Hoá đơn vận chuyển là chứng từ quan trọng trong hoạt động vận tải, phục vụ thanh toán, kê khai thuế và hạch toán kế toán theo quy định. Việc lập hóa đơn đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tránh vi phạm về hóa đơn. Trong bài viết dưới đây, phần mềm kế toán MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết quy định mới nhất về hoá đơn vận chuyển và những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn. Hãy cùng theo dõi!
1. Hoá đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển là chứng từ do đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải lập, ghi nhận các thông tin về dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bao gồm:
- Thông tin về bên vận chuyển và bên thuê vận chuyển.
- Chi tiết về hàng hóa được vận chuyển (loại hàng, khối lượng, số lượng,…)
- Cước phí vận chuyển và các chi phí liên quan.
- Thuế suất và số tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) (nếu có).
Căn cứ vào Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thì thông tin trên hoá đơn vận chuyển cần có thêm:
- Biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến);
- Trường hợp DN vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử: Tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
Hóa đơn vận chuyển là căn cứ để các bên thực hiện thanh toán, kê khai thuế, hạch toán kế toán thuế và chứng minh giao dịch cung cấp dịch vụ vận tải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Tìm hiểu thêm: Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
2. Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển
2.1. Điều kiện khi xuất hóa đơn vận chuyển
Khi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa hoặc hành khách, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn theo quy định và đảm bảo các yếu tố sau:
- Sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định
- Lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn đối với dịch vụ vận tải
- Ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định của nghị định
- Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (đối với trường hợp thuộc diện phải truyền dữ liệu) theo đúng quy định
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển
Căn cứ vào điều 9 nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ vận chuyển được xác định như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa
- Trường hợp người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với cá dịch vụ thuộc trường hợp ngoại lệ theo đúng quy định pháp luật
Do đó, khi cung cấp dịch vụ:
- Nếu doanh nghiệp hoàn thành việc vận chuyển và chưa thu tiền vẫn phải lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ
- Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng thuộc diện ngoại lệ theo quy định
Phần mềm kế toán ERP MISA AMIS Kế toán kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.
Xem chi tiết tính năng phần mềm kế toán MISA AMIS
2.3. Thông tin cần có trên hóa đơn
Quy định tại điều 10 nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn vận chuyển được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử và phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Cụ thể như sau:
Điều 10. Nội dung của hóa đơn
1. Hóa đơn phải có các nội dung sau:a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;b) Số hóa đơn;c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;d) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;đ) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;e) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);
g) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
h) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
>>> Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì? Thông tin cần có trên Hóa đơn thương mại
Đối với hoạt động vận tải hàng hóa, hóa đơn còn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải và hành trình vận chuyển (điểm đến – điểm đi). Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải trên nền tảng số hoặc thông qua hoạt động thương mại điện tử thì hóa đơn phải bổ sung thông tin về tên hàng hóa vận chuyển và thông tin của người gửi hàng.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh nhưng phải có đủ nội dung bắt buộc theo quy định.
2.4. Quy định về việc điều chỉnh, hủy hoặc mất hóa đơn vận chuyển
Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn đúng quy định và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, người bán phải xử lý theo quy định về luật hóa đơn điện tư.r
2.4.1. Điều chỉnh hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sai sót có thể điều chỉnh thay thế như sau:
- Xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo trường hợp phát sinh
- Không tự ý chỉnh sửa nội dung trên hóa đơn điện tử phát sinh
2.4.2. Hủy hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026 không quy định thủ tục hủy hóa đơn điện tử do sai sót như nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghỉ có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
2.5. Quy định về lưu trữ hóa đơn
Việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn vận chuyển là yêu cầu quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, phục vụ công tác kê khai thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn vận chuyển phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Bảo đảm tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ; không bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tổ chức, cá nhân được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, đồng thời phải đáp ứng quy định của Luật Giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in hoặc tự in:
- Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ chứng từ có giá.
- Hóa đơn đã lập tại đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định về bảo quản chứng từ kế toán.
- Hóa đơn đã lập tại tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân không phải đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
3. Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển theo quy định mới nhất
Khi lập hóa đơn cước vận chuyển, doanh nghiệp cần phải ghi đầy đủ nội dung bắt buộc như sau:
- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc các thông tin theo quy định đối với từng trường hợp.
- Thông tin dịch vụ: ghi rõ tên dịch vụ vận chuyển hoặc cước vận chuyển; đơn vị tính (nếu có); số lượng; đơn giá; thành tiền.
- Thuế GTGT: thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu thuộc đối tượng chịu thuế).
- Tổng tiền thanh toán.
- Ngày lập hóa đơn theo đúng thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 254.
- Chữ ký điện tử của người bán và các nội dung bắt buộc khác theo quy định. Đối với hóa đơn điện tử, người mua không bắt buộc phải ký hoặc đóng dấu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Biển kiểm soát của phương tiện vận chuyển và hành trình vận chuyển (điểm đến – điểm đi) nếu là hóa đơn đối với hoạt động vận tải
4. Những lưu ý khi lập hoá đơn vận chuyển
Khi lập hóa đơn đối với hoạt động vận chuyển, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xác định đúng bản chất giao dịch để lập hóa đơn theo quy định. Nếu doanh nghiệp trực tiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển thì phải lập hóa đơn đối với dịch vụ này theo đúng thời điểm lập hóa đơn.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị vận chuyển độc lập thực hiện dịch vụ, đơn vị vận chuyển là bên lập hóa đơn đối với dịch vụ vận chuyển cung cấp cho doanh nghiệp.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa và dịch vụ được xác định theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không căn cứ vào việc hoạt động giao hàng và vận chuyển diễn ra cùng hay khác ngày.
- Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định và phản ánh đúng bản chất của giao dịch phát sinh.
5. Không có hóa đơn vận chuyển có bị phạt không?
Theo khoản 2 Điều 15 và khoản 2 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn. Đồng thời, hóa đơn phải được gửi cho người mua theo quy định đối với từng loại hóa đơn điện tử.
Trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm, thì tổ chức, cá nhân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Ngoài việc bị xử phạt, người vi phạm còn buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi không lập hóa đơn.
Đọc thêm: Bản thể hiện của hoá đơn điện tử và những điều cần biết
6. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Cước vận chuyển có nên xuất kèm bảng kê không?
Trả lời: Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định như thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và các nội dung khác theo quy định.
Hiện nay, Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định việc dịch vụ vận chuyển được lập hóa đơn kèm bảng kê như quy định trước đây. Do đó, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ nội dung của dịch vụ vận chuyển trực tiếp trên hóa đơn điện tử theo quy định.
Trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc Bộ Tài chính có hướng dẫn riêng đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ thì thực hiện theo quy định tương ứng.
Câu hỏi: Hóa đơn vận chuyển thuế suất bao nhiêu?
Trả lời: Thuế suất GTGT đối với dịch vụ vận chuyển được xác định theo Luật Thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành, căn cứ vào loại hình dịch vụ và điều kiện áp dụng trong từng trường hợp.
- Thuế suất 0% áp dụng đối với dịch vụ vận tải quốc tế khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
- Đối với dịch vụ vận tải trong nước, doanh nghiệp áp dụng thuế suất GTGT theo quy định hiện hành của Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ghi đầy đủ thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Để quản lý hóa đơn điện tử chính xác và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, giúp kết nối đồng bộ giữa kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng và thuế trên cùng một nền tảng.
Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, phát hành hóa đơn điện tử và tự động hạch toán ngay trên phần mềm.
- Sử dụng kho mẫu hóa đơn điện tử có sẵn, đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, giảm rủi ro kê khai hóa đơn không hợp lệ.
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
- Tự động tổng hợp số liệu, lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính và cảnh báo sai lệch dữ liệu.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình hóa đơn và kế toán, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
