Những hành vi vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức xử phạt 

Căn cứ nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, từ ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện hạch toán kế toán và kê khai thuế. Về bản chất, hóa đơn điện tử cũng thể hiện các nội dung giống hóa đơn giấy, chỉ khác về hình thức hóa đơn nên việc quản lý và sử dụng hóa đơn cũng có điểm giống và điểm khác so với khi sử dụng hóa đơn giấy.  Bài viết chia sẻ tới bạn đọc một số hành vi vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Các văn bản quy phạm pháp luật về hóa đơn điện tử và xử phạt hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020
• Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021

1. Những hành vi vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

1.1. Sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn không hợp pháp bao gồm:

• Hóa đơn giả: là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
• Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; 
• Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

Ví dụ: Đơn vị A còn nợ thuế quá thời hạn nên bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn kể từ ngày 12/5/X, số hóa đơn từ 0001234 đến 0009999. Các hóa đơn có số từ 0001234 do đơn vị lập từ sau ngày 12/5/X đều là hóa đơn không hợp pháp.

• Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; 
• Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; 
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.

>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

1.2. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn là việc sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc hoặc sai các thông tin trên hóa đơn theo quy định như các thông tin của người mua, người bán (mã số thuế, địa chỉ kinh doanh, …):

• Thông tin về người mua hàng: khai thiếu hoặc sai thông tin về người mua hàng dẫn đến việc người mua không thể dùng hóa đơn đó để kê khai hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Ghi thiếu hoặc sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Các thông tin này khi bị ghi sai sẽ dẫn đến kê khai tờ khai thuế bị sai. 

• Sử dụng hóa đơn khống (hóa đơn đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); 
• Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; 
• Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; 
• Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; 
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

1.3. Lập hóa đơn không đúng thời điểm

Chi tiết thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể sẽ dẫn tới việc kê khai, nộp các loại thuế không đúng kỳ.

Ví dụ: Công ty C sản xuất điều hòa nhiệt độ công suất dưới 90.000 BTU. Ngày 29/12/X có xuất bán một lô 500 chiếc điều hòa cho Doanh nghiệp B (đã chuyển giao hàng hóa và doanh nghiệp B đã thanh toán). 

Ngày 05/01/X+1, kế toán của Công ty C mới lập hóa đơn thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt vào kỳ tháng 1/X+1 và doanh thu bán hàng hóa để tính thuế TNDN kê khai vào kỳ tính thuế năm X+1.

Tuy nhiên, theo quy định về thời điểm lập hóa đơn thì Công ty C phải lập hóa đơn vào ngày 29/12/X và kê khai thuế GTGT, TTĐB của hóa đơn này vào kỳ tháng 12/X, doanh thu bán hàng để tính thuế TNDN kê khai vào kỳ tính thuế năm X.

Việc lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến việc kê khai sai thông tin trên các tờ khai thuế và thiếu số thuế phải nộp (nếu có).

>> Xem thêm: Thời điểm xuất hoá đơn theo quy định là khi nào?

1.4. Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

Ví du: Nhân dịp tết trung thu, Công ty A mua 100 hộp bánh trung thu để tặng cho CBCNV và người làm động đang làm việc. Tuy nhiên, sau khi tặng quà cho NLĐ, kế toán đã không lập hóa đơn đối với phần quà tặng này. Việc chưa xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt nếu cơ quan thuế thực hiện kiểm tra/thanh tra thuế tại đơn vị. Kế toán tại công ty cần rà soát định kỳ phát hiện và xuất hóa đơn trước khi thanh tra/kiểm tra để tránh rủi ro.

1.5. Xử lý các sai sót về hóa đơn không đúng theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Trường hợp kế toán xử lý các sai sót về hóa đơn, tuy nhiên, xử lý chưa đúng quy định cũng được coi là hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng hóa đơn. Một số trường hợp thường gặp như sau:

• Trường hợp hóa đơn sai sót đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, người bán lập hóa đơn thay thế và gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cơ quan thuế thông báo về hóa đơn sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT hoặc không gửi mẫu này đến cơ quan thuế.
• Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót), người bán có thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, nhưng không thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; người bán có lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót nhưng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế vẫn chưa đúng theo quy định.

1.6. Hủy hóa đơn không đúng quy định tại Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập nhưng quên không thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT hoặc có thông báo với cơ quan thuế nhưng chưa thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là trường hợp vi phạm pháp luật về hóa đơn thường gặp. 

>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

2. Một số quy định về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn điện tử theo NĐ 125/2020/NĐ-CP cần lưu ý

Hóa đơn điện tử đã giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc quản lý và sử dụng so với hóa đơn giấy, đồng thời cắt bỏ được một số thủ tục hành chính rườm rà. Tuy nhiên, nếu kế toán không cẩn trọng trong công tác quản lý và sử dụng hóa đơn thì vẫn sẽ dẫn đến các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử và các hành vi này đều bị xử lý theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/20/2020. Như vậy, bạn đọc cần nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử, cũng như các quy định về thuế suất thuế GTGT để có thể lập hóa đơn đầy đủ thông tin và chính xác về nội dung. Hiện nay, việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Tổng hợp: Đào Thị Diệu Anh