Phân biệt kế toán xuất hàng để khuyến mại, quảng cáo và xuất bán sản phẩm có thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm

Bán hàng là một trong những hoạt động chủ yếu tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên để thúc đẩy hoạt động bán hàng, doanh nghiệp thường đưa ra những chương trình khuyến mại, quảng cáo. Để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm cung cấp ra, có một số loại sản phẩm khi bán thường có thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm. Vậy kế toán trong các trường hợp này, phương pháp kế toán các giao dịch cần thực hiện như thế cho đúng với chế độ kế toán hiện hành. 

Bài viết sẽ trình bày tới bạn đọc cách thức ghi nhận kế toán chi tiết trong 3 trường hợp dưới đây, đều là những trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa mà kế toán thường bối rối, chưa rõ cách xử lý. 

Các quy định có liên quan để tham khảo:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
• Thông tư 219/2013/TT- BTC của Bộ Tài chính ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng
• Nghị định 81/2018/NĐ-CP của Chính phủ ngày 22/5/2018 quy định chi tiết luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.

1. Nguyên tắc kế toán áp dụng

Việc ghi nhận kế toán trong 3 trường hợp trong bài đều cần tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp và nguyên tắc bản chất hơn hình thức:

• Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận phù hợp với nhau. Các khoản chi phí được ghi nhận trong kỳ phải là các khoản chi phí tạo ra doanh thu hoặc có liên quan tới việc tạo ra khoản doanh thu đó.
• Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận theo đúng bản chất hơn là hình thức. 

>>> Có thể bạn quan tâm: 7 nguyên tắc kế toán cơ bản theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

+ Ví dụ 1: Khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại khi mua sản phẩm hàng hóa của đơn vị (như mua 02 sản phẩm được tặng thêm 01 sản phẩm) thì bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán – bán combo 03 sản phẩm với giá bán là giá của 02 sản phẩm. Sản phẩm tặng miễn phí cho khách hàng về hình thức được gọi là khuyến mại nhưng về bản chất là bán vì khách hàng sẽ không được hưởng nếu không mua sản phẩm, chỉ là khách hàng mua các sản phẩm này với giá rẻ hơn so với giá niêm yết thông thường.

Trường hợp này giá trị sản phẩm tặng cho khách hàng được phản ánh vào giá vốn, hay, giá vốn vẫn bao gồm giá trị của cả 03 sản phẩm xuất bàn giao cho khách hàng và doanh thu thu được tương ứng với giá bán 02 sản phẩm cần được phân bổ cho cả 03 sản phẩm khách hàng nhận được. 

+ Ví dụ 2: Trường hợp bán sản phẩm, hàng hóa kèm theo thiết bị, phụ tùng thay thế (đề phòng trong quá trình sử dụng sản phẩm, hàng hóa bị hỏng) thì phải phân bổ doanh thu cho sản phẩm, hàng hóa được bán và thiết bị, phụ tùng giao cho khách hàng để thay thế. Giá trị của thiết bị, phụ tùng thay thế được ghi nhận vào giá vốn hàng bán (Theo khoản 2, điều 78, thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp)

>> Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Mô tả công việc của KTBH từ A-Z

2. Phương pháp kế toán trong trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo và xuất bán sản phẩm có thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm

2.1. Trường hợp xuất bán sản phẩm, hàng hóa có thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm

Trường hợp bán sản phẩm, hàng hóa kèm theo phụ tùng, thiết bị thay thế:

a) Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bao gồm giá trị sản phẩm, hàng hóa được bán và cả giá trị sản phẩm, hàng hóa, thiết bị phụ tùng thay thế, kế toán ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 153, 155, 156.

b) Ghi nhận doanh thu bán hàng (của hàng bán ra và của thiết bị phụ tùng thay thế đi kèm). Kế toán ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

(Điểm 3.5, khoản 3 điều 79, thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp)

2.2. Xuất sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo 

2.2.1 Xuất sản phẩm hàng hóa khuyến mại, quảng cáo không kèm theo điều kiện mua hàng

(*) Trường hợp doanh nghiệp có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương (chậm nhất là 7 ngày làm việc trước khi thực hiện chương trình khuyến mại nếu chương trình thuộc trường hợp phải đăng ký căn cứ theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/5/2018 quy định chi tiết luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại): Giá tính thuế của sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại bằng không (0) (theo Khoản 5 Điều 7 chương II Thông tư 219/2013/TT- BTC). Vì vậy, không phát sinh thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 155 – Thành phẩm (chi phí sản xuất sản phẩm).

(Theo điểm 3.1.10, khoản 3, điều 28, Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp)

(*) Trường hợp doanh nghiệp không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương (theo quy định) thì giá tính thuế của sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại là giá của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ (theo Khoản 5 Điều 7 chương II Thông tư 219/2013/TT- BTC), vì vậy phát sinh thuế GTGT, kế toán ghi:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 155 – Thành phẩm (chi phí sản xuất sản phẩm).

Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp

>> Xem chi tiết về bán hàng khuyến mại tại bài viết: Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền theo thông tư 200 như thế nào?

2.2.2 Bán sản phẩm, hàng hóa theo hình thức khuyến mại mua 1 tặng 1 (bán sản phẩm hàng hóa khuyến mại, quảng cáo có kèm theo điều kiện mua hàng)

Trường hợp xuất sản phẩm để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm (ví dụ như mua 1 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại. Giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

– Khi xuất hàng khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán.

+ Trường hợp khuyến mại kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) và CÓ đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất)

Có TK 155 – Thành phẩm.

+ Trường hợp khuyến mại kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) và KHÔNG đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất)

Có TK 155 – Thành phẩm.

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

– Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm được bán và sản phẩm khuyến mại, quảng cáo, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131…

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

>> Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp chi tiết nhất

3. Ví dụ minh họa

Tại doanh nghiệp X có các hoạt động sau diễn ra trong tháng 12 năm 202N (đơn vị tính: 1000đ)

1. Ngày 15 tháng 12, doanh nghiệp tiến hành một chương trình khuyến mại cho khách hàng: xuất bán 1.000 sản phẩm A, giá vốn 200/sản phẩm để tặng miễn phí cho khách hàng. Giá bán chưa có thuế của sản phẩm cùng loại là 300/sản phẩm.
2. Ngày 20 tháng 12, doanh nghiệp bán cho khách hàng H 2.000 sản phẩm A, giá vốn là 200/sản phẩm, đơn giá bán chưa có thuế GTGT là 300/sản phẩm. Do khách hàng mua hàng trong thời gian thực hiện chương trình khuyến mại “mua 1 tặng 1” nên được tặng thêm 2.000 sản phẩm B có giá vốn là 20/sản phẩm, đơn giá bán chưa thuế trên thị trường là 30/sản phẩm. Công ty thu tiền hàng qua hình thức nhận chuyển khoản. 
3. Ngày 25 tháng 12, doanh nghiệp xuất cho khách hàng H 2.000 sản phẩm A kèm 2.000 sản phẩm C là thiết bị, phụ tùng thay thế (dự phòng) cho sản phẩm A. Sản phẩm A có giá vốn là 200/sản phẩm, đơn giá bán chưa có thuế là 300/ sản phẩm; sản phẩm H có giá vốn là 30/sản phẩm và đơn giá bán chưa thuế GTGT tương đương trên thị trường là 60/sản phẩm. Công ty thu tiền hàng bằng hình thức nhận chuyển khoản. 

Kế toán ghi nhận như sau:

1. Trường hợp hàng tặng miễn phí cho khách hàng, kế toán ghi nhận giá trị hàng tặng khuyến mại:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 200.000

            Có TK 155 – Thành phẩm: 200.000

2. Trường hợp bán hàng kèm khuyến mại “mua 1 tặng 1”

• Ghi nhận giá vốn:

Đối với sản phẩm được bán – sản phẩm A:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 400.000 (= 2.000 x 200)

Có TK 155 – Thành phẩm: 400.000

Đối với sản phẩm khuyến mại – sản phẩm B

Trường hợp có đăng ký chương trình với Sở Công Thương theo quy định

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 40.000 (= 2.000 x 20)

Có TK 156 – Hàng hóa: 40.000

Trường hợp không đăng ký chương trình với Sở Công Thương theo quy định

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 46.000

Có TK 156 – Hàng hóa: 40.000

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 6.000 (= 2.000 x 30 x 10%)

Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 660.000 (= 2.000 x 300 x 10%)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng: 600.000 (= 2.000 x 300)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 60.000

3. Trường hợp xuất bán sản phẩm kèm phụ tùng thay thế

• Ghi nhận giá vốn:

Đối với sản phẩm được bán – sản phẩm A:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 400.000 (= 2.000 x 200)

Có TK 155 – Thành phẩm: 400.000

Đối với phụ tùng thay thế – sản phẩm C

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 60.000 (= 2.000 x 30)

Có TK 156 – Hàng hóa: 60.000

Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 660.000 (= 2.000 x 300 x 10%)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng: 600.000 (= 2.000 x 300)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 60.000

Trên thực tế, khi thực hiện bán hàng, có rất nhiều tình huống có thể xảy ra. Yêu cầu đối với kế toán là phải hiểu rõ bản chất nghiệp vụ mà mình ghi nhận để không mắc phải những sai sót không đáng có. Hy vọng bài viết trên đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về bản chất cũng như cách hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng có khuyến mại và bán hàng có phụ tùng thiết bị thay thế đi kèm.

Các nghiệp vụ kế toán bán hàng đều tương đối phức tạp, kế toán thạo việc cũng mất nhiều thời gian để thực hiện tổng hợp số liệu, nhập liệu và theo dõi. Nếu có thêm sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ thì thực hiện nghiệp vụ cũng phần nào dễ dàng hơn. Hiện nay, có nhiều phần mềm công nghệ hỗ trợ mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, tiêu biểu phải kể đến phần mềm kế toán online MISA AMIS.

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: Bán hàng trong nước, Bán hàng xuất khẩu, Bán qua đại lý bán đúng giá, Bán hàng ủy thác xuất khẩu, Bán hàng thu tiền ngay, Bán hàng chưa thu tiền.
• Hỗ trợ quản lý danh sách các báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng đã gửi cho khách hàng giúp Kế toán và Giám đốc luôn nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng.
• Tự động xác định giá bán của từng mặt hàng theo các chính sách giá bán, chính sách chiết khấu cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng đã được thiết lập trước đó.
• Đáp ứng các nghiệp vụ Bán hàng có chiết khấu, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng bán, Bán hàng kèm quà tặng…
• Cho phép kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng ngay khi lập chứng từ bán hàng hoặc có thể xuất hóa đơn vào một thời điểm khác sau khi đã lập chứng từ bán hàng. 
• Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ việc phát hành và sử dụng hóa đơn, tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước. 
• …

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán tham khảo đăng ký sử dụng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm.

Tổng hợp: Ngô Thị Liên