Quy trình làm việc phòng Marketing: 5+ mẫu miễn phí & hướng dẫn thiết lập chi tiết

Đằng sau các doanh nghiệp có hoạt động truyền thông, tiếp thị thành công là hệ thống quy trình làm việc phòng Marketing hiệu quả. Nhiều người cho rằng Marketing tập trung thể hiện những ý tưởng mới lạ thu hút khách hàng nên việc quản lý nhân sự không cần có quy trình cố định. Tuy nhiên, quy trình làm việc sẽ giúp bạn thiết lập và thực thi những hoạt động Marketing một cách tối ưu, liên kết và đem lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ gửi đến bạn bộ mẫu quy trình làm việc phòng marketing cùng những thông tin chi tiết để xây dựng được quy trình hiệu quả.

1. Bộ mẫu quy trình làm việc phòng Marketing dành cho doanh nghiệp

Với mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý, trưởng phòng, trưởng nhóm và chủ doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc chuẩn xác cho phòng Marketing, MISA AMIS đã tổng hợp một số mẫu quy trình marketing tiêu biểu, được ứng dụng hiệu quả vào trong nhiều tổ chức. Mời bạn tham khảo và tải xuống để điều chỉnh hoặc áp dụng nhanh chóng vào trong hoạt động.

2. Quy trình làm việc phòng Marketing là gì? 

Quy trình làm việc phòng Marketing là các bước nghiên cứu, xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tạo quy trình và thực hiện, đo lường, cải thiện tất cả các công việc Marketing. Một hệ thống quy trình khoa học sẽ đem lại những giá trị cao cho khách hàng, giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận. 

Nếu như không có quy trình, doanh nghiệp có thể gặp phải những sự cố như: 

• Nhân viên không nắm được thứ tự công việc hay trách nhiệm của mình. 
• Các bước làm việc rời rạc, không phối hợp kịp thời để xử lý yêu cầu của tổ chức.
• Việc giao tiếp không liền mạch, thường xuyên xảy ra tình huống nhầm lẫn, sai sót thông tin. 
• Phòng Marketing chậm tiến độ, ảnh hưởng đến quá trình bám đuổi mục tiêu doanh số của doanh nghiệp. 

Ngược lại, quy trình công việc minh bạch sẽ ngăn chặn tất cả những rủi ro trên. Nó giúp nhà quản lý biết chính xác tiến độ công việc, giảm thiểu tình trạng quá hạn và vấn đề giao tiếp trở nên liền mạch hơn. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Các vị trí trong phòng Marketing tham gia vào quy trình làm việc

Về cơ bản, phòng Marketing tại doanh nghiệp thường có 5 vị trí: 

• Giám đốc Marketing: Giám đốc là người nắm quyền quyết định cao nhất phụ trách đưa ra định hướng, quản lý ngân sách và hiệu quả đạt được trước ban lãnh đạo. 
• Trưởng phòng Marketing: Trưởng phòng quản lý nhân sự, phân chia kế hoạch tổng thể thành các nhiệm vụ, mục tiêu nhỏ hơn cho đội ngũ. Trưởng phòng sẽ theo dõi, đánh giá hiệu suất cũng như hỗ trợ nhân viên làm việc. 
• Nhân viên chạy quảng cáo (Ads): Nhân viên chạy quảng cáo triển khai và theo dõi chiến dịch quảng cáo có trả phí trên các kênh như Facebook, Google, Zalo,… Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý số liệu, phân tích xu hướng  tăng trưởng và hạch toán chi phí/lợi nhuận cho mỗi chiến dịch.
• Nhân viên SEO: Nhân viên SEO phụ trách đưa các bài viết, website thương hiệu của doanh nghiệp lên top đầu công cụ tìm kiếm. Mục tiêu là tạo ra chuyển đổi từ những quan tâm tìm hiểu thành người mua hàng.
• Nhân viên xây dựng nội dung (Content Marketing): Content đóng vai trò quan trọng trong phòng marketing. Nhân viên Content sẽ sản xuất đa dạng nội dung sáng tạo dựa trên đặc điểm, hành vi của đối tượng mục tiêu như bài viết blog, bài post Facebook, hình ảnh nổi bật, video ngắn thú vị… 

Cơ cấu vị trí phòng Marketing có thể thay đổi tùy theo đặc thù của các doanh nghiệp. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có trưởng phòng Marketing kiêm nhiệm trọng trách quản lý chung hoặc một nhân viên Content kiêm nhân viên chạy quảng cáo vì không đủ nguồn lực. 

Tuy nhiên, dù ứng dụng mô hình nào, xây dựng quy trình làm việc phòng Marketing vẫn là nhiệm vụ mà nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp cần ưu tiên. 

Tham Khảo: 9 mẫu quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

4. Lợi ích khi cải tiến quy trình làm việc của phòng Marketing

Khi mọi người cùng tuân thủ quy trình công việc chung, các thành viên trong nhóm sẽ thấy rõ những bước cần làm, thời điểm cần hoàn thành cũng như ai đến trước/sau họ trong quy trình.

Bạn sẽ không cần lo lắng về việc chậm tiến độ hay rối loạn luồng công việc. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng khai thác tối đa chuyên môn của đội ngũ ở mọi giai đoạn của quy trình. 

Nhìn chung, quy trình làm việc khoa học giúp phòng Marketing cải tiến những phương diện sau: 

• Tăng hiệu quả chiến dịch: Các quy trình được tối ưu hóa giúp triển khai chiến dịch nhanh chóng và hiệu quả hơn, phản hồi kịp thời với thị trường.
• Cải thiện ROI: Tập trung vào hoạt động có giá trị cao, giảm lãng phí ngân sách, từ đó cải thiện ROI của các chiến dịch.
• Tăng cường phối hợp nội bộ: Quy trình rõ ràng giúp cải thiện sự phối hợp và truyền thông giữa các bộ phận, tăng hiệu quả làm việc nhóm.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Phản hồi nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu khách hàng, cải thiện mức độ hài lòng và trung thành.
• Tối ưu hóa quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu phân tích để ra quyết định chính xác, nâng cao khả năng cạnh tranh.
• Nâng cao năng suất: Giảm thiểu các công việc thủ công và lặp đi lặp lại, tập trung vào các hoạt động giá trị cao.
• Thúc đẩy sáng tạo: Cung cấp thời gian và nguồn lực để nhân viên có thể tập trung vào sáng tạo và đổi mới.

Những lợi ích này không chỉ giúp phòng Marketing hoạt động hiệu quả hơn mà còn đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, giúp nó thích ứng tốt hơn với môi trường kinh doanh liên tục biến đổi.

Thực hiện quy trình thủ công, đội ngũ khó phối hợp, tiến độ chậm trễ?DÙNG THỬ MIỄN PHÍ NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH MISA AMIS

5. Nguyên tắc cơ bản để tối ưu hóa quy trình Marketing

Để thu về kết quả nhanh chóng, quy trình làm việc phòng Marketing nên đáp ứng đủ 3 tiêu chí:

• Hợp lý: Quy trình chỉ phát huy tối đa sức mạnh vận hành khi đảm bảo sự đơn giản, logic, dễ hiểu, dễ ứng dụng. Như vậy, các thành viên mới sẵn sàng tuân thủ và triển khai. 
• Nhất quán: Doanh nghiệp không nên thiết lập quy trình theo một khuôn mẫu cứng nhắc mà điều chỉnh, tích hợp hài hòa vào chính nhiệm vụ hàng ngày của đội ngũ. Việc đào tạo ứng dụng quy trình cũng cần thực hiện ngay từ khi tiếp nhận nhân viên mới. 
• Phát triển khi doanh nghiệp phát triển: Doanh nghiệp ngày càng mở rộng đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự tăng lên, mức độ chuyên môn hóa sâu hơn. Vì vậy, hệ thống quy trình phải có khả năng phát triển tương ứng.

[Tải miễn phí] Bộ mẫu Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp’

6. Các bước thiết lập quy trình làm việc cho phòng Marketing

Bước 1. Xác định mục tiêu và KPIs

Xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian về lâu dài do nhân sự hoàn toàn tập trung nỗ lực vào các dự án có giá trị lớn, loại bỏ công việc ngoài lề. Báo cáo hiện trạng ngành tiếp thị năm 2022 của Viện Tiếp thị Nội dung cho thấy 62% bộ phận Marketing hoạt động hiệu quả nhất khi sử dụng chiến lược này.

Vì vậy, các nhà quản lý cần xác định rõ ràng mục tiêu của phòng Marketing, bao gồm cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Đội ngũ cũng cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các hoạt động.

Bước 2: Phân tích và đánh giá quy trình hiện tại

Phân tích và đánh giá quy trình hiện tại giúp doanh nghiệp đích nhận diện rõ các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rào cản trong chiến lược và thực thi marketing hiện tại. Điều này giúp xác định các khu vực cần cải tiến để nâng cao hiệu quả tổng thể của phòng Marketing.

Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước như:

• Thu thập dữ liệu: Tập hợp các số liệu hiệu suất của chiến dịch, phản hồi từ khách hàng và báo cáo nội bộ để có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hiện tại.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm phân tích để đánh giá các chỉ số chính như ROI và tỷ lệ chuyển đổi, nhằm xác định điểm mạnh và điểm yếu của các chiến dịch.
• Xác định vấn đề và cơ hội: Nhận diện các thách thức chính và cơ hội cải tiến dựa trên dữ liệu và phản hồi thu được.
• Báo cáo và đề xuất: Soạn thảo báo cáo tổng hợp phát hiện và đề xuất các bước cải tiến, chuẩn bị cho thảo luận với lãnh đạo và các bên liên quan.

Tham khảo: Các kỹ năng cần có để đạt hiệu quả cao trong quản trị vận hành doanh nghiệp

Bước 3: Thiết kế quy trình làm việc mới

Căn cứ vào phân tích, nhà quản lý marketing thiết kế một quy trình mới bao gồm nhiều bước để đạt được mục tiêu đồng thời sắp xếp thứ tự, chỉ định nhân sự đảm nhận và thống nhất hình thức kết hợp từng nghiệp vụ.

Ví dụ, hãy nhìn vào trường hợp của Canva – một trong những website thiết kế đồ hoạ phổ biến nhất hiện nay. Vào năm 2015, lưu lượng truy cập vào website và blog thiết kế của Canva bắt đầu đình trệ sau 3 năm tăng trưởng. 

Để xoay chuyển tình thế, đội ngũ Marketing của Canva đã quyết định áp dụng phương pháp tái lập quy trình viết blog qua 5 bước:

• Nghiên cứu bài viết chuyển đổi tốt nhất và nghiên cứu đối thủ để tìm hiểu những gì độc giả thực sự mong muốn tìm kiếm.
• Đặt tiêu đề thu hút nhất có thể (và thay đổi nếu chúng không đạt hiệu quả).
• Cung cấp nội dung minh họa chi tiết, đưa ra lời khuyên đáng tin cậy.
• Order thiết kế thêm nhiều hình ảnh bắt mắt trong bài viết.
• Theo dõi dữ liệu hàng kỳ.

Sau 60 ngày, Canva đã đạt được những kết quả tích cực: lưu lượng truy cập website tăng lên 226%. Ngoài ra, lưu lượng truy cập từ mạng xã hội cũng tăng lên gần 500%.

Bước 4: Thiết lập công cụ và nền tảng hỗ trợ

Các công cụ và phần mềm cần thiết cho quy trình mới được chọn lựa và triển khai. Nhà quản lý đảm bảo rằng mọi công cụ đều được tích hợp và tương thích với nhau, đảm bảo dữ liệu chảy mượt mà qua các bộ phận.

Nếu bạn có bộ máy Marketing phức tạp, bạn có thể sử dụng một số phần mềm quản lý quy trình thông minh để công việc diễn ra trơn tru. Hiện nay, MISA AMIS Quy trình là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến vận hành, nâng cao năng suất nhờ hệ thống quy trình tự động hóa. 

MISA AMIS Quy trình cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình làm việc trực quan nhất. Thêm vào đó, phần mềm còn có thể liên kết các quy trình giữa phòng Marketing với bộ phận khác tạo thành hệ sinh thái khép kín. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng giám sát, đốc thúc công việc mọi lúc, mọi nơi. 

Dùng thử miễn phí

Bước 5: Đào tạo và triển khai

Bước 6: Kiểm tra, đánh giá quy trình 

Kiểm tra quy trình là việc xem xét toàn diện những mục tiêu, chiến lược và nguyên tắc đã thử nghiệm để xác định “điểm nóng”. Cuối cùng, nhà quản lý có căn cứ điều chỉnh chiến lược tập trung vào những hoạt động hiệu quả.

Dưới đây là một số yêu cầu kiểm tra quy trình bạn cần ghi nhớ:

• Kiểm tra toàn diện: Kiểm tra, đánh giá hiệu quả với toàn bộ quy trình làm việc phòng Marketing, không giới hạn ở những khu vực có vấn đề tồn đọng.
• Kiểm tra một cách hệ thống: Cách tiếp cận hệ thống giải thích cho mọi yếu tố môi trường, nguyên tắc, chiến lược tác động đến công việc. 
• Kiểm tra thường xuyên: Tiến hành kiểm tra quy trình định kỳ cho phép bạn phát hiện khó khăn và giải quyết chúng ngay lập tức.

7. Tự động hóa quy trình Marketing với phần mềm MISA AMIS Quy trình

Quy trình được xây dựng chuẩn chỉnh bao nhiêu thì khi áp dụng thủ công, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với tình trạng nhân viên thực hiện sai (không rõ các bước, ai là đầu mối), mất nhiều thời gian trao đổi (qua Zalo, Skype, Telegram,…), lãnh đạo không nắm được tình hình thực hiện quy trình.

AMIS Quy trình – một sản phẩm của MISA JSC là giải pháp mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc phòng marketing cũng như các liên phòng ban để tạo nên tăng suất vượt trội.

Dùng thử miễn phí

• Quản lý tất cả quy trình của mọi phòng ban trên một nền tảng duy nhất: Tài chính – Kế toán, Sản xuất, Kinh doanh, Marketing, Nhân sự, Hành chính tổng hợp,…
• 500+ quy trình mẫu phổ biến, dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa quy trình mẫu để áp dụng được vào công việc thực tế tại doanh nghiệp.
• Tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan: Nhân viên nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
• Lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.
• Tự động tổng hợp báo cáo vi phạm quy trình giúp bộ phận quản lý quy trình dễ theo dõi, lãnh đạo nắm bắt chỉ đạo kịp thời.

Để hiểu thêm cách ứng dụng MISA AMIS Quy trình vào tối ưu vận hành, tinh gọn bộ máy, mời bạn lắng nghe câu chuyện của Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek.

Theo anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty, nhờ quyết tâm triển khai phần mềm quản lý quy trình từ sớm, Novatek đã thành công cắt giảm thời gian lãng phí, loại bỏ tình trạng chờ đợi phê duyệt. Từ đó, anh cùng đội ngũ của mình tăng nhanh năng suất làm việc, tăng tốc độ phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình để tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp, x2 năng suất đội ngũ.

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

8. Tạm kết

Việc xây dựng quy trình làm việc phòng marketing hiệu quả không chỉ cải thiện năng suất và hiệu quả công việc mà còn là chìa khóa để đạt được các mục tiêu kinh doanh bền vững. Hy vọng, với các mẫu quy trình miễn phí và hướng dẫn chi tiết mà chúng tôi đã cung cấp, bạn có thể bắt đầu cải tiến hoặc thiết lập lại quy trình làm việc của mình một cách dễ dàng.