Làm thế nào để phát triển đội ngũ kế thừa trong doanh nghiệp?

Bất kể một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần có một kế hoạch nhân sự toàn diện, vững chắc, đây là điều quan trọng để công ty có thể hoạt động trơn tru. Vậy làm thế nào để phát triển đội ngũ kế thừa ở các doanh nghiệp? Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết sau!

1. Xác định những kỹ năng bắt buộc để phát triển đội ngũ kế thừa

1.1 Kỹ năng quan hệ 

Một trong những kỹ năng bắt buộc của người kế nhiệm để phát triển đội ngũ kế thừa là kỹ năng quan hệ. Đây là kỹ năng được ưu tiên hàng đầu vì liên quan đến con người – nhân tố quan trọng trong mọi tổ chức.

Kỹ năng này được hiểu là một tập hợp các quy tắc, hành vi ứng xử và cách tương tác với mọi người, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống. Là cầu nối giúp bạn gắn kết các mối quan hệ trong công việc, kiến tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác. 

Khi nhân viên kế nhiệm của bạn có thể giao tiếp, liên hệ tốt với mọi người thì công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại hiệu quả tốt hơn. Ngược lại, với một nhân viên có kỹ năng quan hệ kém thì thường sẽ không được đón nhận nồng nhiệt, không thể kết nối mọi người lại với nhau, từ đó ảnh hưởng lớn tới dự án của doanh nghiệp.

1.2 Kỹ năng quản lý dự án 

Quản lý dự án là một kỹ năng cần thiết ở mỗi người kế nhiệm, ngay cả khi vai trò của họ không phải là người quản lý dự án. Thực hiện quản lý dự án giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ, tối ưu vốn hóa đầu tư và hạn chế những rủi ro.

Kỹ năng này đòi hỏi người làm phải biết cách bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát quá trình phát triển của dự án, đảm bảo dự án kết thúc đúng thời gian với chất lượng tốt và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Do đó mà người dẫn dắt, phát triển đội ngũ kế thừa cần phải nắm bắt được khả năng của người kế nhiệm, bồi dưỡng và đào tạo những kỹ năng cần thiết để họ có thể bắt kịp được xu hướng công nghệ đang đổi mới không ngừng.

1.3 Kỹ năng quản lý thời gian 

Người kế nhiệm có sẽ có rất nhiều những việc phải làm khi họ chuyển sang một vai trò mới. Để đáp ứng được deadline của các công việc, người kế nhiệm không chỉ phải kiểm soát được thời gian hoàn thành công việc, mà còn phải kiểm soát được cả thời gian của chính bản thân mình.

Quản lý thời gian là việc lên kế hoạch và thực hiện các công việc một cách có ý thức về thời gian, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất công việc. Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp họ đánh giá được những việc nào cần giải quyết ngay, những việc nào có thể để lại. Giúp họ tập trung vào trách nhiệm cốt lõi của mình mà không cảm thấy quá tải. 

Người dẫn dắt phát triển đội ngũ kế thừa có thể khuyến khích người kế nhiệm tìm hiểu và áp dụng những phương pháp quản lý thời gian cho các nhà lãnh đạo, để có thể kiểm soát tốt thời gian.

1.4 Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo được sử dụng để định hướng, dẫn dắt các đội nhóm cùng phối hợp thực hiện các nhiệm vụ theo một lịch trình nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai sinh ra cũng có khả năng lãnh đạo, những người dẫn dắt cần phải chọn lọc kỹ những ứng viên tiềm năng để phát triển đội ngũ kế thừa. 

Nhìn vào những kinh nghiệm, kỹ năng của người kế nhiệm thông đàm phán, giải quyết xung đột, xây dựng đội ngũ mà người dẫn dắt có thể cung cấp cho họ những thông tin phản hồi, tài nguyên có thể sử dụng để cải thiện những kỹ năng còn thiếu sót hoặc cảm thấy không tự tin.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

2. Phát triển đội ngũ kế thừa thông qua chia sẻ thông tin cần thiết

2.1 Chính sách và thủ tục 

Những người dẫn dắt, phát triển đội ngũ kế thừa cần phải có sự am hiểu nhất định về các chính sách và thủ tục của doanh nghiệp. Việc của họ là hướng dẫn người kế nhiệm biết và hiểu những chính sách, quy định dành riêng cho công việc mà người kế thừa đảm nhận. Tiến hành giải đáp những câu hỏi, thắc mắc của người kế nhiệm về những chính sách mà công ty ban hành.

Ví dụ như người kế thừa sẽ quản lý nhân viên công đoàn, hãy đảm bảo rằng họ nắm rõ được cách chính sách của công ty về người lao động, ít nhất là có một bản thỏa thuận thương lượng tập thể để áp dụng cho những người lao động.

2.2 Cơ hội 

Người dẫn dắt có thể chia sẻ những trải nghiệm, những phương thức mà người kế nhiệm có thể nắm bắt được cơ hội để phát triển và làm việc.

Những chia sẻ ở đây có thể là thảo luận về những phương pháp làm việc hay nhất hiện tại được chấp nhận để xử lý các nhiệm vụ mà vai trò mới yêu cầu hay là nơi cập nhật những xu hướng, kỹ năng mới nhất về công việc,…

2.3 Thách thức 

Vượt qua thách thức là một phần của thành công và sẽ dễ dàng hơn nếu người kế nhiệm chuẩn bị sẵn sàng. Người dẫn dắt cần làm rõ với đội ngũ kế thừa về những mặt tích cực và những thách tiềm ẩn trong vai trò mới của họ.

Có thể thảo luận một vài tình huống để giúp người kế nhiệm suy nghĩ về cách mà họ có thể xử lý nếu có điều gì không mong muốn xảy ra trong một dự án. Những cách tiếp cận thay thế nào có thể hiệu quả? Họ có thể tìm đến ai để xin lời khuyên?

Đây đều là những thách thức mà bất kỳ người kế nhiệm nào cũng sẽ phải trải qua và người dẫn dắt sẽ đồng hành để phát triển đội ngũ kế thừa.

2.4 Tài nguyên hướng dẫn 

Khi đào tạo người kế nhiệm, người dẫn dắt cần xây dựng một bộ tài nguyên, điều này có thể bao gồm: chính sách, thủ tục, danh sách cần liên lạc, cách thức liên lạc với đối tác, các kế hoạch, dự án,...để giúp người kế nhiệm nắm bắt, theo dõi và phát triển nhanh hơn.

Ví dụ như nếu người kế nhiệm gặp rắc rối với một dự án thì họ có thể dựa vào danh sách cần liên lạc để có thể biết phải lên hệ với ai để hỗ trợ, giải quyết rắc rối này. 

Tuy nhiên, nhà quản trị cần phải đảm bảo rằng những người trong danh sách biết những người kế nhiệm là ai để họ có thể sẵn sàng nghe khi có cuộc gọi hoặc email.

3. Phát triển đội ngũ kế thừa thông qua lập kế hoạch đào tạo 

3.1 Xác định mục tiêu đào tạo

Việc xác định mục tiêu đào tạo sẽ dựa trên nhu cầu công việc của người kế nhiệm sắp tới và những vấn đề mà người kế nhiệm cần học hỏi.

Ví dụ như bạn và người kế nhiệm hướng tới việc tuyển dụng nhân sự trong dịp đầu năm thì mục tiêu đào tạo của bạn cho người kế nhiệm là cách thức tuyển dụng, quy trình tuyển dụng nhân sự,…

3.2 Thiết lập chương trình đào tạo

Thời gian để huấn luyện và thảo luận các vấn đề của người kế nhiệm là một bước quan trọng trong việc phát triển đội ngũ kế thừa. Người dẫn dắt có thể sắp xếp các cuộc gặp riêng từ 60 đến 90 phút mỗi tháng hoặc mỗi tuần nếu như việc chuyển giao này gấp.

Trong thời gian đó, người dẫn dắt sẽ củng cố những kiến thức, kỹ năng về thể chế và giải đáp những câu hỏi của người kế thừa về những vấn đề xoay quanh công việc. 

3.3 Hướng dẫn triển khai thực tế 

Người dẫn dắt phát triển đội ngũ kế nhiệm cần sắp xếp họ tham gia vào những dự án đang diễn ra, tham gia vào những cuộc họp, những cuộc gặp gỡ với khách hàng để trải nghiệm thực tế về công việc. Người kế nhiệm có thể quan sát ngay từ đầu, làm quen với những người liên quan và tìm hiểu bất kỳ thuật ngữ mới nào mà người kế nhiệm cần.

3.4 Theo dõi và hoàn thành đào tạo người kế nhiệm

Khi người kế nhiệm đã được đào tạo những kiến thức cần thiết, hãy dần lên kế hoạch để chuyển người kế nhiệm của bạn ra khỏi vị trí hiện tại và cho họ tiếp xúc dần với công việc kế nhiệm. Hãy nhớ rằng, lúc này người kế nhiệm sẽ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, khối lượng cũng tăng lên nhiều, bạn cũng cần chuyển khối lượng công việc của họ cho những người khác trong nhóm.

4. Kết luận

Trên đây là những thông tin bổ ích được MISA AMIS chia sẻ. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp nói chung và đội ngũ dẫn dắt nói riêng để có thể phát triển đội ngũ kế thừa đáp ứng được với các yêu cầu mà công việc đề ra hoặc vượt lên sự mong đợi.