Tìm kiếm và hoạch định nhân tài là phương pháp duy trì chất xám ẩn chứa nhiều rủi ro và khó khăn cho doanh nghiệp. Chính vì thế, chiến lược hoạch định đội ngũ kế thừa đang là một yếu tố vô cùng cần thiết và thu hút được sự quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp và cả những nhà quản trị nhân sự. Vậy để hiểu rõ hoạch định đội ngũ kế thừa là gì và có thêm nhiều góc nhìn về vấn đề này, MISA AMIS HRM mời mọi người hãy cùng đọc bài viết dưới đây!
1. Hoạch định đội ngũ kế thừa là gì?
1.1 Đội ngũ kế thừa là gì?
Đội ngũ kế thừa là đội ngũ có khả năng làm việc tại những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, nhằm xây dựng các chính sách, chiến lược để đưa doanh nghiệp vào một quy trình hoạt động hiệu quả và ổn định. Đội ngũ kế thừa cũng là lực lượng hiểu rõ được mục tiêu, phương hướng, chức năng công việc cũng như giá trị của doanh nghiệp trong tương lai.
1.2 Hoạch định đội ngũ kế thừa là gì?
Hoạch định đội ngũ kế thừa là một quy trình phát triển, đào tạo nhân tài nhằm thay thế các nhân viên quản lý, lãnh đạo hoặc các nhân viên khác khi họ chuyển đổi sang một vị trí khác, rời công ty, bị sa thải, hoặc nghỉ hưu hay qua đời,… Nó có ảnh hưởng đến mọi các vị trí trong doanh nghiệp, từ cao nhất đến thấp nhất, trong cả lĩnh vực có lợi nhuận hay phi lợi nhuận.
Các bộ phận như nhân sự, hay quản lý nguồn nhân lực (HRM), thường là những phòng ban phụ trách chính trong việc lập kế hoạch kế thừa. Tầm nhìn của ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan khác là rất quan trọng để thành công.
2. Tầm quan trọng của hoạch định đội ngũ kế thừa
2.1 Duy trì lực lượng nòng cốt, có chuyên môn cao
Đội ngũ kế thừa được chọn từ những người có năng lực và có chí cầu tiến khi họ còn làm ở các vị trí cấp thấp trong công ty, doanh nghiệp, do đó họ hiểu rõ định hướng phát triển cũng như các bản sắc văn hóa bản sắc trong doanh nghiệp.
Nhóm nhân tài này sẽ nắm rõ cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp, nắm giữ các bí mật quan trọng và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ một cách ổn định trong một quá trình dài hạn.
2.2 Ngăn chặn chảy máu chất xám, rò rỉ thông tin doanh nghiệp
Những nhân viên làm việc lâu năm trong công ty sẽ nắm được đầy đủ về quy trình hoạt động và cả bí mật kinh doanh của doanh nghiệp đó. Ngoài ra, những nhân viên làm lâu năm cũng đã được doanh nghiệp cho đi học tập, đào tạo thêm các lớp nâng cao trình độ.
Nếu để những con người này chuyển sang một doanh nghiệp khác thì rủi ro về thông tin cũng như vấn đề về việc chảy máu chất xám khá cao. Do đó, đội ngũ kế thừa khi được trang bị đầy đủ các kiến thức thì cũng cần ràng buộc thêm trách nhiệm với doanh nghiệp trong kế hoạch dài hạn.
2.3 Xây dựng hệ thống thăng tiến nội bộ hiện đại, bền vững
Một doanh nghiệp có sự chuyên nghiệp thì cần chủ động xây dựng một hệ thống thăng tiến nội bộ bền vững bằng cách tạo ngân sách để đầu tư vào phát triển con người, hệ thống cơ sở. Đây có thể được xem là 1 cách tương tối hiệu quả để giữ nhân tài ở lại doanh nghiệp.
Trong quá trình trau dồi kiến thức của mình, các nhân sự tiềm năng được khuyến khích thể hiện ý kiến và nguyện vọng thăng tiến của từng cá nhân. Nhờ đó, các doanh nghiệp có hiểu được các mong muốn của từng nhân viên và xây dựng các chính sách thăng tiến phù hợp cũng như tận dụng được tối đa nguồn nhân lực sẵn có của mình.
2.4 Giảm tải chi phí cho việc tìm kiếm nhân tài
Việc tìm kiếm nhân tài thực sự khó khăn và tốn nhiều thời gian, tiền bạc. Một số vị trí cấp cao có chi phí lên tới hàng chục nghìn đô, điều này khiến cho các doanh nghiệp không muốn thuê người tài hoặc muốn tuyển 1 cách tiết kiệm ngân sách. Vì vậy, đội ngũ tài năng tiếp theo ngay trong công ty sẽ là câu trả lời cuối cùng giúp các công ty, doanh nghiệp cân bằng giữa chất xám và tài chính của họ.
2.5 Tạo một môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng
Một nhân viên kế thừa có kỹ năng chuyên môn tốt và tính cách độc đáo thì khả năng cạnh tranh cho một vị trí sẽ được nâng cao hơn rất nhiều. Các nhóm kế nhiệm luôn cố gắng phát huy tối đa tiềm năng của họ để được cấp trên chú ý, tạo ra một sân chơi công bằng, bình đẳng và lành mạnh giữa các nhân sự trong doanh nghiệp.
3. Quy trình 5 bước lập hoạch định đội ngũ kế thừa
- Bước 1: Chủ động xây dựng hoạch định
Trong quá trình làm việc của doanh nghiệp thì việc các vị trí quan trọng, chủ chốt, các leader sẽ rời doanh nghiệp hoặc các nhân sự nghỉ hưu theo kế hoạch là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy việc hoạch định rõ ràng đội ngũ kế thừa cần phải được xác định sớm để tránh những rối loạn không cần thiết trong công việc.
Nhà quản trị cần phải xem xét vai trò của các vị trí đó tác động với doanh nghiệp như thế nào, tác động vào bộ phận khác và cả công ty ra sao để có thể ứng phó kịp thời khi có nhân sự nghỉ việc.
- Bước 2. Xác định ứng viên kế thừa
Nhà quản trị có thể chọn một nhóm người kế thừa có chuyên môn, khả năng quản lý và có thời gian làm việc đủ lâu dài để tiến hành sàng lọc. Trong quá trình sàng lọc, nhà quản trị cần xem xét tới các kỹ năng, thái độ, chuyên môn, mức độ gắn bó với doanh nghiệp của họ liệu có đủ để đảm nhận vị trí đó không? So sánh một cách khách quan giữa các ứng cử viên để chọn ra được đội ngũ kế thừa tốt nhất.
Những vị trí nên được xem xét đầu tiên chính là người cấp dưới gần nhất trong sơ đồ tổ chức của công ty. Ví dụ nếu trưởng phòng nghỉ đột xuất thì người được xem xét để kế nhiệm đầu tiên sẽ là phó phòng…
Trong 1 số trường hợp sẽ có những người được tín nhiệm cao, khả năng triển vọng phát triển tốt hơn sẽ được đề bạt, tạo ra được một sự cạnh tranh công bằng giữa các nhân sự kế thừa với nhau.
- Bước 3. Thông báo cho người được chọn kế nhiệm
Trong các cuộc họp, người dẫn dắt hay nhà quản trị sẽ phải thuyết phục bằng cách đưa ra đầy đủ các bằng chứng để chứng minh ứng viên đó có đủ khả năng được đưa vào đội ngũ kế nhiệm. Từ đó sẽ giúp cho những ứng cử viên được chọn có động lực và thúc đẩy họ hơn trong công việc.
- Bước 4 : Đẩy mạnh nỗ lực phát triển doanh nghiệp
Trong hoạch định đội ngũ kế thừa thì việc đẩy mạnh, phát triển những ứng viên sẽ được các doanh nghiệp chú trọng. Những ứng cử viên trong đội ngũ kế thừa sẽ được học tập, tích lũy thêm các kiếm thức và kinh nghiệm. Đội ngũ hoạch định này sẽ được đào tạo bởi những người đang quản lý trực tiếp họ hoặc được linh động chuyển qua nhiều vị trí khác nhau để có thể nắm bắt được công việc một cách khái quát hơn.
- Bước 5 : Hoạt động giả định đối với đội ngũ kế thừa
Để đánh giá chính xác đội ngũ kế thừa của công ty thì cần đưa đội ngũ kế thừa vào làm việc trong hoạt động thực tế. Người quản lý cấp cao sẽ giao từng phần công việc, nhiệm vụ của mình cho đội ngũ kế cận thực hành thử dưới sự giám sát của ban quản lý. Từ đó sẽ có cái nhìn chính xác nhất về tiềm năng cũng như năng lực thực sự của các ứng viên.
>>> Xem thêm: Cách lập kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ kế thừa cho doanh nghiệp trong thời gian ngắn, đầu tư đúng người vào chương trình phát triển đội ngũ kế cận.
4. Câu hỏi thường gặp
- Vì sao cần phải lập kế hoạch kế nhiệm?
Việc lập kế hoạch cho người kế nhiệm là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, vì nó đảm bảo bộ máy của tổ chức có thể được vận hành 1 cách trơn tru bởi những cá nhân đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng các vị trí trong công ty.
- Làm thế nào để đo lường tầm ảnh hưởng của hoạch định kế nhiệm?
Kế hoạch kế nhiệm là cả một quá trình dài, do đó, kết quả sau cùng nên được đúc kết từ các đánh giá của mỗi giai đoạn. Chúng tôi gợi ý doanh nghiệp có thể sử dụng Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard) với từng quan điểm sẽ đại diện cho mỗi khía cạnh quan trọng khác nhau cần được đo lường.
>>> Tham khảo: Top các phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý thông tin cá nhân, quản lý đào tạo, quản lý bảo hiểm,…
5. Kết luận
Bài viết này đã giúp mọi người hiểu hoạch định đội ngũ kế thừa là gì, bên cạnh đó, cũng giúp mọi người hiểu thêm về tầm quan trọng cũng như giá trị của đội ngũ kế thừa trong doanh nghiệp. Nếu có thể duy trì tốt chiến lược này trong thời gian dài, doanh nghiệp sẽ giảm bớt khá nhiều rủi ro trên thương trường cũng như củng cố giá trị, thương hiệu với toàn bộ nhân viên, đối tác và các khách hàng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
