[Lĩnh vực lữ hành] – Điều kiện đăng ký kinh doanh và một số lưu ý về hồ sơ thanh kiểm tra, quyết toán thuế

Trong suốt quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp du lịch, lữ hành nói riêng đều cần tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là các quy định trong lĩnh vực thuế. Bài viết giới thiệu tới bạn đọc các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động du lịch, lữ hành, đặc biệt là quy định về thuế. Bài viết cũng đưa ra các lưu ý về bộ hồ sơ đầy đủ phục vụ cho việc thanh tra kiểm tra thuế tại các doanh nghiệp du lịch lữ hành. 

1. Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành 

1.1 Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa

Căn cứ theo khoản 1 điều 31 Luật du lịch 2017, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa phải đáp ứng được các điều kiện sau:

– Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp (Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa).

– Ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa tại ngân hàng. Mức ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa: 20.000.000 đồng. Đây là điểm mới mà Chính phủ tạo điều kiện cho doanh nghiệp kinh doanh lữ hành trong thời gian bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid 19. (Nếu như trước đây các công ty kinh doanh dịch vụ lữ hành nội phải ký quỹ 100.000.000 đồng khi xin cấp giấy phép thì từ 28/10/2021 đến hết ngày 31/12/2023 theo quy định của Nghị định 94/2021 mức ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa là:  20.000.000 đồng.

– Người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành phải tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành về lữ hành; trường hợp tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa (Theo mẫu).

– Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Giấy chứng nhận ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành 20.000.000 đồng.

– Bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành với người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành.

– Bản sao có chứng thực văn bằng, chứng chỉ của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành đáp ứng yêu cầu.

>> Đọc thêm: Tổng quan về dịch vụ lữ hành tại công ty du lịch Việt Nam

1.2 Điều kiện đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế

Căn cứ theo khoản 2 điều 31 Luật du lịch 2017, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế phải đáp ứng được cái điều kiện sau:

– Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp (Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế).

– Ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế tại ngân hàng. Mức ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế áp dụng từ ngày 28/10/2021 đến 31/12/2023 cụ thể như sau:

– Kinh doanh dịch vụ lữ hành đối với khách du lịch quốc tế đến Việt Nam là 50.000.000 (năm mươi triệu) đồng.

– Kinh doanh dịch vụ lữ hành đối với khách du lịch ra nước ngoài là 100.000.000 (một trăm triệu) đồng.

– Kinh doanh dịch vụ lữ hành đối với khách du lịch quốc tế đến Việt Nam và khách du lịch ra nước ngoài là 100.000.000 (một trăm triệu) đồng.

– Người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành phải tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành về lữ hành; trường hợp tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành khác phải có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế.

– Nếu doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện khi chưa đủ điều kiện kinh doanh thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế.

– Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

– Giấy chứng nhận ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành.

– Bản sao chứng thực quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành với người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành.

– Bản sao có chứng thực văn bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty du lịch – lữ hành

2. Hoàn thiện hồ sơ phục vụ cho quyết toán, thanh tra, kiểm tra thuế tại các doanh nghiệp du lịch, lữ hành

Kết thúc kỳ kế toán, mọi doanh nghiệp đều cần thực hiện in toàn bộ hồ sơ, sổ sách và tập hợp đầy đủ chứng từ cần thiết kèm theo. Việc làm này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm tra kiểm soát, đánh giá được tình hình hạch toán trong năm đã đầy đủ căn cứ theo quy định hay chưa mà còn nhằm mục đích lưu trữ hồ sơ, chứng từ phục vụ cho công tác thanh kiểm tra thuế và các công tác khác.

Chi tiết về từng loại hồ sơ chứng từ cần thiết của doanh nghiệp du lịch lữ hành như sau:

2.1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp là một trong những hồ sơ minh chứng cho việc doanh nghiệp đảm bảo đủ điều kiện kinh doanh. 

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp bao gồm những tài liệu chủ yếu như sau:

– Giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có).

– Chứng minh thư, hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.

– Điều lệ công ty.

– Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty.

– Đăng ký phương pháp khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế.

– Kết quả đăng ký tài khoản ngân hàng.

Ngoài ra, nếu trong năm doanh nghiệp có thay đổi thông tin doanh nghiệp hoặc có hoạt động khác làm thay đổi hồ sơ thông tin doanh nghiệp thì đơn vị cần tập hợp và lưu trữ vào hồ sơ này.

2.2. Hồ sơ khai thuế và quyết toán thuế

Hồ sơ khai thuế mà doanh nghiệp du lịch, lữ hành cần chuẩn bị và lưu trữ bao gồm:

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng.

– Tờ khai thuế vãng lai, thuế nhà thầu…

– Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào bán ra.

– Thông báo phát hành hóa đơn, hợp đồng đặt in hóa đơn.

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

– Báo cáo tài chính.

– Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

>> Xem thêm: Hướng dẫn lập giấy uỷ quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất

2.3. Hồ sơ về nhân công và người lao động

– Hồ sơ về lao động là một trong các hồ sơ mà doanh nghiệp cần tập hợp và lưu trữ theo quy định, bao gồm một số tài liệu sau:

– Hồ sơ của người lao động

–  Hợp đồng lao động

– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

– Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm

Doanh nghiệp du lịch lữ hành có nhiều lao động thời vụ, lao động ngắn hạn tập trung phục vụ cho mùa du lịch với thời gian lao động tương đối ngắn (dưới 1 tháng tới 3 tháng). Với các đối tượng lao động này, doanh nghiệp cần tập hợp đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN 10% hoặc bản cam kết không có thu nhập tại hai nơi để tạm không khấu trừ thuế TNCN của người lao động đó.

2.4. Hồ sơ công nợ, hồ sơ vay nợ

Hồ sơ công nợ bao gồm:

• Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra
• Phụ lục hợp đồng kinh tế
• Biên bản đối chiếu công nợ

Hồ sơ vay nợ của doanh nghiệp bao gồm hợp đồng vay, chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay…

2.5. Chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán cần chuẩn bị để phục vụ cho quyết toán thuế cũng như thanh tra, kiểm tra thuế tại các doanh nghiệp du lịch, lữ hành bao gồm:

– Hóa đơn mua vào, bán ra.

– Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

– Phiếu thu, Phiếu chi.

– Phiếu nhập kho.

– Phiếu xuất kho.

– Phiếu kế toán khác.

– Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN.

– Sổ phụ tài khoản ngân hàng.

2.6. Sổ sách kế toán doanh nghiệp 

Các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp du lịch lữ hành cần in cuối năm phục vụ cho việc quyết toán thuế cũng như thanh tra, kiểm tra thuế phụ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, nhưng thông thường bao gồm các loại sổ sau:

– Sổ nhật ký chung.

– Sổ quỹ tiền mặt.

– Sổ nhật ký mua hàng.

– Sổ nhật ký bán hàng.

– Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh.

– Sổ chi tiết tài khoản.

– Sổ quỹ tiền mặt.

– Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng).

– Bảng trích khấu hao tài sản cố định.

– Bảng phân bổ CCDC; chi phí trả trước.

– Bảng định mức nguyên vật liệu.

– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa.

– Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu.

– Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả.

– Sổ chi tiết tiền vay…

>> Xem thêm: Các vấn đề cơ bản về sổ sách kế toán của doanh nghiệp

3. Một số lưu ý về hồ sơ khi thanh kiểm tra thuế

3.1. Lưu ý về việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ kịp thời trước khi thanh kiểm tra thuế

Việc tập hợp hồ sơ chứng từ đầy đủ, hợp lệ có ý nghĩa rất lớn trong việc đảm bảo tuân thủ điều kiện ghi nhận chi phí theo quy định của luật thuế. Ngoài các hồ sơ theo quy định thì doanh nghiệp còn phải chuẩn bị và hoàn thiện các hồ sơ khác để chứng minh cho tính thực tế phát sinh của các khoản chi phí liên quan đến hoạt động du lịch lữ hành. Việc tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ nên được tiến hành trước khi cơ quan thuế vào kiểm tra. Cần tránh trường hợp đến khi kiểm tra mới tìm kiếm, bổ sung thì rất dễ xảy ra sai sót.

Ví dụ: Doanh nghiệp du lịch lữ hành A có mua một số mặt hàng công cụ dụng cụ trị giá 200 triệu đồng của công ty B để sử dụng cho dịch vụ lữ hành của doanh nghiệp. Trên thực tế nhiều doanh nghiệp đối với loại nghiệp vụ này chỉ xuất trình được hóa đơn và ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng, các chứng từ này chưa đầy đủ. Bộ hồ sơ để chứng minh tính thực tế phát sinh của nghiệp vụ này cần có ít nhất các tài liệu sau: Bảng báo giá, hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa giữa hai bên, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán tiền hàng. 

3.2. Lưu ý về chi phí tiền lương 

Chi phí tiền lương của doanh nghiệp du lịch lữ hành chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong tổng chi phí của hoạt động cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành, vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để về hồ sơ cần có để chứng minh cho khoản chi phí này bao gồm: Hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể (nếu có), bảng chấm công, bảng tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương. 

Bên cạnh đó, các chi phí liên quan tới lương, thưởng, phụ cấp của người lao động cần được quy định thống nhất về đầu mục và định mức chi phí trong tất cả các văn bản liên quan. 

Ví dụ: Trong hợp đồng lao động công ty chỉ ghi 2 khoản phụ cấp “Phụ cấp chuyên cần, phụ cấp xăng xe” nhưng trong bảng lương công ty lại ghi 3 khoản phụ cấp là “Phụ cấp chuyên cần, phụ cấp xăng xe, phụ cấp trách nhiệm”. Như vậy có khoản “phụ cấp trách nhiệm” do không ghi đầy đủ trong hợp đồng hoặc quy chế nên cơ quan thuế sẽ loại ra khi xác định chi phí được trừ. 

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chữ ký nhận lương của người lao động và chữ ký trên hợp đồng lao động phải khớp nhau. 

3.3. Lưu ý về giá vốn của dịch vụ du lịch lữ hành

Giá vốn thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp du lịch lữ hành do vậy doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến khoản mục chi phí này. Nếu như doanh nghiệp không tập hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh khoản chi phí này đủ điều kiện ghi nhận dễ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. 

Các hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp cần tập hợp và lưu trữ đối với từng loại chi phí bao gồm:

– Chi phí nguyên nhiên liệu, dụng cụ: 

+ Đây là các chi phí thường xuyên phát sinh với số lượng lớn, doanh nghiệp du lịch lữ hành cần lựa chọn nhà cung cấp tin cậy để kịp thời cung ứng hàng hóa cho đơn vị cũng như tránh được các rủi ro về hóa đơn đầu vào. 

+ Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua bán rõ ràng, trong đó, nêu rõ các yêu cầu về hồ sơ, thanh toán để đảm bảo đủ cơ sở ghi nhận chi phí cho doanh nghiệp. Ví dụ các chi phí mua nguyên vật liệu cần có đủ hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán phù hợp (nếu hóa đơn từ 20trđ trở lên thì phải chuyển khoản…). 

– Chi phí dịch vụ mua ngoài thường bao gồm tiền phòng, tiền ăn, vé máy bay, dịch vụ thuê xe, thuê đồ dùng…cho du khách. Những dịch vụ mua ngoài này doanh nghiệp cần có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và có chứng từ thanh toán theo đúng quy định; doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các hóa đơn riêng lẻ, tránh thất thoát hóa đơn, chứng từ ảnh hưởng tới quyền lợi được khấu trừ. 

– Đối với các khoản chi phí chung, cụ thể là chi phí khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp cần lưu ý về trích khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định trong Thông tư số 45/2013/TT-BTC về thời gian khấu hao và phương pháp khấu hao. Với chi phí trả trước và phân bổ công cụ dụng cụ, doanh nghiệp cần lưu ý xác định đúng bản chất của tài sản để phân bố vào đầu mục chi phí phù hợp, theo thời gian hợp lý.

>> Xem thêm: Giá vốn hàng bán là gì? Cách tính giá vốn hàng bán tại các loại hình DN

3.4. Một số vấn đề cần lưu ý khác

Chi phí quảng cáo, marketing, tiếp khách…. chiếm tỷ trọng khá lớn nếu doanh nghiệp lữ hành đẩy mạnh khâu truyền thông, quảng cáo để thu hút khách hàng. Với các chi phí này, doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc dịch vụ, chứng từ thanh toán đủ điều kiện hợp pháp, thanh lý hợp đồng kinh tế giữa các bên. 

Với các chi phí ăn uống, tiếp khách, chứng từ cần có đầy đủ như thông tin nhà hàng, địa điểm thời gian, đối tác khách hàng, tên dịch vụ. Nếu là dịch vụ ăn uống thì cần có bảng kê đi kèm với hóa đơn dịch vụ hoặc ghi rõ các món ăn trên hóa đơn.

Đối với chi phí xăng xe phục vụ hoạt động tour cũng như hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì cần có lịch trình ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe… để quản lý chi phí và tránh các rủi ro về chi phí không được trừ khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.

Với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thì ngoài các điều kiện ghi nhận giống các chi phí khác còn lưu ý về tỷ lệ cơ cấu chi phí cần phù hợp, không chiếm tỉ trọng quá lớn vì chi phí quản lý không phải là chi phí trực tiếp tạo ra doanh thu nên nếu như khoản chi phí này phát sinh quá lớn sẽ dẫn đến làm giảm tính hiệu quả trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

4. Các văn bản thuế đang có hiệu lực đối với lĩnh vực hoạt động du lịch lữ hành

Tải ngay các văn bản thuế đang đang có hiệu lực đối với lĩnh vực hoạt động du lịch, lữ hành.

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành cần lưu ý về việc hoàn thiện hồ sơ, chứng từ đầy đủ ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến khi nghiệp vụ hoàn thành. Cuối năm doanh nghiệp cũng cần kiểm tra rà soát lại để bổ sung kịp thời trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Khi doanh nghiệp chú trọng từ công tác chuẩn bị đến công tác kiểm soát và thực hiện ghi nhận nghiệp vụ cũng như kê khai thuế thì sẽ đảm bảo việc tuân thủ pháp luật về thuế được đảm bảo và giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp du lịch lữ hành khi thanh kiểm tra thuế sau này.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp du lịch gặp phải một số vấn đề trong hoạt động kế toán, có thể kể đến như: 

• Khó nắm bắt, phân tích kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng loại tour, hợp đồng, đội kinh doanh, kênh bán hàng
• Khó khăn trong việc quản lý công nợ (tiền đặt cọc, tiền còn thiếu) của khách hàng nên dễ xảy ra nhầm lẫn khi thanh lý hợp đồng dẫn đến thất thoát doanh thu
• Khó khăn trong việc kiểm soát các khoản mục chi phí (Chi phí thuê khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên,…) để cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết
• Khó khăn trong việc quản lý tiền đặt cọc của KH, ứng tiền cho NCC và chi phí phát sinh khi đổi, hủy tour dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức, dễ nhầm lẫn Khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm đại lý, cộng tác viên khác nhau có thể gây nhầm lẫn, mất thời gian
• …

Nhận thấy những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp du lịch, MISA phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng, tiện ích đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Quản lý các gói tour du lịch, quản lý báo giá, quản lý đặt, đổi hay hủy tour, quản lý tiền cọc và tiến độ thanh toán,… Sử dụng MISA AMIS Kế toán, các doanh nghiệp du lịch có thể:

• Nắm bắt doanh thu, chi phí: Cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo từng loại tour, hợp đồng, đội KD, để có thông tin, kịp thời điều chỉnh và có quyết định đầu tư, kinh doanh
• Quản lý công nợ: Phần mềm cho phép kế toán lập phiếu thu tiền đặt cọc và thống kê chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, thuận tiện đối chiếu và thu tiền
• Kiểm soát các khoản mục chi phí: Phần mềm cho phép theo dõi, cung cấp báo cáo chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí để dễ dàng phân tích và kiểm soát
• Quản lý tiền đặt cọc: Phần mềm cho phép thống kê và cung cấp báo cáo công nợ phải thu/phải trả/đã trả theo từng hợp đồng giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác
• Chính sách giá/chiết khấu: Phần mềm tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian
• Quản lý tồn kho: Phần mềm cho phép tạo kho để quản lý riêng công cụ, hàng quà tặng, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
• …

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Dùng ngay miễn phí

Người tổng hợp: Người yêu kế toán