“Số hóa doanh nghiệp là gì?” hay “Lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp” là những câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp đang quan tâm. Bàn về tầm quan trọng của số hóa, có thể nói đây là phương thức để các doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay. 

Không chỉ dừng lại ở các lĩnh vực tài chính, kế toán, chăm sóc khách hàng, số hóa còn là xu thế tất yếu đối với lĩnh vực quản trị nhân lực. Vậy, doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng số hóa?

1. Số hóa – Xu thế tất yếu trong quản trị nhân lực

1.1. Số hóa và các hình thức số hóa

Số hóa là quy trình đổi mới hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Số hóa doanh nghiệp có thể được hiểu là phương pháp đổi mới từ hệ thống vận hành truyền thống sang hệ thống gắn liền với kỹ thuật số. 

Doanh nghiệp thực hiện số hóa theo nhiều cách khác nhau, nhưng về cơ bản, số hóa được chia thành 2 hình thức: Số hóa dữ liệu và số hóa quy trình.

(1) Số hóa dữ liệu (số hóa tài liệu):

Đây là phương pháp chuyển đổi việc lưu trữ tài liệu dưới dạng vật chất sang lưu trữ trên hệ thống máy tính.

Việc doanh nghiệp scan hay nhập liệu thông tin từ văn bản giấy và lưu trữ văn bản đó dưới dạng kỹ thuật số (PDF, word, excel,…) là một ví dụ đơn giản nhất của hình thức số hóa dữ liệu. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn và tiết kiệm không gian văn phòng khi không còn tình trạng lưu trữ quá nhiều văn bản giấy. Đồng thời việc tìm kiếm, kiểm tra thông tin được thực hiện nhanh hơn vì mọi thứ đã được số hóa trên máy tính.

(2) Số hóa quy trình:

Đây là phương pháp áp dụng công nghệ kỹ thuật số để cải thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp. 

1.2. Áp dụng số hóa trong quản trị nhân lực

Kết quả thống kê cho thấy, bộ phận hành chính nhân sự thường phải làm những công việc thủ công, chiếm nhiều thời gian và công sức như:

• Chấm công (15,3%), 
• Quản lý nhân sự (9%), 
• Quản lý quá trình làm việc (2,6%), 
• Các công việc hành chính (8,1%). 

Đứng trước bối cảnh kỹ thuật phát triển như hiện nay, đã đến lúc các doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư yếu tố công nghệ hơn cho quản trị nhân lực. 

Sau đây là một vài ví dụ của việc áp dụng số hóa trong quản trị nhân lực:

• Tự động hóa quy trình và chi phí tuyển dụng: Kết nối với các mạng xã hội và website tuyển dụng phổ biến nhất. Tự động gợi ý và lấy hồ sơ ứng viên tiềm năng. Tự động tổng hợp và sàng lọc hồ sơ ứng viên từ các kênh tuyển dụng về một hệ thống. Nâng cao thương hiệu tuyển dụng giúp tăng số lượng ứng viên tiềm năng.
• Quản lý chấm công: Thay thế hình thức chấm công thủ công bằng nhìn mặt điểm danh là các hình thức chấm công áp dụng công nghệ hỗ trợ như chấm công vân tay, chấm công bằng điện thoại khi sử dụng mạng của công ty, nâng cấp hơn nữa là chấm công nhờ hệ thống camera tự động nhận diện khuôn mặt. 

Hệ thống sẽ tự động tổng hợp và tính toán dữ liệu chấm công ngay lập tức. Loại bỏ các thao tác nhập liệu thủ công dễ gây sai sót. 

Tự động hóa việc lập và phê duyệt đề nghị công tác hoặc nghỉ phép. Tích hợp trực tiếp với máy chấm công và tự động cập nhật lên bảng công chi tiết. Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc, tự động tổng hợp công và ngày nghỉ của nhân viên. 

Nhân viên chủ động tra cứu ca làm việc, bảng công, thực hiện thủ tục nghỉ phép, công tác, nghỉ ốm,..

• Quản lý ca làm việc: Thay vì sắp xếp và thông báo ca làm việc cho từng nhân viên, bộ phận quản lý có thể ghi nhận ca làm việc thông qua phần mềm, nhân viên sẽ nhận được lời nhắn tự động về ngày giờ làm việc.
• Quản lý biến động nhân sự: Thay vì làm báo cáo tổng kết hàng tháng – quý – năm về những biến động nhân sự như số lượng nhân viên tăng – giảm, thăng tiến, thuyên chuyển,… phần mềm sẽ tự động xây dựng báo cáo dưới dạng đồ thị dựa trên dữ liệu được nhập vào.  
• Quản lý lương – thuế – bảo hiểm xã hội: Tổng hợp dữ liệu chấm công, doanh số, KPIs thông qua thao tác đồng bộ của phần mềm nhân sự. Quản lý tình trạng chi trả lương, báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi của nhân viên. Nhân viên nhận được phiếu lương và phản hồi với bộ phận tính lương thông qua phần mềm điện thoại. Kết nối trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội – Tự động tính số tiền chi trả chế độ bảo hiểm xã hội, điện tử hóa các thủ tục kê khai bảo hiểm.
• Số hóa toàn bộ thủ tục nhân sự: Quản lý quá trình công tác, đào tạo. Xây dựng từ điển năng lực cho từng vị trí. Thu thập phản hồi 360 độ và đánh giá hiệu suất làm việc khách quan, minh bạch.

Thông qua việc số hóa quản trị nhân lực, bộ phận nhân sự có thể tự động hóa được quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian, công sức cho những công việc lặp đi lặp lại. Từ đó, nhân viên nhân sự có thể dùng thời gian nhàn rỗi để thực hiện những công việc khác, tập trung phát triển chuyên môn nghề nghiệp.

1.3. Bộ phận nhân sự cần làm gì khi thực hiện số hóa?

Bộ phận nhân sự sẽ chịu nhiệm cho việc chuyển đổi từ quy trình quản trị nhân lực truyền thống sang quy trình quản trị nhân sự sau khi số hóa và học cách sử dụng quy trình mới nhuần nhuyễn. Cụ thể:

1.3.1. Xác định được nhu cầu và mục tiêu quản trị nhân lực hiện tại

Xác định được nhu cầu quản trị nhân lực và mục tiêu sau khi tiến hành số hóa là dấu hiệu cho thấy bộ phận nhân sự đã sẵn sàng và có chuẩn bị kỹ càng cho lần đổi mới này. 

Ví dụ mục tiêu của việc số hóa công việc chấm công là nhằm giảm bớt thời gian xử lý các dữ liệu thô của bộ phận nhân sự. Nếu việc số hóa làm quy trình chấm công thêm phức tạp, nhiều thao tác hơn thì bộ phận nhân sự cần xem xét những phương án khả thi hơn.

1.3.2. Xác định cá nhân/ tổ chức phụ trách quá trình số hóa. 

Số hóa một quy trình làm việc đồng nghĩa với việc thay đổi cách làm truyền thống thành cách làm có phần phức tạp hơn trong những lần đầu thao tác. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần chọn lọc những thành viên có trình độ cao, kinh nghiệm dày dặn để theo sát quá trình này. 

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự nên phân công cho một hoặc nhiều cá nhân đảm nhiệm công việc kiểm tra, giám sát quy trình số hóa, nhằm hạn chế sai sót một cách tối đa khi những nhân viên khác đang thích nghi với quy trình mới. Trường hợp nguồn nhân sự hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu số hóa, doanh nghiệp có thể tuyển dụng thêm nhân sự để phụ trách. 

Bộ phận có thẩm quyền cần xây dựng kế hoạch kiểm soát, phát hiện những điểm cần khắc phục trong khi áp dụng số hóa, mức độ hoàn thành trong mỗi giai đoạn,…

1.3.3. Xác định các bước của số hóa quản trị nhân lực

Nhân viên nhân sự có thể thiết lập một quy trình làm việc phù hợp thông qua việc trả lời những câu hỏi 5W-1H-5M, cụ thể như sau:

1.3.4. Xác định các đầu mục công việc sẽ bị loại bỏ sau khi số hóa

Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch số hóa đã đặt ra là điều cần thiết, tuy nhiên khi áp dụng trong thực tế cũng cần có sự linh hoạt. Chỉ khi bắt tay vào thực hành, bộ phận nhân sự mới nhận ra có những công đoạn đang chiếm nhiều thời gian và công sức mà hoàn toàn có thể giải quyết điều này bằng công nghệ kỹ thuật. Với mỗi lần phát hiện ra những công đoạn đó, bộ phận nhân sự có thể hoàn thiện hơn công cuộc số hóa của mình.

1.3.5. Đào tạo cho nhân viên nhân sự sử dụng quy trình mới

Số hóa là một quy trình mới, và đối với quy trình mới thì cần được hướng dẫn rõ ràng. Bộ phận nhân sự nên ban hành các tài liệu tham khảo khi thực hiện quy trình số hóa, giải thích thuật ngữ, các từ viết tắt, biểu mẫu kèm theo quy trình. Điều này giúp quy trình số hóa trở nên rõ ràng hơn, và tiết kiệm thời gian khi đào tạo nhân viên thực hiện quy trình mới.

Ngoài những công việc kể trên, bộ phận nhân sự cần phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận xây dựng quy trình số hóa (IT nội bộ, agency công nghệ thông tin) trong khi tiến hành và phát triển số hóa quản trị nhân lực.

2. Phương pháp xác định mức độ sẵn sàng số hóa trong phòng nhân sự

2.1. Thang điểm đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa

Đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa của doanh nghiệp theo thang điểm trên mỗi tiêu chí từ 1 điểm đến 5 điểm.

Ví dụ: Doanh nghiệp A đánh giá về Trụ cột dữ liệu và tài sản thông tin (bao gồm 7 tiêu chí) như sau:

• Doanh nghiệp có sở hữu CSDL riêng của mình: 5 điểm
• Doanh nghiệp có thể thu thập và sử dụng dữ liệu lớn: 5 điểm
• Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm/ứng dụng quản lý CSDL: 5 điểm
• Doanh nghiệp có phương pháp thu thập dữ liệu riêng thông qua các kênh số: 5 điểm
• Doanh nghiệp đã tạo ra/nâng cao doanh thu từ việc khai thác dữ liệu của mình: 4 điểm
• Doanh nghiệp có sử dụng sử dụng phần mềm hỗ trợ kinh doanh thông minh, công cụ phân tích và biểu thị dữ liệu; Công cụ quản trị tri thức: 3 điểm
• Doanh nghiệp có sử dụng công cụ/tiện ích hỗ trợ ra quyết định: 3 điểm 

Vây tổng số điểm của Trụ cột dữ liệu và tài sản thông tin là 30. 

Đối chiếu với thanh điểm đánh giá mức độ số hóa doanh nghiệp, mức độ số hóa của trụ cột này là mức 4. Những trụ cột khác được đánh giá tương tự như trên. 

Thang điểm đánh giá mức độ số hóa doanh nghiệp nhỏ và vừa được thể hiện trong Bảng sau đây.

2.2. Tự đánh giá thông qua phương pháp đánh giá, xếp loại mức độ số hóa doanh nghiệp nhỏ và vừa

Cách 1 – Đánh giá theo từng trụ cột

Căn cứ vào kết quả đánh giá điểm tổng đạt được của các tiêu chí trong trụ cột, đối chiếu với thang điểm đánh giá trong Bảng 1 để xếp loại Trụ cột đó đang ở mức nào trong 5 mức: 

• Mức 1- Khởi động 
• Mức 2 – Bắt đầu
• Mức 3 – Hình thành
• Mức 4 – Nâng cao
• Mức 5 – Dẫn dắt

Ngoài ra, nếu công ty có thang điểm đánh giá theo từng trụ cột đạt ở mức 0 thì đồng nghĩa với việc công ty chưa khởi động cho việc số hóa.

Ví dụ: Công ty có trụ cột chiến lược số là 10 điểm thì sẽ được đánh giá đạt mức 1 – khởi động.

Cách 2 – Đánh giá tổng thể

Phương pháp đánh giá này được thực hiện thông qua việc tổng số điểm của các trụ cột. Cụ thể:

• Nếu tổng số điểm ≤ 20 thì công ty đang ở Mức 0 – Chưa khởi động chuyển đổi số;
• Nếu tổng số điểm > 20 và có tối thiểu 4 trụ cột đạt mức 1 hoặc cao hơn nhưng chưa đạt yêu cầu để xếp mức cao hơn mức 1 thì công ty đang ở Mức 1- Khởi động;
• Nếu tổng số điểm > 64 và có tối thiểu 4 trụ cột đạt mức 2 hoặc cao hơn nhưng chưa đạt yêu cầu để xếp mức cao hơn mức 2 thì công ty đang ở Mức 2 – Bắt đầu;
• Nếu tổng số điểm > 128 và có tối thiểu 4 trụ cột đạt mức 3 hoặc cao hơn nhưng chưa đạt yêu cầu để xếp mức cao hơn mức 3 thì công ty đang ở Mức 3 – Hình thành;
• Nếu tổng số điểm > 192 điểm và có tối thiểu 5 trụ cột đạt mức 4 hoặc cao hơn nhưng chưa đạt yêu cầu để xếp mức cao hơn mức 4 thì công ty đang ở Mức 4 – Nâng cao: Điểm tối đa trên 192 điểm;
• Nếu tổng số điểm > 256 và 6 trụ cột đều đạt mức 5 thì công ty đang ở Mức 5 – Dẫn dắt.

3. Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM – Giải pháp hữu ích trong tiến trình số hóa của doanh nghiệp

Nhìn chung, số hóa vừa là động lực, vừa là thách thức đối với mỗi doanh nghiệp. Nhận thấy được điều đó, Công ty cổ phần MISA đã nghiên cứu và phát triển sản phẩm phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM – GIẢI PHÁP HOÀN HẢO cho công tác quản trị nhân sự với sự tích hợp đầy đủ và tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự trong một phần mềm. 

• AMIS Tuyển dụng: Đây là công cụ hỗ trợ cho phòng hành chính nhân sự trong toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ khâu xây dựng thương hiệu tuyển dụng trên trang web, xây dựng chiến lược tuyển dụng đến các khâu như đăng tin, sàng lọc hồ sơ ứng tuyển, kết nối với ứng viên tiềm năng,…
• AMIS Thông tin nhân sự: Đây là công cụ giúp lưu trữ thông tin nhân sự số lượng lớn như hồ sơ nhân sự, hợp đồng, thông tin khen thưởng, bổ nhiệm,… thay vì sử dụng hình thức lưu trữ bản giấy. Phần mềm còn có chức năng phân tích dữ liệu nhân viên, giúp ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng quan hơn về quản trị nhân lực trong doanh nghiệp.
• AMIS Chấm công: Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện chấm công dễ dàng bằng nhiều hình thức đa dạng như chấm vân tay, quét mặt, GPS… Dữ liệu chấm công sẽ được tự động tổng hợp và xử lý, gửi cho nhân viên xác nhận và phản hồi. Phần mềm còn giúp doanh nghiệp tránh gian lận chấm công bằng cách khoá bảng công hoàn thiện.
• AMIS Tiền lương: Đây là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tính lương cho nhân viên dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như KPI, ORK, hoa hồng,… Phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ chế lương và chính sách phúc lợi cho nhân viên dễ dàng hơn bằng các mẫu khảo sát đa dạng về lương, thưởng và phúc lợi dành cho doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực, loại hình, quy mô nào.

4. Kết luận

Trên đây là bài viết về số hóa của doanh nghiệp. Hy vọng sau bài viết này, bạn đọc có thể hiểu thêm về số hóa, cũng như trả lời được câu hỏi liệu doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng số hóa hay chưa. Nhìn chung, số hóa đang là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp, áp dụng số hóa có thể thay đổi doanh nghiệp theo hướng tích cực, tuy nhiên cần lưu ý khi thực hiện phương pháp này.