Top 7 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả

Phần mềm lập kế hoạch là công cụ giúp cá nhân, đội nhóm và doanh nghiệp xây dựng kế hoạch công việc, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và kiểm soát kết quả thực hiện rõ ràng hơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu phần mềm lập kế hoạch là gì, tiêu chí lựa chọn giải pháp phù hợp và gợi ý top 7 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả hiện nay.

1. Phần mềm lập kế hoạch là gì?

Phần mềm lập kế hoạch là công cụ hỗ trợ người dùng thiết lập mục tiêu, chia nhỏ công việc, phân công nhiệm vụ, sắp xếp thời gian, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Phần mềm có thể được sử dụng cho nhiều nhu cầu khác nhau như lập kế hoạch công việc cá nhân, dự án, kế hoạch phòng ban hoặc kế hoạch vận hành nội bộ.

Khác với cách lập kế hoạch thủ công bằng sổ tay, Excel hoặc các file rời rạc, phần mềm giúp toàn bộ thông tin được quản lý tập trung. Người dùng có thể biết rõ việc nào cần làm, ai phụ trách, thời hạn hoàn thành khi nào, công việc đang ở trạng thái nào và kế hoạch có đang đi đúng tiến độ hay không.

Dùng thử phần mềm miễn phí

Một phần mềm lập kế hoạch thường có các tính năng cơ bản như:

• Tạo kế hoạch và chia nhỏ đầu việc: Giúp người dùng phân tách mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ theo dõi và dễ thực hiện.
• Phân công người phụ trách: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng công việc, hạn chế chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
• Thiết lập deadline và mức độ ưu tiên: Hỗ trợ sắp xếp công việc theo thời hạn, mức độ quan trọng hoặc mức độ khẩn cấp.
• Theo dõi tiến độ thực hiện: Cập nhật trạng thái công việc theo từng giai đoạn như chưa làm, đang làm, hoàn thành hoặc quá hạn.
• Nhắc việc và cảnh báo trễ hạn: Giúp cá nhân và đội nhóm chủ động xử lý công việc đúng thời điểm.
• Báo cáo kết quả: Hỗ trợ nhà quản lý đánh giá tiến độ kế hoạch, hiệu suất làm việc và các điểm cần điều chỉnh.

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm lập kế hoạch phù hợp

Để lựa chọn phần mềm lập kế hoạch phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu sử dụng thực tế, quy mô đội nhóm, mức độ phức tạp của kế hoạch và khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng nên cân nhắc:

• Dễ sử dụng, dễ triển khai: Phần mềm nên có giao diện trực quan, thao tác đơn giản để cá nhân và đội nhóm dễ làm quen. Nếu công cụ quá phức tạp, nhân sự dễ quay lại cách làm cũ như ghi chú cá nhân, Excel hoặc tin nhắn rời rạc.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và chia nhỏ công việc: Một phần mềm phù hợp cần cho phép tạo kế hoạch tổng thể, chia thành các nhiệm vụ nhỏ, thêm mô tả, deadline, người phụ trách và mức độ ưu tiên. Điều này giúp kế hoạch trở nên rõ ràng, dễ thực hiện và dễ kiểm soát hơn.
• Theo dõi tiến độ trực quan: Phần mềm nên có các chế độ xem như danh sách, lịch, Kanban, timeline hoặc dashboard để người dùng dễ nắm được công việc nào đang làm, việc nào hoàn thành, việc nào quá hạn và kế hoạch nào có nguy cơ chậm tiến độ.
• Có tính năng nhắc việc và cảnh báo deadline: Nhắc việc tự động giúp người dùng không bỏ sót đầu việc quan trọng, đồng thời hỗ trợ quản lý kiểm soát các nhiệm vụ trễ hạn để kịp thời điều chỉnh nguồn lực hoặc thời gian thực hiện.
• Hỗ trợ cộng tác và phối hợp nhóm: Với kế hoạch có nhiều người tham gia, phần mềm cần cho phép bình luận, cập nhật trạng thái, đính kèm tài liệu, trao đổi trong từng công việc và phân quyền phù hợp. Điều này giúp giảm phụ thuộc vào email, Zalo hoặc các file riêng lẻ.
• Có báo cáo và khả năng mở rộng: Phần mềm nên cung cấp báo cáo về tiến độ, khối lượng công việc, tỷ lệ hoàn thành và hiệu suất thực hiện. Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp có thể mở rộng theo số lượng người dùng, dự án hoặc kết nối với các hệ thống quản trị khác khi cần.

3. Top 7 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả

Dưới đây là 7 phần mềm lập kế hoạch phù hợp với nhiều nhu cầu khác nhau, từ quản lý công việc cá nhân, lập kế hoạch nhóm đến theo dõi tiến độ dự án trong doanh nghiệp.

3.1. AMIS Công việc

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc, dự án thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp muốn lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất đội nhóm trên một nền tảng tập trung.

Dùng thử miễn phí

Phần mềm đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều dự án, nhiều đầu việc phát sinh liên tục và cần kiểm soát tiến độ rõ ràng. Nhà quản lý có thể theo dõi ai đang phụ trách việc gì, công việc nào sắp đến hạn, việc nào bị chậm, dự án nào có nguy cơ trễ tiến độ và hiệu suất thực hiện của từng cá nhân/phòng ban.

Một số điểm nổi bật của AMIS Công việc:

• Lập kế hoạch và phân rã công việc rõ ràng: Cho phép tạo kế hoạch, dự án, nhóm công việc và chia nhỏ thành từng đầu việc cụ thể. Mỗi công việc có thể gắn người phụ trách, người phối hợp, deadline, mức độ ưu tiên, mô tả, tài liệu đính kèm và trạng thái xử lý.

• Giao việc rõ người, rõ hạn, rõ trách nhiệm: Nhà quản lý dễ dàng phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc phòng ban, hạn chế tình trạng giao việc miệng, quên việc, chồng chéo trách nhiệm hoặc không rõ ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
• Theo dõi tiến độ trực quan: Phần mềm hỗ trợ theo dõi công việc theo nhiều góc nhìn như danh sách, Kanban, lịch, tiến độ dự án hoặc báo cáo tổng quan, giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch.
• Tự động nhắc việc và cảnh báo trễ hạn: Hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn, quá hạn hoặc có thay đổi trạng thái, giúp nhân viên chủ động xử lý nhiệm vụ và giảm thời gian quản lý phải nhắc việc thủ công.

• Cộng tác tập trung trong từng công việc: Thành viên có thể trao đổi, cập nhật tiến độ, phản hồi, đính kèm tài liệu và lưu lịch sử xử lý ngay trong từng nhiệm vụ, giúp thông tin không bị phân tán qua nhiều kênh.
• Báo cáo hiệu suất cá nhân, phòng ban, dự án: AMIS Công việc hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tỷ lệ hoàn thành, số việc quá hạn, khối lượng công việc và tiến độ thực hiện, từ đó đánh giá hiệu suất minh bạch hơn.

• Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Phần mềm có giao diện tiếng Việt, dễ triển khai, dễ đào tạo nhân sự và phù hợp với cách vận hành của doanh nghiệp Việt, đặc biệt là các đơn vị cần quản lý kế hoạch liên phòng ban.

Tư vấn & Báo giá ngay

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor… và nhiều doanh nghiệp khác.

3.2. Any.DO

Any.DO là phần mềm lập kế hoạch công việc phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần quản lý danh sách việc cần làm hằng ngày. Ứng dụng có giao diện đơn giản, bố cục rõ ràng, hỗ trợ người dùng ghi nhớ, sắp xếp và theo dõi các đầu việc một cách trực quan trên nhiều thiết bị.

Một số điểm nổi bật của Any.DO:

• Tạo danh sách công việc rõ ràng: Người dùng có thể lập danh sách việc cần làm, thêm ghi chú, hình ảnh, checklist và sắp xếp công việc theo ngày.
• Nhắc việc tiện lợi: Hỗ trợ đặt lời nhắc cho từng nhiệm vụ, giúp hạn chế quên việc hoặc bỏ sót deadline quan trọng.
• Đồng bộ trên nhiều thiết bị: Có thể sử dụng trên Android, iOS và các nền tảng phổ biến khác, phù hợp với người cần theo dõi công việc mọi lúc.
• Giao diện dễ nhìn: Thiết kế tối giản, màu sắc nhẹ nhàng, giúp người dùng dễ thao tác và nhanh chóng nắm bắt danh sách công việc.

Any.DO phù hợp với cá nhân, freelancer hoặc nhóm nhỏ cần một công cụ lập kế hoạch đơn giản, dễ dùng, không yêu cầu quá nhiều tính năng quản lý dự án phức tạp.

3.3. Evernote

Evernote là công cụ ghi chú và tổ chức thông tin phổ biến, phù hợp với người dùng cần lập kế hoạch cá nhân, ghi lại ý tưởng, lưu tài liệu, tạo checklist hoặc quản lý nội dung công việc hằng ngày. Phần mềm có thể sử dụng trên desktop, mobile và nền tảng web, giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin khi cần.

Một số điểm nổi bật của Evernote:

• Ghi chú linh hoạt: Cho phép lưu văn bản, hình ảnh, đường dẫn, tài liệu, checklist, ghi chú cuộc họp hoặc ý tưởng công việc.
• Tìm kiếm thông minh: Tính năng tìm kiếm giúp người dùng nhanh chóng tra cứu lại nội dung đã lưu, tránh mất thời gian tìm kiếm thủ công.
• Hỗ trợ làm việc offline: Người dùng có thể lưu và xem ghi chú ngay cả khi không có kết nối Internet, sau đó đồng bộ lại khi online.
• Giao diện đơn giản, khoa học: Phù hợp với người cần sắp xếp thông tin, quản lý kế hoạch cá nhân và lưu trữ tài liệu theo hệ thống.

3.4. Due

Due là phần mềm lập kế hoạch và nhắc việc online, phù hợp với người dùng thường xuyên có lịch hẹn, deadline hoặc các nhiệm vụ cần được nhắc đúng thời điểm. Điểm mạnh của Due nằm ở khả năng tạo nhắc nhở nhanh, lặp lại nhiều lần và giúp người dùng hạn chế trễ hạn trong công việc hằng ngày.

Một số điểm nổi bật của Due:

• Tạo nhắc việc nhanh chóng: Người dùng có thể cài đặt thời gian nhắc cho từng công việc, lịch hẹn hoặc nhiệm vụ cụ thể.
• Nhắc lại định kỳ: Phù hợp với các công việc lặp lại như họp, gửi báo cáo, thanh toán, kiểm tra tiến độ hoặc theo dõi deadline.
• Tập trung vào quản lý thời gian: Due không quá phức tạp, chủ yếu hỗ trợ người dùng ghi nhớ và hoàn thành công việc đúng hạn.
• Giao diện hiện đại: Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với cá nhân cần một công cụ nhắc việc hiệu quả.

Hạn chế của Due là thiên về nhắc việc cá nhân, chưa phù hợp nếu doanh nghiệp cần quản lý kế hoạch nhóm, phân công nhiệm vụ, cộng tác hoặc báo cáo tiến độ dự án.

3.5. Trello

Trello là phần mềm lập kế hoạch công việc theo dạng bảng Kanban, được nhiều cá nhân và đội nhóm sử dụng để quản lý công việc theo từng dự án. Với cách tổ chức bằng board, list, card, Trello giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy trạng thái công việc và kéo thả nhiệm vụ giữa các giai đoạn thực hiện.

Một số điểm nổi bật của Trello:

• Quản lý công việc theo bảng trực quan: Người dùng có thể tạo từng dự án thành một board, chia các đầu việc theo cột như “Cần làm”, “Đang làm”, “Hoàn thành”.
• Dễ theo dõi tiến độ: Mỗi card có thể thêm mô tả, checklist, deadline, nhãn màu, người phụ trách và tài liệu đính kèm.
• Phù hợp với nhóm nhỏ: Trello dễ triển khai, dễ sử dụng, phù hợp với nhóm ít người hoặc dự án không quá phức tạp.
• Có gói miễn phí: Người dùng có thể bắt đầu với phiên bản miễn phí nếu chỉ cần các tính năng quản lý cơ bản.

3.6. Asana

Asana là phần mềm lập kế hoạch và quản lý công việc trực tuyến, phù hợp với đội nhóm cần phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cộng tác trong quá trình triển khai dự án. Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc theo từng dự án, từng mốc thời gian và từng người phụ trách, giúp nhóm làm việc rõ ràng hơn.

Một số điểm nổi bật của Asana:

• Quản lý nhiệm vụ chi tiết: Cho phép tạo task, giao người phụ trách, đặt deadline, thêm mô tả, tài liệu và cập nhật trạng thái công việc.
• Theo dõi dự án theo nhiều chế độ xem: Hỗ trợ các dạng xem như danh sách, bảng, lịch, timeline hoặc dashboard tùy gói sử dụng.
• Cộng tác trong nhóm: Thành viên có thể bình luận, trao đổi, cập nhật tiến độ và theo dõi thay đổi ngay trong từng nhiệm vụ.
• Đồng bộ dữ liệu nhanh: Giúp các thành viên nắm bắt thay đổi kịp thời, phù hợp với đội nhóm làm việc online hoặc liên phòng ban.

Phần mềm Asana phù hợp với nhóm dự án, agency, marketing, sản phẩm, vận hành hoặc IT. Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt cần cân nhắc thêm về chi phí theo người dùng, khả năng hỗ trợ tiếng Việt và mức độ phù hợp với quy trình nội bộ.

3.7. ACheckin

ACheckin là công cụ hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý công việc và vận hành nội bộ, phù hợp với doanh nghiệp muốn theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, phòng ban hoặc đội nhóm trên cùng một hệ thống. Phần mềm thiên về hỗ trợ quản lý công việc gắn với hoạt động nhân sự và vận hành doanh nghiệp.

Một số điểm nổi bật của ACheckin:

• Lập kế hoạch và giao việc: Hỗ trợ tạo task, phân công công việc, đặt thời hạn và theo dõi trạng thái thực hiện.
• Theo dõi tiến độ từng thành viên: Nhà quản lý có thể giám sát tiến độ công việc của nhân viên thông qua các task cụ thể.
• Hỗ trợ quản lý dự án: Phù hợp với doanh nghiệp cần theo dõi các đầu việc trong từng dự án hoặc hoạt động nội bộ.
• Kết nối với vận hành nhân sự: Có thể phù hợp với đơn vị muốn kết hợp quản lý công việc với các hoạt động như chấm công, truyền thông nội bộ hoặc quản trị nhân sự.

4. Kết luận

Phần mềm lập kế hoạch giúp cá nhân và doanh nghiệp sắp xếp công việc khoa học hơn, theo dõi tiến độ rõ ràng và hạn chế bỏ sót nhiệm vụ quan trọng. Tùy theo nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn công cụ đơn giản để quản lý việc cá nhân hoặc phần mềm chuyên sâu hơn để lập kế hoạch, giao việc và phối hợp đội nhóm.