Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 và TT13 mới nhất 2024

Phiếu chi là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định. Bài viết tổng hợp các mẫu phiếu chi theo từng thông tư và các lưu ý khi lập phiếu chi.

1. Phiếu chi là gì

Theo khoản 3 Điều 3 của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là tài liệu và phương tiện chứa thông tin, phản ánh các giao dịch kinh tế và tài chính đã diễn ra và hoàn tất, được sử dụng làm cơ sở để ghi chép vào sổ kế toán. Trong đó, phiếu chi là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp, thuộc mục Tiền tệ trong biểu mẫu chứng từ kế toán do Nhà nước quy định.

Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định như sau:

2. Nội dung chính và cách viết Phiếu chi

2.1 Nội dung chính của Phiếu chi

Phiếu chi bao gồm các nội dung chính theo quy định chung về chứng từ kế toán, như sau:

• Tên và số hiệu của các chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Thông tin về tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc các cá nhân lập chứng từ;
• Thông tin về tên, địa chỉ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc các cá nhân nhận chứng từ;
• Nội dung liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá, tổng số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi bằng số, và tổng số tiền dùng cho việc thu, chi được ghi bằng số và chữ;
• Chữ ký và họ tên của người lập, người phê duyệt hoặc các cá nhân có liên quan đến chứng từ kế toán.

Bên cạnh các nội dung chính này, phiếu chi còn có thể bao gồm các nội dung bổ sung, sẽ được trình bày chi tiết trong phần tiếp theo.

2.2 Cách viết phiếu chi

(1) Ghi rõ ràng tên và địa chỉ doanh nghiệp sử dụng phiếu chi.

(2) Phiếu chi được lập để xác định các khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ xuất quỹ thực tế, đồng thời làm cơ sở cho thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán cập nhật vào sổ kế toán.

• Phiếu chi cần được đóng thành quyển, mỗi phiếu cần ghi số quyển và số thứ tự của từng phiếu. Số thứ tự của phiếu chi phải được đánh liên tục trong suốt kỳ kế toán. Mỗi phiếu chi cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu cũng như ngày, tháng, năm chi tiền.
• Phiếu chi phải được lập thành 3 liên và chỉ được xuất quỹ khi có đầy đủ chữ ký (ký trên từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, và thủ quỹ. Sau khi nhận tiền, người nhận tiền phải ghi rõ số tiền bằng chữ đồng thời ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
  • Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu.
  • Liên 2 do thủ quỹ sử dụng để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
  • Liên 3 sẽ được bàn giao cho người nhận tiền.

(3) Nội dung chi tiền phải được ghi rõ ràng.

(4) Số tiền xuất quỹ phải được ghi cả bằng số và bằng chữ, đồng thời ghi rõ đơn vị tính là VNĐ, USD, v.v.

(5) Ghi rõ số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi.

(6) Trường hợp chi ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá và đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính tổng số tiền theo đơn vị tiền tệ được ghi trong sổ kế toán.

Đọc thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp

3.Biểu mẫu phiếu chi 

3.1. Biểu mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Tải về mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây.

3.2. Biểu mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Tải về mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đây.

4. Những lưu ý khi lập phiếu chi

4.1. Đơn vị tiền tệ sử dụng

Theo Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, đơn vị tiền tệ được sử dụng trên chứng từ kế toán, bao gồm phiếu chi được quy định như sau:

• “Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”), được sử dụng để ghi sổ kế toán và lập, trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp có các hoạt động thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ và đáp ứng các tiêu chuẩn dưới đây, doanh nghiệp có thể chọn ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán:
• Các doanh nghiệp có nghiệp vụ thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ sẽ căn cứ theo Luật Kế toán để xem xét và thực hiện lựa chọn đơn vị tiền tệ phù hợp cho kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về quyết định đó. Khi chọn đơn vị tiền tệ, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4.2. Chữ ký trên Phiếu thu, phiếu chi

Chữ ký trên phiếu chi phải tuân thủ quy định tại Điều 19 Luật Kế toán 2015 về chữ ký trên chứng từ kế toán:

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có chức danh được quy định.
• Chữ ký phải dùng mực không phai.
• Không được phép ký bằng mực màu đỏ hoặc dùng con dấu khắc sẵn chữ ký.
• Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải thống nhất.
• Chữ ký của người khiếm thị trên chứng từ kế toán phải tuân theo quy định của Chính phủ.
• Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện. – Không được phép ký trên chứng từ kế toán khi nội dung chưa được hoàn thiện.
• Chứng từ chi tiền phải có chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt chi và kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền), và chữ ký phải có trên từng liên của chứng từ.
• Chứng từ điện tử cần có chữ ký điện tử, giá trị tương đương với chữ ký trên giấy.

Đọc thêm: Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên xử lý như thế nào?

4.3. Bảo quản, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi

• Phiếu chi được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016, bao gồm các điểm sau:
• Đơn vị kế toán phải bảo đảm tài liệu kế toán được bảo quản đầy đủ và an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
• Trong trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu, cần có biên bản kèm theo bản sao tài liệu. Nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy, cũng cần có biên bản và bản sao hoặc xác nhận.
• Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc công việc kế toán kết thúc.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm về việc bảo quản và lưu trữ tài liệu.
• Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm:
  • Tối thiểu 05 năm đối với các tài liệu phục vụ quản lý và điều hành doanh nghiệp, chẳng hạn như phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong hồ sơ kế toán.
  • Tối thiểu 10 năm đối với các chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trừ khi có quy định khác.
  • Lưu trữ vĩnh viễn đối với các tài liệu có giá trị lịch sử, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót
• Đầy đủ mẫu phiếu thu chi theo từng thông tư, quy trình kế toán tiền mặt rõ ràng và những tính năng, tiện ích giúp xử lý các thao tác thủ công khi thực hiện nghiệp vụ tiền.
• ….

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán online MISA AMIS ngay hôm nay để thực tế trải nghiệm: