Giống như các Startup khác, Thế Giới Di Động cũng từng bắt đầu hoạt động với quy mô nhỏ và quản lý vận hành bằng công cụ đơn giản như Excel. Thế nhưng, ngay khi mở cửa hàng thứ hai, họ đã quyết tâm ứng dụng công nghệ để giải quyết triệt để mọi khó khăn. Chính tầm nhìn này đã giúp xây dựng nên hệ thống ERP của thegioididong – một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của chuỗi bán lẻ với hơn 1500 siêu thị, cửa hàng tại 63 tỉnh thành như hiện nay.
Vậy Thế Giới Di Động đã triển khai ERP trong quản trị doanh nghiệp như thế nào? Làm thế nào để các công ty vừa và nhỏ áp dụng kinh nghiệm này vào thực tiễn? Hãy cùng MISA AMIS theo dõi thông tin trong bài viết dưới đây.
1. Thế Giới Di Động – Thương hiệu bán lẻ tốt nhất tại Việt Nam
Công ty trách nhiệm hữu hạn Thế Giới Di Động được thành lập từ năm 2004, hoạt động chính liên quan tới sửa chữa, mua bán điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số. Công ty cũng tham gia vào một số lĩnh vực như thương mại điện tử, nổi tiếng với website thegioididong.com.
Trong 20 năm phát triển, Thế Giới Di Động đã có sự tăng trưởng vượt bậc về thị phần, doanh thu. Vào năm 2014, nghiên cứu của tổ chức EMPEA cho thấy Thế Giới Di Động chiếm 25% thị phần bán lẻ điện thoại di động tại Việt Nam.
Năm 2017 và 2018, công ty sáp nhập, mua lại hai thương hiệu lớn là hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh cùng nhà thuốc Phúc An Khang. Nhờ đó, Thế Giới Di Động lọt vào danh sách 100 nhà bán lẻ lớn nhất châu Á – Thái Bình Dương. Đến nay, công ty không chỉ sở hữu chuỗi bán lẻ các thiết bị di động số 1 Việt Nam mà còn có hệ thống cửa hàng lớn như Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh,…
Mới đây, theo bảng xếp hạng Decision Lab Best Retail Rankings 2024, Thế Giới Di Động là thương hiệu bán lẻ tốt nhất tại Việt Nam.
Xem thêm: TOP 15 PHẦN MỀM ERP TỐT NHẤT HIỆN NAY DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
2. Những hạn chế trước khi ứng dụng hệ thống ERP của thegioididong
Để đạt được quy mô và thành tựu trên, hệ thống ERP của thegioididong đã góp phần cải tiến nhiều quy trình, cách thức làm việc thủ công. Từ thuở sơ khai, công ty cũng chỉ sử dụng phần mềm Excel để quản lý mọi thông số quan trọng cho tất cả các nghiệp vụ nhân sự, bán hàng.
Thế nhưng, sự ra đời của cửa hàng thứ hai đã phát sinh thêm nhu cầu giám sát từ xa mà Excel không thể đáp ứng. Lúc này, ban lãnh đạo của Thế Giới Di Động quyết định từng bước triển khai hệ thống ERP tối ưu việc quản lý. Phần mềm hiện đại cho phép người đứng đầu cập nhật báo cáo tình trạng hàng tồn, hàng bán ra cùng doanh thu một cách tức thời.
Quy mô doanh nghiệp mở rộng với số lượng cửa hàng, sản phẩm, nhân viên tăng nhanh cũng đem đến một vấn đề mới: quản lý ca làm cho nhân viên. Công việc này vốn chỉ được thực hiện trên Excel nhưng do số liệu lớn nên dễ gặp sai sót, tốc độ tải chậm. Vì vậy, công ty cần mở rộng thêm cả phần mềm chia ca.
Đối với quản lý bán hàng, Thế Giới Di Động gặp một số hạn chế bao gồm:
- Các cửa hàng chuyển hết thông tin về một trung tâm nhận đơn, nhập dữ liệu, in hóa đơn, thu tiền,… Điều này khiến hệ thống bị tắc nghẽn vào giờ cao điểm hoặc trong giai đoạn chào bán sản phẩm mới.
- Mỗi sản phẩm bán ra thường có sự tham gia của nhiều người từ nhân viên bán hàng, thu ngân đến quản lý cửa hàng. Do vậy, việc xác định mức độ đóng góp và lương thưởng của từng người tương đối phức tạp.
- Cách quản lý thủ công khiến quá trình tra cứu số lượng sản phẩm, kiểm tra thông tin bảo hành, cập nhật giá mới diễn ra phức tạp. Nhân viên tốn nhiều thời gian tìm kiếm khiến khách hàng phải chờ đợi lâu.
3. Sự chuyển mình mạnh mẽ của Thế Giới Di Động nhờ hệ thống ERP hiện đại
Nhờ nhận thức sớm và quyết tâm ứng dụng mà hệ thống ERP của thegioididong đã giúp doanh nghiệp khắc phục hầu hết những hạn chế trên. Việc quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự, điều hành công việc chung diễn ra thuận lợi. Đặc biệt, logistic thegioididong cũng được chuyển đổi số nhằm cải thiện chuỗi cung ứng, giao hàng nhanh chóng, tiện lợi hơn.
Tăng cường hiệu quả quản lý bán hàng
Trước tiên, quy trình bán hàng của Thế Giới Di Động đã được cải tiến. Nhân viên tư vấn chỉ cần dùng smartphone nắm bắt thông tin tính năng, khuyến mãi sản phẩm chi tiết để tư vấn cho khách hàng. Khi người mua xác nhận đặt hàng, chính nhân viên đó sẽ là người chuyển đơn hàng lên hệ thống, xuất hàng gửi khách. Nhờ tích hợp vào hệ thống ERP, đội ngũ nhân viên có thể giảm thiểu thời gian làm thủ tục giúp tăng trải nghiệm khách hàng.
Hệ thống cũng có thể cập nhật khuyến mãi đến từng chi nhánh. Mỗi khi người quản lý thay đổi thì giá mới, hệ thống đèn LED tại các cửa hàng sẽ tự động hiển thị tức thời.
Cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng
Nhờ hệ thống ERP, quá trình mua hàng tại Thế Giới Di Động được xử lý ngay lập tức, không còn tình trạng xếp hàng chờ đợi. Nó tạo nên quy trình tự động chuyển giao giữa các phòng ban như nhân viên bán hàng cập nhận hoàn thành đơn, hệ thống chuyển tiền tự động đến kế toán và nhân viên kho đồng thời chuẩn bị đơn hàng chuyển đi.
Thông tin khách hàng được quản lý tập trung trên CRM thegioididong. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin khách hàng, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. Ban giám đốc cũng có thể theo dõi chi tiết lịch sử mua hàng của khách.
Tối ưu hóa quy trình logistics
Tiếp theo, hệ thống ERP của thegioididong có khả năng quản lý kho bao quát trình hình chung của tất cả các cửa hàng. Nếu chi nhánh này hết hàng, hệ thống sẽ ngay lập tức thông báo địa chỉ còn tồn kho. Nhà cung cấp cùng đơn vị vận chuyển được quản lý trên phần mềm riêng kết nối liên thông cho phép công ty tính toán thời gian, hành trình giao hàng chuẩn xác.
Chuỗi cung ứng của Thế Giới Di Động hoạt động hiệu quả đã giúp giảm thiểu hàng tồn kho lâu ngày và tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm, từ đó đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng hơn.
Quản lý nhân sự hiệu quả, giảm sai sót
Hệ thống erp của thegioididong được tích hợp với dữ liệu máy chấm công, cho phép nhân viên biết thông tin chính xác về giờ làm, giờ ra vào. Dựa trên dữ liệu chấm công, doanh số, hệ thống tự động tính lương một cách chính xác cho nhân viên. Nhân viên kế toán chỉ cần bấm nút để gửi bảng lương chi tiết đến từng nhân viên.
Đối với hoạt động tuyển dụng, Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực và tuyển dụng phỏng vấn thông minh với giao diện phỏng vấn online chỉ mất 18 phút. Bất kỳ ứng viên nào cũng có thể truy cập trang online này để ứng tuyển. Hệ thống sẽ giúp đánh giá về tính cách, kỹ năng, để chọn ra những người phù hợp nhất thông qua các câu hỏi. Việc nộp hồ sơ sau để gia nhập công ty cũng hoàn toàn được thực hiện online. Nhờ đó, Thế Giới Di Động có thể tiếp kiệm thời gian và chi phí quản trị nhân lực.
Ra quyết định kinh doanh thông minh dựa trên dữ liệu
Quan trọng hơn, ERP tích hợp các công cụ phân tích và báo cáo, cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin về toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ Tài chính, Khách hàng, Nhân sự,… Điều này giúp, Thế Giới Di Động đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Với dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên phân hệ CRM, ban lãnh đạo cùng đội ngũ chuyên gia có thể sử dụng tài nguyên này để phân tích chân dung người dùng, theo dõi và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Từ đó, Thế Giới Di Động cải thiện chất lượng dịch vụ, thu hút thêm khách hàng tiềm năng để gia tăng doanh số hiệu quả.
4. Doanh nghiệp học được gì từ quá trình xây dựng hệ thống ERP của thegioididong?
Thế Giới Di Động là một trong những doanh nghiệp ý thức về tầm quan trọng của việc chuyển đổi số từ rất sớm. Đặt biệt, công ty còn tự mình nghiên cứu phát triển phát triển hệ thống ERP riêng theo sát quá trình bán ra của từng chiếc điện thoại.
Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn lực để đầu tư bài bản như vậy. Thế nhưng, quá trình triển khai thành công hệ thống ERP của thegioididong cho thấy việc xây dựng nền tảng quản trị đồng bộ sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn hơn. Đồng thời, quá trình này cũng để lại nhiều bài học giá trị các doanh nghiệp đi sau.
Nhận thức sớm về nhu cầu công nghệ
Ngay từ khi mở rộng quy mô kinh doanh, Thế Giới Di Động đã nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ vào quản lý. Việc chuyển từ Excel sang hệ thống ERP ngay khi có dấu hiệu không đáp ứng được nhu cầu đã giúp họ tránh được nhiều rủi ro và tăng hiệu quả quản lý.
Tập trung vào nhu cầu thực tế
Hệ thống ERP của Thế Giới Di Động được xây dựng dựa trên các yêu cầu đặc thù của mô hình kinh doanh. Điều này giúp giải quyết chính xác những vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ quản lý hàng tồn kho, quản lý ca làm việc đến theo dõi thông tin khách hàng.
Sử dụng nền tảng quản lý ERP toàn diện thay vì rời rạc
Thế Giới Di Động triển khai một hệ thống ERP toàn diện bao gồm quản lý bán hàng, kho hàng, tài chính, nhân sự, logistics,… Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và đồng bộ về mọi hoạt động, tránh được việc dữ liệu phân mảnh, công việc chồng chéo và chậm trễ do sử dụng nhiều hệ thống rời rạc.
Sử dụng các phần mềm riêng lẻ cũng khiến doanh nghiệp tốn kém không ít chi phí. Đây cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp thưởng gặp phải khi bắt đầu chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào trong hoạt động. Khi sử dụng một hệ thống ERP toàn diện, tất cả dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung, giúp dễ dàng truy xuất và phân tích, nâng cao hiệu quả ra quyết định.
Tối ưu hóa quy trình là chìa khóa để nâng cao năng suất
Việc tự động hóa các quy trình quan trọng như quản lý bán hàng, logistics, và quản lý tài chính giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian. Điều này cho thấy tầm quan trọng của tự động hóa trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.
Đầu tư bài bản về nguồn lực
Bằng việc đầu tư kỹ lưỡng vào các nguồn lực cần thiết, doanh nghiệp sẽ tăng cơ hội triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả và thành công. Cụ thể, các doanh nghiệp cần đầu tư nguồn lực một cách toàn diện, bao gồm tài chính, nhân lực và thời gian.
Doanh nghiệp không chỉ cần phải phân bổ ngân sách không chỉ cho giấy phép phần mềm mà còn đầu tư cơ sở hạ tầng phần cứng, tổ chức các chương trình đào tạo và hỗ trợ liên tục. Doanh nghiệp cũng cần thành lập một nhóm nhân sự chuyên trách để giám sát quá trình triển khai và đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống.
Lựa chọn đối tác triển khai uy tín
Việc chọn một đối tác triển khai ERP có uy tín và kinh nghiệm là yếu tố quyết định đến thành công của dự án. Thế Giới Di Động hợp tác với các nhà cung cấp phần mềm hàng đầu để đảm bảo hệ thống được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Đối tác uy tín không chỉ cung cấp phần mềm mà còn hỗ trợ trong việc bảo trì, nâng cấp và tư vấn chiến lược quản lý dài hạn, giúp hệ thống ERP luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
5. MISA AMIS – Hệ thống ERP hàng đầu cho chuỗi bán lẻ
Được phát triển bởi MISA với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS được đánh giá là phần mềm ERP được may do riêng cho doanh nghiệp Việt.
Với hệ sinh thái 40+ ứng dụng được tích hợp chặt chẽ với nhau, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi hoạt động từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, cho đến quản trị Nhân sự, Văn phòng số.
- Quản trị Tài chính – Kế toán: Kế toán (Chi phí, Doanh thu, Công nợ, Mua hàng, Bán hàng, Kho,…), Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Thuế điện tử, Kết nối ngân hàng,…
- Quản trị Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
- Quản trị nguồn nhân lực: Chấm công, Tuyển dụng, Tiền lương, Mục tiêu, Thông tin nhân sự, BHXH,…
- Văn phòng số: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…
Đặc biệt, MISA AMIS được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt và được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Đồng thời, nền tảng kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công. Chính vì vậy, MISA AMIS đáp ứng mọi nhu cầu quản trị và yêu cầu của doanh nghiệp về một nền tảng ERP phù hợp nhờ độ tương thích cao, dễ dàng triển khai, chi phí phù hợp, dễ dàng sử dụng.
Một số ưu điểm nổi bật của MISA AMIS
- Cung cấp đầy đủ phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể mọi hoạt động.
- Kết nối chặt chẽ các phòng ban bên trong (Kế toán, Bán hàng, Nhân sự,…) và đối tác bên ngoài doanh nghiệp (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…); kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cửa hàng,… Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ trên một nền tảng.
- Báo cáo đa chiều, được tự động cập nhật tức thời, tạo ra bức tranh từ tổng quan đến chi tiết để đội ngũ lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- Triển khai MISA AMIS nhanh chóng, độ tương thích cao, nhân viên dễ dàng sử dụng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
- Tự động hóa quy trình liên phòng ban, phối hợp chặt chẽ, trơn tru giữa các bộ phận để nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng năng suất, tối ưu chi phí/nguồn lực và nâng cao sức cạnh tranh.
- Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tích hợp thành công trợ lý trí tuệ nhân tạo AI, giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất gấp 10 lần.
- Chi phí hợp lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn các ứng dụng phù hợp với nhu cầu hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai thêm các nghiệp vụ khác.
- Làm việc trên nền tảng Cloud, nhân viên và quản lý có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. CEO có thể xem báo cáo theo thời gian thực ngay trên điện thoại, kế toán viên có thể kê khai thuế qua mạng ngay khi làm việc tại nhà,…
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Tạm kết
Có thể thấy, hệ thống ERP đang ngày càng trở nên phổ biến khi hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản trị toàn diện ví dụ như hệ thống ERP của thegioididong nhưng có mức chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh chóng, hãy đăng ký tư vấn hoặc trò chuyện với đội ngũ chuyên gia của MISA AMIS nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
