Quy trình quản lý tài sản: Chi tiết cách thiết lập cho doanh nghiệp

Tài sản là một phần quan trọng trong vòng đời hoạt động của tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, một quy trình quản lý tài sản hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và bảo vệ nguồn tài nguyên của mình. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ tập trung cung cấp những phương pháp và các bước thiết lập quy trình để tăng cường kiểm soát, tối ưu giá trị của tài sản cố định. 

1. Tài sản doanh nghiệp bao gồm những gì?

Tài sản doanh nghiệp bao gồm tất cả các nguồn lực có giá trị mà doanh nghiệp sở hữu hoặc kiểm soát. Cụ thể, tài sản doanh nghiệp được phân loại thành các nhóm sau:

Tài sản hữu hình (gồm tài sản cố định và tài sản lưu động)

Tài sản cố định

• Nhà xưởng, văn phòng, đất đai, bất động sản
• Máy móc, thiết bị sản xuất
• Phương tiện vận tải (xe ô tô, xe tải, xe nâng)
• Thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy photocopy)
• Nội thất, trang thiết bị

Tài sản lưu động

• Hàng tồn kho, nguyên vật liệu
• Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ
• Sản phẩm dở dang, thành phẩm

Tài sản vô hình

• Bằng sáng chế, bản quyền
• Thương hiệu, nhãn hiệu, logo
• Phần mềm, ứng dụng, cơ sở dữ liệu
• Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận
• Bí quyết công nghệ, quy trình sản xuất độc quyền
• Mối quan hệ khách hàng, danh sách khách hàng

Tài sản tài chính

• Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn
• Cổ phiếu, trái phiếu, chứng khoán
• Các khoản phải thu
• Bảo hiểm và các công cụ tài chính khác

Tài sản kỹ thuật số

• Website, ứng dụng di động
• Tài khoản mạng xã hội
• Nội dung số (hình ảnh, video, âm thanh)
• Dữ liệu khách hàng, dữ liệu phân tích

Tài sản con người

• Kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên
• Kiến thức nội bộ, văn hóa doanh nghiệp
• Mạng lưới quan hệ và đối tác

2. Quy trình quản lý tài sản là gì?

Quy trình quản lý tài sản là một chuỗi các hoạt động và phương pháp nhằm tối ưu hóa việc sử dụng, bảo trì và bảo vệ tài sản của một tổ chức, giúp tăng giá trị và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ bao gồm các bước quản lý tài sản vật chất mà còn bao gồm cả tài sản vô hình như thương hiệu, sở hữu trí tuệ và các tài nguyên khác.

Mục tiêu cuối cùng của quy trình quản lý tài sản là bảo đảm rằng các tài sản của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết.

3. Mục tiêu của quy trình quản lý tài sản

Quản lý tài sản gồm các hoạt động lập kế hoạch kiểm soát, mua bán, vận hành, bảo trì, đổi mới và thanh lý tài sản của tổ chức. Quá trình này cải thiện mức độ đáp ứng của các tài sản hiện có, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy nhất. Bởi lẽ, bất kỳ tài sản nào cũng có vòng đời sử dụng nhất định.

Bên cạnh những loại tài sản vô hình như dữ liệu, văn hóa thì quy trình quản lý tài sản cố định được nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn cả. Đây là quá trình theo dõi, sử dụng những tài sản công như máy móc, thiết bị, bàn ghế, nội thất khác.

Quy trình quản lý tài sản cố định cần được thiết lập rõ ràng để:

• Tối ưu sử dụng tài nguyên: Quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp khai thác tối đa lợi ích từ những tài sản có sẵn. Bằng cách theo dõi và kiểm soát hợp lý, người quản lý có thể giảm thiểu tình trạng nhân sự lãng phí tài nguyên hoặc thường xuyên yêu cầu mua mới.
• Gia tăng hiệu suất và năng suất: Quản lý tài sản cố định sẽ cải thiện hiệu suất và năng suất làm việc. Khi tài sản được bảo trì và vận hành đúng cách, mọi quy trình sản xuất, dịch vụ cũng diễn ra liền mạch, nhanh chóng. 
• Duy trì giá trị tài sản: Quản lý tài sản cố định cho phép doanh nghiệp bảo vệ tài sản không bị tổn hại, mất mát hoặc giảm giá trị theo thời gian.
• Tuân thủ quy định pháp luật và kế toán: Quản lý tài sản cố định là hình thức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài sản và kế toán. Điều này đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm quy định pháp luật và thực hiện báo cáo tài chính chính xác, minh bạch.
• Định hướng phát triển dài hạn: Quy trình quản lý tài sản giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số lượng, chất lượng tài sản hiện có. Dựa vào báo cáo này, người quản lý sẽ ra quyết định phát triển dài hạn về mở rộng, đầu tư và tái đầu tư vào tài sản cố định hợp lý hơn.

Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

4. Một số mẫu quy trình quản lý tài sản doanh nghiệp

5. Gợi ý phần mềm quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản của MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý tài sản xuyên suốt, từ ghi nhận và cấp phát đến kiểm kê, bảo dưỡng, điều chuyển và thanh lý. Các tính năng của phần mềm giúp kiểm soát tình trạng tài sản, giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng.

Khám phá tính năng

• Nắm bắt tổng thể số lượng, tình hình sử dụng của từng bộ phận, từng chi nhánh cùng cả công ty để ra quyết định điều chuyển hoặc mua sắm hợp lý.
• Tiếp nhận và xử lý tập trung toàn bộ yêu cầu cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất. Người quản lý giảm thiểu tối đa tình trạng chậm trễ, nhầm lẫn, không bỏ sót yêu cầu.
• Thông tin tài sản được lưu trữ tập trung trên 1 hệ thống duy nhất nên dễ dàng tra cứu, truy xuất, cập nhật tức thời trên mọi thiết bị.
• Tích hợp quét mã QR code ngay trên điện thoai, số liệu tự động tổng hợp giúp người quản lý tiết kiệm thời gian kiểm kê/kiểm đếm.
• Báo hỏng, báo mất tài sản tức thời ngay trên hệ thống, giúp các vấn đề liên quan được xử lý kịp thời, đảm bảo tài sản sẵn sàng cho công việc.

MISA AMIS Tài sản thuộc nền tảng MISA AMIS và có thể kết nối với các tính năng về quy trình và kế toán. Nhờ đó, các đề xuất liên quan đến tài sản được luân chuyển, phê duyệt trên cùng hệ thống, giảm thao tác thủ công và thời gian chờ xử lý.

6. Xây dựng quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định tài sản

Doanh nghiệp cần lập danh mục tài sản hiện có, ghi nhận đơn vị quản lý, mục đích sử dụng và tình trạng thực tế. Danh mục nên được chia thành hai nhóm chính:

• Tài sản hữu hình: Máy móc, thiết bị, phương tiện, nhà xưởng và các tài sản có hình thái vật chất. Mỗi tài sản cần có mã nhận diện, số sê-ri nếu có, vị trí, người phụ trách và tình trạng sử dụng để thuận tiện kiểm kê, đối chiếu.
• Tài sản vô hình: Phần mềm, quyền sử dụng, bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ. Thông tin quản lý cần tập trung vào hồ sơ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, phạm vi khai thác, thời hạn hiệu lực và điều kiện gia hạn.

Danh mục đầy đủ là cơ sở để rà soát tài sản đang sử dụng, còn dư hoặc cần thay thế, đồng thời lựa chọn phương án bảo dưỡng, điều chuyển hay mua bổ sung phù hợp.

Bước 2: Lập kế hoạch quản lý mua sắm tài sản mới

Kế hoạch mua sắm cần xuất phát từ nhu cầu thực tế của từng bộ phận và kết quả rà soát tài sản hiện có. Trước khi đề xuất mua mới, doanh nghiệp nên xem xét khả năng điều chuyển, sửa chữa hoặc tận dụng thiết bị còn đáp ứng yêu cầu.

Nội dung kế hoạch nên nêu rõ loại tài sản, số lượng, yêu cầu kỹ thuật, mục đích sử dụng, thời điểm cần bàn giao và ngân sách dự kiến. Chi phí cần tính cả vận chuyển, lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng, thay vì chỉ dựa vào giá mua ban đầu.

Các đề xuất được sắp xếp theo mức độ ưu tiên và giao đầu mối phụ trách, làm căn cứ phê duyệt ngân sách, lựa chọn nhà cung cấp và theo dõi tiến độ mua sắm.

Bước 3: Nhập danh sách tài sản mới 

Tài sản mới cần được cập nhật vào danh mục quản lý ngay khi tiếp nhận. Người phụ trách đối chiếu thông tin với hợp đồng, hóa đơn và biên bản bàn giao để ghi nhận đúng số lượng, đặc điểm và tình trạng thực tế.

Các thông tin cần nhập gồm:

• Tên tài sản, mã quản lý, số sê-ri nếu có.
• Loại tài sản, số lượng, thông số kỹ thuật.
• Ngày mua, ngày tiếp nhận, giá trị mua và nhà cung cấp.
• Bộ phận sử dụng, người được giao quản lý và vị trí đặt tài sản.
• Tình trạng khi tiếp nhận, thời hạn bảo hành và lịch bảo dưỡng nếu có.
• Hồ sơ liên quan như hóa đơn, biên bản bàn giao, phiếu bảo hành và hướng dẫn sử dụng.

Doanh nghiệp nên thống nhất cách đặt mã và phân loại để tránh trùng lặp, đồng thời kiểm tra dữ liệu trước khi đưa vào sử dụng. Với thiết bị cần theo dõi riêng, mỗi tài sản nên có một mã nhận diện để thuận tiện ghi nhận các lần cấp phát, điều chuyển, sửa chữa và kiểm kê.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc MISA AMIS Tài Sản để quản lý danh mục tập trung, thuận tiện cập nhật và tra cứu thay cho nhiều bảng tính rời rạc.

Xem phần mềm

Bước 4: Xuất, sử dụng tài sản 

Khi cấp phát tài sản, doanh nghiệp cần ghi nhận rõ tài sản được giao cho ai, thuộc bộ phận nào, sử dụng ở đâu và phục vụ mục đích gì. Người phụ trách kiểm tra số lượng, tình trạng thiết bị và các phụ kiện đi kèm trước khi bàn giao.

Trong quá trình sử dụng, nhân viên cần bảo quản tài sản đúng hướng dẫn, báo cáo kịp thời khi có hư hỏng hoặc phát sinh nhu cầu sửa chữa. Các thay đổi về người sử dụng, vị trí, tình trạng hoặc mục đích sử dụng phải được cập nhật vào danh mục quản lý, tránh chênh lệch giữa hồ sơ và thực tế.

Doanh nghiệp cũng nên quy định rõ thủ tục điều chuyển, cho mượn và thu hồi tài sản. Mỗi lần thay đổi cần có xác nhận của các bên liên quan để thuận tiện kiểm kê, đối chiếu và xác định trách nhiệm khi phát sinh mất mát, hư hỏng.

Bước 5: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Khi tài sản không còn nhu cầu sử dụng, cần điều chuyển hoặc phát sinh hư hỏng, người phụ trách đối chiếu danh mục cấp phát để xác định mã tài sản, người sử dụng, bộ phận quản lý và tình trạng đã ghi nhận.

Tại thời điểm thu hồi, doanh nghiệp nên kiểm tra thiết bị, phụ kiện đi kèm và lập biên bản xác nhận tình trạng thực tế. Với tài sản cần sửa chữa, cần đánh giá mức độ hư hỏng, thời gian và chi phí dự kiến để lựa chọn phương án phù hợp.

Danh mục quản lý cần cập nhật ngày thu hồi, nơi lưu giữ và trạng thái xử lý. Tài sản sửa chữa xong nên được kiểm tra trước khi cấp phát lại.

Bước 6: Thanh lý tài sản cũ

Tài sản hư hỏng không thể sửa chữa, lỗi thời hoặc không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng nên được rà soát để đề xuất thanh lý. Hồ sơ cần ghi nhận tình trạng, lý do thanh lý, giá trị còn lại và phương án xử lý, trình người có thẩm quyền phê duyệt.

Bộ phận kế toán thực hiện ghi giảm tài sản, hạch toán khoản thu, chi phí và lãi hoặc lỗ thanh lý theo chế độ áp dụng. Không nên mặc định ngừng trích khấu hao chỉ vì tài sản không còn sử dụng hoặc đang chờ thanh lý.

Bước 7: Kiểm kê tài sản

Doanh nghiệp cần kiểm kê tài sản định kỳ để đối chiếu số lượng, vị trí, người sử dụng và tình trạng thực tế với danh mục quản lý. Kết quả kiểm kê cần ghi nhận tài sản thiếu, thừa, hư hỏng hoặc không còn nhu cầu sử dụng, kèm nguyên nhân và đề xuất xử lý.

Dựa trên kết quả đối chiếu, người quản lý xem xét phương án sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển hoặc thay thế phù hợp với ngân sách và kế hoạch đầu tư. Các chênh lệch cần được xác minh, lập biên bản và cập nhật vào hồ sơ quản lý.

Ngoài kế hoạch hằng năm, doanh nghiệp có thể kiểm kê đột xuất khi thay đổi người phụ trách, xảy ra mất mát, mua bán, sáp nhập, giải thể hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

[Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

7. Những sai lầm thường gặp trong quy trình quản lý tài sản 

Khi xây dựng quy trình quản lý tài sản, cần lưu ý những sai lầm thường gặp sau để tránh thất thoát, lãng phí ngân sách và gián đoạn công việc:

• Thiếu quy trình quản lý tài sản cụ thể: Các bước cấp phát, điều chuyển, thu hồi và sửa chữa chưa được quy định rõ, khiến người phụ trách khó theo dõi và xử lý kịp thời.
• Không có cách thức đánh dấu và theo dõi tài sản: Tài sản không được gắn mã nhận diện hoặc ghi nhận người sử dụng, gây khó khăn khi kiểm kê, tìm kiếm và xác định trách nhiệm nếu xảy ra mất mát.
• Không có hệ thống quản lý tài sản tập trung: Thông tin nằm rải rác ở nhiều phòng ban, bảng tính hoặc sổ sách, dễ phát sinh chênh lệch về số lượng, vị trí và tình trạng tài sản khi quy mô mở rộng.
• Đầu tư tài sản chưa phù hợp với nhu cầu: Mua sắm vượt nhu cầu gây tồn dư và tăng chi phí; đầu tư thiếu khiến nhân viên không có đủ thiết bị làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và tiến độ.
• Bảo trì và sửa chữa tài sản không đúng cách: Bỏ qua lịch bảo dưỡng, sử dụng phương án sửa chữa không phù hợp hoặc chậm xử lý hư hỏng có thể làm giảm tuổi thọ thiết bị và tăng chi phí khắc phục.
• Thiếu kiểm kê tài sản định kỳ: Chênh lệch giữa hồ sơ và thực tế không được phát hiện sớm, khiến tài sản thiếu, hỏng hoặc không còn sử dụng vẫn tồn tại trong danh mục quản lý.
• Không hướng dẫn nhân viên sử dụng và bảo quản tài sản: Nhân viên dễ thao tác sai hoặc chậm báo cáo sự cố. Quy định thiếu rõ ràng cũng dễ gây bất đồng khi xác định trách nhiệm và xử lý thiệt hại.

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn áp dụng quy định quản lý tài sản công ty
• Tư vấn triển khai phần mềm quản lý tài sản

Tổng kết

Quản lý tài sản hiệu quả bắt đầu bằng những thông tin cụ thể: doanh nghiệp có gì, ai đang sử dụng, thiết bị còn đáp ứng công việc hay cần sửa chữa, thay thế. Quy trình quản lý tài sản cần làm rõ trách nhiệm ở từng bước và duy trì cập nhật thường xuyên, tránh tình trạng hồ sơ đầy đủ nhưng thực tế không kiểm soát được.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để doanh nghiệp rà soát cách quản lý hiện tại, sử dụng tốt tài sản sẵn có và lập kế hoạch mua sắm sát nhu cầu hơn.