9 phương pháp tăng năng suất làm việc trong doanh nghiệp

Cân bằng giữa cuộc sống và công việc? Cụm từ này dường như không hề tồn tại đối với lực lượng lao động của kỷ nguyên mới, để có thể đạt được năng suất làm việc tốt. Theo một báo cáo của Gallup, tuần làm việc 40 giờ tiêu chuẩn đang trở thành ảo vọng xa xỉ trong đội ngũ nhân công. Thậm chí, ¼ trong số được khảo sát thừa nhận rằng họ đang dành ra tới 50 giờ/ tuần cho công việc.

Bất chấp số giờ làm khủng khiếp, nhiều nhân viên vẫn thừa nhận họ không đạt được hiệu quả công việc như mong muốn. Họ thắc mắc và đôi khi là chán nản với bản thân khi gặp phải tình huống này. Vậy nguyên nhân là do đâu?

Kết quả công việc thực ra không hề phụ thuộc vào thời gian bỏ ra, mà nó thể hiện bằng cách chúng ta sử dụng thời gian đó như thế nào. Một nhân viên có khả năng quản lý thời gian chính là người có thể rút ngắn thời gian làm việc mà vẫn đạt năng suất làm việc cao.

Là một người quản lý, có trách nhiệm hỗ trợ và giảm sát năng suất làm việc của mỗi nhân sự thì việc giúp nhân viên tự điều chỉnh thời gian làm việc là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên tối ưu nhất. Hãy tham khảo ngay những phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp và tối ưu thời gian dưới đây. Chắc chắn sẽ giúp đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời đòi lại những giây phút nghỉ ngơi quý báu ngay hôm nay.

Mục lục Hiện

Vấn đề với phương pháp đánh giá công việc kiểu cũ

Nhân viên của bạn đang sử dụng thời gian thiếu hiệu quả, gây ảnh hưởng tới năng suất làm việc? Nhưng đừng vì thế mà sử dụng phương pháp đánh giá năng suất làm việc truyền thống và không coi trọng tới sức lao động và thành quả mà nhân viên đem lại.

Bởi, với xu hướng hội nhập số, đi kèm với sự ảnh hưởng nặng nề của COVID-19 đã khiến rất nhiều doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề, không thể lên văn phòng làm việc truyền thống, bắt buộc phải giãn cách để bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

Theo Deputy, các câu hỏi đánh giá và phỏng vấn nhân viên theo kiểu cũ khiến toàn bộ phòng ban trở nên đặc biệt căng thẳng, giảm năng suất làm việc sau buổi đánh giá, cũng như nhân viên không tự tin thể hiện hết những thành quả mình đã làm ra, tạo tâm lý ‘muốn nghỉ việc’ vì áp lực công việc quá cao.

Vậy, nhân viên đang mong đợi gì ở các buổi đánh giá hàng năm, để có thể thực sự có thể tối ưu hóa năng suất làm việc, gấp 200% doanh thu dựa trên sự cống hiến của nhân sự? Quản lý thể hiện rõ ràng mục đích của buổi đánh giá năng suất làm việc, để cả nhân viên lẫn quản lý đều có phương hướng đưa ra đường hướng làm việc tốt hơn.

Nhân viên có quyền tự quyết định công việc của mình, qua đó có thể cam kết được hiệu năng công việc. Nhân viên được phản hồi theo đầu công việc cá nhân thường xuyên, qua đó có lộ trình tăng trưởng và phát triển phù hợp.

Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được những nhu cầu này, sẽ rất khó để trao quyền cho nhân viên để cải thiện hiệu suất. Việc áp dụng các phương pháp hiện đại để cải thiện hiệu suất của nhân viên sẽ trao quyền cho người lao động và sẽ tạo điều kiện tập trung vào việc khuyến khích phản hồi đa kênh và thường xuyên.

Vậy, nhà quản lý doanh nghiệp nên làm những gì để đánh giá nhân viên công bằng, tạo điều kiện môi trường làm việc thuận lợi?

Phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên

Lên kế hoạch cho tất cả mọi thứ

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để quản lý được thời gian làm việc đó chính là lên kế hoạch. Các anh chị chủ doanh nghiệp tốt nhất nên đào tạo nhân viên cách tăng năng suất làm việc và lập kế hoạch cho mọi hoạt động trong công việc cũng như trong cuộc sống: từ việc làm gì hôm nay, mấy giờ cần hoàn thiện đều cần được viết chi tiết rõ ràng.

Sau một ngày làm việc hãy tự xem lại thực tế số thời gian mình tập trung làm việc và thời gian trên kế hoạch tại sao có sự khác biệt, tìm nguyên nhân để khắc phục. Và một điều quan trọng cực kì để đạt được thành công cho phương pháp này chính là sự tự giác- tự nghiêm khắc với bản thân.

Với tác vụ lên kế hoạch làm việc, các anh chị chủ doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên của mình học tập theo phương pháp ma trận Eisenhower. Thay vì lên kế hoạch và gắng sức giải quyết tất cả khối lượng công việc trong cùng một lần, hãy luôn sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng. Trong đó bao gồm:

Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng
Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp
Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Nhiệm vụ phải được loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Sơ đồ ma trận Eisenhower giúp lập kế hoạch tăng năng suất làm việc

Trong thực tế, rất khó để anh chị chủ doanh nghiệp có thể loại bỏ những nhiệm vụ đang làm lãng phí thời gian nếu một cá nhân không theo dõi được sát sao công việc của mình. Bởi vậy, việc kết hợp giữa hai hình thức ghi chép lịch trình và lên kế hoạch làm việc sẽ giúp cả anh chị và các bạn nhân viên không chỉ tối ưu được thời gian của bản thân mà còn là cả những công việc mình đang đảm nhận, ưu tiên những tác vụ có nhiều ý nghĩa và lược bỏ phần không thực sự đem lại kết quả.

Podomoro – Hỗ trợ nhân viên chia nhỏ và tập trung làm việc cao độ trong thời gian ngắn

Có bao giờ một nhân viên quá bận với các nhiệm vụ của mình và luôn luôn rơi vào tình trạng hoảng loạn không biết bắt đầu từ đâu. Đó chính là những nguyên nhân khiến nhân viên của bạn lãng phí thời gian làm việc.. Nếu đội ngũ đang gặp phải vấn đề tương tự, hãy thử nghiệm với phương pháp Pomodoro dưới đây.

Pomodoro, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980, là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên lý hoạt động cơ bản của Pomodoro là việc chia các công việc lớn, cồng kềnh thành các phần nhỏ, dễ giải quyết hơn trong một khoảng thời gian xác định, bao gồm 5 bước:

Bước 1: Lựa chọn công cần làm
Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian để làm các phần công việc đã chia, thông thường là 25 phút/ phần (mỗi 25 phút này được gọi là một phiên làm việc Pomodoro)
Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong vòng 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt tay vào làm phần công việc tiếp theo
Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn 5 phút, là một phiên nghỉ dài từ 15 đến 30 phút

Để đảm bảo áp dụng phương pháp này có hiệu quả, anh chị chủ doanh nghiệp cần phải tuân thủ 4 nguyên tắc Pomodoro sau:

Nguyên tắc 1: Một phiên làm việc Pomodoro khi bị gián đoạn sẽ được tính lại từ đầu. Phiên làm việc này không thể được chia thành các phần nhỏ hơn, như ½ hay ⅓ Pomodoro.
Nguyên tắc 2: Chỉ tập trung làm 1 phần công việc duy nhất trong một phiên Pomodoro đã định.
Nguyên tắc 3: Nếu hoàn thành công việc xong trước khi phiên Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa thành quả.
Nguyên tắc 4: Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, hoặc thư giãn bằng những hoạt động đơn giản, không cần sử dụng tư duy nhiều, như đi dạo hay nghe nhạc,… Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Phương pháp này không chỉ áp dụng cho nhân viên mà ngay chính bạn- những người quản lý cũng hoàn toàn có thể tham khảo.

Kiểm toán lại hệ thống làm việc hiện tại

Trước khi bắt đầu xác định các cách hiện đại để cải thiện hiệu suất của nhân viên, anh chị chủ doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá hệ thống hiện có của mình.

Kiểm tra quy trình quản lý hiệu suất của nhân viên sẽ giúp bạn xác định các phương pháp cũ không còn hiệu quả đối với doanh nghiệp. Để giúp xác định những khoảng trống và điểm mạnh trong quy trình hiện tại, anh chị chủ doanh nghiệp cần có phương pháp đo lường đánh giá khách quan:

Những gì đang hoạt động tốt
Nhân viên cảm thấy như thế nào về quy trình quản lý năng suất làm việc
Những vấn đề nào nào cần được cải thiện

Sau khi nhận thức được các lĩnh vực cần cập nhật để tạo ra tác động lớn nhất, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ có lợi thế hơn để triển khai các cách hiện đại nhằm cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Thúc đẩy tương tác và gắn kết ở nhóm nhân viên có năng suất làm việc tốt

Khi giới thiệu những người mới bắt đầu và đào tạo công nhân hiện tại, sự tham gia của nhân viên nên trở thành ưu tiên hàng đầu. Do những nhân viên gắn bó với công việc cao sẽ có năng suất làm việc hơn 22%, đó là một phương pháp đã được chứng minh để cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Những nhân viên gắn bó có lòng nhiệt tình và đam mê đối với công việc của họ, điều này giúp mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Mặt khác, nhóm nhân viên ‘zombie’, không quá chú tâm vào công việc thường không hài lòng trong công việc và khắc họa sự bất hạnh này bằng cách tạo ra các vấn đề và cố gắng phá hoại ban giám đốc và đội ngũ.

Nếu anh chị chủ doanh nghiệp muốn triển khai các chiến lược đã được kiểm chứng để thúc đẩy sự tương tác của nhân viên, hãy bấm ‘Theo dõi’ AMIS MISA để nhận được những thông tin về phương pháp tăng tỷ lệ tương tác của nhân viên làm việc hiệu quả trong thị trường lao động Việt Nam.

Khuyến khích nhân viên tự đánh giá năng lực

Khả năng tự đánh giá của nhân viên chín là một cách làm để cải thiện năng suất làm việc, qua đó sẽ hỗ trợ nhân viên làm chủ được sự phát triển của họ.

Hơn thế nữa, khuyến khích nhân viên tự đánh giá năng suất làm việc chính là cách để tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều. Cách tiếp cận này là một sự khởi đầu đáng hoan nghênh từ cách nói chuyện cũ của một nhân viên.

Khuyến khích nhân viên phản ánh những đóng góp tích cực mà họ đã thực hiện cho nhóm cũng như các lĩnh vực phát triển. Các nhà quản lý nên sử dụng những lời nhắc sau để cho phép nhân viên đạt được năng suất làm việc cao nhất từ việc tự đánh giá:

Thành tích mà nhân viên nên tự hào nhất là gì?
Nhân viên đã thay đổi cách làm việc như thế nào, và đã tạo ra hiệu quả gì trong quá trình cải cách?
Năng suất làm việc có ảnh hưởng tới hiệu quả của công việc ra sao?

Theo apa.org, tại thị trường lao động Bắc Mỹ, nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho thấy 93% nhân viên cảm thấy có giá trị sẽ có động lực làm việc tốt nhất của họ.

Do đó, áp dụng cách tiếp cận hợp tác sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên vì nhân viên của bạn sẽ cảm thấy như ý kiến và đóng góp của họ có giá trị.

Thường xuyên tổ chức các cuộc họp nhanh

Họp nhanh đem lại năng suất làm việc khá kinh ngạc, qua đó ban lãnh đạo, nàh quản lý có thể cập nhật các thông tin như:

Cập nhật những phát triển gần đây
Thảo luận về những thách thức
Lập chiến lược về cách tiếp cận tuần tới

Tổ chức các cuộc họp nhỏ có thể tiết kiệm thời gian lâu dài vì các nhân viên cảm thấy được hỗ trợ thay vì bị ‘phó mặc’ và bỏ rơi khi làm việc. Đổi lại, người quản lý sẽ dành ít thời gian hơn để giải quyết các vấn đề tồn động, do họ đã bắt kịp tiến độ và thách thức công việc hàng ngày của nhân viên.

Sau đây là những lợi ích khác của việc đăng ký thường xuyên:

Xây dựng mối quan hệ – Người quản lý và nhân viên có thể củng cố mối quan hệ làm việc khi quá trình làm việc liên tục được củng cố, thay đổi phù hợp với bối cảnh mới (rằng họ đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu)
Đảm bảo năng suất làm việc – Các cuộc họp nhanh giảm thời gian trao đổi qua email, tăng tính kết nối trong phòng ban.
Phản hồi – Người quản lý có thể đưa ra phản hồi theo thời gian thực của nhân viên về hiệu suất, để tạo cơ hội, sửa sai một cách kịp thời.
Tính minh bạch, chính là những cuộc giám sát, để tăng sự tin tưởng từ cả người quản lý và nhân viên. Khi người quản lý theo dõi các hành động đã được thống nhất, nhân viên bắt đầu tin tưởng rằng người lãnh đạo sẽ thực hiện đúng lời hứa của họ.

Văn hoá hoạt động tập thể

Tổ chức các tương tác tập thể chính là cách hữu ích để xây dựng tinh thần đồng đội và khuyến khích nhân viên xả hơi trong công việc. Bầu không khí thoải mái này giúp tạo mối liên kết bền chặt hơn giữa các đồng nghiệp.

Các trò chơi truyền thống, như thử thách tháp Lego, rất thú vị và dễ dàng để có thể kết nối các thành viên trong phòng ban.

Qua đó, để cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, nhà quản lý có thể tham khảo về phương pháp này, đặc biệt hiệu quả cho đội ngũ Marketing, bán hàng, để có được những ý tưởng hay ho, sáng tạo nhất.

Để các trò chơi tương tác cải thiện được năng suất làm việc của nhân viên, các nhà quản lý phải đặt ra các kết quả rõ ràng về những gì cần đạt được. Bằng chứng cho thấy trò chơi hóa khuyến khích sự tương tác và cải thiện năng suất làm việc được chứng minh bằng các số liệu thống kê sau:

LivingSocial và Spotify đã hoán đổi các buổi đánh giá định kỳ hàng năm bằng trò chơi điện tử trên thiết bị di động và 90% nhân viên đã tự nguyện tham gia.
Ford (Canada) tăng 417% trong việc sử dụng cổng thông tin học tập của mình sau khi giới thiệu trò chơi điện tử.
Mức độ hài lòng của khách hàng của T-Mobile đã tăng lên đáng kể nhờ sử dụng hoạt động tương tác, để tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Tiến hành khảo sát 360

Khái niệm đánh giá 360 là khi nhân viên bí mật nhận được phản hồi của họ, qua đó, quá trình này thường bao gồm các đồng nghiệp, người quản lý và các báo cáo trực tiếp hoàn thành phản hồi ẩn danh liên quan đến một loạt các năng lực chính.

Theo truyền thống, 360 đánh giá chỉ được sử dụng khi các nhà quản lý đang đánh giá về việc thăng chức hoặc khi có mối quan tâm về quan hệ lao động trong môi trường công sở.

Việc đánh giá 360 nên được mở rộng để cung cấp một cái nhìn cân bằng hơn và ít thiên lệch hơn về năng suất làm việc của nhân viên. Việc đánh giá kết quả của bài đánh giá 360 có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian nếu được thực hiện theo cách thủ công.

Do vậy, anh chị chủ doanh nghiệp nên sử dụng các thiết bị điện tử để tạo ra các bài test, và nhận phản hồi tự động. Qua đó, có thể đến AMIS Đánh giá, hỗ trợ nhân sự thực hiện bản khảo sát năng suất làm việc, với kết quả phản hồi tức thì.

Việc sử dụng công cụ đánh giá 360 cung cấp cho người quản lý thông tin chi tiết để xác định các ưu tiên học tập dựa trên phản hồi từ những nhân viên làm việc chặt chẽ với họ.

Nhân viên có thể nhận được phản hồi từ đánh giá 360 tích cực hơn nhận xét từ cấp quản lý. Nhận ra rằng đồng nghiệp nhìn nhận một số hành vi nhất định theo hướng tiêu cực có thể cung cấp động lực để thay đổi và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên.

Một bảng đánh giá 360 tốt sẽ hỗ trợ cải thiện năng suất làm việc của nhân viên bằng cách:

Đo lường hành vi và năng lực của nhân sự trong môi trường làm việc
Phản hồi giữa các thành viên trong cùng một nhóm.
Nắm bắt được các kỹ năng khác nhau, bao gồm lắng nghe và lập kế hoạch.
Tập trung lấy khảo sát về khả năng làm việc theo nhóm và khả năng lãnh đạo giữa các thành viên.

Phương pháp thể hiện lời cảm ơn hiệu quả

Đánh giá đúng năng lực nhân viên chính là cách để thể hiện lời cảm ơn tới những nỗ lực của nhân viên, qua đó có thể cải thiện hiệu suất, qua đó có thể tăng độ hài lòng trong công việc, đặc biệt từ phía nhân viên.

Các nhà quản lý tích cực công nhận sự nỗ lực của nhân viên đối với công việc mà họ khi hoàn thành tốt chính là cách để họ tiếp tục trau dồi, tư duy và phát triển.

Một nghiên cứu của O.C. Viện Tanner phát hiện ra rằng 37% nhân viên nói rằng sự công nhận cá nhân nhiều hơn sẽ thúc đẩy họ mang lại năng suất làm việc cao hơn.

Dưới đây là một số cách tăng năng suất làm việc để thể hiện lời cảm ơn tới đội ngũ nhân viên:

Ghi nhận sự đóng góp tích cực của nhân viên cả ở nơi riêng tư và nơi công cộng, chẳng hạn như trong các cuộc họp nhóm.
Tặng một món quà liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như thẻ quà tặng, để nói lời cảm ơn. Mã thông báo của sự đánh giá cao này nên vượt lên trên và vượt ra ngoài tiền thưởng thông thường.
Đưa cả nhóm đi ăn trưa hoặc tham gia một sự kiện đặc biệt để họ có thời gian không phải đến văn phòng và thể hiện rằng bạn đánh giá cao những nỗ lực của họ.
Tặng phiếu quà tặng, mã mua hàng tới nhân viên, tại nhà hàng hoặc cơ sở mua sắm yêu thích

Cho nhân viên thấy rằng anh chị chủ doanh nghiệp thật sự cảm ơn nhờ vào sự đóng góp của họ, chính là động lực để nhân viên đầu tư nhiều hơn vào công việc.

Có ‘lịch’ nghỉ ngơi đều đặn

Theo nghiên cứu có 80% nhân viên làm việc ngoài giờ, chắc chắn rằng bao gồm cả anh chị và đội ngũ làm việc. Rất nhiều lần sau giờ làm việc bạn cùng nhân viên vẫn tiếp tục phản hồi lại tất cả tin nhắn và email. Việc công nghệ ngày càng nhanh nhạy chính là nguyên nhân khiến chúng ta quên mất thời gian nghỉ ngơi cho chính bản thân.

Tất nhiên, việc phản hồi tất cả những thông tin nhận được ngay lập tức là thể hiện sự chuyên nghiệp trong cung cách làm việc, tuy nhiên, nếu để chúng thâm dụng quá nhiều thời gian của bản thân thì lại là chuyện khác.

Harvard Business Review phát hiện ra rằng những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính có nguy cơ bị kiệt sức (về cả thể chất và tinh thần) nhiều hơn đáng kể so với những đồng nghiệp của họ.

Càng lấn sâu vào công việc vào cuối ngày, họ càng dễ uể oải, mất tập trung và gặp khó khăn trong các hoạt động vào ngày kế tiếp. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến sự sụt giảm năng suất làm việc then chốt không chỉ của cá nhân mà còn là cả đội nhóm.

Để hạn chế tình trạng nguy hiểm trên, hãy nhắc nhớ nhân viên tự đặt ra các giới hạn thời gian cho bản thân: khi làm việc hãy cố gắng tập trung cao độ và hết sức. Khi kết thúc giờ làm việc, hãy dành thời gian nghỉ ngơi, sạc lại năng lượng cần thiết. Điều này có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý của nhân viên, góp phần đẩy lùi tình trạng kiệt quệ tinh thần thường thấy ở họ sau những chuỗi ngày làm việc căng thẳng.

Để có thể thực hiện được 9 phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên kể trên hiệu quả, tốt nhất, nhà quản lý nhân sự và ban lãnh đạo doanh nghiệp cần có một chiến lược quản lý nhân sự hoàn hảo, thông qua phần mềm số 4.0 để đảm bảo theo dõi năng suất làm việc, quá trình làm việc cũng như thành quả lao động của nhân sự.

‘Giấy tờ có thể sai, nhưng chắc chắn rằng, dữ liệu sau khi số hoá không thể sai được’. Do vậy, nền tảng quản trị nguồn nhân lực hợp nhất hiện nay đang là một trong những công cụ quan trọng để đảm bảo bám đuổi công việc của nhân viên, cũng chính là công cụ để nhà quản lý theo dõi báo cáo năng suất làm việc hiệu quả ngay tại nhà! Để lại thông tin, nhận ngay 15 ngày trải nghiệm 1 1 nền tảng AMIS HRM, 14 ứng dụng quản lý nhân sự hiệu quả miễn phí!

Tổng kết

Mỗi ngày mỗi người đều có giới hạn là 24h, hãy sử dụng quỹ thời gian quý báu một cách triệt để. Đây cũng chính là điểm mấu chốt tách biệt những người thành công và phần còn lại.

Để phát triển và đào tạo nhân viên hiệu quả, cũng như tạo đòn bẩy giúp doanh nghiệp phát triển trong tương lai, một nhà quản lý cần phải có nhiệm vụ giúp đỡ nhân viên tối ưu hóa thời gian làm việc cá nhân.

Hi vọng, với 3 phương pháp đơn giản trên đây, anh chị chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng áp dụng và chuyển tải lại thông điệp quan trọng này tới đội nhóm của mình. Đặt lịch tư vấn với chuyên gia quản lý nhân sự ngay!

Tìm hiểu ngay AMIS HRM – Nền tảng phần mềm quản trị nguồn nhân lực hợp nhất. Để lại thông tin, trải nghiệm miễn phí trong vòng 15 ngày!

Dùng ngay miễn phí