Quy trình HRM là gì? 9 bước quan trọng không thể bỏ qua

Quy trình HRM đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Con người chính là nhân tố thúc đẩy sự phát triển ở bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên việc đưa ra những chiến lược nguồn nhân lực phụ thuộc rất nhiều vào quy trình quản lý nguồn nhân sự cho công ty. Thông qua bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giới thiệu đến các bạn những bước quan trọng nhất không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Tải miễn phí – Tổng hợp biểu mẫu Nhân sự Dành riêng cho HR

1. Quy trình HRM là gì?

HRM được viết tắt từ Human Resource Management – Quản trị nguồn nhân lực. Quy trình HRM bao gồm toàn bộ những công việc như tuyển dụng, điều phối nhân viên đi công tác, lương, thưởng, phúc lợi, sắp xếp công việc cho từng cá nhân,… Quy trình quản lý nhân lực rất phức tạp do đó cần có những công cụ có thể hỗ trợ người quản lý thuận lợi hơn trong việc quản lý nhân sự cho tổ chức của mình một cách tốt nhất.

Trong mỗi doanh nghiệp hay bất kì một tổ chức nào, HRM luôn có một vị trí rất quan trọng và ưu tiên hàng đầu. Chúng góp phần duy trì hoạt động và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. 

2. Vì sao cần có quy trình HRM?

Quy trình HRM là một quá trình khá phức tạp, liên quan mật thiết đến từng phòng ban khác nhau. Nếu không có một quy trình HRM chuẩn hóa sẽ rất khó cho bộ phận quản lý nhân sự rất dễ xảy ra tình trạng quản lý không chặt chẽ và hiệu quả. Ngược lại với một quy trình HRM rõ ràng, chi tiết thì quá trình quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn rất nhiều và đạt được các mục tiêu sau đây:

• Hạn chế sai sót trong quá trình tương tác và trao đổi giữa nhân viên và bộ phận nhân sự.
• Với những yêu cầu của nhân viên sẽ được xử lý nhanh chóng và phản hồi đến từ phòng nhân sự.
• Chất lượng và hiệu suất dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ được cải thiện.
• Góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm cao trong doanh nghiệp.

3. 9 Bước trong quy trình HRM (quản lý nhân sự)

Thông thường quy trình quản lý nhân sự sẽ được ban hành bởi giám đốc nhân sự hay trưởng phòng hành chính. Mỗi tổ chức đều có riêng một quy trình quản lý nhân sự riêng. Nhưng nhìn chung thì quy trình quản lý nhân sự thường sẽ bao gồm 9 bước cơ bản dưới đây:

3.1 Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực được xem là hoạt động xác định và quản lý nguồn nhân lực cho công ty. Quá trình này bao gồm một số hoạt động như phân tích và tích toán nguồn nhân lực hiện có, dự báo nguồn nhân lực trong tương lai để có thể đưa ra những chiến lược nhân sự đúng đắn nhất và mang lại hiệu quả cao cho tổ chức.

Một quy trình hoạch định nhân sự mang lại hiệu quả cao khi chúng đáp ứng đủ các yếu tố như sự cân bằng về nhu cầu nguồn nhân sự đối với những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong từng chiến lược kinh doanh và nhu cầu thực tiễn. Tuy nhiên hiện nay đa số nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng những công cụ quản lý, phân tích nguồn nhân sự và mô hình SWOT – mô hình được sử dụng rất nhiều để đánh giá chính xác hơn về nhu cầu nguồn nhân lực.

3.2 Tuyển dụng nhân lực

Tuyển dụng là quy trình tuyển chọn và thu hút nhân tài để đi vào vòng phỏng vấn. Quá trình này được thực hiện theo từng bước cụ thể từ thiết lập kế hoạch xác định nguồn nhân lực còn thiếu và cách thức để dễ dàng tiếp cận đến nhiều ứng viên. Dựa vào những yếu tố trên, phòng nhân sự sẽ tiến hành đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng uy tín và lên kịch bản phỏng vấn cụ thể và đưa ra những chế độ lương thưởng nhằm thu hút và giữ chân nhân tài.

3.3 Lựa chọn

Sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào hai khía cạnh: nhà tuyển dụng và ứng viên.

• Đối với nhà tuyển dụng: sau khi đã trải qua quá trình phỏng vấn ứng viên và họ bước vào giai đoạn thử việc, nhà tuyển dụng có thể tiếp tục đưa ra những thử thách để đánh giá một lần nữa xem họ có thật sự phù hợp với môi trường làm việc và vị trí ứng tuyển hay không. Mặc khác người quản lý có thể giúp họ sớm hoà nhập hơn với môi trường và văn hoá của công ty, ra mắt hay giới thiệu đến các đồng nghiệp để giúp họ ổn định hơn trong quá trình làm việc. 
• Đối với ứng viên: họ có thể lựa chọn tiếp tục làm việc và cống hiến hết mình cho công ty khi họ cảm thấy thoải mái với môi trường làm việc và hiệu suất mang lại cao hơn. 

3.4 Đào tạo và phát triển 

Doanh nghiệp trao cho nhân viên những cơ hội để họ có thể thử sức mình ở những hạng mục công việc thuộc sở trường của họ nhằm giúp họ phát triển hơn về năng lực cũng như kinh nghiệm của bản thân. Quá trình đào tạo có thể hiểu là đào tạo nội bộ (người cũ hướng dẫn người mới) hay tham gia những khóa học đào tạo, các khóa huấn luyện chuyên sâu. 

• Đào tạo nội bộ: tức là người cũ sẽ hướng dẫn lại quy trình làm việc cụ thể cho nhân viên mới. Quá trình này cần khuyến khích nhân viên mới học hỏi thực tế nhiều hơn và từ những người đi trước. Ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ đa phần người cũ sẽ hướng dẫn lại cách thức làm việc cho người mới.
• Đào tạo phi nội bộ: được hiểu là doanh nghiệp sẽ bỏ ra một khoản phí đào tạo và nhân viên bắt buộc phải cống hiến cho công ty trong một khoảng thời gian quy định. Hình thức này rất dễ dàng được bắt gặp thông qua quá trình tu nghiệp ở nước ngoài hay các khóa đào tạo ngắn hạn. 

3.5 Nâng cao hiệu suất làm việc

Nhà quản trị cần lập ra một kế hoạch nhân sự để đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

• Lên kế hoạch cho nhân sự: mỗi doanh nghiệp nên đưa ra những chiến lược hay đề ra kế hoạch nhân sự trong tương lai sẽ giúp cho doanh nghiệp đáp ứng được nguồn nhân lực cần thiết. 
• Đánh giá hiệu suất làm việc: đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng chu kỳ kinh doanh từ đó có thể tạo nên sự công bằng giữa các nhân viên với nhau. Doanh nghiệp có thể đưa ra mức khen thưởng phù hợp cho những cá nhân hay phòng ban thể hiện xuất sắc. 
• Cải thiện và nuôi dưỡng các mối quan hệ: Trong môi trường làm việc luôn có sự cạnh tranh, ghen ghét và đố kỵ lẫn nhau giữa các nhân viên với nhau. Do đó nhiệm vụ của nhà quản lý là dung hoà và giải quyết các mối hiềm khắc ấy một cách tốt nhất, hợp tình và hợp lý.

3.6 Tuân thủ những quy định đã được đề ra trước đó

Đây là bước không kém phần quan trọng trong quá trình quản lý nguồn nhân lực. Nhà quản lý cần đảm bảo mọi cá nhân tuân theo các quy định của tổ chức. Để làm được điều này bắt buộc bộ phận nhân sự cần ban hành các hướng dẫn cụ thể cho từng phòng ban đồng thời đưa ra những chính sách khen thưởng cũng như xử phạt đối với những cá nhân vi phạm. 

3.7 Lương thưởng và phúc lợi

Chính sách lương thưởng và phúc lợi (C&B) tốt chính là điều kiện quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Những chính sách C&B tốt không chỉ là lương thưởng mà còn có những chính sách khác như: chăm sóc sức khỏe, nghỉ hưu,… cũng như thưởng những cá nhân có hiệu suất làm việc tốt.

3.8 Quản lý số ngày nghỉ phép của nhân viên

Nghỉ phép được xem là khoảng thời gian cân bằng lại giữa sức khoẻ và công việc cũng như một vài sự kiện xảy ra như : bệnh, sinh con, người thân qua đời,… Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự chính là theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên thông qua các biểu mẫu hay cổng thông tin điện tử. Nếu đáp ứng tốt những nhu cầu trên có thể giúp doanh nghiệp duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, giúp họ cảm thấy hài lòng và cống hiến hết mình cho công ty.

3.9 Xây dựng văn hoá cho doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp được xem là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự. Một doanh nghiệp xây dựng một nền văn hoá vững mạnh đòi hỏi mỗi nhân viên cần hiểu rõ được giá trị cốt lõi và tinh thần doanh nghiệp nhằm duy trì được sự gắn kết và cống hiến của nhân viên cho từng mục tiêu. Vai trò của giám đốc nhân sự chính là cân bằng và định hình tốt nền văn hoá doanh nghiệp thông qua các buổi đào tạo, họp định kì.

4. Quản lý nhân sự với MISA AMIS HRM

Phần mềm MISA AMIS HRM là giải pháp giúp quản lý nhân sự đơn giản và chuyên nghiệp hơn với nhiều tính năng hiện đại, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và lớn.

Các tính năng của phần mềm MISA AMIS HRM:

• Tuyển dụng đơn giản, dễ dàng với tính năng đăng tin hàng loạt. Phần mềm cũng cho phép nhắc việc, giao việc cho nhân viên để không bị chậm trễ deadline. Doanh nghiệp cũng nâng cao thương hiệu tuyển dụng với website miễn phí từ MISA.

• Lưu trữ hồ sơ, thông tin ứng viên, theo dõi được thông tin về thuyên chuyển lao động, chính sách khen thưởng, kỷ luật để đưa ra những chính sách nhân sự phù hợp nhất.

• Tự động chấm công theo nhiều hình thức, dữ liệu công lương cập nhật reatime, nhân sự tự động xin nghỉ, đi muộn ngay trên phần mềm. AMIS HRM cũng hỗ trợ thiết lập ca làm việc cho những doanh nghiệp có công nhân đi làm theo ca.

• Lương thưởng được tính theo công thức được thiết lập sẵn, tự động khấu trừ những khoản phải trừ theo quy định của pháp luật, giúp HR tính lương nhàn tênh.

MISA AMIS HRM đã được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, trong đó có Xuân Cương, Trống Đồng Palace, Ivy Moda….

Bạn có thể tham khảo và trải nghiệm những tính năng của phần mềm ngay tại đây để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Dùng ngay miễn phí

5. Kết luận

Quy trình HRM đã và đang mang lại những lợi ích to lớn cho bộ phận quản lý nhân sự nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung. Việc xây dựng và lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho từng chiến lược nhân sự trong tương lai có thể đảm bảo được tiến độ công việc và hiệu suất công việc ngày một nâng cao.