11 bí quyết quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

Trong thời buổi hiện đại hóa, công nghiệp hóa đang diễn ra phổ biến trên toàn thế giới thì hình thức làm việc từ xa không còn mấy xa lạ đối với chúng ta. Để đảm bảo cho tiến trình công việc luôn ở mức an toàn không rủi ro và được thực hiện một cách liền mạch thì quản lý nhân viên làm việc từ xa là một trong những vấn đề được ưu tiên hàng đầu.

1. Lợi ích của làm việc từ xa là gì?

Trong mỗi môi trường làm việc đều có những thách thức và lợi ích riêng. Công việc làm từ xa cũng không phải là ngoại lệ. Lợi ích của làm việc từ xa bao gồm:

• Thời gian linh hoạt: Nhân viên không cần phải tất bật chuẩn bị đi làm, những sự cố như kẹt xe, đi làm muộn, check in trễ,… sẽ không xảy ra từ đó tinh thần của nhân viên sẽ thoải mái hơn. 
• Năng suất tăng cao: Khi tinh thần của nhân viên không còn bị ảnh hưởng bởi tác động của các yếu tố xung quanh, nhân viên sẽ tập trung tinh thần làm việc nhờ đó năng suất làm việc sẽ được nâng cao.

• Thoải mái làm việc: Làm từ xa là môi trường tự do về địa điểm làm việc cho nhân viên. Nhân viên sẽ không cần phải dành hàng tiếng đồng hồ làm việc trong một văn phòng 4 bức tường thay vào đó sẽ thoải mái được lựa chọn nơi làm việc có thể là quán cà phê, thư viện,…. Sự thoải mái của nơi làm việc sẽ nâng cao hiệu suất công việc.
• Tăng cơ hội tuyển dụng nhân tài: Làm việc từ xa sẽ tăng cơ hội tuyển chọn những nhân tài cho các lĩnh vực công việc ở khắp nơi trên thế giới mà không bị ràng buộc bởi múi giờ hay vị trí địa lý.

2. Những thách thức khi quản lý nhân viên làm việc từ xa

Khi nhân viên đảm nhận công việc từ xa quả thật là có lợi ích nhưng đi kèm với đó là những thách thức không thể tránh khỏi đối với nhân viên và tổ chức. 

2.1 Thách thức trong đo lường năng suất nhân viên 

Trong quá trình làm việc trực tiếp, việc đánh giá mức độ quan tâm, tham gia, kết nối với công việc được xem là một việc khá dễ dàng. Những người sếp có thể dùng kinh nghiệm của bản thân thông qua quan sát và đánh giá được. Tuy nhiên, đối với làm việc từ xa, việc đánh giá được năng suất nhân viên trong công việc sẽ không thực tế, độ chính xác kém và là một trở ngại rất lớn. 

2.2 Dễ xao nhãng do môi trường xung quanh

Môi trường làm việc từ xa là tự do lựa chọn, nhân viên sẽ chọn những nơi làm việc mà họ cảm thấy thoải mái, thuận tiện nhất. Cũng chính vì điều đó, họ sẽ dễ bị xao nhãng, lôi cuốn bởi nhiều thứ trong môi trường đó. 

Ví dụ: Việc họ chọn nơi làm việc ngay tại giường ngủ của mình để thoải mái nhất thì trong lúc làm việc họ sẽ không tỉnh táo và dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, dễ ngủ quên. Đây là một trong những ví dụ điển hình nhất về sự xao nhãng của nhân viên do môi trường xung quanh.

2.3 Bất tiện trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Việc tuyển dụng nhân viên mới, công ty luôn luôn ưu tiên việc phỏng vấn trực tiếp bởi đó là cách hữu dụng để đánh giá được toàn bộ năng lực, đạo đức, cách ứng xử của nhân viên.

Tuy nhiên, đối với hình thức làm việc từ xa như hiện nay thì hình thức tuyển dụng sẽ phải là phỏng vấn trực tuyến. Điều này sẽ gây ra những cản trở, bất tiện cho việc tuyển dụng vì không đánh giá được năng lực, đạo đức, cách ứng xử thực chất của nhân viên. 

Nhà tuyển dụng sẽ chỉ có một cái nhìn mơ hồ về nhân viên mới.  Việc đào tạo nhân viên mới sẽ gặp những bất cập trong quá trình hướng dẫn, giám sát tiến trình làm việc của nhân viên làm việc từ xa.

Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng online, doanh nghiệp có thể tham khảo dùng phần mềm AMIS Tuyển dụng. Phần mềm hỗ trợ thi tuyển online, nâng cao trải nghiệm ứng viên và giúp công ty tuyển chọn được những nhân sự phù hợp nhất.

2.4 Rào cản giao tiếp và tương tác

Hiện nay, để phục vụ cho làm việc từ xa các ứng dụng liên lạc miễn phí đã xuất hiện nhằm giúp cho việc giao tiếp, tương tác từ xa trở nên dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc từ xa, giữa tổ chức và nhân viên sẽ gặp rào cản trong việc giao tiếp và tương tác bởi chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó đặc biệt là tín hiệu truyền phát không được ổn định. Cảm giác làm việc một mình khiến cho nhân viên không có động lực, năng lượng, đôi khi sẽ gây nên phiền toái bởi đã quen với việc giao tiếp trực tiếp ở văn phòng rồi.

3. 11 Cách quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả nhất 

Để đương đầu với những thách thức mà làm việc từ xa đặt ra, dưới đây là những cách quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả nhất:

3.1 Đặt ra những tiêu chuẩn về năng suất rõ ràng

Tùy theo tính chất công việc mà một số tiêu chuẩn nên được linh hoạt thay đổi, những tiêu chuẩn còn lại có thể được đặt làm tiêu chuẩn chung cho công ty, tổ chức.

Đặt ra những mốc mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định ví dụ như trong một ngày làm việc nhân viên làm từ xa phải trả lời tư vấn cho 30 khách hàng, trong một giờ đồng hồ trả lời điện thoại yêu cầu cho 10 khách hàng nếu đạt hoặc vượt chỉ tiêu thì sẽ có thưởng. 

Trong quá trình mà nhân viên làm việc từ xa thì tổ chức, doanh nghiệp có thể nghiên cứu thêm về những tiêu chuẩn năng suất để điều chỉnh sao cho hợp lý nhất.

Nhờ những tiêu chuẩn năng suất được quy định rõ ràng, nhân viên làm việc từ xa sẽ có động lực và mục tiêu phấn đấu.

3.2 Tập trung vào kết quả thay vì quy trình

Khi đảm nhận làm việc từ xa, nhân viên phải cân bằng giữa trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ công ty giao và chăm sóc cho người thân trong gia đình. Công ty và nhân viên cần phải tối ưu thời gian làm việc, trong quá trình làm việc đi thẳng vào vấn đề tránh vòng vo, lãng phí thời gian. 

Sự linh hoạt thời gian sẽ giúp cho nhân viên làm việc từ xa hoàn thành công việc theo cách của riêng họ nhưng vẫn đảm bảo kết quả của công việc được hoàn thành.

3.3 Xác định và cung cấp công cụ hỗ trợ phù hợp

Để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần cung cấp công cụ hỗ trợ phù hợp để giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn. Công ty cần tổ chức những buổi trao đổi trực tuyến về việc phổ biến các thông tin, nắm bắt được nhu cầu cần thiết của nhân viên để hỗ trợ kịp thời.

Các nguồn tài nguyên, tư liệu để nhân viên làm việc từ xa tiếp cần bao gồm: 

• Hướng dẫn quy trình, chính sách làm việc của công ty
• Nguồn cung thư, văn phòng phẩm
• Chương trình phần mềm
• Máy tính cá nhân

3.4 Dành thời gian tương tác với nhóm

Trong quá trình làm việc, việc trao đổi tương tác trực tiếp giữa đồng nghiệp với nhau là rất quan trọng bởi vì nó khiến cho họ quen nhau, hiểu nhau hơn, thúc đẩy tính tập thể, tinh thần đồng đội, đoàn kết.

Đặc biệt là trong thời gian làm việc từ xa, việc duy trì kết nối và tương tác này là rất quan trọng. Nhà quản lý sẽ phải luôn ưu tiên tạo cơ hội để nhân viên làm việc từ xa có thể tham gia trao đổi, thảo luận, làm việc nhóm để tạo thói quen tương tác cho nhân viên.

3.5 Nhắc lại các giá trị của doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan, tổ chức đã xây dựng bộ giá trị mô tả mức độ quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên – cũng như là tầm quan trọng của việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Hãy luôn nhắc nhở những giá trị này với nhân viên của bạn.

Mặt khác, người đứng đầu các tổ chức, cơ quan cần không ngừng nêu gương các hành vi phù hợp với văn hóa tổ chức – khuyến khích nhân viên thông báo về những hành vi vi phạm văn hóa này. Nhắc nhở nhân viên về các kênh báo cáo hành vi sai trái, cũng như nêu rõ biện pháp trừng phạt nếu không tuân thủ. Đây là nền tảng giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc trong công việc và an toàn về phương diện tâm lý.

3.6 Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc của nhân viên

Việc liên lạc thường xuyên để cập nhật tiến độ công việc của nhân viên giúp doanh nghiệp nắm được năng suất làm việc của nhân viên. Đồng thời đây cũng là cơ hội để nuôi dưỡng động lực làm việc và gắn kết với người lao động, khiến họ cảm thấy dù làm việc từ xa nhưng vẫn nhận được sự quan tâm, hỏi han.

Ngoài ra, việc liên lạc với nhân viên làm việc từ xa sẽ giúp bạn biết được nhân viên có đang làm tốt công việc hiện tại hay không, trao đổi với nhân viên để xác định và giải quyết những khó khăn mà họ đang gặp phải, thảo luận về kế hoạch phát triển cho công việc của họ.

3.7 Chú ý đến các dấu hiệu kiệt sức ở nhân viên

Trong quá trình tương tác với nhân viên, người quản lý cần phải chú ý đến thái độ của họ, nội dung trò chuyện để biết và hiểu những khó khăn, bận tâm của họ. Tận dụng mọi cơ hội để cho nhân viên làm việc từ xa thấy được rằng bạn muốn quan tâm và hỗ trợ họ mọi lúc mọi nơi.

Ngoài ra, quản lý cần nắm bắt được tình hình cuộc sống chuyển động xung quanh để biết được những vấn đề nào đang tác động đến quá trình làm việc của họ. 

3.8 Luôn lắng nghe

Trong quá trình làm việc, khi nhân viên làm việc từ xa có những phản hồi thắc mắc về quy trình làm việc, các thông tin liên quan đến công ty, những khó khăn, tâm sự của họ thì người quản lý cần có thái độ ân cần lắng nghe những gì họ nói và giữ thái độ tôn trọng trường hợp đó là ý kiến đóng góp thì phải trân trọng và tiếp thu.

3.9 Tránh quản lý vi mô

Việc làm việc từ xa sẽ có lúc nhà quản lý cảm thấy lo lắng vì không thể giám sát nhân viên của mình như trước nữa. Tuy nhiên, hãy giữ thái độ bình tĩnh khi rơi vào tình trạng quản lý vi mô. Việc bạn lo lắng chỉ làm cho nhân viên của bạn thêm căng thẳng và mệt mỏi.

Điều bạn cần làm là tin tưởng rằng nhân viên của bạn đang giao tiếp rõ ràng và hoàn thành các mục tiêu công việc đúng thời hạn tức là họ đang làm việc năng suất và đạt hiệu quả cao.

3.10 Chia sẻ các mẹo làm việc trực tuyến

Đối với những cá nhân lần đầu làm quản lý nhân viên cần tham khảo những kinh nghiệm của người trong ngành đi trước những lời khuyên, mẹo làm việc trực tuyến ví dụ như phần mềm làm việc trực tuyến hiệu quả.

Chia sẻ rộng rãi những kinh nghiệm , lời khuyên, mẹo làm việc trực tuyến với mọi thành viên trong nhóm làm việc.

3.11 Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự từ xa

Đây là cách quản lý mấu chốt vì đây là nắm bắt tình hình tổng quát về nhân sự, tiến trình làm việc từ xa của nhân viên. Với phần mềm, bạn dễ dàng cập nhật thông tin cần thiết về tài nguyên, tài liệu tham khảo, hồ sơ, lịch họp, lịch phân công công việc để các thành viên trong công ty nắm bắt.  

Những ai tham gia họp được hay bận công việc đều có thể lên cập nhật để mọi người nắm được thông tin tạo nên sự gắn kết trong nội bộ, giảm thiểu nỗi lo và cảm giác không hài lòng trong những vấn đề về liên lạc khi làm việc từ xa.

QUẢN LÝ NHÂN SỰ LÀM VIỆC TỪ XA HIỆU QUẢ VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS HRM

Nhiều nhà quản lý cho biết, điều khó khăn nhất khi quản lý nhân viên làm việc từ xa đó là không thể kiểm soát được thời gian làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được toàn bộ vấn đề này với nhiều tính năng vượt trội.

MISA AMIS HRM được biết đến là công cụ quản lý nhân viên làm việc từ xa cực hiệu quả nhờ các tính năng như:

• Hỗ trợ tuyển dụng nhân viên online, nâng cao hiệu quả thi tuyển, giúp thu hút nhiều nhân tài mà không cần phỏng vấn trực tiếp.

• Thông tin nhân sự được lưu trữ chỉ bằng 1 thao tác scan, không cần nộp hồ sơ bản cứng đến công ty, chỉ cần gửi bản mềm.

• Theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên với tính năng chấm công bằng Face ID, GPS, chấm công trên app cực kỳ đơn giản. Quản lý dễ dàng duyệt đơn xin nghỉ ngay trên app, không cần bản cứng xin chữ ký tốn thời gian.

• Tính lương đơn giản và dễ dàng, xác nhận phiếu lương ngay trên ứng dụng, kết nối và phản hồi với HR ngay khi có sai sót.

Những lý do nên sử dụng MISA AMIS HRM để quản lý nhân viên làm việc từ xa

1. Phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi công ty MISA – Công ty Công nghệ hàng đầu tại Việt Nam với 28 năm kinh nghiệm.

2. Rất nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng sử dụng phần mềm quản trị nhân sự của MISA, ví dụ như IVY moda, Trống Đồng Palace,… Các doanh nghiệp đều đánh giá đây là giải pháp toàn diện trong quản trị nhân sự.

3. MISA AMIS HRM tích hợp mọi nghiệp vụ trên một phần mềm duy nhất, có liên kết với phần mềm khác của MISA như Kế toán, Bán hàng, chữ ký số,…. giúp bạn quản trị doanh nghiệp toàn diện.

4. Kết luận 

Việc quản lý nhân viên làm việc từ xa có thể là thử thách lớn đối với những người quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, công ty bởi hình thức làm việc truyền thống đã trở thành thói quen đã lâu. Hy vọng qua những bí quyết về quản lý nhân viên làm việc từ xa trên đây sẽ giúp cho bạn đọc nắm bắt và áp dụng vào thực tiễn hiệu quả. Qua đó giúp tăng năng suất, hiệu suất làm việc của nhân viên trong đội nhóm.