Mẫu email tuyển dụng là rất cần cho doanh nghiệp, những người phụ trách tuyển dụng nhân sự cho công ty. Điều này giúp cho nhân sự có thể sử dụng để liên lạc với ứng viên nhanh và chính xác nhất mà vẫn đảm bảo đúng chuẩn của công ty.

Dưới đây, MISA AMIS HRM đã tổng hợp và biên soạn 25+ Mẫu email tuyển dụng, trong suốt quá trình tuyển dụng của Doanh nghiệp, MISA AMIS tin rằng, với những mẫu email này, doanh nghiệp của bạn sẽ đem tới cho ứng viên những trải nghiệm hài lòng nhất và thu hút nhân tài trong môi trường tuyển dụng đầy cạnh tranh hiện nay. Mời bạn theo dõi:

TẢI MIỄN PHÍ – 25+ MẪU TEMPLATE EMAIL TUYỂN DỤNG CHUYÊN NGHIỆP

1. Vì sao nên sử dụng email trong tuyển dụng?

Hiện nay, trong thời đại internet bùng nổ, email trở thành phương tiện liên lạc không thể thiếu trong mọi ngành nghề, công việc. Email giúp việc gửi thông tin một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung cần trao đổi. 

Email tuyển dụng có vai trò như cầu nối giữa ứng viên và nhà tuyển dụng trong suốt quá trình tuyển dụng. Trong thời đại công nghệ mới, không chỉ ứng viên cạnh tranh nhau để có những offer tốt nhất, mà nhà tuyển dụng cũng vậy, họ cũng phải cạnh tranh giữa bao công ty và doanh nghiệp để ứng viên lựa chọn. Do đó email là cách mà nhà tuyển dụng ghi điểm trước ứng viên, nâng cao hiệu quả tuyển dụng.

Điều đó cho thấy tầm quan trọng của email tuyển dụng chuyên nghiệp giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh, thu hút ứng viên tiềm năng và tạo điều kiện thuận lợi và dễ dàng tuyển dụng với các vị trí khác nhau.

Điều đó cho thấy viết email tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả tuyển dụng và hình ảnh thương hiệu của mỗi công ty.

2. 25+ Mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp trong tuyển dụng HR có thể tham khảo

2.1 Mẫu email trả lời ứng viên sau nộp hồ sơ

Mẫu email phản hồi này được gửi ngay tới ứng viên nhằm thông báo việc ứng viên đã nộp hồ sơ thành công và nhà tuyển dụng đã nhận được hồ sơ. Email phản hồi này rất quan trọng, giúp ứng viên yên tâm rằng hồ sơ của họ đã được gửi, và thời gian cần chờ để hẹn phỏng vấn.

Nội dung của thư cần ngắn gọn, tiêu đề rõ ràng và đề cập trực tiếp vào nội dung chính. Trong thư bạn chỉ cần gửi lời cảm ơn, thông báo đã nhận được được hồ sơ của ứng viên và dự kiến thời điểm gửi kết quả vòng loại.

Nhà tuyển dụng cũng nên đính kèm các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website, fanpage để tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu tuyển dụng của công ty.

2.2 Mẫu Email mời tham gia buổi kiểm tra chuyên môn

Thông thường khi gửi hồ sơ, ứng viên sẽ gửi với mẫu chung, tập trung vào kinh nghiệm làm việc trong quá khứ và các kỹ năng hiện có. Một số công ty có yêu cầu năng lực chuyên môn cao, kiểm tra kỹ hơn, do đó thường yêu cầu làm bài test (kiểm tra) chuyên môn trước khi vào vòng trong. Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có bài kiểm tra chuyên môn riêng. Do đó nhà tuyển dụng nên sử dụng mẫu email mời tham gia kiểm tra chuyên môn tới ứng viên.

>>> Mời bạn download mẫu: Tại đây

2.3 Mẫu thư mời tham gia phỏng vấn

Sau khi tổng hợp và chọn lọc hồ sơ theo các tiêu chí tuyển dụng của từng vị trí, nhà tuyển dụng có danh sách ứng viên được lựa chọn phỏng vấn hoặc từ chối phỏng vấn với những hồ sơ bị loại.

Nhà tuyển dụng sử dụng mẫu email tuyển dụng mời tham gia phỏng vấn với những hồ sơ đạt, và email từ chối với hồ sơ bị loại nhằm thể hiện doanh nghiệp trân trọng ứng viên. Bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp thường sử dụng hình thức trao đổi nhanh như trao đổi qua điện thoại, Zoom, Skype hoặc hẹn gặp mặt trực tiếp bên cạnh việc gửi email mời tham gia phỏng vấn tới ứng viên.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Nhà tuyển dụng cũng cần cung cấp thêm thông tin người liên lạc và nhắc nhở, lưu ý hoặc thiết bị cần chuẩn bị nếu có. Đặc biệt, đừng quên gửi lời cảm ơn đến ứng viên để thể hiện thành ý, mong muốn được gặp mặt, trao đổi từ đó làm rõ thêm một số mục trong vị trí đang tuyển dụng.

2.4 Mẫu email tuyển dụng – Thư từ chối ứng viên

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Không chỉ gửi email với ứng viên đạt yêu cầu, nhà tuyển dụng cần gửi email từ chối với ứng viên chưa đáp ứng đủ tiêu chí. Điều này thể hiện nhà tuyển dụng trân trọng ứng viên và thông báo với ứng viên rằng họ chỉ chưa phù hợp với vị trí và thời điểm tuyển dụng hiện tại. Một số nhà tuyển dụng lựa chọn im lặng, không gửi thông báo để ứng viên ngầm hiểu rằng họ đã bị đánh trượt. Cách làm này sẽ gây ấn tượng không tốt với ứng viên và họ sẽ cảm thấy thiếu sự tôn trọng nhà tuyển dụng.

Trong thư từ chối, nhà tuyển dụng cần giải thích được lý do tại sao phải đưa ra lời từ chối. Ví dụ tại thời điểm hiện tại, ứng viên có kinh nghiệm làm việc nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển. 

Nhà tuyển dụng nên khéo léo từ chối và gợi ý rằng ứng viên vẫn còn cơ hội ứng tuyển với vị trí phù hợp hơn trong tương lai. Trong trường hợp ứng viên hoàn toàn không đủ điều kiện thì nhà tuyển dụng cũng sẽ đưa ra những lý do từ chối ứng viên khác thay vì từ chối thẳng, và gửi tới ứng viên những lời chúc tốt đẹp.

2.5 Mẫu email mời nhận việc 

Sau khi phỏng vấn thành công, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo mời nhận việc tới ứng viên. Với chi tiết thỏa thuận về mức lương, vị trí công việc,… Ở bước này, ứng viên có thể đồng ý hoặc từ chối lời mời. 

Chính vì thế, Email mời nhận việc là đóng vai trò quan trọng để ứng viên có quyết định nhận làm việc tại công ty bạn hay không. Nếu nội dung và hình thức email thiếu chuyên nghiệp, cẩu thả, sẽ là điểm trừ của nhà tuyển dụng trước mắt ứng viên, có thể ứng viên sẽ không chọn công ty này.

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Thư mời nhận việc (Email mời nhận việc) cần đảm bảo những tiêu chí sau:

• Thông tin rõ ràng, đầy đủ: Thư mời nhận việc cần tổng hợp tất cả các thông tin quan trọng đã đề cập trong quá trình phỏng vấn: vị trí (chức danh, phòng ban, mô tả công việc), lương thưởng và chế độ đãi ngộ khác. Thời gian làm việc và những quy định chính của công ty. 
• Thể hiện thiện chí nhà tuyển dụng: Nhà tuyển dụng nên nhấn mạnh cơ hội phát huy tài năng, lộ trình thăng tiến rõ ràng, sẵn sàng giúp đỡ để ứng viên phát huy được hết khả năng của mình.
• Trình bày chuyên nghiệp: Thư mời nhận việc là yếu tố quyết định để ứng viên “chốt đơn”. Vì vậy nhà tuyển dụng cần kiểm tra cẩn thận chính tả, ngôn ngữ, tránh mắc những lỗi cơ bản và bị mất điểm trong mắt ứng viên.

2.6 Mẫu thư nhờ nội bộ giới thiệu ứng viên

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Nguồn nội bộ giới thiệu ứng viên luôn mang lại hiệu quả cao bởi tính tin cậy, chính xác. Do đó, để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, nhà tuyển dụng không nên bỏ lỡ nguồn giới thiệu này. 

Khi nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên thông qua việc giới thiệu, nhân viên mới này sẽ hòa nhập nhanh hơn. Bên cạnh đó, nhân viên trong nội bộ cũng sẽ cảm thấy mình đã góp phần đóng góp cho công ty và cố gắng hết sức để giúp người được giới thiệu học và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra, cách tuyển dụng này cũng góp phần tạo môi trường gắn bó giữa nhân viên giống như một gia đình, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc, giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Trong email, nhà tuyển dụng cần đề cập cụ thể những tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, các yêu cầu bắt buộc hoặc được ưu tiên. Nhà tuyển dụng cũng có thể bật mí phần thưởng (nếu có) trong trường hợp giới thiệu được ứng viên phù hợp. 

2.7 Mẫu thư liên hệ với ứng viên trong kho tiềm năng

Để tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng luôn có một danh sách chờ các ứng viên chưa đủ điều kiện cho đợt tuyển dụng trước, nhưng có thể sẽ là nguồn ứng viên phù hợp cho vị trí hiện tại. 

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Soạn thảo một email liên hệ với ứng viên trong kho tiềm năng là một điều không hề dễ dàng, nó thậm chí còn phụ thuộc vào việc bạn đã từ chối ứng viên đó ở lần tuyển dụng trước như thế nào, bạn đã để lại ấn tượng với họ ra sao. 

Trong email nhà tuyển dụng cần trình bày rõ lý do tại sao bạn quyết định liên hệ lại với ứng viên và vì sao ứng viên có thể phù hợp cho công việc lần này.

Mục đích mẫu email tuyển dụng này nhằm kết nối lại, thể hiện rằng nhà tuyển dụng đang tuyển vị trí mới và bạn rất muốn được trao đổi với ứng viên nếu họ có hứng thú. 

Bạn cũng phải nói rõ với ứng viên rằng quá trình tuyển dụng vẫn sẽ theo đúng quy trình để ứng viên không quá đặt kỳ vọng, bởi vì sẽ rất tệ nếu như bị loại đến lần thứ hai. Do vậy bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng danh sách các ứng viên cũ muốn liên hệ lại và cách viết email sao cho phù hợp.

2.8 Mẫu thư mời cho ứng viên thụ động

Mời bạn download mẫu: Tại đây

Nếu đang có nhu cầu tuyển người, có thể nhà tuyển dụng sẽ muốn chiêu mộ nhân tài là các ứng viên thụ động – họ là những người có năng lực nhưng lại đang không thực sự có nhu cầu tìm việc. 

Họ hài lòng với công việc hiện tại do họ mang lại giá trị và có những đóng góp tích cực cho công ty mình đang làm việc. Không gì tuyệt vời hơn việc “săn” được những ứng viên sáng giá này đầu quân cho công ty của bạn, sở hữu nhiều nhân tài là yếu tố quyết định cho sự phát triển và thành công của công ty trong tương lai. 

Liên hệ với một ứng viên thụ động sẽ khó khăn hơn so với những ứng viên bình thường, những thư này thường sẽ có tỉ lệ phản hồi tương đối thấp. Vì thế, thư mời cần thể hiện được sự chuyên nghiệp, thiện chí, và nêu bật được sự khác biệt của công ty của bạn và những lợi ích đem lại nếu như ứng viên cân nhắc làm việc. 

Thư mời cần nhấn mạnh sự uy tín của thương hiệu tuyển dụng, công ty, Vị trí, mô tả công việc, các chế độ lương thưởng phúc lợi và cơ hội thăng tiến. Nhà tuyển dụng cũng đừng quên gửi kèm email, số điện thoại, website công ty để ứng viên tìm hiểu thêm thông tin và có thể liên hệ với bạn bất cứ khi nào.

2.9 Mẫu thư chào mừng nhân viên mới

Thư chào mừng nhân viên mới rất có ý nghĩa, thể hiện sự chào đón chính thức từ công ty. Điều này giúp tạo ra bầu không khí thân thiện, gắn bó, kết nối giữa các thành viên trong công ty. 

Mời bạn download trọn bộ mẫu Email: Tại đây

Email chào mừng nhân viên mới với mục đích để giới thiệu thành viên mới cho các thành viên còn lại, vừa là sự khích lệ, giúp thành viên mới tự tin, sớm hòa nhập vào văn hóa chung của toàn công ty.

Người gửi thư chào mừng nên là người phụ trách bộ phận nhân sự hoặc do chính người quản lý trực tiếp với mục đích tạo thiện cảm và nhân viên dễ hòa nhập với môi trường mới hơn.

Ngoài ra, phụ trách mảng tuyển dụng nhân sự, chắc hẳn bạn sẽ không thể bỏ qua một số mẫu Email này, nó sẽ giúp công việc tuyển dụng, quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn:

• MẪU EMAIL THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
• MẪU EMAIL TIẾP CẬN & GIỚI THIỆU JOB CHO ỨNG VIÊN TIỀM NĂNG
• MẪU EMAIL THÔNG BÁO THAY ĐỔI, THUYÊN CHUYỂN NHÂN SỰ
• MẪU EMAIL THÔNG BÁO THAY ĐỔI CHÍNH SÁCH CÔNG TY
• MẪU EMAIL CẢM ƠN SAU KHI THAM GIA PHỎNG VẤN
• Và các mẫu Email khác

Mời bạn download trọn bộ mẫu Email: Tại đây

3. Kết luận

Nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc viết email tuyển dụng, các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm những phần tuyển dụng, quản lý nhân sự để hỗ trợ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí mà còn quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Với những gợi ý trên đây, MISA AMIS mong rằng bộ 25+ Mẫu Email tuyển dụng chuyên nghiệp dành cho nhà tuyển dụng sẽ hữu ích cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp hiệu quả hơn. 

AMIS Tuyển dụng là một trong những phần mềm tối ưu, chuyên nghiệp mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Để nhận được tư vấn chi tiết từ chuyên gia và dùng thử phần mềm miễn phí, mời quý anh chị để lại thông tin TẠI ĐÂY.