Quản trị tinh gọn: 5 nguyên tắc, 3 công cụ quản lý tối ưu

Có thể bạn đã từng nghe về tư duy quản trị tinh gọn. Khái niệm này đang ngày càng trở nên phổ biến hơn khi mà các doanh nghiệp hiện đại luôn phải đau đáu tìm cách nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Trên thực tế, không ngạc nhiên khi quản trị tinh gọn được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Nhờ các tác động tích cực đến hiệu suất tổng thể mà phương pháp này dễ dàng áp dụng vào mọi quy trình kinh doanh, từ sản xuất, truyền thông tiếp thị đến phát triển sản phẩm.

TẶNG BẠN: Chuyển đổi số tinh gọn: Cẩm nang dành cho CEO tồn tại và bứt phá năm 2023

1. Khái niệm quản trị tinh gọn là gì?

Quản lý trị tinh gọn là phương pháp tổ chức công việc tập trung cải thiện chất lượng và khả năng sinh lời của sản phẩm đầu ra. 

Trong tiếng Anh, quản trị tinh gọn là “Lean Management” với từ khóa “Lean” mang ý nghĩa “không rườm rà”. Các nhà nghiên cứu tại Viện Công nghệ Massachusetts (MIT) đã chính thức hóa thuật ngữ này dựa trên cơ sở cốt lõi của phương pháp: loại bỏ những công đoạn không cần thiết, giữ lại những giá trị hữu ích nhất.

Quản lý tinh gọn có hai mục tiêu chính là đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng. Doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa quy trình, cắt giảm nhiệm vụ không tạo ra giá trị gia tăng, loại bỏ nguyên nhân dẫn đến chất lượng làm việc kém hay tốn nhiều thời gian chờ đợi. 

2. Lịch sử hình thành 

Lean Management được lấy cảm hứng từ phương pháp sản xuất tinh gọn của Toyota. Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đặt nền móng cho sản xuất tinh gọn khi định hướng giảm thiểu thao tác vô giá trị với sản phẩm cuối cùng. Họ đạt được những cải tiến đáng kể trong năng suất, chất lượng sản phẩm, chu kỳ hoàn thành và hiệu quả chi phí. 

Từ đó, tư duy tinh gọn đã lan rộng tới nhiều ngành công nghiệp và trải qua quá trình phát triển lâu dài: 

• Năm 1988, Giám đốc điều hành của dự án xe tự lái của Google, John Krafcik đề cập đến thuật ngữ Lean trong bài viết “Sự thành công của hệ thống sản xuất tinh gọn”.
• Năm 2003, Mary và Tom Poppendieck xuất bản cuốn sách “Phát triển phần mềm tinh gọn: Bộ công cụ Agile”. Cuốn sách mô tả cách bạn có thể áp dụng những nguyên tắc ban đầu của Lean Management để phát triển phần mềm.
• Đến năm 2011, Eric Ries, một kỹ sư và doanh nhân thành đạt đã gói gọn những ý tưởng của mình trong cuốn sách “Khởi nghiệp tinh gọn”. Khái niệm này bao gồm 5 nguyên tắc cơ bản giúp các công ty khởi nghiệp trở nên linh hoạt và nhạy bén hơn trước những biến động thị trường.

Vậy làm thế nào để bạn ứng dụng phương pháp cải tiến vận hành doanh nghiệp này một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn ngay dưới đây! 

3. 2 yếu tố quan trọng nhất khi áp dụng quản trị tinh gọn

Phương pháp quản trị tinh gọn của Toyota đề cao 2 yếu tố quan trọng là giá trị con người và tinh thần cải tiến liên tục. 

Con người là nguồn lực, là chủ thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Mỗi cá nhân cần được quan tâm, trao quyền, tạo điều kiện phát huy năng lực và hoàn thành công việc tốt nhất. 

Đồng thời, cải tiến liên tục cho phép tổ chức cập nhật nhanh chóng những quy trình làm việc mới hiệu quả hơn. Từ đó nhà quản lý cắt giảm nhân tố gây ra sự lãng phí, cải thiện kết quả đầu ra. 

Có thể nói, quản lý tinh gọn yêu cầu doanh nghiệp nhìn nhận cả 2 góc độ: nhân sự và vận hành. Nhà quản lý phải biết cách cân bằng để giữ chân nhân sự tài năng, cùng họ thay đổi hình thức vận hành thì mới tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh khác biệt. Đây chính là giá trị bền vững nhất giúp doanh nghiệp tồn tại qua mọi thách thức. 

>> Đọc thêm: Top 15+ phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất năm 2024

4. 5 nguyên tắc quản trị giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy, tối ưu vận hành

Để triển khai quản trị tinh gọn chuẩn xác, doanh nghiệp cần tuân thủ 5 nguyên tắc cốt lõi sau: 

4.1. Xác định giá trị của sản phẩm, dịch vụ

Bạn đã bao giờ tự hỏi: Các công ty hiện nay đang cố gắng để đạt được điều gì? Câu trả lời là mong muốn cung cấp một sản phẩm, dịch vụ chất lượng mà khách hàng sẵn sàng trả tiền để sở hữu. 

Thấu hiểu giá trị trên, bạn sẽ nhận ra doanh nghiệp của mình cần nâng cao giá trị dựa trên những nhu cầu thực tế của khách hàng. Bất kỳ hoạt động hoặc quy trình nào khác không mang lại giá trị cho sản phẩm cuối cùng đều được coi là lãng phí.

4.2. Sơ đồ hóa luồng giá trị

Sơ đồ hóa luồng giá trị là phương pháp thực hành tinh gọn trực quan hóa tất cả các bước cần thiết trong quy trình làm việc. Kỹ thuật này cho phép nhà quản lý làm rõ tất cả giai đoạn cùng hạng mục công việc của doanh nghiệp. 

Thông qua sơ đồ hóa luồng giá trị, nhà quản lý xác định, quy hoạch hoặc loại bỏ điểm hạn chế, đồng thời thiết kế lại luồng công việc phối hợp trơn tru hơn.

4.3. Tạo quy trình làm việc liên tục

Sau khi nắm vững luồng giá trị, bạn cần đảm bảo quy trình làm việc của từng nhóm diễn ra trôi chảy. 

Việc phát triển một sản phẩm, dịch vụ thường yêu cầu nhân sự làm việc theo nhóm liên chức năng. Vì vậy sự cố tắc nghẽn, gián đoạn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, bằng cách chia công việc tổng thể thành từng bước chi tiết trong quy trình phối hợp, bạn có thể dễ dàng cải tiến việc này.

4.4. Tạo ra hệ thống kéo

Hệ thống kéo hoạt động dựa trên nguyên lý chỉ bắt đầu công việc khi có nhu cầu. 

Điều này trái ngược với hệ thống đẩy đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Hệ thống đẩy xác định số lượng hàng tồn kho trước và tiến hành sản xuất nhằm đáp ứng những dự báo về doanh số hoặc nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ. 

Thế nhưng, nhiều dự báo không chính xác nên có thể dẫn đến việc sản xuất quá nhiều hoặc không đủ sản lượng yêu cầu. Doanh nghiệp phải đối diện với  nguy cơ phát sinh chi phí lưu kho, lịch trình giao hàng bị gián đoạn và sự hài lòng của khách hàng giảm sút. 

Trong khi đó, hệ thống kéo chỉ hoạt động khi có nhu cầu. Nó ưu tiên quy trình xử lý công việc liền mạch, nhanh chóng. Ví dụ như khi bạn đến nhà hàng đặt mua một chiếc Pizza, lúc ấy người thợ làm bánh mới bắt đầu nấu nướng. Nhà hàng không chuẩn bị trước món ăn vì không xuất hiện nhu cầu thực tế và nguyên liệu chuẩn bị trước có thể trở thành sự lãng phí tài nguyên.

4.5. Cải tiến liên tục

Nguyên tắc cải tiến liên tục còn được gọi là “Kaizen” do Kiichiro Toyoda, người sáng lập thương hiệu Toyota đề xuất. Ông cho rằng việc đánh giá và cải tiến quy trình thường xuyên sẽ loại bỏ tắc nghẽn, tăng tốc độ sản xuất mà không làm giảm chất lượng sản phẩm. Việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và các vấn đề được tháo gỡ dễ dàng hơn. 

Mục tiêu quan trọng của văn hóa cải tiến liên tục là đảm bảo tất cả nhân viên đều tham gia, tạo nên trách nhiệm tập thể tuyệt đối trong tổ chức. Ngoài ra, có nhiều cách khác nhau để nhà quản lý khuyến khích hoạt động này, chẳng hạn như tổ chức đánh giá, trao phần thưởng định kỳ.

>> [Tải eBook] Chuyển đổi số tinh gọn: Cẩm nang dành cho CEO tồn tại và bứt phá năm 2023

5. Lợi ích phương pháp quản trị Lean

Những lợi thế lớn mà quản lý tinh gọn mang lại cho doanh nghiệp bao gồm: 

• Tập trung: Doanh nghiệp giảm các hoạt động lãng phí, lực lượng lao động tập trung 100% vào các hoạt động mang lại giá trị cao.
• Nâng cao năng suất: Khi nhân viên không còn bị phân tâm bởi những yếu tố gây nhiễu, họ đạt năng suất cao và cải thiện hiệu quả công việc rõ ràng.
• Quy trình thông minh, tận dụng tối đa tài nguyên: Bằng cách thiết lập hệ thống kéo, nhà quản lý có thể giao việc nếu xuất hiện yêu cầu, nhờ vậy nguồn tài nguyên được sử dụng hợp lý, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
• Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho đối với nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng giảm chi phí thuê nhà kho, thuê nhân công để chuyển giao ngân sách đầu tư sinh lợi mới. 
• Cải thiện chất lượng: Doanh nghiệp loại bỏ hao phí bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi. Quy trình phối hợp trực quan giữa các bộ phận cho phép nhân sự xác định sai phạm trước khi kiểm duyệt sản phẩm cuối. 
• Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Ứng dụng chiến lược Lean Management thành công, người lao động sẽ được trao quyền tham gia cải tiến chất lượng sản phẩm, từ đó thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ. 
• Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Doanh nghiệp chuyển trọng tâm vào nghiên cứu khách hàng nhằm duy trì các mối quan tâm và cải thiện trải nghiệm sử dụng sản phẩm. 

6. Ví dụ về quản trị tinh gọn thành công

6.1. Quản lý tinh gọn của FedEx Express

FedEx Express có khoảng 170 cơ sở trên toàn thế giới chuyên chở thư, gói hàng và bảo dưỡng tàu, máy bay. Trong đó, bảo dưỡng máy bay là hoạt động tiêu tốn nhiều tiền bạc, không gian, thời gian làm việc cùng nguồn tài chính của công ty.

Năm 2008, FedEx Express bắt đầu chuyển sang quản lý tinh gọn như một biện pháp đối phó với suy thoái kinh tế toàn cầu với hy vọng tiết kiệm tiền trong những thời điểm khó khăn. Kể từ đó, cách tiếp cận mới đã giúp ích rất nhiều cho hiệu quả hoạt động của công ty.

Cụ thể, tại Sân bay Quốc tế Los Angeles, trước đây nhóm kỹ sư FedEx Express chỉ hoàn thành 14 lần kiểm tra máy bay (C-Check) mỗi năm. Sau khi áp dụng nguyên tắc quản trị tinh gọn, nhóm đã hoàn thành 30 lần kiểm tra máy bay mỗi năm. Về thời gian, FedEx Express cũng giảm thời gian thực hiện 1 lần kiểm tra từ 32.715 giờ xuống còn 21.535 giờ.

Để làm được điều đó, các kỹ sư đã cùng nhau tìm ra 68 mốc quan trọng không thể thiếu đối với công tác C-Check tại từng phân đoạn. Việc xác định được mốc trọng tâm giúp quy trình làm việc mượt mà, ít lãng phí thời gian hơn. Hoạt động cải tiến cũng tiết kiệm cho công ty một khoản ngân sách lớn vốn dành cho vật tư, chi phí nhân công đắt đỏ.

6.2. Quản lý tinh gọn của Nike

Nike hiện đang là một trong những công ty quản lý tinh gọn hàng đầu. Công ty luôn đẩy nỗ lực để không ngừng giảm thiểu lượng chất thải ra môi trường mà vẫn gia tăng sản lượng.

Năm 2012, Nike công bố bản “Tóm tắt định hướng kinh doanh bền vững” bao gồm thông tin về mục tiêu, tiến độ hàng năm và giới thiệu một yếu tố hoàn toàn mới: Chỉ số sản xuất.

Chỉ số sản xuất ra đời để đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng tại nhiều nhà máy phân tán của Nike. Tiêu chuẩn này cho phép các nhà máy hoạt động nhất quán, giảm thông tin sai lệch cũng như hiểu lầm trong toàn bộ hệ thống. Xác định và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng đã giúp công ty nâng cao hiệu suất tổng thể khi giảm 6% lượng khí thải CO2 đồng thời tăng thêm 20% sản lượng.

>> Đọc ngay: Vận hành doanh nghiệp hiệu quả và bứt phá trong thời đại số: Lời giải nào cho nhà quản lý? 

7. 3 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tinh gọn hiệu quả

7.1. Phương pháp 5S

5S là mô hình lý tưởng cho mục tiêu giảm lãng phí và gia tăng lợi nhuận. Các chữ “S” được viết tắt từ tiếng Nhật: 

• Seiri (整理): Sàng lọc.
• Seiton (整頓): Sắp xếp.
• Seiso (清掃): Sạch sẽ.
• Seiketsu (清潔): Săn sóc
• Shitsuke (躾); Sẵn sàng.

Những từ này mô tả các cách tổ chức không gian làm việc để đạt được hiệu quả cao nhất qua 5 bước dưới đây:

• Sàng lọc: Tách biệt những gì cần thiết và không cần thiết trong khu vực làm việc.
• Sắp xếp lại: Sắp xếp các vật dụng cần thiết sao cho sẵn sàng, dễ lấy, dễ sử dụng. Xác định rõ ràng vị trí của từng công cụ, tài liệu để bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy/trả lại sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
• Làm sạch: Làm sạch nơi làm việc và thiết bị một cách thường xuyên để duy trì tiêu chuẩn và xác định các lỗi kịp thời.
• Chuẩn hóa: Thường xuyên xem lại ba phần đầu tiên của 5S và xác nhận tình trạng xung quanh bằng các quy trình chuẩn.
• Duy trì: Tuân thủ quy tắc để duy trì tiêu chuẩn và liên tục cải tiến mỗi ngày.

7.2. Phương pháp Kanban

Kanban tiếng Nhật có nghĩa là bảng hiệu. Các hạng mục công việc sẽ được hiển thị trực quan bảng Kanban “Việc cần làm” – “Đang làm” – “Đã hoàn thành”. Phương pháp tinh gọn này cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ và quy trình làm việc từ đầu đến cuối.

Mô hình quản lý minh bạch của Kanban hỗ trợ nhà quản lý cùng nhân viên khắc phục tình trạng quá tải. Vì vậy, cách phân chia trạng thái công việc theo Kanban đã trở thành nền tảng của các công cụ quản lý dự án và kiểm soát quy trình hiện đại khác. 

7.3. Phương pháp Six Sigma

Triết lý quản lý Six Sigma tập trung vào việc cải tiến liên tục cho những quy trình khác nhau. Song khác với Kaizen, mục tiêu chính của Six Sigma là tăng hiệu quả của các khía cạnh trong quy trình bằng cách tìm và loại bỏ nguyên nhân gây ra lỗi. 

Công cụ cốt lõi được sử dụng để thúc đẩy các dự án Six Sigma là chu kỳ cải tiến DMAIC: xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát. Tất cả các bước bắt buộc phải tiến hành theo thứ tự nhất định.

Khái niệm Six Sigma khẳng định:

• Để đạt được sự gia tăng chất lượng bền vững đòi hỏi nỗ lực của toàn bộ công ty, đặc biệt là từ ban lãnh đạo cấp cao nhất.
• Các quy trình sản xuất và kinh doanh phải được đo lường, phân tích, kiểm soát và cải tiến.
• Những nỗ lực liên tục đem lại quy trình ổn định và có thể dự đoán được có tầm quan trọng sống còn đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây, việc sử dụng Six Sigma kết hợp với quản trị tinh gọn đã trở nên phổ biến. Nhiều chuyên gia đã triển khai phương pháp Lean Six Sigma bao gồm Six Sigma, tập trung vào sự thay đổi và thiết kế, cũng như tư duy tinh gọn, giải quyết vấn đề lãng phí dưới dạng các nguyên tắc bổ sung nhằm thúc đẩy hiệu quả kinh doanh toàn diện.

8. Quản trị tinh gọn với giải pháp MISA AMIS Văn phòng số 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp, kiến tạo môi trường làm việc số tinh gọn do Công ty Cổ phần MISA thiết kế.

Cụ thể, MISA AMIS Văn phòng số bao gồm 8 giải pháp phần mềm kết nối chặt chẽ với nhau:

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý tiến độ công việc, dự án mọi lúc mọi nơi
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm thiết lập, tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban trong doanh nghiệp
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm hỗ trợ ký, duyệt tài liệu điện tử nhanh chóng ngay trên điện thoại, laptop…
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng truyền thông nội bộ, phổ biến chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu nội bộ khoa học, bảo mật
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và theo dõi tình trạng phòng họp dễ dàng
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm kiểm kê, kiểm đếm, kiểm soát tình trạng sử dụng tài sản tiện lợi, chính xác
• MISA AMIS Văn thư: Phần mềm số hóa, quản lý khoa học toàn bộ công văn, văn bản chính thức của doanh nghiệp

Dùng thử miễn phí

Các giải pháp trên được đội ngũ chuyên gia MISA nghiên cứu, tích hợp với những mô hình quản trị thông minh như Kanban, Gantt chart, báo cáo tức thời cùng mô hình trực quan hóa mọi kết quả, luồng quy trình tự động. Nhờ đó, người dùng có thể làm việc và theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi, không giới hạn thời gian hay địa điểm. 

Ngoài ra, MISA AMIS còn đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý tinh gọn của mọi quy mô doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Nhà quản lý được quyền lựa chọn từng nhóm sản phẩm phù hợp với chi phí đầu tư ban đầu mà không lo về vấn đề mở rộng tính năng trong tương lai. 

Kết luận

Tóm lại, quản trị tinh gọn giống như cẩm nang định hướng xây dựng một tổ chức ổn định, phát triển liên tục và loại bỏ vấn đề tồn đọng cho doanh nghiệp. Phương pháp này không phải là một thủ thuật kinh doanh nhanh chóng mà là toàn bộ triết lý kinh doanh đã tồn tại hàng thập kỷ, có thể tác động mạnh mẽ đến khả năng vận hành của doanh nghiệp nếu bạn ứng dụng đúng đắn.