Mẫu biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ việc mới nhất 2024

Biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ là văn bản tổng hợp toàn bộ công việc của kế toán cũ cần chuyển giao cho kế toán mới. Mẫu biên bản này không chỉ được sử dụng khi kế toán nghỉ việc mà còn dùng trong các trường hợp khác như chuyển phòng ban, thay đổi vị trí công tác, hoặc tái cơ cấu bộ phận. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản bàn giao lại công việc kế toán và tặng bạn miễn phí mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán khi nghỉ việc thông dụng nhất.

1. Biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ cần có nội dung gì?

Trước khi nghỉ việc, kế toán cần bàn giao lại toàn bộ sổ sách giấy tờ kế toán doanh nghiệp có liên quan đến quá trình làm việc, trong đó  có một số nội dung quan trọng như:

• Bảng kê khai hóa đơn GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
• Tổng hợp hóa đơn GTGT đầu ra từ khi DN thành lập cho tới lần quyết toán gần nhất..
• Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra ..
• Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng và theo quý, theo từng năm của doanh nghiệp.
• Bộ báo cáo tài chính trong năm.
• Bộ báo cáo về việc sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp
• Tổng hợp các hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán đầu ra và mua bán đầu vào.
• Sổ sách kế toán toàn bộ các năm.
• Hồ sơ của toàn bộ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
• Sổ phụ ngân hàng.
• Báo cáo về quản lý hàng hóa (xuất/nhập/tồn) trong kho.

2. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ và hướng dẫn điền chi tiết từng mục

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ được dùng nhiều nhất, bạn có thể đọc nội dung bên dưới hoặc tài mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán miễn phí tại đây TẢI VỀ MIỄN PHÍ.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu riêng, bạn có thể tùy chỉnh nội dung để tạo biên bản bàn giao lại công việc kế toán phù hợp nhất.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

———————–

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-PGD&ĐT, ngày …./…../…… của …………………………….

Thời gian bàn giao: từ ngày …… /……. /20…  đến ngày ……. /…….. /20……; tại…………………..

BÊN GIAO:

Ông/ Bà:………………………. Bộ Phận: ………………………….

BÊN NHẬN:

Ông/ Bà:……………………… Bộ Phận: …………………………..

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH & LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

Ông/ Bà:…………………….. Bộ Phận: ……………………………

NỘI DUNG BÀN GIAO

1. BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

2. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU

3. BÀN GIAO FILE TRONG MÁY TÍNH

4. BÀN GIAO TÀI SẢN CÔNG CỤ DỤNG CỤ

5. BÀN GIAO CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao chứng từ sổ sách kế toán, gồm các nội dung sau:

• Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.
• Bàn giao về tài sản, tiền quỹ.
• Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng đối tượng
• Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao
• Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm……. 
• Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan
• Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ
• ….(nếu có phát sinh nội dung khác)

Nội dung bàn giao chi tiết trong các phần dưới đây:

1. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước

Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. 

2. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….

2.1 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:

• Hồ sơ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê tài sản cố định, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh)
• Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….)
• Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).

 2.2 Tình hình kinh phí năm ……

• Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).
• Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác)
• Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).

2.3 Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. 

Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).

• Năm …… (gồm các loại sổ: ………………………………………………..
• Năm ……………………………………………………………………………….
• Năm ……………………………………………………………………………….

2.4 Phần mềm kế toán

Bản quyền phần mềm kế toán MISA, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….

2.5 Tài sản công tại đơn vị

Nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm.

Sổ Tài sản cố định, CCDC, biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.

3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng

3.1 Các khoản phải thu: (trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)

……………………………………………………………………………

3.2 Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)

…………………………………………………………………………..

4. Các nội dung khác

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

5. Trách nhiệm các bên

• Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..
• Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….

Công tác bàn giao kết thúc lúc …..giờ cùng ngày; biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành …..bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.

Biên Bản được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho Nhân viên nghỉ việc và 1 bản lưu tại văn phòng Công ty.

      ĐẠI DIỆN P. TCHC & LĐTL                   BÊN NHẬN                          BÊN GIAO                  

>> Đọc thêm: 7 Mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết nhất

3. Quy trình bàn giao công việc của kế toán khi nghỉ 

Trước khi thực hiện bàn giao

Kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách kế toán, các loại sổ báo cáo, chứng từ …. và các tài liệu liên quan khác càn có trong biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ.

Khi bàn giao

• Thành phần tham gia: Kế toán cũ, kế toán mới và đại diện doanh nghiệp chứng kiến việc tiếp nhận hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán
• Thực hiện kiểm kê: Cuối buổi bàn giao kế toán mới cần lập thành danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng.
• Xác nhận số liệu: Kiểm tra và xác nhận các hồ sơ, sổ sách được bàn giao. Lập danh sách các tài liệu đó và ghi rõ số lượng, chất lượng.

Ký biên bản bàn giao

Sau khi hoàn tất kiểm tra, các bên tham gia ký xác nhận vào biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ và bản danh sách tài liệu, danh sách hồ sơ, sổ sách, chứng từ. Biên bản phải có chữ ký của kế toán cũ, kế toán mới, kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp hoặc người có quyền hạn tương đương để đảm bảo tính pháp lý.

>>Xem thêm: Mẫu bàn giao tài sản mới nhất

4. Khi làm biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ việc cần lưu ý gì?

• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu: Trước khi bàn giao, kế toán cũ cần chuẩn bị tất cả chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các giấy tờ liên quan đến tình hình tài sản, công nợ, và số liệu ngân quỹ. Cần lập danh mục tài liệu cụ thể để tránh thiếu sót.
• Kiểm kê tài sản: Cần tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, tiền mặt, quỹ, và công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp. Lưu ý kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu sổ sách kế toán và thực tế.
• Phân định trách nhiệm(gồm cả trách nhiệm pháp lý): Mẫu biên bản bàn giao sổ sách kế toán cần ghi rõ trách nhiệm của cả kế toán cũ và mới, đặc biệt là về số liệu trước và sau thời điểm bàn giao. Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sau thời điểm bàn gian, còn thời điểm trước đó vẫn do kế toán cũ chịu trách nhiệm dù đã nghỉ việc. Tuy nhiên, kế toán cũ không cần chịu trách nhiệm về những thông tin bị thay đổi sau khi đã bàn giao đầy đủ.
• Có sự tham gia đầy đủ các bên: Khi bàn giao, phải có sự tham gia của kế toán cũ, kế toán mới, và người đại diện doanh nghiệp (kế toán trưởng hoặc giám đốc), hoặc nhân sự (HR) để đảm bảo tính khách quan và tính pháp lý.
• Lưu trữ biên bản: Lưu ý, sau khi hoàn tất bàn giao, biên bản cần được lưu trữ cẩn thận, với chữ ký của tất cả các bên tham gia, để làm căn cứ pháp lý trong trường hợp có vấn đề phát sinh sau này.

Kết luận

Trên đây là mẫu biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ được cập nhật mới nhất. Khi thực hiện bàn giao, để đảm bảo tính pháp lý và tính khách quan, có rất nhiều điều cần phải lưu ý. Để công tác bàn giao lại công việc kế toán được hiệu quả và nhanh chóng, hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã hỗ trợ kế toán doanh nghiệp đơn giản hóa các nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả cũng như dễ dàng hơn trong việc bàn giao giấy tờ sổ sách khi nghỉ việc. Một số tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế: Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.