Kiến thức Chuyển đổi số Hệ thống ERP của thegioididong – Có gì đằng sau chuỗi bán...

Hệ thống ERP của thegioididong – Có gì đằng sau chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam? 

Giống như các Startup khác, Thế Giới Di Động cũng từng bắt đầu hoạt động với quy mô nhỏ và quản lý vận hành bằng công cụ đơn giản như Excel. Thế nhưng, ngay khi mở cửa hàng thứ hai họ đã quyết tâm ứng dụng công nghệ để giải quyết triệt để mọi khó khăn. Chính tầm nhìn này đã giúp xây dựng hệ thống ERP của thegioididong – một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của chuỗi bán lẻ với hơn 1500 siêu thị, cửa hàng tại 63 tỉnh thành như hiện nay. 

Vậy Thế Giới Di Động đang triển khai ERP trong quản trị doanh nghiệp như thế nào? Làm thế nào để các công ty vừa và nhỏ áp dụng kinh nghiệm này vào thực tiễn? Hãy cùng MISA AMIS theo dõi thông tin dưới đây. 

thế giới di động chuyển đổi số như thế nào
Thế giới di động chuyển đổi số như thế nào?

I. Giới thiệu chung

Công ty trách nhiệm hữu hạn Thế Giới Di Động được thành lập từ năm 2004 với hoạt động chính liên quan tới sửa chữa, mua bán điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số. Công ty cũng tham gia vào một số lĩnh vực như thương mại điện tử. 

Trong 18 năm phát triển, Thế giới Di Động đã có sự tăng trưởng vượt bậc về thị phần, doanh thu. Vào năm 2014, nghiên cứu của tổ chức EMPEA cho thấy Thế giới Di Động chiếm 25% thị phần bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam. 

Năm 2017 và 2018, công ty sáp nhập, mua lại hai thương hiệu lớn là hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh cùng nhà thuốc Phúc An Khang. Nhờ đó, Thế Giới Di Động lọt vào danh sách 100 nhà bán lẻ lớn nhất châu Á – Thái Bình Dương. Đến nay, công ty không chỉ sở hữu chuỗi bán lẻ các thiết bị di động số 1 Việt Nam mà còn có nhiều cửa hàng lớn như Điện máy xanh, Bách hóa Xanh… 

II. Những hạn chế trước khi ứng dụng hệ thống ERP của thegioididong

Để đạt được quy mô và thành tựu trên, hệ thống ERP của thegioididong đã góp phần cải tiến nhiều quy trình, cách thức làm việc thủ công. Từ thuở sơ khai, công ty cũng chỉ sử dụng phần mềm Excel để quản lý mọi thông số quan trọng cho tất cả các nghiệp vụ nhân sự, bán hàng. 

Thế nhưng, sự ra đời của cửa hàng thứ hai đã phát sinh thêm nhu cầu giám sát từ xa mà Excel không thể đáp ứng. Lúc này, ban lãnh đạo của Thế Giới Di Động quyết định từng bước triển khai hệ thống ERP tối ưu việc quản lý. Phần mềm hiện đại cho phép người đứng đầu cập nhật báo cáo tình trạng hàng tồn, hàng bán ra cùng doanh thu một cách tức thời. 

khó khăn trước khi chuyển đổi tại thegioididong
Thegioididong từng gặp khó khăn trong việc quản lý bán hàng, quản ký kho trước khi chuyển đổi số

Quy mô doanh nghiệp mở rộng với số lượng cửa hàng, sản phẩm, nhân viên tăng nhanh cũng đem đến một vấn đề mới: quản lý ca làm cho nhân viên. Công việc này vốn chỉ được thực hiện trên Excel nhưng do số liệu lớn nên bảng số liệu dễ gặp sai sót, tốc độ tải chậm. Vì vậy, công ty cần mở rộng thêm cả phần mềm chia ca.

Đối với quản lý bán hàng, Thế Giới Di Động gặp một số hạn chế bao gồm: 

  • Các cửa hàng chuyển hết thông tin về một trung tâm nhận đơn, nhập dữ liệu, in hóa đơn, thu tiền… Điều này khiến hệ thống bị tắc nghẽn vào giờ cao điểm hoặc trong giai đoạn chào bán sản phẩm mới. 
  • Mỗi sản phẩm bán ra thường có sự tham gia của nhiều người từ nhân viên bán hàng, thu ngân đến quản lý cửa hàng. Do vậy, việc xác định mức độ đóng góp và lương thưởng của từng người tương đối phức tạp. 
  • Cách quản thủ công khiến quá trình tra cứu số lượng sản phẩm, kiểm tra thông tin bảo hành, cập nhật giá mới diễn ra phức tạp. Nhân viên tốn nhiều thời gian tìm kiếm khiến khách hàng phải chờ đợi lâu. 

>> Đo lường mức độ chuyển đổi số tại đây: Bộ câu hỏi đánh giá mức độ chuyển đổi số cho doanh nghiệp

III. Sự chuyển mình mạnh mẽ nhờ hệ thống ERP hiện đại

Nhờ nhận thức sớm và quyết tâm ứng dụng mà hệ thống ERP của thegioididong đã khắc phục hầu hết những hạn chế trên. Việc quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự, điều hành công việc chung diễn ra thuận lợi. Đặc biệt, thời gian gần đây Thế Giới Di Động còn chuyển đổi số logistics nhằm cải thiện chuỗi cung ứng, giao hàng nhanh chóng, tiện lợi hơn. 

Trước tiên, nhân viên tư vấn chỉ cần dùng smartphone nắm bắt thông tin tính năng, khuyến mãi sản phẩm chi tiết để tư vấn cho khách hàng. Khi người mua xác nhận đặt hàng, chính nhân viên đó sẽ là người chuyển đơn hàng lên hệ thống, xuất hàng gửi khách. Quy trình này giảm thiểu thời gian làm thủ tục giúp tăng trải nghiệm khách hàng. 

ứng dụng hệ thống ERP của thế giới di động
Cách ứng dụng hệ thống ERP thành công mà Thế Giới Di Động đang triển khai

Tiếp theo, hệ thống ERP của thegioididong có khả năng quản lý kho bao quát trình hình chung của tất cả các cửa hàng. Nếu chi nhánh này hết hàng, hệ thống sẽ ngay lập tức thông báo địa chỉ còn tồn kho. Nhà cung cấp cùng đơn vị vận chuyển được quản lý trên phần mềm riêng kết nối liên thông cho phép công ty tính toán thời gian, hành trình giao hàng chuẩn xác. 

Hệ thống cũng có thể cập nhật khuyến mãi đến từng chi nhánh. Mỗi khi người quản lý thay đổi thì giá mới, hệ thống đèn LED tại các cửa hàng sẽ tự động hiển thị tức thời. 

Nhờ hệ thống ERP, quá trình mua hàng tại Thế Giới Di Động được xử lý ngay lập tức, không còn tình trạng xếp hàng chờ đợi. Nó tạo nên quy trình tự động chuyển giao giữa các phòng ban như nhân viên bán hàng cập nhận hoàn thành đơn, hệ thống chuyển tiền tự động đến kế toán và nhân viên kho đồng thời chuẩn bị đơn hàng chuyển đi.  

Quan trọng hơn, phần mềm ERP lưu trữ, tổng hợp thông tin khách hàng thành kho dữ liệu nội bộ quý giá cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cùng đội ngũ chuyên gia có thể sử dụng tài nguyên này để phân tích chân dung người dùng, theo dõi và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Từ đó, Thế Giới Di Động cải thiện chất lượng dịch vụ, thu hút thêm khách hàng tiềm năng để gia tăng doanh số hiệu quả. 

>> Hướng dẫn lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

IV. Doanh nghiệp học được gì từ quá trình xây dựng hệ thống ERP của thegioididong? 

Thế Giới Di Động là một trong những doanh nghiệp ý thức về tầm quan trọng của việc chuyển đổi số từ rất sớm. Đặt biệt, công ty còn tự mình nghiên cứu phát triển phát triển hệ thống ERP riêng theo sát quá trình bán ra của từng chiếc điện thoại. 

Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn lực để đầu tư bài bản như vậy. Thế nhưng, quá trình triển khai thành công hệ thống ERP của thegioididong cho thấy việc xây dựng nền tảng quản trị đồng bộ sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn hơn. 

doanh nghiệp nên ứng dụng nền tảng chuyển đổi số đồng nhất
Nền tảng chuyển đổi số toàn diện là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hoạt động

Những doanh nghiệp muốn phát triển và bứt phá mạnh mẽ trong tương lai cần lựa chọn giải pháp chuyển đổi số toàn diện thay vì sử dụng một số phần mềm rời rạc. Bằng cách này, tổ chức không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn thúc đẩy tăng trưởng năng suất, hiệu quả đồng đều. 

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tìm thấy nhiều hệ thống ERP khác nhau từ các nhà cung cấp uy tín. Trong đó, một hệ thống ERP được viết nên bởi các chuyên gia chuyển đổi giàu kinh nghiệm, thấu hiểu thực trạng doanh nghiệp Việt Nam như MISA AMIS sẽ là lựa chọn lý tưởng không thể bỏ qua. 

Với MISA AMIS, doanh nghiệp vận hành thống nhất và hiệu quả trên một nền tảng nhờ liên kết chặt chẽ mọi nghiệp vụ Kế toán, Nhân sự, Bán hàng và Quản lý điều hành. Điểm khác biệt lớn nhất của nền tảng này chính là khả năng cập nhật liên thông giữa các phòng ban. Người lãnh đạo dễ dàng giám sát bức tranh tổng quan của tổ chức ở tất cả quy mô, ngành nghề khác nhau. 

TRẢI NGHIỆM NGAY GÓI TRANG BỊ CHUYỂN ĐỔI SỐ HỢP NHẤT MISA AMIS CHO MỌI QUY MÔ DOANH NGHIỆP 

V. Tạm kết 

Có thể thấy, hệ thống ERP đang ngày càng trở nên phổ biến khi hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Nếu bạn đang quan tâm tìm hiểu những ví dụ như hệ thống ERP của thegioididong để học hỏi và triển khai cho doanh nghiệp mình, đừng quên theo dõi những bài viết mới nhất tại MISA AMIS! 

 122 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này