So sánh hiệu quả quản lý công việc bằng excel và tool quản lý dự án

Trong các phương pháp quản lý dự án phố biển, sử dụng excel và tool quản lý dự án là 2 cách phổ biến nhất. Băn khoăn của doanh nghiệp là “bỏ tiền đầu tư tool quản lý công việc liệu có hiệu quả như mong đợi?”. Bài viết này MISA AMIS xin được đưa ra những thông tin giúp bạn dễ dàng so sánh hiệu quả quản lý dự án bằng 2 phương pháp kể trên để chọn cho doanh nghiệp mình cách thức triển khai phù hợp nhất.

Tặng bạn: bộ tài liệu quản lý công việc khoa học và hiệu quả

1. Tool quản lý dự án là gì? Những lợi ích khi sử dụng?

Tool quản lý dự án là gì?

Tool quản lý dự án được hiểu là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp/nhóm/cá nhân quản lý dự án một cách có hệ thống, với những chức năng giúp người dùng giao việc, theo dõi tiến độ và kiểm soát dự án hiệu quả hơn so với những cách quản lý công việc truyền thống.

Lợi ích khi sử dụng tool quản lý dự án

Tool quản lý dự án được thiết kế ra nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát tiến độ và theo dõi kết quả dự án. Với một số lĩnh vực đặc biệt, tool quản lý dự án còn thiết lập chức năng để đánh giá rủi ro dự án với những chỉ số chuyên môn riêng. Tựu chung lại, lợi ích mà công cụ này đem lại cho doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý tập trung thông tin của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, tránh tình trạng bỏ quên hay sai sót khi tổng hợp thông tin do dữ liệu rời rạc
• Tiết kiệm thời gian trong việc đệ trình, phê duyệt hay trao đổi thông tin về dự án
• Các công việc trong dự án được sắp xếp theo một quy trình thống nhất, tự động nên năng suất làm việc của nhân viên được đẩy nhanh hơn
• Tự động gửi thông báo cho người liên quan khi có thay đổi trong dự án như được giao việc, được nhắc nhở hay mời góp ý về kết quả công việc…
• Tự động tính toán tiến độ công việc và của toàn dự án, giúp ban lãnh đạo nắm bắt thông tin kịp thời để phân bổ nguồn lực thích hợp, tránh đội chi phí và thời gian thực hiện dự án

Các loại tool quản lý dự án phổ biến

Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp công cụ quản lý dự án hay quản lý công việc. Để lựa chọn một công cụ phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố:

• Khả năng đáp ứng nghiệp vụ
• Các thiết bị có thể sử dụng được
• Chi phí triển khai và duy trì
• Hỗ trợ trong quá trình sử dụng

Dựa vào những tiêu chí trên, chúng tôi xin gợi ý cho doanh nghiệp bạn một số công cụ quản lý công việc tốt nhất hiện nay.

Công cụ quản lý dự án/công việc AMIS Công việc

Là một phần mềm nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS Platform, AMIS Công việc đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý công việc, dự án cho doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp….

Ưu điểm của AMIS Công việc là:

• Đầy đủ tính năng từ lập dự án mới, lên kế hoạch dự án, giao việc, giám sát và theo dõi tiến độ dự án, đánh giá kết quả thực hiện dự án
• Sử dụng được trên các thiết bị di động, PC, laptop, tablet. Với phiên bản online nên thích hợp với mọi hệ điều hành
• Chi phí triển khai và sử dụng hợp lý, ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có gói sử dụng phù hợp không giới hạn tính năng. Tính giá theo số lượng user sử dụng.
• Nhiều kênh hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng
• Có khả năng kết nối với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hay các bên thứ ba như mạng xã hội, bán hàng đa kênh…

Phần mềm quản lý dự án Trello

Trello là công cụ quản lý dự án khá phổ biến với phiên bản tính phí và miễn phí. Trello cũng có những tính năng giao việc, theo dõi tiến độ và kết quả dự án. Ưu điểm của công cụ này có thể kể đến như:

• Đáp ứng những tính năng cơ bản như giao việc và theo dõi tiến độ dự án
• Chi phí sử dụng hợp lý, có cả miễn phí trọn đời cho dự án nhỏ hay cá nhân quản lý công việc
• Có thể sử dụng trên đầy đủ thiết bị phổ biến như di động, PC, laptop
• Nhiều người sử dụng

Nhược điểm:

• Bị giới hạn tính năng tùy thuộc vào chi phí sử dụng
• Chức năng đánh giá hiệu quả dự án còn sơ sài, không thể trực tiếp thảo luận trên khung chat ở mỗi dự án

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

2. Quản lý công việc bằng excel như thế nào?

Quản lý công việc bằng excel là cách phổ biến mà các doanh nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, sự phổ biến đang ngày càng bị thu hẹp bởi sự thay thế từ tool quản lý công việc.

Với excel, doanh nghiệp không mất phí hoặc mất ít chi phí mua bản quyền từ Microsoft. Khi quản lý dự án bằng excel, doanh nghiệp cần xây dựng những biểu mẫu để đo lường hiệu quả, theo dõi tiến độ và quản lý đầu việc. Một số ưu nhược điểm của phương pháp này có thể kể đến như:

– Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ
• Đáp ứng những tính năng quản lý cơ bản như quản lý đầu việc, tiến độ và kết quả công việc

– Nhược điểm:

• Thiếu tính tự động hóa trong giao việc, nhắc việc, thông báo khi có cập nhật mới trong dự án
• Hạn chế về tính năng quản trị công việc, dự án, đánh giá năng suất nhân viên,…

đăng ký nhận ngay tài liệu quản lý công việc khoa học và hiệu quả

Hướng dẫn quản lý công việc bằng excel

• Quản lý tiến độ với biểu đồ Gantt trong excel

Biểu đồ Gantt trong Excel biểu thị các dự án hay nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ cột ngang hình bậc thang. Biểu đồ Gantt thể hiện cấu trúc từng phần của dự án bằng cách hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc, các mối quan hệ khác nhau của các hoạt động trong dự án. Bạn có thể theo dõi dự án theo thời gian biểu đã được thiết lập hay theo các cột mốc thời gian được định trước.

Khi sử dụng excel để quản lý dự án, bạn cần quan tâm đến các yếu tố về Nội dung công việc, người thực hiện, ngày bắt đầu dự án, ngày kết thúc, mức độ ưu tiên… để từ đó xây dựng được bảng tiến độ dự án chính xác.

Một số hàm được sử dụng phổ biến trong excel để quản lý dự án bao gồm:

• VLOOKUP (ví dụ: tiến trình của một hoạt động cụ thể)
• COUNTIF (ví dụ: Có bao nhiêu vấn đề được mở?)
• SUMIF (ví dụ: Bộ nhớ nhóm bao nhiêu giờ x tuần?)
• NETWORKDAYS (ví dụ: Có bao nhiêu ngày làm việc trong tháng này?), ….

• Xây dựng bảng To do list trong excel

Nếu đã quản lý công việc bằng excel, cá nhân hay đội nhóm không thể thiếu việc xây dựng bảng “to do list”, được hiểu là danh sách những công việc phải làm với thời hạn cụ thể, mức độ ưu tiên và người thực hiện.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tự tạo những template riêng để quản lý công việc theo ý muốn với những template riêng biệt, chẳng hạn như thiết lập những chỉ số để quản trị rủi ro, đánh giá năng suất của mỗi nhân viên….

>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân viên thêm 33%

3. So sánh 2 phương pháp quản lý dự án bằng công cụ và excel

Tiêu chí	Công cụ quản lý dự án	Excel
Tính tự động hóa	Tự động gửi email cho người liên quan/được giao việc/phê duyệt dự án Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính tiến độ công việc cha từ công việc con	Không đáp ứng, mọi người phải chủ động vào bảng excel để xem hoặc viết email bằng tay
Quy mô doanh nghiệp	Thích hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa và lớn	Chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ (dưới 10 người)
Chi phí	Phụ thuộc vào số lượng user sử dụng	Miễn phí
Quy trình công việc	Được xây dựng bài bản, có hệ thống, chuyên nghiệp Tự động hóa quy trình tác nghiệp giữa các cá nhân, bộ phận	Có thể lập quy trình nhưng khó kiểm soát quy trình, tiến độ, đặc biệt là khi có nhiều dự án/ phòng ban Không tự động tác nghiệp giữa các bộ phận
Hiệu quả về mặt thời gian	Nắm bắt tiến độ nhanh Giao việc, nhận việc, đệ trình hay phê duyệt công việc nhanh chóng, tức thời	Excel offline: mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin từ các bộ phận để tính toán tiến độ, giao- nhận việc và đệ trình- phê duyệt mất nhiều thời gian Excel online: cập nhật tiến độ nhanh hơn phiên bản offline nhưng mất thời gian tổng hợp dữ liệu do lưu trữ rời rạc
Báo cáo, đánh giá	Nhiều báo cáo sinh động, trực quan để đánh giá đúng hiệu quả dự án, bao gồm: Phân bổ nguồn lực Số lượng công việc theo nhân viên Số lượng công việc theo thời gian Phân loại theo Eisenhower Tiến độ công việc theo sơ đồ Gantt, Calendar Danh sách công việc theo dạng bảng Kanban, List…	Chủ yếu là báo cáo tiến độ theo sơ đồ Gantt, Time Sheet
Giao diện	Giao diện đẹp, bắt mắt, dễ sử dụng	Giao diện đơn giản

 

Với bảng so sánh trên đây, dễ dàng nhận thấy hiệu quả giữa 2 phương pháp quản lý công việc đem lại. Sử dụng công cụ quản lý công việc, dự án là xu hướng của hầu hết các doanh nghiệp, vừa để gia tăng năng suất, vừa để thích nghi với thời cuộc chuyển đổi số.

Hy vọng rằng với nội dung trên đây, quý doanh nghiệp sẽ chọn được cho mình một phương pháp quản trị công việc phù hợp nhất để tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc