Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả trong 7 bước

Quy trình đào tạo nhân viên mới được triển khai bài bản giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn nhân lực chất lượng. Nhân viên mới khi hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và công việc của mình sẽ hòa nhập nhanh chóng và có hiệu quả công việc tốt hơn. Vậy quy trình này gồm các bước nào, khi thực hiện cần lưu ý điều gì? Mời bạn đọc cùng MISA AMIS HRM khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Trước một môi trường làm việc mới, dù là người dày dặn kinh nghiệm cũng khó tránh khỏi cảm giác bỡ ngỡ. Một số nhân viên hướng nội dễ cảm thấy lạc lõng, bối rối khi tiếp nhận công việc và chưa thể phát huy hết năng lực. Bởi vậy quy trình đào tạo nhân viên mới là vô cùng cần thiết để tạo cho nhân viên mới khởi đầu thuận lợi.

Mỗi công ty sẽ có phong cách làm việc, văn hóa làm việc khác nhau nên nhân viên mới cần phải tiếp thu lại từ đầu. Trong khi đó thời gian đào tạo lại có giới hạn nhất định, tạo ra những áp lực đối với người hướng dẫn và người được hướng dẫn. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp công việc này trở nên suôn sẻ hơn và đáp ứng đúng thời hạn.

Theo các các chuyên gia nhận định, một quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới chuyên nghiệp có ý nghĩa quan trọng với cả công ty và nhân viên:

• Tạo không khí làm việc thân thiện: Các đồng nghiệp trong phòng nên giới thiệu tên, vị trí làm việc với nhân viên mới. Điều này tạo tâm lý thoải mái nhân viên mới, giúp họ không bị bỡ ngỡ và sẵn sàng hòa đồng với mọi người xung quanh.
• Tiết kiệm thời gian: Trong ngày làm việc đầu tiên, HR nên đưa nhân viên mới thăm quan doanh nghiệp, giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi… sau đó chia sẻ về các hoạt động onboard tiếp theo. Quy trình rõ ràng giúp hai bên chủ động hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Định hướng công việc cho nhân viên mới: Được đào tạo theo quy trình cụ thể giúp nhân viên mới xác định được định hướng của bản thân trong giai đoạn làm quen với môi trường mới, nhanh chóng thích nghi hơn.
• Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên: Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp họ hiểu rõ tổ chức cần gì ở mình và mình có thể mang lại giá trị gì cho tổ chức, từ đó thúc đẩy họ phát huy hết khả năng và nâng cao năng suất công việc.
• Giúp nhân viên mới hội nhập với văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp nào cũng mong muốn tập thể nhân viên có sự đoàn kết và thấu hiểu, cùng chung sức phát triển doanh nghiệp vững mạnh và việc đào tạo ban đầu sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ tinh thần này. 

2. 7 bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới

2.1. Chuẩn bị môi trường làm việc

Sau buổi phỏng vấn và công đoạn đánh giá, HR sẽ có trong tay danh sách các ứng viên trúng tuyển. Từ danh sách này, phòng nhân sự cần lên kế hoạch đón tiếp nhân viên mới, chuẩn bị thư mời nhận việc (offer letter), trong đó ghi rõ thông tin về công việc, quyền lợi đã thỏa thuận, thời gian, địa điểm nhận việc. Để thể hiện sự chu đáo của công ty, HR nên hướng dẫn người nhận việc về cách đến văn phòng, nơi gửi xe…

Tiếp theo là chuẩn bị các hạng mục như thẻ nhân viên, chỗ làm việc, bàn làm việc, vật dụng và công cụ làm việc (máy tính và phần mềm liên quan đến công việc, bút, sổ…), bản mô tả công việc và kế hoạch đào tạo nhân viên mới.

Tiếp theo, phòng nhân sự cần gửi mail hoặc thông báo bằng văn bản tới các cá nhân, bộ phận liên quan để họ nắm bắt được về nhân viên mới. Điều này giúp các phòng ban chủ động bố trí công việc và chuẩn bị tinh thần đón tiếp người mới một cách vui vẻ. 

Để quản lý tuyển dụng và nắm bắt thông tin nhân sự một cách hiệu quả hơn, mời doanh nghiệp tham khảo phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

2.2. Cập nhật thông tin của nhân viên mới

Nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo, HR và người hướng dẫn hoặc quản lý trực tiếp xem lại hồ sơ của nhân viên mới, hiểu rõ nguyện vọng của họ khi làm việc tại đây. Những quyền lợi, thỏa thuận trước đó trong phỏng vấn hoặc thư mời nhận việc cần được lưu tâm đặc biệt. Việc này thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp với người lao động và cũng là thiện chí mong muốn nhân viên này sẽ gắn bó lâu dài với tổ chức.

Bên cạnh đó HR cần cập nhật thông tin nhân viên mới vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Như vậy trong quá trình làm việc các bộ phận, phòng ban dễ dàng tra cứu, tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn hoặc phải chờ đợi bổ sung.

2.3. Chào đón nhân viên mới

Nhân sự mới đến sẽ không tránh khỏi sự ngại ngùng với tập thể mới. HR có thể tổ chức một buổi giới thiệu ngắn với mục đích cung cấp thông tin cá nhân cơ bản giữa mọi người với nhau để tiện giao tiếp.

HR sẽ tiếp tục đưa người mới đi tham quan văn phòng, giới thiệu các phòng ban, các chức năng, phạm vi hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời HR cần quan tâm, chú ý đến người mới, thường xuyên hỏi thăm tình hình, túc trực giải đáp thắc mắc cho người mới.

Một gợi ý nữa để nhân sự gắn kết nhân viên với nhau đó là tạo một bữa tiệc nhỏ với đồ ăn nhẹ lúc nghỉ giải lao hoặc cuối giờ làm việc để mọi người trò chuyện cởi mở hơn.

2.4. Đào tạo về định hướng công việc 

Bên cạnh việc giới thiệu về con người trong doanh nghiệp, HR cần có tài liệu đào tạo cho nhân viên mới về lịch sử hình thành công ty, giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn, thành tích nổi bật, bộ máy lãnh đạo, cơ cấu phòng ban… Đây là những thông tin cốt lõi để nhân viên mới hiểu về nơi mình làm việc.

Ngoài những thông tin chung trên, thì nhân viên mới cần được biết về thời gian làm việc, chính sách, nguyên tắc và cách thức làm việc, văn hóa doanh nghiệp, các hoạt động nội bộ… Đây chính là những thông tin để người mới có định hướng làm việc hiệu quả.

Tiếp theo, các thông tin như email, web, nhóm chat trao đổi công việc sẽ được phía công ty cung cấp để hỗ trợ công việc cho nhân viên mới. Quản lý trực tiếp có trách nhiệm trao đổi sâu hơn về định hướng công việc.

2.5. Đào tạo về chuyên môn

Chương trình đào tạo chuyên môn phụ thuộc vào các yếu tố như vị trí công việc, năng lực, kinh nghiệm sẵn có của nhân viên mới. Quản lý trực tiếp và HR cần phối hợp chặt chẽ để xây dựng quy trình đào tạo kỹ năng chuyên môn hợp lý. Buổi đào tạo có thể diễn ra theo hình thức trực tiếp 1-1, theo nhóm, hoặc theo các buổi đào tạo tập trung, workshop, hội thảo…

Trong quá trình làm việc, nhân viên mới cũng cần được trang bị thêm những kiến thức liên quan để phối hợp với các bộ phận khác khi cần.

• Tổng quan tình hình thị trường, ngành hàng liên quan đến lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp.
• Kiến thức chuyên môn để đảm nhận vị trí công việc.
• Các kỹ năng mềm như giao tiếp, quan hệ khách hàng, làm việc đội nhóm, làm việc độc lập, đàm phán, giải quyết vấn đề,…
• Các kỹ năng sử dụng công cụ, dụng cụ, phần mềm để triển khai công việc.
• Các kỹ năng nâng cao năng lực, phát triển sự nghiệp bản thân.

2.6. Hỗ trợ nhân viên mới kịp thời

Để nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và có động lực phấn đấu, phòng nhân sự và quản lý trực tiếp cần theo dõi sát sao, hỗ trợ kịp thời. Sau một khoảng thời gian nhất định, như theo tuần hoặc tháng, cần đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và khuyến khích họ chia sẻ thẳng thắn về những khó khăn gặp phải. Người hướng dẫn có trách nhiệm đưa ra giải pháp phù hợp, giúp nhân viên mới vượt qua trở ngại và tự tin phát huy khả năng của mình.

Hãy lưu ý rằng một số nhân viên mới dễ cảm thấy ngại khi nêu ý kiến cá nhân. HR cần nêu rõ phương thức nêu ý kiến, ví dụ như qua hệ thống làm việc của công ty, qua email, qua tin nhắn, công khai hay chỉ trong một nhóm nhỏ… và khuyến khích nhân viên mới cởi mở, chủ động hơn.

2.7. Đánh giá quá trình đào tạo nhân viên mới

Kết thúc quá trình đào tạo và thử việc với các nhân viên mới, cần có hoạt động đánh giá để xem nhân viên có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Lúc này quản lý trực tiếp sẽ soạn thảo một bảng đánh giá. Bảng đánh giá nhân viên thử việc gồm các số liệu thể hiện kết quả thử việc, năng lực làm việc, kỹ năng, tác phong làm việc và ý kiến đánh giá của quản lý.

Thông thường, trước khi ký kết hợp đồng chính thức, giữa lãnh đạo doanh nghiệp hoặc cấp quản lý và nhân viên mới sẽ có một buổi trao đổi, thảo luận. Cấp quản lý sẽ lắng nghe những vấn đề và tâm tư nguyện vọng của nhân viên mới sau quá trình thử việc.

Từ đó nắm bắt được khả năng của nhân viên, đưa ra định hướng phát triển theo đúng năng lực. Nếu ý kiến của hai bên đồng thuận, doanh nghiệp sẽ có một nhân viên chính thức và nhân viên sẽ có một môi trường mới để gắn bó.

Bên cạnh đó bước đánh giá này giúp phòng nhân sự hoàn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp hơn cho những lần tuyển dụng, đào tạo trong tương lai.

Áp dụng phần mềm quản lý quy trình để thực hiện việc đào tạo nhân viên mới dễ dàng, tránh bị nhầm lẫn hoặc bỏ sót nội dung. Điều này cũng giúp quá trình làm việc thông suốt hiệu quả hơn.

3. Các yếu tố tạo nên một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

3.1. Nhân viên mới được định hướng công việc từ đầu

Trong ngày đầu hướng dẫn nhân viên mới, nhân sự cần giới thiệu tổng quan về yêu cầu công việc của vị trí và cung cấp các nhiệm vụ cụ thể mà họ sẽ thực hiện hàng ngày. Cách thức thực hiện công việc và các công cụ hỗ trợ cũng cần được cung cấp để giúp nhân viên mới triển khai việc được ngay.

Sự hướng dẫn nhiệt tình của nhân sự sẽ giúp nhân viên mới dễ dàng nắm bắt công việc hơn, giảm bớt sự bỡ ngỡ ban đầu. Khi việc tiếp thu thuận lợi, quá trình thực hiện công việc sẽ trở nên suôn sẻ, rút ngắn đáng kể thời gian đào tạo.

3.2. Nhân viên nhanh chóng hòa nhập

Tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Khi nhân viên mới hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp và cảm thấy bản thân có thể đồng điệu được với các giá trị trong đó thì họ mới phát huy được hết năng lực bản thân và hạn chế được những mâu thuẫn trong quá trình hòa nhập.

Sự chủ động từ các bên cũng là yếu tố cần thiết. Nhân viên mới cần chủ động giới thiệu bản thân và các đồng nghiệp cũng nên cởi mở chia sẻ về vị trí và một số thông tin cá nhân cơ bản của mình. Điều này giúp xóa tan khoảng cách và tạo bầu không khí làm việc thân thiện, hòa đồng, cởi mở.

Quy trình đào tạo hội nhập không chỉ giảm căng thẳng, áp lực giữa các nhân viên mà còn khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau. Khi cùng nhau vượt qua khó khăn và phát triển trong công việc, nhân viên sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

3.3. Phương pháp đào tạo đa dạng, hấp dẫn

Phương pháp đào tạo đa dạng về cách thức truyền đạt sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu và dễ dàng cập nhật nghiệp vụ hơn. Thay vì chỉ đưa giấy tờ, tài liệu cho nhân viên tự đọc, quản lý có thể cung cấp các video, trang web, kho kiến thức hữu ích. Doanh nghiệp nên đầu tư cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo, workshop, webinar để cập nhật những xu thế mới nhất liên quan đến công việc.

>>> Xem thêm: Giá phần mềm nhân sự có cao không? Bảng giá phần mềm quản lý nhân sự

3.4. Sự chủ động và nhiệt tình của quản lý, HR

Nếu doanh nghiệp mong muốn có được những nhân viên tài năng gia nhập đội ngũ thì cấp quản lý và HR cần phải chủ động, nhiệt tình trong công tác đào tạo nhân viên mới.

Cụ thể hơn, HR cần đảm bảo các thủ tục diễn ra suôn sẻ, chuẩn bị trước ít nhất 1 ngày cho các hoạt động tiếp đón, đào tạo, hướng dẫn.

Quản lý trực tiếp cần thấu hiểu nhân viên cấp dưới để chỉ dẫn kịp thời, chủ động điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với năng lực nhân viên, cập nhật tình hình với phòng HR và các lãnh đạo nếu cần thiết.

4. Các biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới dành cho HR

4.1. Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới trên Word

Một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến đó là biểu mẫu bằng Word. Biểu mẫu này có tính tiện dụng cao, nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ hoạt động quy trình. Nhân viên mới cũng dễ nắm bắt được quy trình đào tạo của bản thân.

• Mẫu số 1:

• Mẫu số 2:

• Mẫu số 3:

4.2 Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới trên Excel

Biểu mẫu bằng Excel hiện cũng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, bởi cách trình bày khoa học hơn, đưa ra được nhiều đầu mục công việc hơn. Một số biểu mẫu để HR tham khảo:

• Mẫu số 1:

• Mẫu số 2:

5. Những lưu ý trong quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới

Xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới sao cho hiệu quả không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Nhà tuyển dụng cần nắm bắt một và lưu ý sau để có được một quá trình đào tạo như mong muốn:

• Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin về doanh nghiệp, các quy định, quy chế trước khi giới thiệu cho nhân viên mới. Tránh việc giới thiệu thừa hoặc thiếu thông tin
• Thể hiện được tinh thần chào đón nồng nhiệt từ đồng nghiệp mới, doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy hòa nhập
• Người hướng dẫn cần có kinh nghiệm và chuyên môn tốt. Vì đây là người trực tiếp dẫn dắt và định hướng công việc và là cầu nối cho nhân viên mới.
• Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, vui vẻ, gắn kết để nhân viên mới có cái nhìn tích cực, hứng thú trong quá trình làm việc.

Để nâng cao hiệu quả quản lý thông tin nhân viên và đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Hiện nay, AMIS Thông tin nhân sự là một trong những giải pháp hàng đầu, được 17.000+ doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng.

AMIS Thông Tin Nhân Sự giúp doanh nghiệp:

• Lưu trữ hồ sơ của hàng trăm, hàng ngàn nhân viên cũng như quá trình làm việc của họ.
• Cập nhật thông tin nhân viên mới dễ dàng, nhân viên có thể tự cập nhật thông tin của mình.
• Quản lý các thủ tục nhân sự như thử việc, lên chính thức, bổ nhiệm, thuyên chuyển, nghỉ việc…
• Cung cấp báo cáo nhân sự, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định hợp lý về hoạch định nguồn nhân lực.

>>> Xem thêm: Review chi tiết phần mềm MISA AMIS HRM

Giải pháp này có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho bộ phận nhân sự, đồng thời nâng cao sự hài lòng cho nhân viên, tăng năng suất và mang lại nhiều giá trị cho công ty. Để nhận tư vấn về phần mềm và đăng ký trải nghiệm, bạn hãy để lại thông tin dưới đây.

Dùng thử miễn phí

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại là rất cần thiết để gia tăng trải nghiệm nhân viên, đặc biệt là những nhân viên Gen Z – lực lượng lao động chính hiện nay. Ngoài AMIS Thông tin nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm phần quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM với nhiều tính năng mở rộng hơn như chấm công, tính lương, tuyển dụng, đánh giá nhân viên, quản trị mục tiêu…

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự hiệu quả dành cho CEO & HR

6. Lời kết

Một quy trình bài bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí và gắn kết các nhân viên với nhau, đưa doanh nghiệp phát triển một cách bền vững. Hy vọng với những thông tin mà MISA AMIS HRM cung cấp, các nhà tuyển dụng có thể xây dựng được một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, sở hữu đội ngũ nhân viên năng lực cao.