13 Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên phổ biến

Đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động có vai trò quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiệu suất nhân viên và năng suất nhân viên là yếu tố quyết định trực tiếp đến tương lai doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc là điều cần thiết. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ phân tích các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến nhất để các nhà quản trị có thể tham khảo và áp dụng cách thức phù hợp.

1. Đánh giá hiệu quả công việc là gì?

Đánh giá hiệu quả công việc là điều cần thiết để nắm bắt tình hình thực tế quá trình hoàn thành công việc của nhân viên. Nhà quản lý tiến hành đánh giá, rà soát dựa trên cơ sở nhân viên cấp dưới có hoàn thành công việc đúng hạn, đủ khối lượng và đảm bảo chất lượng theo tiêu chí đã đề ra hay không.

Công thức đo lường hiệu quả công việc như sau:

Hiệu quả công việc = Kết quả đạt được / Mục tiêu

Một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng và khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như nhà quản lý. Cụ thể:

• Nâng cao hiệu quả tổng thể: Kết quả đánh giá giúp mỗi nhân viên ý thức được năng lực của mình và thúc đẩy họ nỗ lực hơn. Khi đó, tổng thể doanh nghiệp làm việc hiệu quả, giúp duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành và gia tăng khả năng thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
• Tiết kiệm chi phí: Đánh giá nhân sự định kỳ giúp tối ưu chi phí nhân sự cho doanh nghiệp. Nhóm nhân sự vượt tiêu chí đề ra giúp nhìn nhận rằng công ty đã dùng đúng nguồn lực. Nhóm nhân sự hiệu suất kém cần đào tạo hoặc sa thải. Điều này giúp chi phí tuyển dụng hoặc đào tạo nhân sự được phân bổ đúng cách, tiết kiệm cho doanh nghiệp.
• Gia tăng lợi thế cạnh tranh: Những nhân sự chất lượng cao luôn biết cách làm hài lòng khách hàng. Điều đó đồng nghĩa với tối ưu chất lượng dịch vụ của công ty. Và những vị khách hài lòng ấy sẽ giới thiệu cho nhiều người khác, thúc đẩy doanh thu công ty.

2. Tại sao cần đánh giá hiệu quả công việc?

Sau khi đánh giá, nhà quản trị có thể nắm rõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cá nhân, ưu nhược điểm của mỗi cá nhân, đâu là điểm tốt cần phát huy, đâu là điểm chưa được cần cải thiện.

Kết quả đánh giá giúp nhà quản trị ghi nhận và khích lệ đúng người. Các hình thức có thể áp dụng như khen thưởng, kỷ luật, huấn luyện,… Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh mức lương, chế độ đãi ngộ tương ứng.

Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả công việc nên được diễn ra thường xuyên bằng các bài test, căn cứ vào kết quả hàng tháng, hàng quý…

3. 13 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến hiện nay

Dưới đây là các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến mà HR thường sử dụng.

3.1 Đánh giá thông qua chỉ số KPI – Key Performance Indicator

Phương pháp KPI – Key Performance Indicator là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc vô cùng phổ biến, được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp sẽ thiết lập bộ tiêu chí KPI riêng với các hạng mục, nhiệm vụ phải thực hiện. So sánh kết quả thực tế với KPI đề ra, nhà quản lý sẽ biết được năng suất và chất lượng nhân sự.

Ưu điểm:

• KPI đề ra những con số cụ thể, có tính định lượng, giúp cho việc đánh giá hiệu quả công viêc trở nên khách quan, chính xác, tránh được cảm tính.
• Nhìn vào các tiêu chí KPI, nhân viên hiểu rõ mình cần làm gì, kết quả cần đạt được, từ đó phân bổ thời gian và công sức để triển khai nhiệm vụ một cách hợp lý.
• Dễ so sánh, dễ theo dõi hiệu suất nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Cung cấp cho nhà quản trị căn cứ để xác định các vấn đề cần cải thiện.
• Dựa vào KPI, nhà quản trị có thể tối ưu kỳ vọng cho từng vị trí, hỗ trợ từng cá nhân, từng phòng ban phát huy tối đa năng suất.

Nhược điểm:

• Mặc dù rất cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban, nhưng KPI lại hạn chế về việc thể hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
• Khi đặt ra các tiêu chí KPI, nhà quản trị vẫn có thể đưa ra các tiêu chí cảm tính.
• Tạo áp lực tâm lý cho nhân viên khi KPI vượt quá nguồn lực, khả năng thực hiện.

>>> Xem thêm: Top phần mềm đánh giá KPI nhân viên

3.2 Phương pháp đánh giá 360 độ – 360 Feedback

Khi sử dụng phương pháp đánh giá 360 độ, mỗi nhân viên sẽ nhận được phản hồi về hiệu quả công việc từ nhiều phía khác nhau. Cụ thể đó là feedback từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới, các phòng ban trong doanh nghiệp, khách hàng, đối tác…

Ưu điểm:

• Đánh giá đa chiều, toàn diện, khách quan từ nhiều phía và nhiều khía cạnh.
• Làm rõ những điểm mạnh, điểm yếu và cả những điểm chưa từng biết đến của nhân viên. Từ đó nhà quản lý có thể hỗ trợ nhân viên cải thiện, phát triển hơn về mọi mặt.

Nhược điểm:

• Người đánh giá có thể không đủ năng lực hoặc điều kiện để đưa ra nhận xét công tâm
• Dễ gây mâu thuẫn nội bộ. Nhiều người lo ngại bất đồng nên đưa ra đánh giá không khách quan.
• Xung đột ý kiến giữa các bên, dẫn đến việc nhà quản lý khó thống nhất được đánh giá cuối cùng.

3.3 Phương pháp đánh giá BSC – Balanced scorecard

Với phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC, doanh nghiệp cần dựa vào 4 phương diện sau để đánh giá hiệu quả công việc: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển. Doanh nghiệp sẽ xác định tầm nhìn, chiến lược, thực trạng mỗi phương diện, sau đó đưa ra các hành động cụ thể.

Ưu điểm:

• Hệ thống đánh giá gắn kết chặt chẽ với các khía cạnh phát triển của công ty. Từ đó doanh nghiệp có thể xem xét được hiệu quả công việc của nhân sự thay đổi như thế nào dưới tác động tích cực, tiêu cực của các khía cạnh.
• Dựa trên các số liệu khách quan, tránh được tình trạng đánh giá cảm tính
• Mang đến cho ban lãnh đạo, nhà quản lý góc nhìn toàn diện về quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Kỳ đánh giá không thường xuyên, thường theo chu kỳ hàng năm. Vì thế tính linh hoạt bị giảm đi, doanh nghiệp có thể chậm thay đổi, cập nhật so với tình hình thực tế.
• Triển khai theo phong cách lãnh đạo từ trên xuống dưới, có thể hạn chế tính sáng tạo, chủ động của nhân viên.
• Phù hợp với các doanh nghiệp startup hơn là các doanh nghiệp lớn.

3.4 Phương pháp đánh giá thang điểm cố định hành vi BARS

Với phương pháp BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale), nhà quản trị sẽ lập bảng đánh giá hành vi của nhân viên theo thang điểm cố định. Hành vi tốt hay xấu của nhân viên được chấm theo mức điểm tương ứng.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, định lượng được hành vi thành điểm số, đảm bảo tính khách quan, chính xác, minh bạch.
• Đảm bảo sự công bằng vì các nhân viên trong cùng bộ phận được đánh giá trên thang điểm, tiêu chí như nhau.
• Tổng hợp nhanh chóng dựa trên thang điểm chung.
• Giúp quản lý hiểu rõ nhân viên và đưa ra phương án cải thiện phù hợp.

Nhược điểm:

• Để thiết lập được thang điểm hợp lý cho nhiều vị trí cùng sử dụng đòi hỏi phải đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, vị trí công việc đa dạng và phức tạp thì khó áp dụng BARS.

3.5 Phương pháp xếp hạng danh mục – Weighted Checklist Methods

Với phương pháp xếp hạng danh mục, nhà quản trị cần sử dụng bộ danh mục câu hỏi đánh giá được thiết lập cho từng vị trí công việc. Danh sách này đã được xây dựng, thảo luận và chuẩn bị từ trước bởi bộ phận nhân sự và cấp quản lý. Câu trả lời thường được trình bày dưới dạng Có/Không.

Ưu điểm:

• Dễ đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên trả lời các câu hỏi đơn giản, nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Cần thời gian và nguồn lực để chuẩn bị danh mục câu hỏi cho từng vị trí
• Đánh giá chỉ theo hai khía cạnh là có và không, mang tính chung chung, khó thống kê được về mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên hoặc bộ phận
• Khó đánh giá chính xác.

3.6 Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc bằng OKR – Objective and Key Results

Phương pháp OKR đặt ra các mục tiêu (Objective) và việc thực hiện các mục tiêu này được đánh giá bằng những kết quả then chốt (Key Results). Mục tiêu đại diện cho những gì một nhân viên hoặc tổ chức muốn đạt được. Đây có thể là các mục tiêu lớn hơn, ví dụ như tăng mức độ nhận diện thương hiệu hoặc thúc đẩy doanh số trong 3 tháng cuối năm. Còn các kết quả then chốt là những công cụ được sử dụng để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu đó.

Ưu điểm:

• OKR linh hoạt về mục tiêu, có thể đặt ra những mục tiêu ngắn hạn để đạt được mục tiêu dài hạn, liên kết mục tiêu cá nhân, phòng ban với mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức.
• OKR tập trung vào các vấn đề thiết yếu, được thực hiện tuần tự hàng ngày, hàng tháng theo quy trình gọn nhẹ.

Nhược điểm:

• Tổ chức có thể đặt ra những mục tiêu thiếu tính thực tiễn, quá tham vọng, trong khi chưa đánh giá đúng tình hình.
• Tập trung vào những kết quả then chốt, có thể bỏ qua các chỉ tiêu chi tiết.

3.7 Thang đánh giá đồ thị – Graphic Rating Scales

Phương pháp thang đánh giá đồ thị là một hình thức đánh giá công việc mà nhà quản lý chỉ cần theo dõi mức độ hiệu quả dựa vào 3 hoặc 5 cấp độ: rất kém, kém, bình thường, tốt cho đến rất tốt. Đây là một trong những phương pháp đánh giá hiệu suất công việc lâu đời nhất và được sử dụng rộng rãi trong thực tế.

Ưu điểm:

• Dễ hiểu, dễ áp dụng trong tổ chức.
• Dễ theo dõi và tìm ra được những xu hướng, thay đổi trong kết quả công việc.
• Tiết kiệm chi phí khi có thể áp dụng cho nhiều vị trí trong tổ chức.

Nhược điểm:

• Có tính chủ quan, cảm tính cao.
• Khó đánh giá được điểm mạnh của nhân viên do sau khi đánh giá, điểm số hoặc mức độ được tính theo bình quân.

3.8 Phương pháp xếp hạng hiệu suất công việc – Performance Ranking Method

Phương pháp xếp hạng hiệu suất công việc là cách đánh giá hiệu suất của nhân viên từ mức kém nhất đến mức tốt nhất. Dựa trên kết quả so sánh này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc giữa các nhân viên nhau dựa trên những tiêu chí cụ thể.

Ưu điểm:

• Dễ triển khai.
• Phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, hoạt động đơn giản, không có nhiều nguồn lực để triển khai việc đánh giá nhân sự.

Nhược điểm:

• Không thể liệt kê đầy đủ các công việc, nhiệm vụ.
• Mỗi vị trí công việc có những đặc điểm khác nhau, kết quả công việc cũng khác nhau. Vì thế việc so sánh có thể không tương xứng, bất công.

3.9 Phương pháp quản lý theo mục tiêu Management by Objectives

Phương pháp MBO (Management by Objectives) đánh giá hiệu quả công việc dựa trên các mục tiêu được thiết lập sẵn. Các mục tiêu này được hình thành thông qua sự đồng thuận và thống nhất giữa cấp quản lý và nhân viên.

Ưu điểm:

• Đánh giá dựa trên số liệu rõ ràng, cụ thể.
• Mục tiêu của mỗi cá nhân gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp.Hiệu quả công việc của mỗi nhân viên đóng góp vào hiệu quả chung của cả tổ chức, điều này được phản ánh rõ ràng.
• Cải thiện năng suất và tính chủ động. Nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và những yêu cầu doanh nghiệp đề ra, từ đó chủ động lên kế hoạch và thực hiện công việc theo đúng mục tiêu.
• Giúp xây dựng môi trường làm việc minh bạch, cởi mở, nơi mọi người có thể trao đổi, xem xét về các mục tiêu.
• Nâng cao chất lượng nguồn lực bằng việc thúc đẩy nhân viên học hỏi, nâng cấp bản thân để hoàn thành mục tiêu.

Nhược điểm:

• Kỳ đánh giá thường theo năm, không linh hoạt trong việc điều chỉnh các chỉ số cho phù hợp với năng lực nhân viên và tính hình thực tế.
• Chỉ quan tâm đến việc có hoàn thành mục tiêu hay không, các yếu tố khác như hoàn cảnh làm việc, biến động từ thị trường có thể bị bỏ qua.
• Hạn chế tính sáng tạo của nhân viên nếu chỉ quan tâm đến mục tiêu đề ra.

>>> Dùng thử giải pháp đánh giá nhân viên và quản trị mục tiêu toàn diện

3.10 Xếp hạng theo phân phối định sẵn – Forced Ranking

Phương pháp xếp hạng theo phân phối định sẵn là phương pháp đánh giá hiệu suất theo một thứ tự được quy định từ trước. Nhờ vào kết quả của phương pháp này, nhà quản lý có cơ sở để chọn lựa đúng người cho các vị trí quan trọng và đảm bảo không bỏ lỡ những nhân tài.

Ưu điểm:

• Phân loại được nhân viên theo thứ tự và nhóm để có chính sách đào tạo, phát triển hoặc đãi ngộ phù hợp.

Nhược điểm:

• Ít quan tâm đến kết quả của từng cá nhân mà tập trung vào nhóm.
• Khá cứng nhắc nếu chỉ dựa vào quy định xếp loại từ trước.

3.11 Phương pháp phân phối bắt buộc – Incident Method

Phương pháp phân phối bắt buộc đánh giá hiệu quả công việc dựa trên một bộ tiêu chí hoặc tỷ lệ bắt buộc về % nhân sự xuất sắc, % nhân sự khá, % nhân sự yếu kém. Incident Method được thực hiện chặt chẽ và khắc nghiệt vì dựa trên cơ sở bắt buộc.

Ưu điểm:

• Phân loại được hiệu quả công việc của các nhóm nhân viên để đưa ra cơ chế đãi ngộ phù hợp.
• Thúc đẩy nhân viên cố gắng cải thiện, nâng cao hiệu suất để không bị bỏ lại phía sau so với đồng nghiệp.
• Nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự.

Nhược điểm:

• Có thể khiến nhân viên đề cao lợi ích cá nhân, giảm tính hợp tác trong tập thể, giảm sự kết nối trong công việc.
• Tạo tính cạnh tranh lớn, có thể là cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhân viên để được xếp vào nhóm cao hơn.

3.12 Phương pháp đánh giá sự nỗ lực – Essay Valuation Method

Phương pháp Essay Valuation Method yêu cầu người quản lý mô tả cụ thể điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Đây là một kỹ thuật phổ biến thường được kết hợp với phương pháp Graphic Rating Scales. Trong quá trình thực hiện đánh giá, khả năng phối hợp là một yếu tố vô cùng quan trọng.

Ưu điểm:

• Tập trung vào điểm mạnh giúp nhân viên phát huy năng lực.
• Nêu rõ các điểm yếu giúp nhân viên cải thiện công việc.

Nhược điểm:

• Đánh giá chủ quan dựa vào ý kiến của quản lý.
• Không dựa vào các con số định lượng cụ thể.

3.13 Phương pháp định lượng

Phương pháp định lượng giúp xác định những yêu cầu quan trọng cần để hoàn thành công việc. Sau đó nhà quản lý cần phân chia các yêu cầu này thành từng mức độ trên thang đánh giá, bao gồm xuất sắc, khá, trung bình, yếu kém. Mỗi mức độ này cần phải được mô tả chi tiết và định lượng rõ ràng. Sau đó mỗi yếu tố được đánh giá trong tương quan tổng thể các yếu tố.

Ưu điểm:

• Đánh giá theo các yếu tố định lượng chi tiết, khách quan.
• Đánh giá được tổng thể hiệu quả công việc trong khi có cân nhắc các yếu tố khác, đảm bảo tính công bằng.

Nhược điểm:

• Việc đề ra các yếu tố định lượng cần được xem xét kỹ lưỡng, tốn nhiều thời gian.
• Cần xem xét nhiều yếu tố để đưa ra kết quả cuối cùng.

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, cơ cấu phòng ban, vị trí công việc, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp và hệ thống tiêu chí đánh giá phù hợp.

Ví dụ: Công ty A có thể áp dụng các phương pháp và tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc một cách linh hoạt.

Công ty đặt mục tiêu theo phương pháp MBO cho phòng kinh doanh là tăng ít nhất 25% doanh số trong năm 2024.

Công ty đặt KPI của nhân viên kinh doanh là đạt doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm.

Nếu lựa chọn phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC, công ty A cần xem xét 4 khía cạnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển. Trong khía cạnh tài chính, công ty nhận thấy ngân sách cho nhiều hoạt động kinh doanh chưa được sử dụng hiệu quả, tìm ra các nguyên nhân và từ đó cải thiện dần.

4. Lưu ý trong đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá sai sót có thể đánh mất nhân tài, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau trong khi đánh giá:

• Cần đánh giá theo nhiều tiêu chí: Doanh nghiệp nên xây dựng bộ tiêu chí riêng cho từng vị trí hoặc từng phòng ban, bộ phận. Một số tiêu chí cơ bản để đánh giá nhân viên bao gồm: chuyên môn, thái độ làm việc, tinh thần làm việc, tinh thần cầu tiến, ham học hỏi,…
• Cần đánh giá khách quan: Nhà quản lý hoặc ban lãnh đạo là những người chịu trách nhiệm đánh giá chính, cần tránh thái độ cảm tính, tuyệt đối không thiên vị. Điều này đảm bảo việc đánh giá minh bạch, rõ ràng và khách quan.
• Cần có thưởng phạt rõ ràng: Trong công ty, nên thiết lập đầy đủ cơ chế khen thưởng và kỷ luật. Người lãnh đạo biết nhìn nhận nhân viên một cách khách quan và đa chiều trong trường hợp họ có thành tích xuất sắc hoặc có sự cố xảy ra.

>>> Xem thêm: Tiêu chí đánh giá nhân viên hiệu quả

5. Kết luận

Việc đánh giá hiệu quả công việc là một phần quan trọng của quản lý nhân sự, giúp xác định năng lực và kỹ năng của nhân viên, và từ đó đưa ra các giải pháp để cải thiện hiệu suất trong công việc. Mong rằng bài viết trên đây MISA AMIS HRM đã giúp các nhà quản lý, HR hiểu hơn về đánh giá hiệu quả thực hiện công việc là gì và các phương pháp đánh giá công việc chính xác nhất.