa chữa văn phòng, nhà xưởng…

Để hạch toán đúng chi phí sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, cần xác định đúng xem hoạt động này tác động đến TSCĐ đó như thế nào. Bởi theo điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định:

• Với hoạt động đầu tư nâng cấp TSCĐ: chi phí sửa chữa TSCĐ được hạch toán tăng nguyên giá tài sản đó.
•  Với hoạt động sửa chữa TSCĐ: không được ghi tăng nguyên giá TSCĐ mà được ghi trực tiếp hoặc phân bổ vào chi phí kinh doanh, lưu ý thời gian phân bổ không quá 3 năm.

Vậy, tiêu chí nào để phân loại hoạt động là đầu tư nâng cấp hay sửa chữa thông thường?

• Theo chuẩn mực kế toán số 03 quy định như sau:

– Các chi phí cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản đó thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, như:

+ Thay đổi bộ phận tài sản, làm tăng làm tăng công suất hoặc thời gian sử dụng hữu ích

+ Cải tiến bộ phận của tài sản cố định làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra;

+ Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước.

– Hoạt động sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ giúp khôi phục hoặc duy trì khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái ban đầu, thì chi phí đó được  hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

• Ngoài ra còn có cách hiểu khác như sau:

+ Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng: Là hoạt động bảo dưỡng, bảo trì nhỏ có tính chất bảo dưỡng hoặc thay thế bộ phận, chi tiết của tài sản cố định nhằm đảm bảo tài sản vẫn hoạt động ổn định. Hoạt động này thường diễn ra trong thời gian ngắn, chi phí thấp, chiếm tỉ trọng nhỏ, không đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp và hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn ra.

+ Sửa chữa lớn tài sản cố định: Là những chỉnh sửa mang tính chất khôi phục, sửa chữa các máy móc và thiết bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo năng suất và hoạt động của các máy móc thiết bị. Hoạt động này thường mất nhiều thời gian đòi hỏi phải ngừng sử dụng tài sản, chi phí và nguồn lực lớn, chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng chi phí kinh doanh trong kỳ. Do đó, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch và dự toán đối với từng công trình sửa chữa lớn đồng thời phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau theo nguyên tắc phù hợp.

• Căn cứ vào phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ, phân loại thành:

+ Phương thức tự làm: Doanh nghiệp thực hiện chi trả các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ như phụ tùng, vật liệu, nhân công…Công việc này được thực hiện bởi bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ thực hiện.

+ Phương thức giao thầu: Doanh nghiệp tổ chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc giao thầu sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa với đơn vị trúng thầu, nhận thầu.

2. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

2.1. Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)

• Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ

Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 152, 214….

• Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành

Trường hợp: TSCĐ do bộ phận có tài sản tự tiến hành sửa chữa

Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ – Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)

Có TK 241

+ Đối với trường hợp sửa chữa lớn, định kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí SXKD từng kỳ, ghi:

Nợ TK 627/641/642

TK Có 242 – Chi phí trả trước

Trường hợp: TSCĐ do bộ phận phụ tiến hành sửa chữa

Trường hợp TSCĐ được bộ phận phụ thực hiện tiến hành sửa chữa mà chi phí không tập hợp riêng cho bộ phận phụ thì kế toán thực hiện như nghiệp vụ đầu tiên.

Trường hợp: TSCĐ sửa chữa do bộ phận phụ và DN có tập hợp riêng chi phí

Trường hợp TSCĐ do bộ phận phụ tiến hành sửa chữa mà doanh nghiệp có tập hợp chi phí riêng cho từng bộ phận sản xuất phụ thì kế toán thực hiện tập hợp chi phí để tính giá thành công trình sửa chữa. Sau đó phân bổ giá thành dịch vụ sửa chữa cho bộ phận sử dụng tài sản đó.

+ Khi chi phí sửa chữa phát sinh, ghi:

Nợ TK 621/622/627

Có TK 111/152/153/154,…

+ Cuối kỳ kết chuyển chi phí cho bộ phận sản xuất phụ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ

Có TK 621/622/627

+ Khi thực hiện bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành cho bộ phận sử dụng thì căn cứ giá trị sửa chữa hoàn thành do bộ phận sản xuất phụ cung cấp, ghi:

Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)

Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần được phân bổ)

Có TK 154 – Chi tiết cho phân xưởng sản xuất phụ

Đồng thời đối với sửa chữa lớn TSCĐ, định kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng TSCĐ từng kỳ, ghi:

Nợ TK 627/641/642

Có TK 242: Chi phí trả trước

Trường hợp: doanh nghiệp thuê bên ngoài sửa chữa TSCĐ

Trường hợp DN thuê ngoài sửa chữa TSCĐ thì số tiền phải trả cho đơn vị sửa chữa, ghi:

Nợ TK 627/641/642/242 – Chi phí sửa chữa

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/331… – Tổng tiền phải trả

2.2. Hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ có tính chu kỳ

Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Đối với trường hợp này, khi phát sinh sửa chữa tài sản, kế toán hạch toán như sau:

a. Nếu DN có kế hoạch sửa chữa ngay từ đầu năm, đã lập dự toán vào chi phí hàng năm

Khi DN đã lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ từ đầu năm thì DN có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch cụ thể:

• Hàng kỳ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, ghi:

Nợ TK 627/641/642

Có TK 352 – Dự phòng phải trả

• Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Có TK 111/152/153/214/334/338…

• Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

Nợ TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả

Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

• Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (nếu có), ghi:

+ Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung, ghi:

Nợ TK 627/641/642…

Có TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả

+ Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí (Theo Luật thuế TNDN) hoặc ghi tăng thu nhập khác (Căn cứ theo VAS 15 – Chuẩn mực kế toán số 15), ghi:

Nợ TK 352(3524) – Dự phòng phải trả

Có TK 627/641… hoặc TK 711 – Thu nhập khác

b. Nếu DN không có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Đối với trường hợp này, kế toán hạch toán như hướng dẫn tại phần 2.1

>> Đọc thêm: Các bút toán kết chuyển lên báo cáo tài chính kế toán cần ghi nhớ

2.3. Hạch toán nâng cấp tài sản cố định

Doanh nghiệp thực hiện nâng cấp, cải tạo giúp TSCĐ có năng suất làm việc cao hơn hoặc thời gian sử dụng lâu hơn từ đó làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Các trường hợp ghi sổ cụ thể như sau:

• Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, ghi:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111/152/331/334…

• Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành đưa TSCĐ vào sử dụng

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết về hạch toán chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị, giúp kế toán doanh nghiệp nắm rõ các nghiệp vụ để hạn chế sai sót.

Hiện nay việc ứng dụng các công cụ quản lý tài chính – tự động đã góp phần không nhỏ giúp kế toán các doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. Các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng ưu việt, trở thành “trợ thủ đắc lực” cho kế toán thao tác, xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn.

Phần mềm kế toán MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh do sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, cụ thể:

•  Quản lý tự động các yêu cầu, đề xuất sửa chữa TSCĐ ngay trên phần mềm
• Tự động hạch toán chứng từ, sổ sách đối với các tài sản cần đánh giá lại do sửa chữa, nâng cấp
• Dễ dàng xem, in các sổ hay báo cáo chứng từ hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định