Quy chế khen thưởng và kỷ luật là điều cần phải có trong các tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên và lợi ích doanh thu của công ty. Vào thời điểm sắp qua năm mới này, bộ phận nhân sự, quản lý cần nhanh chóng lập báo cáo khen thưởng và kỷ luật nhân sự cuối năm để tổng kết quá trình làm việc của nhân viên trong một năm qua.
TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z
1. Báo cáo khen thưởng và kỷ luật là gì?
Báo cáo khen thưởng kỷ luật là bản báo cáo được lập ra nhằm tổng hợp thông tin của những cá nhân đã đạt được thành tích tốt trong công việc và những cá nhân đã vi phạm kỷ luật của công ty. Bản báo cáo sẽ được đưa lên cho ban lãnh đạo để từ đó có căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt nhân viên.
2. Mục đích của báo cáo khen thưởng và kỷ luật
Bản báo cáo khen thưởng và kỷ luật nhân sự được làm vào thời điểm cuối năm để làm cơ sở xét duyệt nhân viên đạt thành tích xuất sắc, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Bên cạnh khen thưởng, công ty cũng sẽ dựa trên báo cáo để tiến hành kỉ luật những nhân viên vi phạm quy tắc.
Đồng thời làm báo cáo cũng là để tổng kết và ghi nhận ý kiến đóng góp của toàn bộ công nhân viên. Từ đó, ban lãnh đạo sẽ có căn cứ để đưa ra mức thưởng tết, hoặc những chính sách động viên khen thưởng hợp lý.
3. Nội dung cần có của báo cáo khen thưởng kỷ luật
Báo cáo khen thưởng kỷ luật nên được thực hiện trên excel để thể hiện tính khoa học, thống nhất cũng như dễ dàng trong việc quan sát, theo dõi và quản lý. Nội dung cần có trong file excel về báo cáo khen thưởng kỷ luât của doanh nghiệp:
- Số thứ tự:
Cột đầu tiên chính là STT, việc đánh STT là điều rất cần thiết bởi nhân viên của công ty không chỉ 1-2 người mà có thể là 50-100 người hoặc thậm chí lên tới 500-1000 người. Vì vậy, người lập báo cáo cần đánh STT để khi nhìn vào, lãnh đạo có thể biết được số lượng nhân sự được khen thưởng hoặc bị kỷ luật là bao nhiêu.
Ở đây, người làm báo cáo có thể sử dụng chức năng đánh số tự động của excel để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và khoa học.
- Ngày/tháng/năm được khen thưởng:
Để cho dễ nhìn nhận và theo dõi, bạn có thể chia phần này thành 3 cột (Ngày, Tháng, Năm) để hạn chế tình trạng nhầm lẫn bởi ngày tháng mà công nhân viên được khen thưởng hay bị kỉ luật đều không giống nhau.
- Số thẻ:
Mỗi công nhân viên khi làm việc tại công ty sẽ được cấp thẻ nhân viên, mỗi thẻ sẽ có một mã số thẻ tương ứng. Cột số thẻ cần phải có trong bảng excel là để phân biệt nhân viên này với nhân viên khác bởi sỡ dĩ sẽ có những người trùng họ tên với nhau.
Số thẻ cần phải được sắp xếp từ thấp đến cao (ví dụ: 001 -> 100) để tăng tính khoa học, cũng như dễ dàng trong khâu đánh giá nhân sự.
- Họ và tên:
Đây là phần bắt buộc có trong bản báo cáo, bởi nếu không có họ và tên nhân viên được khen thưởng, kỷ luật thì báo cáo này xem như là vô hiệu, không có giá trị sử dụng. Họ tên nhân viên cần tương ứng với số thẻ ở cột phía trước.
Đây là khâu tương đối quan trọng, nhưng cũng dễ xảy ra sai sót, yêu cầu người lập báo cáo phải hết sức lưu ý và cẩn thận. Bạn cần tránh xảy ra việc họ tên nhân viên không khớp với số thẻ của họ, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc họ sẽ được khen thưởng hoặc bị xử phạt không đúng. Thêm vào đó, nếu bạn để xảy ra sai sót ở một ô nào đó trong excel cũng có thể khiến cho cả bảng excel đó sai.
- Chi nhánh:
Nếu công ty chỉ có một chi nhánh, một nơi làm việc thì cột này không cần thiết. Nhưng nếu công ty có từ 2 chi nhánh, cửa hàng trở lên thì bắt buộc phải có cột “Chi nhánh” trong bảng excel. Bạn cần phải phân biệt nhân viên này với nhân viên khác từ những yếu tố lớn như chi nhánh, phòng ban đến những chi tiết nhỏ nhất như họ tên, số thẻ.
- Phòng ban:
Cột phòng ban cần phải có để giới hạn số lượng nhân viên. Để biết được người được khen thưởng đó là ai, lãnh đạo sẽ nhìn vào cột chi nhánh để xác định họ đang công tác tại chi nhánh nào của công ty. Sau đó, lãnh đạo sẽ nhìn tới cột phòng ban để biết người mình đang tìm ở phòng nào.
- Chức vụ:
Khi đã tìm được tới phòng ban của nhân viên đó, tiếp theo lãnh đạo sẽ muốn biết người đó đang giữ chức vụ gì, là nhân viên, tổ phó, tổ trưởng hay phó phòng, trưởng phòng. Chức vụ cũng ảnh hưởng đến kết quả khen thưởng hoặc kỷ luật nhân sự.
Nếu người đó là trưởng phòng, đạt được thành tích xuất sắc, vậy đương nhiên phần thưởng cũng sẽ lớn tương đương với trách nhiệm của một trưởng phòng.
Tuy nhiên, chức vụ cao cũng đồng nghĩa với những gì họ gánh vác rất lớn. Và khi họ xảy ra sai phạm, tùy theo mức độ ảnh hưởng mà thậm chí có thể bị đình chỉ công tác hoặc bị sa thải.
Chức vụ nhân viên cũng thế, phần thưởng cũng sẽ tương đương với công sức và chức vụ của họ. Và khi họ vi phạm cũng sẽ bị khiển trách, kỷ luật theo quy định đã đề ra.
- Ca làm:
Để biết được nhân viên đó đạt thành tích hay gây ra lỗi lầm vào thời điểm nào thì bạn cần phải thêm cột ca làm. Bởi không phải nhân viên đều đi làm giờ hành chính từ 8 giờ – 17 giờ, nhất là công nhân của các nhà máy, họ sẽ có những ca làm khác nhau như ca sáng sớm, ca chiều tối, ca đêm.
- Khen thưởng:
Ở đây, bạn có thể chia phần khen thưởng ra nhiều cấp độ dựa vào chính sách khen thưởng của công ty. Mỗi cấp độ khác nhau sẽ tương ứng với những phần thưởng khác nhau, và việc chọn ai ở câ nào cũng phải tuân thủ theo quy định của công ty.
- Kỷ luật:
Tương tự giống phần khen thưởng, ở phần kỷ luật bạn cũng có thể chia ra nhiều cấp độ, mỗi cấp sẽ ứng với mức kỷ luật khác nhau như từ khiển trách đến trừ lương, thưởng hoặc đình chỉ công tác, thậm chí là sa thải.
- Lý do & Mã lý do:
Lý do được khen thưởng hay bị xử phạt đều dựa vào quy định doanh nghiệp. Vì vậy việc ghi lý do khen thưởng kỷ luật cũng phải dựa vào các chính sách đã được đề ra. Mỗi lý do mà nhân viên xứng đáng được khen hay bị chê trách đều có mã lí do tương ứng.
- Ghi chú:
Cột cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng và cần có trong mọi báo cáo đó là “ghi chú”. Cột này không bắt buộc phải có nội dung, thế nhưng nó vẫn cần xuất hiện để ghi lại những điều đặc biệt mà bạn muốn lãnh đạo lưu ý.
4. Tải miễn phí: Mẫu báo cáo khen thưởng kỷ luật nhân sự
Để giúp HR có thể dễ dàng làm báo cáo khen thưởng, kỷ luật, MISA AMIS HRM xin gửi đến bạn mẫu báo cáo khoa học, dễ dùng với những công thức đã được thiết lập sẵn.
Lưu ý: Khi nhận tài liệu, bạn hãy tải về file excel để trải nghiệm đầy đủ các tính năng của báo cáo.
5. Giải pháp hạn chế vi phạm kỷ luật năm 2023
Để hạn chế vi phạm kỷ luật trong năm 2023 sắp tới, trước hết, các công ty doanh nghiệp cần nhìn nhận, xem xét lại thực trạng vi phạm kỉ luật của công ty mình. Nếu tình trạng khả quan, số lượng nhân sự vi phạm kỷ luật không vượt mức con số cho phép, thì doanh nghiệp có thể duy trì các quy định như vậy mà không cần đầu tư, tập trung đến vấn đề này.
Còn nếu công ty nào nhận thấy thực trạng nhân viên vi phạm kỷ luật chạm mức báo động, thì cần đề ra một số giải pháp khắc phục tình hình như:
- Khảo sát tình hình của công nhân viên:
Bạn cần phải biết được tại sao họ lại có những biểu hiện vi phạm kỷ luật của công ty; phải quan tâm, thấu hiểu và thông cảm với những trường hợp bất đắc dĩ. Đồng thời cũng phải hỏi xe nhu cầu, mong muốn của nhân viên khi đến công ty là gì.
- Xây dựng lại quy chế khen thưởng và kỷ luật:
Nhân viên vi phạm nhiều có thể là do chính sách xử phạt của công ty bạn chưa quá nghiêm khắc, không ảnh hưởng nhiều đến công việc, cuộc sống của nhân viên. Hoặc quy chế khen thưởng không thoả đáng, khiến nhân viên đến công ty nhưng lại không muốn cống hiến hết mình.
- Tham khảo thị trường lao động bên ngoài:
Nhân viên vi phạm nhiều cũng đồng nghĩa với việc họ sẽ rời đi trong thời gian tới. Để giữ chân những người thực sự có năng lực, bạn cần phải tham khảo, nghiên cứu thị trường bên ngoài, để điều chỉnh các chính sách công ty cho phù hợp với thị trường chung.
>>> Xem thêm: Quản lý nhân sự miễn phí bằng excel
Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp đến bạn những thông tin về báo cáo khen thưởng và kỷ luật nhân sự cuối năm và những giải pháp để nhân viên hạn chế vi phạm kỉ luật. Một năm mới lại sắp đến, hi vọng vào thời điểm cuối năm này bạn có thể hoàn thành báo cáo khen thưởng và kỷ luật nhân sự một cách tốt nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
