Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả đảm bảo tiến độ

Có nhiều phương pháp quản lý công việc hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ của mọi dự án. Nhờ việc nhận biết những sai lầm hay vấn đề trong việc thực hiện, nhiều công ty đã có những cách quản lý công việc thông minh, khoa học. Để giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu năng suất và hiệu quả công việc, hãy lựa chọn một trong những phương pháp quản lý dự án phù hợp nhất được kể dưới đây.

1, Thế nào là một phương pháp quản lý công việc tốt?

Một phương pháp quản lý công việc tốt là phương áp dễ áp dụng cho từng công ty, phù hợp với theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh. Đồng thời, nó cũng đảm bảo mang đến hiệu quả về cả mặt thời gian và kinh tế cho doanh nghiệp:

• Tính dễ sử dụng: Dễ thao tác, thời gian làm quen và xử lý công việc, theo dõi, giám sát nhanh chóng
• Tính linh hoạt: Có thể giúp nhân viên theo dõi, cập nhật tiến độ công việc, nhận việc và giao việc linh hoạt, ngay cả khi không có mặt tại công ty trên thiết bị di động
• Tính cấp thiết: Quản lý thời gian làm việc hiệu quả, có mức độ ưu tiên cho công việc để người thực hiện bố trí sử dụng thời gian hợp lý
• Tính bao quát: Dễ dàng tổng hợp thông tin của toàn bộ dự án, bao gồm cả đầu việc, người thực hiện, chi phí thực hiện, tiến độ hoàn thành và kết quả công việc
• Tính minh bạch và bảo mật dữ liệu: phần mềm phân chia công việc rõ ràng, có thể phân quyền cho từng cấp, từng nhân viên và minh bạch thông tin tới những người có liên quan trong dự án
• Tính tự động hóa: tự động trong việc cập nhật thông tin dữ liệu kịp thời để các cá nhân/bộ phận trong quy trình công việc nhận được thông tin chuẩn, nhanh và tức thời nhất. Tự động thông báo cho người có liên quan khi công việc có tiến triển mới hay cần phê duyệt, nhắc nhở tới hạn hoàn thành…
• Tính kinh tế: thể hiện ở chi phí đầu tư hợp lý và hiệu quả kinh tế đem lại có giá trị cao

2, Các phương pháp quản lý công việc phổ biến

2.1. Phương pháp quản lý công việc bằng excel

Thực thế, sử dụng phương pháp quản lý công việc bằng excel là việc sử dụng bảng tính, các hàm trong excel để lưu trữ thông tin và tính toán tiến độ công việc thủ công. Ngoài công cụ là Mircrosoft Excel offline, bạn có thể dụng Excel online để quản lý công việc để linh động hơn về không gian và thiết bị truy cập.

Đây không phải là một chương trình được lập trình sẵn, do vậy yêu cầu người sử dụng phải biết các hàm tính cần thiết, biết cách sắp xếp thông tin sao cho khoa học.

Ưu điểm của phương pháp này là chi phí rẻ, thích hợp với việc quản lý công việc cá nhân hoặc những công việc đơn giản, không cần đến không gian lưu trữ dữ liệu lớn. Nếu sử dụng excel online thì tính linh hoạt của phương pháp này cũng đáp ứng yêu cầu cơ bản của người dùng “Có thể truy cập trên điện thoại/máy tính có kết nối mạng”.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn, công việc phức tạp
• Giao diện sử dụng không được đánh giá cao, đặc biệt nếu sử dụng trên bản điện thoại thì thông tin hiển thị sẽ khó tương thích
• Khó khăn trong phân quyền nhân viên trên cùng 1 file dữ liệu, thông tin bảo mật với người này nhưng không bảo mật với người khác
• Thiếu tính tự động hóa

2.2.  Sử dụng phần mềm quản lý công việc là xu hướng trong thời kỳ 4.0

Hiện diện sau excel, thế nhưng phần mềm quản lý công việc lại được doanh nghiệp chú ý và yêu thích hơn. Đây là phương pháp quản lý công việc hiện đại, thông minh, mang đến nhiều lợi ích cho cho người sử dụng.

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp, dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực khác nhau bởi đa số phần mềm sẽ lập trình, thiết kế template riêng cho từng ngành kinh doanh
• Đáp ứng tính tự động hóa: đa số phần mềm quản lý công việc có tính năng tự động hóa chuyển thông tin công việc tới cá nhân/bộ phận liên quan đến quy trình công việc đang thực hiện. Một số ít khác có tính năng tự động thông báo tới người liên quan nhận/giao hay phê duyệt công việc ngay trên ứng dụng hoặc email
• Có khả năng phân quyền cho nhân viên thực hiện công việc. Các thông tin minh bạch, rõ ràng, chỉ người liên quan mới có quyền truy cập và nhìn thấy thông tin
• Khả năng tự động tổng hợp các báo cáo liên quan đến công việc như tiến độ hoàn thành, chi phí, năng suất làm việc của từng nhân viên mà không phải tính toán các hàm thủ công như excel
• Linh hoạt, sử dụng được trên cả bản di động và PC
• Phần mềm cũng quản lý công việc dựa trên các dạng: danh sách (List), dạng Bảng (Kanban), dạng Lịch (Calendar), dạng sơ đồ Gantt…

Nhược điểm:

• Một số phần mềm giao việc của nước ngoài khó sử dụng đối với những doanh nghiệp có nhân viên không thành thạo ngoại ngữ
• Tốn kém chi phí hơn so với hình thức quản lý công việc thủ công hay bằng excel. Phần mềm quản lý công việc của Việt Nam có chi phí hợp lý lại dễ sử dụng hơn so với phần mềm do nhà cung cấp từ nước ngoài

Sử dụng phần mềm để quản lý công việc là xu hướng trong thời đại 4.0 bởi các doanh nghiệp đang dần thực hiện chuyển đổi số trong từng hoạt động kinh doanh. Chuyển đổi số không chỉ đem lại hiệu quả về mặt năng suất, thời gian mà còn giúp tối ưu chi phí, hiệu quả sử dụng nhân sự tại doanh nghiệp.

2.3.  Quản lý công việc theo phong cách người Nhật

Quản lý công việc theo phong cách người Nhật được nhiều công ty áp dụng, đặc biệt phổ biến tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Theo phong cách này, công việc được quản lý theo phương pháp Horenso. Theo phương pháp này, HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Horenso tập trung vào tính chủ động trong công việc, đề cao việc tương tác giữa nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên. Khi làm việc, nhân viên phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên trao đổi, bàn bạc cùng đồng nghiệp/cấp dưới. Đặc biệt phải hỏi ý cấp trên trước khi quyết định làm gì.

Theo nguyên tắc này, các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ để quản lý công việc nhưng không thiếu được những buổi họp, thảo luận thông qua các phương thức liên lạc trực tiếp hay email, gọi điện… Tuy là một phương thức khá nguyên tắc nhưng đây lại là phương pháp chưa thực sự đủ để một doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình làm việc, quản lý công việc theo hệ thống sử dụng. Nếu có, doanh nghiệp cũng nên xem xét đến việc hỗ trợ của những phương pháp khác để linh hoạt hơn trong từng dự án.

Trên thực tế, dù sử dụng phương pháp nào kể trên thì doanh nghiệp cũng cần xem xét đến các yếu tố:

• Có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
• Có thuận tiện trong việc sử dụng trong công việc và giúp ích trong việc phát triển, mở rộng quy mô
• Hiệu quả trong việc nâng cao năng suất, quản lý và theo dõi tiến độ và đánh giá công việc
• Khả năng đáp ứng về mặt chi phí

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp bạn hiểu một số phương pháp quản lý công việc hiệu quả. Mong rằng đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp bạn chọn được phương pháp quản trị công việc phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Nhận thêm kiến thức miễn phí về giải pháp quản lý công việc và quản trị dự án ưu việt nhất được hơn 12.000+ doanh nghiệp Việt Nam sử dụng tại đây!