Bí quyết quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất

Quản lý nhân sự từ xa – “bài toán” tưởng chừng chỉ tồn tại trong thời kỳ đại dịch Covid-19 – nay đã trở thành “bình thường mới” trong thị trường lao động. Từ năm 2023, 77% doanh nghiệp toàn cầu đã chuyển sang mô hình làm việc hybrid và đã hưởng lợi đáng kể từ hình thức làm việc linh hoạt này.

Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích của làm việc từ xa, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược quản lý nhân sự hiệu quả và áp dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp. Trong bài viết này, cùng MISA AMIS, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong kỷ nguyên chuyển đổi số.

Mục lục Hiện

1. Quản lý nhân viên từ xa là gì?

Quản lý nhân viên từ xa là mô hình quản trị nhân sự tập trung vào việc duy trì năng suất, mức độ gắn kết và hiệu suất của lực lượng lao động tại nhiều địa điểm khác nhau. Việc quản lý được thực hiện thông qua sự kết hợp giữa công nghệ HR (HR tech), phong cách lãnh đạo dựa trên niềm tin (trust-based leadership) và các quy trình được thiết kế cho môi trường làm việc “phi truyền thống”.

2. Xu hướng quản lý nhân viên từ xa thời kỳ chuyển đổi số

Theo MIT Sloan Management Review (2025): “Những tổ chức cho phép làm việc linh hoạt (hybrid/remote) sẽ giành lấy nhân tài từ những tổ chức khắt khe trong việc yêu cầu quay trở lại văn phòng.”

Điều này chứng minh rằng trong bối cảnh chuyển đổi số, mô hình làm việc từ xa không còn là lựa chọn tạm thời, mà đã trở thành xu hướng lâu dài và một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và giữ chân nhân tài.

Sau đại dịch COVID-19, làm việc từ xa đã dần trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực của các tổ chức. Sự phát triển mạnh mẽ của HR Tech và các công cụ quản trị trong những năm qua đã tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp mạnh dạn chuyển sang hình thức làm việc kết hợp (hybrid) hoặc hoàn toàn từ xa, mà không làm giảm hiệu quả công việc.

quan-ly-nhan-su-tu-xa — Từ giải pháp tình thế trong mùa dịch, làm việc từ xa ngày nay đã trở thành “bình thường mới”

Theo khảo sát, 42% người lao động cho biết họ sẽ giảm mức độ hài lòng nếu buộc phải trở lại văn phòng toàn thời gian, và nhiều người sẵn sàng tìm công việc mới nếu không được tiếp tục làm việc từ xa. Con số này cho thấy, việc giữ chân nhân tài không nhất thiết phải dựa vào sự hiện diện vật lý tại văn phòng, mà chủ yếu là đáp ứng đúng nhu cầu và phúc lợi của nhân viên, bao gồm sự linh hoạt trong công việc.

Do đó, việc đưa mô hình làm việc từ xa vào doanh nghiệp và có phương án, chiến lược quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả là điều quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện. Nếu không, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ mất đi nhân tài, giảm hiệu suất làm việc, và tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh đã nhanh chóng thích nghi với xu hướng này.

3. Ưu điểm quản lý nhân viên từ xa

Tăng tính linh hoạt và cân bằng cuộc sống – công việc: Làm việc từ xa giúp nhân viên chủ động sắp xếp thời gian làm việc, từ đó tạo sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Nhân viên không phải di chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm căng thẳng do đi lại.
Tăng năng suất làm việc: Môi trường làm việc linh hoạt và ít bị gián đoạn giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc. Họ có thể làm việc hiệu quả nhất vào thời gian họ cảm thấy thoải mái và năng suất cao nhất.
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được các chi phí thuê văn phòng, điện nước và các thiết bị văn phòng. Đồng thời, mô hình làm việc từ xa giúp mở rộng phạm vi tuyển dụng, tiếp cận được nhiều ứng viên tài năng ở khắp nơi.
Mở rộng phạm vi tuyển dụng: Làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên từ khắp nơi trên thế giới mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực tài năng và đa dạng hơn.
Tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên: Cung cấp sự linh hoạt và niềm tin từ doanh nghiệp giúp nhân viên cảm thấy hài lòng và gắn bó hơn. Điều này dẫn đến giảm tỷ lệ nghỉ việc, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

4. Thách thức khi ứng dụng quản lý nhân sự từ xa

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, dưới đây là những thách thức chính mà lãnh đạo cần đối mặt khi triển khai quản lý nhân viên từ xa trong bối cảnh chuyển đổi số:

Thiếu tương tác trực tiếp và giao tiếp khó khăn: Không có môi trường gặp mặt trực tiếp, việc trao đổi thông tin có thể kém hiệu quả, dễ hiểu lầm hoặc bỏ sót. Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập, khó nắm bắt đầy đủ bối cảnh công việc. Đặc biệt, việc phối hợp nhóm trở nên thách thức khi mọi trao đổi đều qua màn hình, thiếu đi ngôn ngữ cơ thể và tương tác tức thì.
Đánh giá hiệu suất và giám sát công việc: Nhà quản lý không thể quan sát nhân viên làm việc trực tiếp, dẫn đến lo ngại về năng suất (85% lãnh đạo gặp khó khăn trong việc tin tưởng năng suất nhân viên từ xa). Việc theo dõi tiến độ công việc cũng phức tạp hơn nếu không có hệ thống phù hợp, dễ dẫn tới hiệu ứng “micro-manage từ xa” – quản lý muốn kiểm soát từng chi tiết qua các công cụ giám sát, gây mất niềm tin đôi bên.
Duy trì văn hóa và tinh thần đội nhóm: Văn hóa doanh nghiệp có nguy cơ mai một khi đội ngũ phân tán. Gắn kết tập thể trở thành thách thức lớn khi thiếu những hoạt động xây dựng đội nhóm trực tiếp. Nhân viên mới có thể khó hòa nhập văn hóa công ty, còn nhân viên hiện hữu có thể dần xa rời những giá trị chung nếu không được nhắc nhở thường xuyên.
Vấn đề kỹ thuật và an ninh thông tin: Làm việc từ xa phụ thuộc nhiều vào công nghệ, do đó rủi ro về sự cố kỹ thuật (mạng chập chờn, thiết bị cá nhân hỏng) và an ninh mạng tăng lên. Doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ rò rỉ dữ liệu khi nhân viên truy cập từ mạng riêng, hoặc các cuộc tấn công mạng nhắm vào hệ thống làm việc từ xa.
Quản lý thời gian và ranh giới công việc – cuộc sống: Với môi trường tại nhà, nhiều nhân viên gặp khó khăn trong việc duy trì kỷ luật thời gian. Một số người có thể xao nhãng bởi việc nhà, trong khi ngược lại, có người lại làm việc quá sức do ranh giới giữa công việc và cuộc sống bị xóa mờ. Điều này vừa ảnh hưởng hiệu suất dài hạn, vừa dẫn đến nguy cơ stress, kiệt sức nếu không được quan tâm.

5. Bí quyết quản lý hiệu quả làm việc từ xa

Dưới đây là 6 bí quyết cốt lõi giúp lãnh đạo quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả:

Thiết lập hệ thống công nghệ: Đảm bảo nhân viên có đầy đủ công cụ làm việc liền mạch là yếu tố tiên quyết khi quản lý từ xa. Hệ thống công nghệ cần bao gồm: Các công cụ giao tiếp, nền tảng quản lý công việc và giải pháp bảo mật thông tin.
Định nghĩa rõ kỳ vọng: Lãnh đạo cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ các kỳ vọng và tiêu chí đánh giá công việc ngay từ đầu. Việc văn bản hóa quy tắc làm việc, bao gồm giờ làm việc linh hoạt và phương thức báo cáo, là cực kỳ quan trọng. Đảm bảo mọi nhân viên nắm rõ các mục tiêu như OKRs/KPIs cũng sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Giao tiếp hiệu quả: Lãnh đạo nên ưu tiên giao tiếp qua email hoặc tin nhắn, thay vì các cuộc gọi đột xuất. Các cuộc họp chỉ nên tổ chức khi thật sự cần thiết, và mỗi cuộc họp không nên kéo dài quá 30 phút.

Đo lường bằng kết quả công việc: Lãnh đạo cần đánh giá nhân viên dựa trên kết quả công việc thay vì thời gian online. Điều này cho phép nhân viên tự chủ sắp xếp thời gian làm việc vào khung giờ tối ưu nhất cho bản thân, tận dụng được trọn vẹn lợi ích “linh hoạt” của hình thức làm việc từ xa cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Xây dựng văn hóa tin cậy: Trong quản lý từ xa, việc tránh micro-management (quản lý tiểu tiết) và xây dựng văn hóa tin cậy là cực kỳ quan trọng. Lãnh đạo nên khuyến khích và trao quyền cho nhân viên tự chủ và chịu trách nhiệm với công việc.

Hỗ trợ phúc lợi đầy đủ và hợp lý: Để giảm thiểu nguy cơ nhân viên burn-out và giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần cung cấp các phúc lợi thiết thực cho nhân viên làm việc từ xa. Các chính sách như trợ cấp thiết bị hay các chương trình tư vấn sức khỏe tâm lý trực tuyến là những biện pháp hiệu quả.

6. Quy trình giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên từ xa

Chuyển đổi sang quản lý nhân viên từ xa là một bước đi chiến lược quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. Dưới đây là các bước then chốt giúp doanh nghiệp triển khai mô hình quản lý nhân viên từ xa hiệu quả:

6.1. Đánh giá và xác định mục tiêu

Trước khi triển khai quản lý nhân viên từ xa, doanh nghiệp cần đánh giá tình hình hiện tại và xác định rõ các mục tiêu mà mô hình làm việc từ xa sẽ đạt được. Cụ thể, doanh nghiệp cần xác định:

Mục tiêu kinh doanh cần đạt được (tăng năng suất, giảm chi phí văn phòng, mở rộng phạm vi tuyển dụng…).
Các bộ phận có thể thực hiện làm việc từ xa và các công việc có thể chuyển đổi sang mô hình này.
Các thách thức có thể gặp phải trong quá trình chuyển đổi (khó khăn về giao tiếp, công cụ không tương thích…).

Việc đánh giá rõ ràng sẽ giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt về phạm vi và chiến lược triển khai.

6.2. Lựa chọn công cụ và công nghệ phù hợp

Công nghệ là yếu tố then chốt giúp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Doanh nghiệp cần lựa chọn các công cụ quản lý công việc, giao tiếp và theo dõi hiệu suất để đảm bảo công việc được thực hiện liền mạch. Các công cụ cần thiết bao gồm:

Phần mềm giao tiếp như Slack, Microsoft Teams giúp duy trì liên lạc qua chat, email, hoặc video call.
Công cụ quản lý dự án như AMIS Văn Phòng số, Trello, Anasa để phân chia công việc, theo dõi tiến độ và đạt mục tiêu công việc.
Công cụ thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất như AMIS Mục tiêu & AMIS Đánh giá để đo lường và đánh giá kết quả công việc của nhân viên.

Lưu ý: Đảm bảo tính bảo mật cũng rất quan trọng khi làm việc từ xa. Doanh nghiệp nên triển khai các giải pháp bảo mật như VPN, xác thực hai yếu tố hoặc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín cao về bảo mật để bảo vệ dữ liệu.

6.3. Xây dựng chính sách và quy trình làm việc từ xa

Doanh nghiệp cần văn bản hóa quy tắc làm việc từ xa để nhân viên hiểu rõ các yêu cầu và kỳ vọng. Việc văn bản hóa các quy tắc và quy trình sẽ giúp tránh sự mơ hồ và đảm bảo rằng nhân viên biết rõ những gì họ cần làm. Các chính sách cần được xác định rõ ràng, bao gồm:

Giờ làm việc: Quy định về giờ làm việc linh hoạt hoặc cố định.
Cách thức báo cáo công việc: Cách thức nhân viên báo cáo tiến độ công việc, báo cáo vấn đề gặp phải và yêu cầu hỗ trợ.
Tiêu chí đánh giá hiệu suất: Sử dụng OKRs, KPIs hoặc các chỉ tiêu khác để đo lường kết quả công việc, không chỉ là giờ làm việc.

6.4. Đào tạo và hướng dẫn nhân viên

Một trong những yếu tố quan trọng để chuyển đổi thành công là đào tạo nhân viên. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ cách sử dụng các công cụ quản lý công việc, giao tiếp và theo dõi hiệu suất. Các khóa đào tạo cần được tổ chức định kỳ để nhân viên làm quen với các công cụ mới, cũng như hướng dẫn về quy trình làm việc từ xa.

Deloitte cho thấy rằng nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn khi họ nhận được hướng dẫn rõ ràng và có sự chuẩn bị tốt. Việc đào tạo cũng giúp giảm thiểu sự bất đồng và giúp nhân viên cảm thấy tự tin khi làm việc trong môi trường mới.

6.5. Xây dựng văn hóa tin cậy và động lực

Quản lý nhân viên từ xa yêu cầu một văn hóa doanh nghiệp tin cậy. Lãnh đạo không thể giám sát trực tiếp nhân viên, do đó, cần khuyến khích tự chủ và trách nhiệm từ nhân viên. Cách tiếp cận này giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi nhân viên cảm thấy tin tưởng và có động lực làm việc.

Doanh nghiệp cần tạo ra các hoạt động gắn kết như cuộc họp định kỳ, các sự kiện team-building trực tuyến và khuyến khích giao tiếp mở. Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được quan tâm và được công nhận là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân tài và tăng cường gắn kết trong tổ chức.

6.6. Theo dõi và điều chỉnh quy trình

Quá trình quản lý nhân viên từ xa cần được theo dõi liên tục để đảm bảo tính hiệu quả. Lãnh đạo cần đánh giá định kỳ quy trình làm việc từ xa, thu thập phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh quy trình nếu cần thiết. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa hiệu suất công việc.

7. Tự động hóa quy trình quản lý nhân viên từ xa với Phần Mềm AMIS Nhân sự

Mô hình làm việc hybrid/remote chỉ thực sự phát huy tác dụng khi doanh nghiệp được trang bị công nghệ tiên tiến, giúp đảm bảo giao tiếp thông suốt và quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả. Phần mềm AMIS Nhân sự mang đến giải pháp toàn diện cho việc quản lý nhân sự từ xa, giúp tự động hóa các quy trình quan trọng, tối ưu hóa thời gian và nâng cao năng suất.

Với AMIS Nhân sự, doanh nghiệp có thể:

Quản lý mục tiêu và đánh giá hiệu suất nhân viên từ xa một cách dễ dàng.
Tự động hóa các quy trình hành chính như xin nghỉ phép, lưu trữ và sửa đổi thông tin hợp đồng.
Tăng cường sự minh bạch trong việc theo dõi tiến độ công việc và kết quả của nhân viên.
Giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý nhân sự.

Dùng ngay miễn phí

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 3 Trung bình: 5]