Các kiểu đàm phán hiệu quả mà doanh nghiệp không thể bỏ qua

Kỹ năng đàm phán tốt sẽ đem lại những lợi thế cho doanh nghiệp. Nó như một vũ khí mạnh để bạn được những lợi ích và hoàn thành được mục tiêu đề ra. Vì vậy, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu các kiểu đàm phán trong kinh doanh ngay!

I. Đàm phán là gì ?

Đàm phán là sự trao đổi hay thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên khác nhau nhằm mục đích để đạt được những đề nghị, thỏa thuận hay là mục tiêu ban đầu đề ra. Trong quá trình đàm phán bạn sẽ không tránh khỏi những mâu thuẫn hoặc không tìm ra được tiếng nói chung.

Bởi vậy, thời gian đàm phán có thể diễn ra trong khoảng thời gian không xác định. Do đó, nó cũng hình thành nên các kiểu đàm phán khác nhau.

Đàm phán là kỹ năng lãnh đạo quan trọng mà bất kỳ người đứng đầu nào cũng phải thực hiện. Trên thương trường, sự cạnh tranh gay gắt và hợp tác đan xen khiến các doanh nghiệp phải không ngừng tìm kiếm cơ hội và hướng đi tốt nhất. Khi đó, đàm phán thành công sẽ giúp doanh nghiệp giành được nhiều lợi thế cạnh tranh và phát triển hơn. Để làm được việc này, người lãnh đạo chắc chắc phải trau dồi nhiều kiến thức và có kỹ năng giao tiếp khéo léo. Chính vì vậy, MISA AMIS trân trọng gửi đến bộ tài liệu chuyên sâu:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÚA NHÀ LÃNH ĐẠO

II. Các kiểu đàm phán

Hiện nay có các kiểu đàm phản như:

Đàm phán theo kiểu “mặc cả lập trường” (Positional bargaining), gồm có:

• Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation).
• Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation).
• Đàm phán theo nguyên tắc hay còn gọi là đàm phán theo nội dung (principled negotiation or negotiation on the merits).

Trong đàm phán kiểu quan điểm lập trường lại được chia nhỏ ra thành hai loại là: Đàm phán mềm và đàm phán cứng. Ở mỗi kiểu nguyên tắc sẽ có những ưu nhược điểm riêng hoàn toàn khác nhau. Hãy tìm hiểu chi tiết hơn dưới đây:

1. Đàm phán mềm (Soft negotiation)

1.1. Ưu điểm

• Cuộc đàm phán ít xảy ra xung đột, mâu thuẫn giữa đôi bên
• Dễ dàng đi đến thỏa thuận trong thời gian ngắn
• Luôn chú trọng đến việc giữ gìn, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với đối tác
• Luôn tin tưởng, tin cậy đối tác của mình

2.2. Nhược điểm

• Sẽ có một bên phải nhượng bộ, chịu thiệt thòi để giữ quan hệ
• Chấp nhận một số những tổn hại về mặt tài chính của công ty mình
• Dễ lùi bước trước áp lực
• Luôn phải thay đổi mục tiêu, lập trường thường xuyên

Nhìn chung, hầu hết các cuộc đàm phán mềm sẽ có bầu không khí thoải mái, dễ chịu khiến quá trình trao đổi diễn ra thuận lợi và mất rất ít thời gian để có thể đi đến kết luận chung. Tuy nhiên, nếu như đối tác của bạn không có tinh thần hợp tác hay thiện chí đàm phán vẫn sẽ tồn tại nhưng khó khăn nhất định.

2. Đàm phán cứng (Hard negotiation)

2.1. Ưu điểm

• Đạt được những lợi ích như mình mong muốn
• Luôn có lập trường ổn định, tỏ thái độ kiên quyết không dễ bị lung lay trước đối thủ
• Dễ áp đảo và khiến đối thủ nhượng bộ bằng thái độ kiên định
• Doanh nghiệp sẽ ở thế chủ động và có thể gây được sức ép lên đối tác

2.2. Nhược điểm

• Cuộc đàm phán dễ nảy sinh xích mích, bất đồng và căng thẳng
• Các cuộc thỏa thuận dễ dàng bị thất bại do không tìm được tiếng nói chung
• Dễ dàng mất đi quan hệ những đối tác quan trọng
• Luôn phải dè chừng, xem xét đối tác của mình
• Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức cho cuộc đàm phán

3. Đàm phán theo nguyên tắc 

3.1. Ưu điểm

• Cùng với đối tác giải quyết vấn đề, đưa ra những lợi ích chung cả đôi bên cùng có lợi
• Cuộc đàm phán diễn ra trong sự thân thiện và thấu hiểu đôi bên
• Mềm mỏng trong công tác xử lý vấn đề nhưng vẫn sẽ cứng rắn với yếu tố con người
• Cảm xúc luôn tách biệt với công việc
• Tìm ra được nhiều phương án để lựa chọn thay thế
• Duy trì được mối quan hệ hữu nghị giữa đôi bên

3.2. Nhược điểm

• Đôi khi sự cứng nhắc về nguyên tắc sẽ làm cho bên đối tác cảm giác dập khuôn thiếu linh hoạt
• Phải đào tạo hoặc thuê được người đàm phán tài giỏi và nhiều kinh nghiệm

Trong các kiểm đàm phán thì ta có thể nhận thấy rằng đàm phán nguyên tắc là đàm phán chiếm nhiều lợi thế hơn so với các kiểu đàm phán còn lại. Với đàm phán theo nguyên tắc, doanh nghiệp vừa có thể duy được mối quan hệ mà cả đôi bên lại cùng đạt được lợi ích tương ứng. Vì thế, không ngạc nhiên khi đây là kiểu đàm phán mà đang được ưa chuộng và sử dụng nhiều nhất hiện nay.

III. Các phương thức đàm phán cơ bản

Hiện nay khi mà công nghệ phát triển và sản xuất ra nhiều những thiết bị đưa tin tân tiến, nhanh chóng kết nối thì việc trao đổi, đàm phán không còn phức tạp. Nhờ nền tảng đó, các phương thức đàm phán trong kinh doanh cũng đang trở nên đa dạng, phong phú hơn.

1. Đàm phán giao dịch bằng thư tín

Thư tín được xem như phương thức đàm phán từ những thời kỳ đầu tiên nhưng vẫn hữu hiệu đến tận bây giờ. Khi máy tính và các thiết bị internet chưa phát triển thì mọi người sẽ dùng đến bưu điện để gửi thư qua lại để đàm phán.

Ngày nay, các doanh nghiệp chỉ cần gửi thư qua email, fax,.. Trong các kiểu đàm phán thì đây là hình thức tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự kiên nhẫn, viết ngắn gọn dễ hiểu và thật súc tích nhưng lại tiết kiệm chi phí nhất.

2. Đàm phán qua điện thoại

Điện thoại thông minh đang trở thành hành trang “bất ly thân” của tất cả mọi người. Sự phổ biến của những dòng máy hiện đại cho phép con người xử lý các công việc đơn giản mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một chiếc smartphone, bạn có thể soạn văn bản, gửi báo cáo, họp online hay đàm phán nhanh.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những sự hạn chế như thiếu tính hình thức, chuyên nghiệp. Mặt khác, nó cũng rất khó giải quyết toàn bộ những khúc mắc hay đưa ra được hết ý muốn của mình cho đối tác. Do đó, các cuộc gọi thường chỉ được dùng để thống nhất lại những điểm cơ bản, không có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ công việc chung.

3. Gặp mặt trực tiếp để đàm phán

Gặp mặt trực tiếp để đàm phán vẫn được coi là hình thức tối ưu nhất và đạt hiệu quả cao nhất. Việc gặp mặt trực tiếp để trao đổi sẽ giúp tiến độ đàm được phán thúc đẩy nhanh hơn, dễ dàng đạt được những kết quả như mong muốn.

Việc dành thời gian giải thích, lý luận và phản bác cũng giúp cho những bên liên quan giải quyết được những vấn đề còn khúc mắc. Bên cạnh ưu điểm, kiểu đàm phán này yêu cầu nguồn lực rất lớn.

Để một cuộc họp đàm phán trực tiếp diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp sẽ phải lo thêm rất chi phí như: vé máy bay, tiền ăn, tiền khách sạn, tiền đi lại,…. Đồng thời, bạn cũng phải cử ra đội ngũ nhân sự đảm nhận các vị trí tổ chức, hậu cần, dẫn dắt, ghi chép,…

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỪ XA VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Một số lưu ý khi đàm phán 

Các kiểu đàm phán đều có những những thế mạnh riêng. Ngoài việc hiểu rõ bản chất hình thức của chúng, bạn còn phải lưu tâm đến những vấn đề sau:

• Kết mỗi lần đàm phán bạn đều phải ghi chép lại những kết luận đã thu được; thống kế những vấn đề nào còn tồn động và cần phải giải quyết trong đàm phán tiếp theo
• Bạn luôn phải có những kế hoạch, phương án bổ sung để thay đổi linh hoạt khi cần thiết trong mỗi một dự án
• Trong quá trình đàm phán, bạn không nên tỏ ra nôn nóng hay cáu giận. Hãy thật bình tĩnh tự tin để nắm chắc thời điểm tấn công hay hoàn hảo nhằm đạt được kết quả mong muốn
• Một trong những nhiệm vụ quan trọng là bạn phải rút ra kinh nghiệm quý giá.
• Người phụ trách đàm phán nên trang bị thêm cho mình ngoại ngữ để chủ động hơn trong bất kỳ tình huống nào. Nếu không, doanh nghiệp cần lựa chọn những người tham gia có đầy đủ kiến thức, năng lực và kỹ năng mềm để phối hợp hiệu quả, ăn ý nhất.

  

V. Kết luận

Bài viết trên đã chia sẻ những thông tin thú vị về các kiểu đàm phán trong kinh doanh. Đồng thời, bạn cũng nắm được những ưu, nhược điểm riêng của từng hình thức.

Hy vọng rằng dựa trên những kiểu đàm phán phổ biến này, bạn có thể cân nhắc và lựa chọn những cách thức đàm phán phù hợp nhất với bản thân và công ty. Hãy tiếp tục theo dõi những bài viết mới nhất tại MISA AMIS để không bỏ lỡ các kiến thức lãnh đạo hữu ích!