Với sự phát triển của công nghệ số hiện nay, văn phòng điện tử dần trở thành mô hình làm việc được ưa chuộng nhất trên toàn cầu. So với những mô hình văn phòng truyền thống thông thường, văn phòng điện tử e-office có ưu điểm vượt trội về tính linh hoạt, khả năng tiết kiệm chi phí và hiệu quả quản lý.
Các tổ chức từ nhỏ đến lớn đều đang dần chuyển hướng sang mô hình này để đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa, tăng cường sự tương tác và cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận. Vậy văn phòng điện tử e-office là gì? Làm thế nào để xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả phù hợp nhất với doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS khám phá trong bài viết này.
| TẶNG BẠN BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP |
1. Văn phòng điện tử e-office là gì?
Văn phòng điện tử hay E-Office là một mô hình làm việc hiện đại mà ở đó, công nghệ tiên tiến được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ thông thường nhưng qua môi trường số hóa, thay thế các công việc vận hành thủ công trước đây.
Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính, Internet, các ứng dụng phần mềm chuyên dụng để tạo, lưu trữ, quản lý, chia sẻ tài liệu và thông tin, cũng như để giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
Tùy vào mô hình, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này với các thành phần khác nhau. Nó được được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng có thể đáp ứng toàn diện những nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại thông qua các công cụ, phần mềm quản trị doanh nghiệp.
2. Vì sao văn phòng điện tử (e-office) trở thành xu hướng và được ứng dụng phổ biến trong năm 2025?
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ không chỉ thay đổi cách con người sống mà còn định hình lại cách doanh nghiệp vận hành.
Nếu vẫn tiếp tục vận hành theo cách thủ công, đội ngũ sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong việc giao tiếp, phối hợp và khiến chi phí “ẩn” tăng cao, doanh nghiệp có thể thất thoát hàng trăm triệu thậm chí hàng tỷ đồng mỗi tháng như:
• Nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán.
• Quy trình thủ công, khó phối hợp, nhân sự mất thời gian lãng phí vào xung đột và tranh cãi không có hồi kết.
• Nhân viên thường không hoạt động ở trạng thái hiệu quả nhất, do công việc chồng chéo, thiếu hệ thống hỗ trợ tự theo dõi tiến độ và hiệu suất tức thời.
• Quy trình onboarding chậm chạp, nhân viên mất tới 2 tháng hoặc hơn để thích nghi và vào việc.
• Quy trình tuyển dụng thiếu hiệu quả, khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí tuyển dụng, đào tạo, thay thế nhân viên mới.
• Mất 3 – 7 ngày để ký 1 hợp đồng từ in ấn, trình ký cho đến chuyển phát tài liệu nhiều lần vừa tốn thời gian, chi phí vừa khiến việc kinh doanh bị lỡ nhịp.
Văn phòng điện tử (e-office) chính là giải pháp có thể hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết tất cả những bài toán đang gặp phải trong quá trình vận hành để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.
Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà phần mềm văn phòng điện tử mang lại:
2.1. Văn phòng điện tử giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Thay vì giao việc thủ công, dùng tài liệu, số sách, hồ sơ để quản lý công việc, quản lý nhân sự thì E-Office giúp kiến tạo môi trường làm việc khác biệt hoàn toàn, làm việc số hóa. Mọi nghiệp vụ, công việc và cả việc tương tác giữa các nhân viên, phòng ban sẽ được thực hiện thông qua các phương tiện làm việc online.
Trên môi trường làm việc số, mọi nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để lấy thông tin, dữ liệu để phục vụ công việc. Mọi bộ phận có thể dễ trao đổi, thảo luận, chia sẻ thông tin, phản hồi câu hỏi một cách nhanh chóng và kịp thời. Đồng thời việc thiết lập các cuộc họp cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn khi không cần thiết phải có mặt tại văn phòng.
Xem thêm: Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp
2.2. Văn phòng điện tử cho phép quản lý công việc tập trung & theo dõi tiến độ tức thời
Môi trường làm việc truyền thống, công việc thường được quản lý giao trực tiếp, qua Excel, Email. Để nắm bắt được tình hình công việc thì quản lý cần trao đổi thông qua các đầu mối khác nhau, mất khá nhiều thời gian và kém hiệu quả.
Với mô hình e-office, tất cả sẽ được thực hiện nhanh chóng dễ dàng thông qua các phần mềm. Văn phòng điện tử xây dựng theo một hệ thống quản lý và liên kết chặt chẽ theo phân cấp từ cao xuống thấp. Người quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi tiến độ thực hiện một cách dễ dàng. Chính vì thế mà bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ và dễ giám sát hơn.
Ví dụ, khi ứng dụng các phần mềm quản lý công việc như AMIS Công việc vào trong hoạt động, doanh nghiệp dễ dàng quản lý công việc, dự án tập trung và theo dõi tiến độ công việc, hiệu suất nhân sự tức thời ngay trên phần mềm.
2.3. Văn phòng điện tử E-Office giúp tiết kiệm chi phí và thời gian chờ đợi
Cách thức vận hành kiểu cũ của các doanh nghiệp sẽ tiêu tốn một phần lớn chi phí cho việc đầu tư vào in ấn, trang thiết bị, vận chuyển, lưu trữ, đi lại,… Với mô hình văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể giải quyết triệt để các vấn đề mà cách thức vận hành kiểu cũ lãng phí thời gian, nguồn lực.
Khi áp dụng mô hình E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất thêm một chi phí “thừa” nào nhờ việc phê duyệt quy trình tiện lợi, ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ việc in ấn, cắt giảm thời gian chờ đợi và chi phí. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.
2.4. Văn phòng điện tử nâng cao năng suất lao động
Việc áp dụng mô hình vận hành thông mình này chính là giải pháp giúp nhân sự có thể chủ động xử lý công việc theo hướng chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhân viên chủ động cập nhật tiến độ công việc; nhà quản lý giám sát, đo lường và đánh giá báo cáo để thúc đẩy đội nhóm hoàn thành mục tiêu.
Từ đó, hiệu suất hoạt động, tốc độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp được nâng cao và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2.5. E-office thúc đẩy quá trình “số hóa” doanh nghiệp toàn diện
Tích hợp các công cụ và công nghệ số giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang môi trường làm việc số, văn phòng điện tử (E-Office) giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình số hóa một cách toàn diện thông qua các khía cạnh:
- Lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử: Thay thế giấy tờ truyền thống bằng hệ thống lưu trữ điện toán đám mây, giúp dễ dàng truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu.
- Tự động hóa quy trình: Các quy trình phê duyệt, xử lý công việc, và quản lý hồ sơ được tự động hóa trên nền tảng số, giảm thiểu thời gian xử lý và sai sót.
- Giao tiếp nội bộ thông minh: E-Office tích hợp các công cụ giao tiếp trực tuyến như chat, video call, và hội nghị trực tuyến, giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng cộng tác dù ở bất kỳ đâu.
- Làm việc từ xa và linh hoạt: Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống và thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi, đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc hybrid hoặc remote.
- Phân tích và báo cáo thời gian thực: E-Office thu thập dữ liệu từ các hoạt động hàng ngày và cung cấp báo cáo phân tích theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Quản trị tập trung: Thông tin từ các phòng ban được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp lãnh đạo nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động.
Tham khảo: Phần mềm chuyển đổi số hiệu quả nhất cùng với 7 công nghệ nổi bật
3. MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp văn phòng điện tử tối ưu cho doanh nghiệp
Văn phòng điện tử MISA AMIS là giải pháp toàn diện xây dựng không gian làm việc số trong mọi doanh nghiệp. Toàn bộ hoạt động Quản lý điều hành doanh nghiệp sẽ được vận hành thống nhất và hiệu quả trên một nền tảng. Giải pháp tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng linh hoạt cho nhà lãnh đạo, cấp quản lý và nhân viên giúp tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi.
- Số hóa toàn bộ hoạt động trên một nền tảng: Số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu cùng các hoạt động quản lý công việc, quy trình, tài sản, phòng họp, ký tài liệu,… trên một nền tảng duy nhất.
- Nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp (AMIS Công việc): Hệ thống cảnh báo sẽ tự động nhắc nhở công việc, làm theo quy trình giúp giảm tải sự chồng chéo, sai sót. Nhân viên chủ động trong công việc, quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất với hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời.
- Tự động hóa quy trình làm việc (AMIS Quy trình): Phần mềm này cho phép tự động hóa các quy trình làm việc, từ phê duyệt đề nghị/đề xuất cho đến các quy trình nội bộ, liên phòng ban. Hệ thống tự động chuyển tiếp công việc đến nhân sự liên quan theo quy trình được thiết lập sẵn cùng tình trạng ở các bước. Đội ngũ giảm thiểu được rất nhiều tác vụ thủ công, thời gian nhắn tin trao đổi.
- Quản trị và tối ưu tài nguyên hiệu quả (AMIS Tài sản): Hệ thống số hoá tất cả tài nguyên của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật. Truy cập, tra cứu và chia sẻ tài nguyên nhanh chóng, dễ dàng.
- Gia tăng hợp tác, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp: Giao tiếp, kết nối với đồng nghiệp khách hàng và đối tác ở khắp mọi nơi, mọi thời điểm, thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp, tăng gắn kết nhân viên.
- Điều hành doanh nghiệp tại bất cứ đâu: Tuỳ chỉnh, tích hợp hệ thống báo cáo lên một màn hình duy nhất giúp CEO quản lý tất cả các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa. Liên kết và đồng bộ giữa các ứng dụng mạnh mẽ giúp CEO có thể dễ dàng tham gia công tác điều hành mọi lúc, mọi nơi.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác để xây dựng văn phòng điện tử hiệu quả, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
- Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
- Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
- Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.
4. 5 bước xây dựng văn phòng điện tử E-Office
Để xây dựng được mô hình văn phòng điện tử thông minh, các doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình rõ ràng với các bước cụ thể như sau:
4.1. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
Bước đầu là doanh nghiệp cần hệ thống lại các hoạt động của mình như: các quy trình xử lý công việc, số hóa giấy tờ,… Cùng với đó là hãy làm rõ vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức. Điều này sẽ giúp việc phân quyền và chuẩn hóa quy trình được thực hiện theo đúng nhiệm vụ, chức năng.
4.2. Xác định mô hình phù hợp
Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm hỗ trợ công ty, doanh nghiệp số hóa các hoạt động để hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải mô hình office điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm là gì để lựa chọn chính xác nhất.
Quan trọng nhất, doanh nghiệp sẽ cần những nền tảng toàn diện để dù có số hóa từng nghiệp vụ hay số hóa từng bước thì các nền tảng này đều đáp ứng, tránh tình trạng sử dụng các phần mềm rời rạc khiến cho dữ liệu phân tán, công việc chồng chéo, nhân viên phải thao tác trên rất nhiều phần mềm.
MISA AMIS Văn phòng số – bộ giải pháp do MISA JSC phát triển là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử toàn diện. Doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu cùng các hoạt động quản lý công việc, quy trình, tài sản, phòng họp, ký tài liệu,… hoặc lựa chọn nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp toàn toàn có thể lựa chọn triển khai thêm các nghiệp vụ.
Đặc biệt, các phần mềm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số được kết nối chặt chẽ với nhau, giúp cho dữ liệu được liên thông, các quy trình được tự động hóa để doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động.
4.3. Lên kế hoạch triển khai
Sau khi xác định được mô hình phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết nhất. Với từng chiến lược tổng thể mà các mục tiêu có thể được đánh trọng số khác nhau. Khi xác định rõ chiến lược và mục tiêu, giai đoạn tiếp theo là doanh nghiệp tập trung vào từng khía cạnh như không gian, công nghệ, con người,…
Ở mỗi yếu tố, doanh nghiệp sẽ phải giải quyết những khó khăn, thách thức khác nhau nên phương pháp ứng dụng cũng cần được lựa chọn thích hợp.
4.4. Đào tạo nhân sự
Doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi nhân viên được trang bị thiết bị cơ bản như máy tính xách tay, điện thoại thông minh cùng tài khoản truy cập an toàn vào tất cả dữ liệu, thông tin và quy trình của công ty. Đồng thời, các công cụ, phần mềm làm việc phải có giao diện trực quan, thao tác đơn giản để mọi người làm quen nhanh chóng.
Để họ thích nghi với mô hình văn phòng điện tử E-Office này, sẽ cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn.
4.5. Đo lường và đánh giá kết quả
Mặt khác, công nghệ kỹ thuật số không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn cho phép người quản lý đo lường mức độ hiệu quả khi ứng dụng nền tảng làm việc mới. Doanh nghiệp có thể dựa vào hệ thống báo cáo đa chiều để đo lường tiến độ, năng suất và ra quyết định chiến lược đúng đắn.
.[MIỄN PHÍ] NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP
5. So sánh mô hình văn phòng E-Office và mô hình văn phòng truyền thống
Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa E-office và việc quản trị theo mô hình truyền thống:
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng điện tử (E-Office) |
| Quy trình đề xuất | Quy trình đề xuất, ký duyệt phức tạp, rườm rà, mất nhiều thời gian do thông qua nhiều cấp và cần ký duyệt trực tiếp. | Khởi tạo nhanh chóng với các quy trình được thiết lập sẵn trên phần mềm, phê duyệt, ký kết online tại bất kỳ đâu thông qua các thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính. |
| Truyền thông chủ trương chính sách | Thông tin rời rạc, không mạch lạc hay bị tam sao thất bản. | Mọi thông đều được truyền thông chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập, đảm bảo tính bảo mật. |
| Lưu trữ dữ liệu | Rời rạc, bị phân tán, khó kiểm soát, khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm. | Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến. |
| Báo cáo, theo dõi tiến độ công việc | Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian. | Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm. |
| Sự phối hợp giữa các phòng ban | Rời rạc, đứt gãy, nhiều bước thủ công. | Phối hợp ăn ý, liền mạch và hoàn toàn tự động hóa. |
6. Kết luận
Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử E-office mà MISA AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ mô hình văn phòng điện tử E-Office là gì và áp dụng triển khai được hệ thống phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
