Lean management hay Quản trị tinh gọn là khái niệm ngày càng phổ biến trong thế giới kinh doanh, đặc biệt là ngành Công nghiệp. Với các giá trị cốt lõi và tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động chung của các doanh nghiệp, khái niệm Lean management đã trở thành một công cụ quản lý toàn cầu. Chúng có thể được áp dụng trong bất kỳ quy trình sản xuất hoặc kinh doanh nào, từ sản xuất, tiếp thị đến phát triển phần mềm.
1. Lean management là gì?
Lean management là một phương pháp quản lý sản xuất và kinh doanh, tập trung vào tối ưu hóa hoạt động, giảm lãng phí và tăng năng suất. Phương pháp này được phát triển từ tư duy và phương pháp sản xuất Lean của Toyota, một công ty sản xuất ô tô lớn của Nhật Bản.
Trong những năm 1950, Toyota đã phát triển phương pháp sản xuất Lean để giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất và tăng hiệu quả sản xuất.
Phương pháp này đã được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp ô tô Nhật Bản và sau đó đã được áp dụng trong các ngành công nghiệp khác trên toàn thế giới.
2. Những nguyên tắc cơ bản của Lean management
Lean management đã được liên tục cải tiến theo thời gian và trải nghiệm từ những doanh nghiệp đã tự tin áp dụng nó. Vì vậy, Lean management không phải là một nguyên tắc cứng nhắc và không thể thay đổi. Tuy nhiên, tất cả các yếu tố đổi mới của Lean management đều được phát triển dựa trên bộ 5 nguyên tắc cơ bản sau:
2.1 Tập trung vào giá trị khách hàng
Giá trị khách hàng là nguyên tắc cơ bản nhất của Lean management. Nó tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Điều này đạt được bằng cách tìm hiểu sâu hơn về nhu cầu của khách hàng và thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng chính xác các nhu cầu đó.
2.2 Quy trình làm việc thông minh
Nguyên tắc này tập trung vào việc cải thiện quy trình sản xuất và đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất nhanh chóng, đúng thời gian và không có sự chậm trễ.
Việc này được thực hiện bằng cách loại bỏ các chướng ngại vật trong quy trình sản xuất và tối ưu hoá các bước sản xuất để đạt được quá trình sản xuất trơn tru hơn.
2.3 Cải tiến quy trình liên tục
Nguyên tắc này tập trung vào việc liên tục cải thiện quy trình sản xuất và tăng cường năng suất. Việc tăng cường năng suất này không chỉ được đạt được bằng cách tối ưu hoá quy trình sản xuất, mà còn bằng cách đào tạo và phát triển nhân viên để họ có thể đóng góp tốt hơn cho quá trình sản xuất.
2.4 Sử dụng nguyên tắc “kéo”
Nguyên tắc “kéo” còn được gọi là Just In Time (JIT), là chủ trương thực hiện những công việc cần thiết vào thời điểm cần thiết, các công đoạn được nối tiếp nhau thay vì chồng chéo cùng một lúc, từ đó giúp thuyên giảm sự lãng phí tài nguyên và nguồn lực.
2.5 Hướng tới sự hoàn hảo
Nhằm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp, quy trình cần được cải tiến liên tục. Để đạt được mục tiêu này, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cần được đào tạo và trang bị đầy đủ kỹ năng để thực hiện tốt công việc của mình.
Mục đích hướng tới sự hoàn hảo trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng bằng cách đáp ứng nhu cầu của họ trong các sản phẩm và dịch vụ.
>>> Xem thêm: HR Manager là gì? Mô tả công việc của HR Manager
3. Lợi ích của Lean management đối với doanh nghiệp
Lean management mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, bao gồm:
3.1 Tăng năng suất
Lean management giúp tăng năng suất bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết. Tối ưu hóa quy trình sản xuất với việc tập trung vào giảm thời gian chờ đợi giữa các công đoạn trong quy trình sản xuất. Khi các công đoạn được tối ưu hóa, sản phẩm sẽ di chuyển nhanh hơn giữa các công đoạn, giảm thời gian chờ đợi và tăng năng suất.
3.2 Giảm chi phí
Lean management giúp giảm thiểu các lãng phí trong sản xuất, giảm chi phí năng lượng, vật tư, lao động. Giảm thời gian sản xuất, giảm số lượng tài sản cần thiết cho quy trình sản xuất và tăng độ hiệu quả sử dụng của chúng.
3.3 Tăng khả năng cạnh tranh
Doanh nghiệp áp dụng Lean management có khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường vì sản phẩm của họ được sản xuất với chất lượng cao hơn, giá thành thấp hơn và có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.
3.4 Tăng sự hài lòng của khách hàng
Lean management giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất và nhanh chóng hơn, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng.
3.5 Cải thiện chất lượng sản phẩm
Lean management tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và tìm kiếm các cách để cải thiện chất lượng sản phẩm. Do đó, sản phẩm được sản xuất với chất lượng tốt hơn, đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và an toàn.
3.6 Tăng động lực và tinh thần cho nhân viên
Lean management tạo ra một môi trường làm việc tối ưu, giúp tăng động lực và tinh thần của nhân viên. Nhân viên được đào tạo để thực hiện công việc một cách hiệu quả, đồng thời được đánh giá công bằng và thưởng thức công.
3.7 Tăng sự linh hoạt
Lean management giúp doanh nghiệp tăng khả năng thích ứng với các yêu cầu thay đổi của thị trường, giảm thời gian sản xuất và đáp ứng đúng thời gian yêu cầu của khách hàng. Tạo ra sản phẩm/dịch vụ đa dạng hơn, đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
4. Thách thức khi sử dụng Lean Management
4.1. Thay đổi về văn hóa tổ chức
Thay đổi văn hóa tổ chức để triển khai Lean Management không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Điều này đặt ra những thách thức đáng kể, từ việc thay đổi thái độ, giá trị đến quan điểm về công việc, có thể gây sự phản đối và khó khăn trong quá trình thúc đẩy sự chuyển đổi.
Để vượt qua thách thức này, việc đầu tư vào đào tạo và hướng dẫn nhân viên về lợi ích của Lean Management đóng vai trò quan trọng. Thúc đẩy sự tham gia và đóng góp ý kiến từ mọi cấp bậc trong tổ chức cũng là yếu tố không thể thiếu.
4.2. Thay đổi về đầu tư ban đầu
Thách thức tiếp theo đến từ việc đầu tư ban đầu cần thiết cho việc triển khai Lean Management. Sự áp lực tài chính có thể trở nên khó khăn, nhưng việc lập kế hoạch đầu tư dựa trên tiềm năng lợi ích dài hạn và tính toán ROI sẽ giúp đảm bảo sự đầu tư hiệu quả.
4.3. Kiên nhẫn và thời gian
Kiên nhẫn và thời gian cũng là yếu tố không thể thiếu. Lean Management không phải là quá trình nhanh chóng, mà đòi hỏi sự kiên nhẫn, thời gian và hiểu biết sâu về quy trình để thấy được kết quả.
4.3. Đo lường và hiệu quả
Việc đo lường hiệu quả của Lean Management cũng đem lại nhiều thách thức. Sử dụng các chỉ số như tăng tỷ suất sử dụng tài nguyên, giảm tỷ lệ lỗi và cải thiện độ hài lòng của khách hàng là cách để đánh giá tiến bộ.
Nhìn chung, mặc dù việc triển khai Lean Management đòi hỏi sự cam kết và thay đổi trong tổ chức, khi thực hiện một cách hiệu quả, nó có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
5. Đưa phương pháp Lean Management vào thực tiễn
Để thành công trong việc áp dụng Phương pháp Lean vào doanh nghiệp, cần tuân thủ một lộ trình triển khai rõ ràng và chi tiết. Dưới đây là các bước cụ thể trong lộ trình triển khai Phương pháp Lean:
5.1. Chuẩn bị triển khai Phương pháp Lean
- Xác định bản chất và quyền hạn của doanh nghiệp.
- Tham gia tích cực của lãnh đạo cao nhất để đảm bảo sự hỗ trợ toàn diện.
5.2. Tạo kế hoạch triển khai cụ thể
- Bắt đầu bằng việc triển khai thí điểm ở quy mô nhỏ.
- Đặt mục tiêu cụ thể cho giai đoạn thí điểm và đánh giá kết quả.
5.3. Thực hiện triển khai Phương pháp Lean
- Xác định và hiểu rõ quy trình công việc hiện tại: Hiểu rõ các quy trình công việc hiện tại của doanh nghiệp.
- Xác định và phân tích lãng phí: Phân tích các dạng lãng phí tồn tại trong quy trình công việc.
- Đề xuất và triển khai các giải pháp cải tiến: Thay đổi quy trình công việc, sử dụng công cụ hỗ trợ, đào tạo nhân viên.
- Đánh giá và đo lường kết quả: So sánh trước và sau khi áp dụng Phương pháp Lean để đo lường tiến bộ. Tiến hành đánh giá định kỳ để duy trì sự cải thiện liên tục.
Áp dụng Phương pháp Lean đòi hỏi sự cam kết và sự hỗ trợ từ tất cả các cấp bậc trong tổ chức để đạt được hiệu quả tối đa và duy trì sự cải thiện liên tục.
6. Lean management – Điều kiện “đủ” trong thời đại chuyển đổi số
Trong thời đại chuyển đổi số, Lean management vẫn là một phương pháp quản lý hiệu quả và cần thiết cho các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để áp dụng thành công Lean management trong thời đại chuyển đổi số, các điều kiện “đủ” sau đây để giúp doanh nghiệp đạt được sự thành công:
6.1 Sự cam kết của ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo cần cam kết và tham gia tích cực trong việc triển khai Lean management. Họ cần thấu hiểu và chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu của Lean management đến toàn bộ nhân viên và tạo ra một môi trường ủng hộ để triển khai phương pháp này.
6.2 Sự đồng thuận của nhân viên
Lean management là một phương pháp quản lý tập trung vào nâng cao năng suất và cải thiện quy trình sản xuất. Để đạt được thành công, sự đồng thuận và hỗ trợ của toàn bộ nhân viên là rất quan trọng.
Do đó, các doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, trao quyền và đào tạo nhân viên để họ có thể tham gia tích cực và đóng góp cho việc triển khai Lean management.
6.3 Sử dụng công nghệ
Công nghệ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng cường khả năng quản lý thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc. Các công cụ như phần mềm quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý quy trình sản xuất, phân tích dữ liệu và tự động hóa sản xuất đều hỗ trợ cho việc triển khai Lean management.
MISA AMIS HRM là một trong những phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả, từ việc quản lý thông tin cá nhân đến quản lý lương, chấm công, đào tạo và đánh giá hiệu suất. Với giao diện trực quan và tính linh hoạt cao, AMIS HRM sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp mong muốn tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin nhân sự.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm và dùng thử miễn phí, mời bạn đăng ký TẠI ĐÂY.
6.4 Đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân viên về phương pháp Lean management là một điều kiện cần thiết để áp dụng phương pháp này trong thời đại chuyển đổi số. Các khóa đào tạo về Lean management sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về phương pháp này và trang bị cho họ kỹ năng và kiến thức để triển khai và quản lý quy trình sản xuất một cách hiệu quả.
6.5 Phân tích dữ liệu
Bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu liên quan đến sản xuất và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng về việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất lao động. Đồng thời cũng giúp tăng cường khả năng dự báo và quản lý rủi ro, giảm thiểu các sai sót và quyết định sai lầm, đem lại hiệu quả và lợi ích cao cho doanh nghiệp.
7. Kết luận
Tóm lại, trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc thích nghi và linh hoạt với sự thay đổi của công nghệ và thị trường là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Áp dụng tư duy Lean management cùng với chuyển đổi số sẽ giúp các doanh nghiệp tăng tính linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với mọi biến động, đó là chìa khóa để đạt được hiệu quả hoạt động và tăng năng suất của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
