Nhận diện và khắc phục lãng phí thao tác (The waste in motion) trong quản trị nhân sự

Lãng phí thao tác (The waste in motion) là những hoạt động gây hao tốn nguồn lực mà không tạo ra giá trị. Lãng phí có thể xảy ra ở bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào, đặc biệt lãng phí trong các hoạt động, bộ phận có thể gây phát sinh chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và dòng tiền doanh nghiệp. 

Trong quản trị nhân sự, chúng gây tác động trực tiếp đến nguồn lực con người, văn hóa và cả giá trị cốt lõi của toàn bộ tổ chức. Như vậy, để đưa doanh nghiệp phát triển trong bài toán tối đa doanh thu, giảm thiểu chi phí, cần liên tục nhận diện, tìm hiểu mức độ, và tìm cách loại bỏ lãng phí theo những phương pháp phù hợp nhất.

Có nhiều cách thức tiếp cận vấn đề này. Tuy nhiên, bài viết này sẽ tập trung nhận diện và giải pháp khắc phục 8 loại lãng phí thao tác phổ biến (The waste in motion) trong quản trị nhân sự.

1. Nhận diện 8 loại lãng phí thao tác (The waste in motion)

1.1 Sai lỗi (Defect)

Sai lỗi là sai sót bất kỳ có thể xảy ra trong quá trình thủ công nhập dữ liệu, khi sử dụng dịch vụ công để kê khai Bảo hiểm xã hội và Thuế thu nhập cá nhân, hay khi sử dụng các phần mềm nhân sự không chất lượng.

Việc thủ công nhập liệu vào các file excel hay tài liệu dễ dẫn đến ghi sai thông tin khi gửi email, thư từ, điền thiếu thông tin cần thiết, nhập sai dữ liệu chấm công, tính sai công thức lương… từ những biểu mẫu đơn giản cho đến công việc phức tạp, mang tính hệ thống. 

Vì những sai sót trên mà trong quy trình bắt buộc phải mất thêm nguồn lực để kiểm tra lại thông tin, chỉnh sửa lỗi, hoặc làm lại một phần hoặc toàn bộ công việc.

Các lỗi trên cổng dịch vụ công thường gặp như không thể đăng ký, đăng nhập tài khoản, lỗi nhập thông tin, từ chối tiếp nhận… tốn rất nhiều thao tác và năng lượng cho nhân sự giải quyết, đặc biệt khi không có bộ phận hỗ trợ tức thì trên các nền tảng dịch vụ công này.

Một ví dụ thường thấy khác là bộ phận đã áp dụng phần mềm để xử lý công việc nhưng nhà cung cấp phần mềm lại không uy tín, thiếu chuyên môn để có thể xử lý sai sót. Sử dụng phần mềm bảo mật kém hoặc đã cũ, quá hạn sử dụng có thể dễ dàng bị tin tặc xâm nhập vào hệ thống, mất các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

1.2  Dư thừa (Over Production)

Dư thừa đề cập đến việc có quá nhiều hơn mức cần thiết. Bạn hãy quan sát kỹ các hoạt động trong bộ phận của mình và kiểm tra xem:

• Có quá nhiều nhóm chat không liên quan hay không?

Việc trao quyền thường đi kèm với các công cụ giao tiếp để quản lý tiến độ công việc. Đôi khi các nhóm chat còn phát sinh để giải quyết cả những vấn đề sở thích, cá nhân. Đặc điểm của những nhóm chat này là thông tin được cập nhật liên tục, giao tiếp giữa người quản lý với nhân viên được rút ngắn hơn bao giờ hết. 

Tuy nhiên, luôn có 2 mặt trong một đồng xu. Để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, các thành viên trong nhóm phải liên tục cập nhật và nắm bắt cả những thông tin ngoài lề, điều này tiêu hao nguồn năng lượng đáng kể cho hoạt động chính của mỗi người, ảnh hưởng đến cân bằng cuộc sống – công việc của người tham gia.  

• Quy trình công việc đã rõ ràng hay chưa?

Hệ quả ngay tức thì của một quy trình công việc không rõ ràng là khi nhân viên phải liên tục hỏi đi hỏi lại người quản lý mới có thể xử lý được các yêu cầu công việc, thậm chí, nhiều người trong cùng một thời điểm cùng giải quyết một vấn đề trong khi có thể phân quyền để dành thời gian cho phần việc khác.

• Có nhiều giấy tờ, tài liệu tiêu hao nguồn lực thực hiện mà lại không dùng đến hay không?

Các báo cáo không được sử dụng, việc thu thập thông tin quá mức cần thiết cho yêu cầu công việc cũng được xếp loại là lãng phí dư thừa, và còn gây ảnh hưởng đến công tác quản lý lưu trữ của bộ phận.

Tóm lại, lãng phí dư thừa khiến việc sử dụng nhân lực kém hiệu quả, gián đoạn, và trì trệ trong quy trình, tiêu tốn thời gian, dẫn tới tăng chi phí vận hành.

1.3. Chờ đợi (Waiting)

Lãng phí chờ đợi xảy ra khi một nhân viên, một nhóm hay một bộ phận không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc. Đây là thời gian nhân sự và thiết bị nhàn rỗi, không sử dụng được tối ưu năng lực, công suất, thậm chí có thể gây ra rắc rối với các đối tác bên ngoài, do đó được coi là lãng phí thời gian vô ích. 

Ví dụ: Nhân viên phải chờ đợi cấp quản lý phê duyệt đơn từ, đề án, hay giao việc, ban lãnh đạo chờ đợi phòng nhân sự tổng hợp báo cáo, thông tin để ra các quyết định, chính sách, hay cần sự phản hồi, chia sẻ, đóng góp khi phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Do vậy, cần nhận diện và đo lường mức độ ảnh hưởng của thời gian chờ đợi đến công việc và chuẩn hóa lại quy trình, giảm đáng kể thời gian chờ đợi.

1.4. Nhân sự (Non-utilize people)

Trong khi chi phí tuyển dụng, onboard, đào tạo và thay thế nhân viên chiếm tỷ trọng lớn của doanh nghiệp thì lãng phí về nhân sự được xem là loại lãng phí đắt đỏ nhất bởi nó ảnh hưởng đến toàn bộ dòng đời của nhân viên tại tổ chức. 

Mỗi nhân viên luôn là những cá thể tập hợp cả điểm mạnh và điểm yếu, đi kèm với khả năng phát triển không giới hạn bên trong mỗi con người, việc công ty không đưa ra được những đánh giá năng lực phù hợp để sắp xếp được công việc hay lộ trình đào tạo phù hợp sẽ gây giảm trải nghiệm làm việc của nhân viên, tiêu hao chi phí cho người mới, bộ máy trở nên cồng kềnh, khó quản lý.

Ngoài ra, làm thế nào để lãnh đạo luôn kịp thời có cái nhìn tổng thể về cơ cấu nhân sự,  cơ cấu lương, phân bổ nguồn lực giữa các phòng ban và đưa ra chính sách lương thưởng hợp lý là những yếu tố quan trọng để loại bỏ các lãng phí về nhân sự.

1.5. Dịch chuyển (Transportation)

Lãng phí do dịch chuyển có nghĩa là bất kỳ sự chuyển động nào của con người, tài liệu, thiết bị làm tăng thêm thời gian mà không đi kèm giá trị tăng thêm. Chẳng hạn việc con người đi lại quá nhiều giữa các khu vực có khoảng cách như đi xin dấu, chữ ký, mang tài liệu cho ai đó, các cuộc họp… dẫn đến đình trệ trong quy trình làm việc. 

Các tài liệu được lưu trữ không hệ thống hóa, phải copy từ file này sang file khác, di chuyển các email tới những người liên quan, hoặc phần mềm sử dụng không có chức năng tự động hóa, đồng bộ, phải thao tác di chuyển tài liệu nhiều lần mới đến được vị trí cần thiết. 

Tất cả những lãng phí kể trên là những yếu tố xem chừng rất nhỏ nhặt, dễ cải thiện nhưng lại dễ bị bỏ qua nhất trong quá trình rà soát hiệu quả quy trình công việc.

1.6. Tồn trữ (Inventory)

Tồn trữ là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Các loại tồn trữ không chỉ là thành phẩm mà còn các sản phẩm dở dang có thể kể đến như tài liệu bản cứng và bản mềm, các phần mềm và các ứng dụng. 

Hiện nay, để đảm bảo việc lưu trữ tài liệu không bị mất mát, cũng như phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng tại doanh nghiệp, nhiều đơn vị chọn lựa mô hình lưu trữ nhiều cấp độ từ bản cứng, đến lưu trên máy móc, ổ cứng, đám mây… Điều này đòi hỏi phải có nhân sự quản lý, giám sát và cập nhật liên tục quá trình lưu trữ dữ liệu, tốn kém nguồn lực mà vẫn chưa thực sự hiệu quả. 

Thực tế, có rất nhiều những chính sách được ban hành tại doanh nghiệp nhưng không được thực hiện, các email và thư chưa đọc, các tài liệu chưa hoàn thiện, tài liệu đã cũ, hoặc hết hạn, lỗi thời… gây tốn kém cả về không gian vật lý, kém an toàn và trở ngại mỗi khi cần tìm kiếm, xử lý tài liệu.

1.7. Thao tác (Motion)

Lãng phí do thao tác ở đây đến từ việc nhân viên phải làm thủ công, tay chân, công việc lặp đi lặp lại, cũng có thể là những động tác, chuyển động không cần thiết làm chậm tốc độ công việc. 

Cụ thể như nhân viên chưa thành thạo kỹ năng và không biết dùng các thủ thuật, phím tắt trong gõ, nhập văn bản, phải thường xuyên viết tay các biểu mẫu, thực hiện chấm công, tính lương thủ công, tính lương trên 2 hệ thống. Quá nhiều nhóm, ứng dụng công việc cũng dẫn đến phải thao tác nhập, dịch chuyển trên nhiều nền tảng khác nhau, hoặc tốn công chọn lọc các dữ liệu cần thiết.

1.8. Quy trình (Extra Process)

Chất lượng công việc luôn đi kèm với tiến độ và một quy trình rõ ràng, nhất quán. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp càng phát triển, các quy trình càng được nhân rộng và từ đó càng dễ dàng phát sinh lỗi.

Ví dụ khi phân chia công việc cho nhân viên và phân tầng bộ máy tổ chức rất dễ tạo thêm nhiều quy trình chồng chéo, yêu cầu phải xử lý quá mức cần thiết như nhân viên không được trao quyền quyết định mà phải thông qua quá nhiều phòng, ban khác nhau một cách không cần thiết, những người áp dụng trực tiếp không có tiếng nói để đề xuất thay đổi, người chịu trách nhiệm chính vắng mặt và không có giải pháp thay thế linh hoạt vì quy trình được thực hiện một cách cứng nhắc… 

Tất cả những yếu tố trên cũng góp phần tạo nên một môi trường làm việc không khích lệ sự phát triển của nhân viên, không tối ưu được chất lượng công việc.

2. Khắc phục lãng phí thao tác bằng bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS  HRM

Tiềm năng của mỗi cá nhân là không giới hạn nhưng nguồn lực con người thì lại hữu hạn. Gốc rễ của lãng phí xuất phát từ việc nhân sự phải tốn kém quá nhiều năng lượng cho các thao tác, kiểm soát lỗi, kiểm soát chất lượng dẫn đến không còn năng lượng cho sự phát triển, sáng đạo, đổi mới. 

Trong thời đại kỷ nguyên số 4.0, việc áp dụng phần mềm là phương thức xu hướng mang đến hiệu quả rõ rệt trong việc tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, qua đó đảm bảo công việc được triển khai liên tục, tự động hóa, giúp tinh gọn bộ máy và hệ thống với chi phí hợp lý nhất.

Hơn 17,000+ khách hàng doanh nghiệp đã tin dùng MISA AMIS HRM vì những lý do sau:

• MISA AMIS HRM tự động hóa nghiệp vụ của HR trong tất cả các khâu: Tuyển dụng, Hội nhập, Phúc lợi, Đãi ngộ, Đánh giá nhân sự, Đào tạo và phát triển.  
• AMIS nhân sự liên thông dữ liệu giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian nhập liệu, hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch và đánh giá chất lượng nhân sự, giúp giải quyết nhiều loại lãng phí như Sai lỗi (Defect), Nhân sự (Non-utilized people), Dư thừa (Over Production) và Thao tác (Motion). 
• Hơn 50 báo cáo sinh động, trực quan được tự động cập nhật giúp lãnh đạo nắm bắt biến động nhân sự, cơ cấu nhân sự, và cơ cấu lương  trên mọi thiết bị, tiện lợi làm việc từ xa, giải quyết được các vấn đề lãng phí Nhân sự (Non-utilized people), Chờ đợi (Waiting), Tồn trữ (Inventory). 
• Trong chấm công, tính lương, các dữ liệu Kế toán – Nhân sự được đồng bộ và tự động chuyển Bảng tổng hợp chi trả & Bảng phân bổ lương cho Kế toán vào cuối tháng, không cần mất nhiều thời gian và tránh sai sót số liệu, khắc phục Sai lỗi (Defect), Thao tác (Motion). 
• Các thủ tục khai thuế TNCN và BHXH được điện tử hóa hoàn toàn, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, BHXH để kê khai, nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến tức thời, giúp triệt tiêu các loại Sai lỗi (Defect), Dịch chuyển (Transportation), và Chờ đợi (Waiting)

Ngoài ra, MISA AMIS HRM giúp giải quyết lãng phí Quy trình (Extra Process), là công cụ tinh gọn thủ tục khi nhân viên được chủ động trong giao tiếp với lãnh đạo, các thông tin được cập nhật và gửi yêu cầu cá nhân lên cấp trên. Quá trình làm việc, cống hiến của nhân sự được ghi nhận rõ ràng, khách quan, nhân viên được nâng cao nghiệp vụ thông qua đào tạo trực tuyến.

MISA AMIS – Bộ giải pháp Quản trị Nhân sự toàn diện giúp tối ưu và giải quyết nhanh chóng mọi bài toán nhân sự. Để tìm hiểu thêm về Bộ giải pháp MISA AMIS, bạn vui lòng xem tại đây. 

Dùng ngay miễn phí