Sử dụng hóa đơn điện tử là điều tất yếu của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử như thế nào được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý? Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giải thích chi tiết về tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử và hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ.
1. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là là hóa đơn đảm bảo đầy đủ các nội dung, hình thức và tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin về hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, dịch vụ,… Cụ thể, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:
| Tiêu chí | Nội dung |
| 1. Nội dung cần có |
|
| 2. Tính toàn vẹn |
|
| 3. Định dạng chuẩn XML | Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định, đảm bảo tương thích với hệ thống của cơ quan thuế |
| 4. Đăng ký với cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử hợp lệ phải được doanh nghiệp/hộ kinh doanh đăng ký sử dụng theo quy định và được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) |
| 5. Tuân thủ thời hạn lập, xuất hóa đơn | Tuân tủ các quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Ví dụ thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. xem chi tiết thời điểm xuất các loại hóa đơn tại bài viết: Thời điểm xuất hóa đơn |
| 6. Được cấp mã (nếu có) | Với những hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cấp mã trước khi giao cho bên mua |
-
Quy định về tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-Cp
Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm xử lý hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn. Trong đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA có nhiều ưu thế hơn cả và đặc biệt phần mềm còn được tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA AMIS. Sử dụng combo phần mềm kế toán online MISA AMIS cùng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có tính năng liên thông dữ liệu, tự động nhập liệu & hạch toán ngay khi xuất hóa đơn, giúp giảm tải 1 khối lượng lớn cho kế toán.
2. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ theo Nghị định 70 và Thông tư 32
Cách 1: Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ qua website chính thức của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
-
Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Bước 2: Tại giao diện của hệ thống hóa đơn điện tử, lựa chọn “ Tra cứu hóa đơn điện tử” và thực hiện nhập các thông tin tra cứu tương ứng:
| Thông tin tra cứu | Cách điền |
| MST của người bán | Nhập MST của người bán trên hóa đơn |
| Loại hóa đơn | Chọn theo tên của hóa đơn |
| Ký hiệu hóa đơn | Lấy thông tin từ phần “Ký hiệu” trên hóa đơn. Lưu ý, bắt buộc phải bỏ số 1 ở đầu đi Ví dụ 1C21TAA thì điền C21TAA |
| Số hóa đơn | Lấy thông tin từ phần “Số” ở góc phải trên cùng của hóa đơn |
| Tổng tiền thuế | Nhập số tiền thuế (không bắt buộc phải điền thông tin này) |
| Tổng số tiền thanh toán | Nhập vào số tiền cần thanh toán |
| Mã captcha | Nhập mã captcha |
-
Bước 2: Điền các thông tin cần thiết để tra cứu xem hóa đơn có hợp lệ không
Bước 3: Sau khi điền đầy đủ các thông tin, thực hiện ấn “ Tìm kiểm” và kiểm tra thông tin của hóa đơn tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả với hai trường hợp có thể xảy ra như sau:
-
Bước 3: Ấn tìm kiếm
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ được thông báo Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn. Có hóa đơn trùng khớp với thông tin của tổ chức hoặc cá nhân đã tìm kiếm.
- Trường hợp 2: Không tìm thấy hóa đơn nào trùng khớp với thông tin của tổ chức hoặc cá nhân đã tìm kiếm. => Hóa đơn điện tử không hợp lệ hoặc bạn nhập sai thông tin
Đọc thêm: Cách xuất hóa đơn cho cá nhân/khách lẻ đúng quy
Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử qua website Thuế Nhà Nước
Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Thuế nhà nước với 3 bước sau:
Bước 1: Truy cập website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Nhập các thông tin của hóa đơn cần kiểm tra bao gồm:
- Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ
- Mẫu số hóa đơn điện tử: Là các số từ 1 đến 9 theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nhập số đầu tiên trong “ký hiệu”
- Ký hiệu hóa đơn: Lưu ý, bỏ số đầu tiên trong phần ký hiệu.Ví dụ 1C25TPM thì nhập C25TPM
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn ở góc trên cùng bên phải
- Mã xác thực
-
Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên website Thuế Nhà Nước
Bước 3: Ấn “Tìm kiếm
Nếu thông tin nhập vào đúng và hóa đơn hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị trên màn hình các thông tin:
- Người bán HHDV
- Địa chỉ
- Trạng thái hoạt động:
- Cơ quan thuế quản lý
TH2: Màn hình hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại
3. Cách kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra của doanh nghiệp
-
Các bước tra cứu hóa đơn bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
Chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ , chọn “ Đăng nhập” và nhập đầy đủ thông tin để truy cập hệ thống
-
Điền thông tin dữ liệu để đăng nhập
Bước 2: Click menu “ Tra cứu” chọn “ Tra cứu hóa đơn”
Khi đã truy cập được vào phân hệ tra cứu hóa đơn các bạn có thể sẵn sàng tra cứu hóa đơn bán ra, mua vào theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mà doanh nghiệp đã xuất bán hoặc đã mua hàng.
Cụ thể các kiểm tra các hóa đơn bán ra, mua vào như sau:
Tại phân hệ tra cứu hóa đơn sẽ có 2 phần là:
- Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra.
- Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào.
-
Truy cập phân hệ tra cứu hóa đơn
a. Tra cứu kiểm tra hóa đơn bán ra của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
- Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này(thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
- Trạng thái hóa đơn.
- Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Trong đó, các bạn chú ý phần trạng thái về hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không, đảm bảo đầy đủ thủ tục xử lý hóa đơn bị sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC
Xem thêm bài viết về cách xử lý sai sót hóa đơn theo quy định mới nhất tại đây
b. Tra cứu kiểm tra hóa đơn mua vào của doanh nghiệp
Khi chọn phân hệ “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”, thực hiện nhập các trường thông tin như :
- Ngày tạo lập hóa đơn từ ngày… đến ngày…: Phân hệ này(thường giới hạn kết quả tìm kiểm tối đa 1 tháng.
- Trạng thái hóa đơn.
- Kết quả kiểm tra.
Các tùy chọn trạng thái hóa đơn và kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như hình minh họa bên dưới.
Lưu ý: Kế toán cần chú ý kiểm tra các hóa đơn mua vào có phần trạng thái là hóa đơn hủy, hóa đơn thay thế vì các hóa đơn này đã không có giá trị sử dụng và hóa đơn được thay thế bởi hóa đơn khác nên các bạn cần đối chiếu lại với người bán hàng của doanh nghiệp xem có đúng như vậy không tránh nhận phải các hóa đơn bất hợp, không còn giá trị sử dụng.
Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
3. Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc của Tổng cục Thuế
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc như sau:
-
Lợi ích khi sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc
- Tra cứu được tất cả hóa đơn bán ra (tất cả các hóa đã cấp mã, chưa cấp do không đủ điều kiện, hóa đơn mới, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn hủy….). Doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn với những hóa đơn xuất theo quy định.
- Tra cứu được tất cả các hóa đơn mua vào của doanh nghiệp nếu đơn vị bán ghi đúng thông tin của doanh nghiệp mua và hệ thống tự động cập nhật hóa đơn mua vào ngay sau khi bên xuất được cơ quan cấp mã hợp lệ. Giúp tránh bỏ sót hóa đơn do bên bán quên không gửi cho người mưa
- Dễ dàng kết xuất dữ liệu hóa đơn bán ra, mua vào để nhập khẩu vào phần mềm kế toán MISA.
Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp cần phải biết
4. Phân loại và xác định hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp
Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Căn cứ theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:
| 1 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; |
| 2 | Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; |
| 3 | Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 4 | Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; |
| 5 | Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; |
| 6 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. |
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc:
| 1 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; |
| 2 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); |
| 3 | Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; |
| 4 | Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; |
| 5 | Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. |
5. Giải đáp các câu hỏi về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử không có mã tra cứu có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có mã tra cứu có thể hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, nhưng cũng có thể không hợp lệ nếu không tuân thủ. Việc hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không phụ thuộc vào việc nó có đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về pháp luật không.
Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?
Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ. Căn cứ vào nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể có ngày lập và ngày ký khác nhau. Nhưng, thời điểm ký số chậm nhất (ngày ký) là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại điều 22 nghị didnhj123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền nếu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử quá thời hạn theo quy định tại điều 30 nghị định 125/2020/NĐ-CP
Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?
Hóa đơn điện tử không có ngày ký vẫn hợp lệ. Theo điều 10, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn, không có nội dung ngày ký. Như vậy, những trường hợp chữ ký số không có ngày ký, hóa đơn điện tử vẫn được coi là hợp lệ.
Kết luận
Trên đây, MISA AMIS đã hướng dẫn chi tiết các cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ. Hy vọng nhũng thông tin mà chúng tôi chia sẻ có thể giúp bạn hiểu rõ như thế nào được coi là hóa đơn hợp lệ.
Để quản lý hóa đơn hiệu quả, việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có khả năng:
- Kết nối trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
- Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
- Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
