Kỹ năng ra quyết định: 7+ phương pháp và quy trình ra quyết định tối ưu

Kỹ năng ra quyết định được sử dụng mỗi ngày trong công việc và cuộc sống. Đối với doanh nghiệp, việc ra quyết định cần dựa trên nhiều bước phân tích, tham khảo, cân nhắc… Vậy quy trình ra quyết định chiến lược được thực thi như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS khám phá trong bài viết này.

MISA AMIS tặng bạn: Trọn bộ tài liệu và bài viết chọn lọc 14+ kỹ năng thiết yếu cho Manager

1. Kỹ năng ra quyết định là gì?

1.1. Định nghĩa kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là quá trình của việc phân tích, tìm hiểu và tham khảo từ các nguồn khác nhau. Dựa trên nhiều sự lựa chọn đó để một người đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Mỗi quyết định được đưa ra sẽ mang theo mục đích đạt được một kết quả nhất định. Đây được xem như một trong những kỹ năng mềm quan trọng, đặc biệt với những ai đang là lãnh đạo của một doanh nghiệp.

Xem thêm: 12 kỹ năng mềm nhà quản lý cần có – Hướng dẫn nhanh và chi tiết nhất

1.2. Phân loại kỹ năng ra quyết định 

Kỹ năng ra quyết định thường được chia thành 3 kiểu phổ biến sau:

• Quyết định theo quy chuẩn: Đây là loại quyết định tối giản do có tính lặp lại nhiều lần. Những quyết định này thường chỉ dựa theo những quy định có sẵn, các luật lệ, thủ tục.
• Quyết định tức thời: Đây là loại quyết định thường gặp ở các trường hợp phát sinh, tình huống bất ngờ đòi hỏi phải đưa ra phương án giải quyết ngay lập tức. Với việc quyết định cấp thời, người đưa ra quyết định không có nhiều thời gian để phân tích kỹ lưỡng hay có quá nhiều lựa chọn.
• Quyết định có chiều sâu: Kiểu quyết định có chiều sâu cho phép cá nhân tìm hiểu chi tiết, rõ ràng các thông tin. Họ thường tiến hàng phân tích và thảo luận về các vấn đề có tính chuyên môn cao. Những quyết định này rất cần thiết trong quá trình thay đổi và sáng tạo những giá trị mới. Quyết định có chiều sâu giúp doanh nghiệp định hướng chính xác và có bước phát triển ổn định.

2. Vai trò của kỹ năng ra quyết định

Khả năng ra quyết định hiệu quả mang lại lợi ích trong việc giải quyết vấn đề, định hướng tương lai, và hạn chế rủi ro từ những lựa chọn thiếu cân nhắc. Để phát triển kỹ năng này, mỗi người cần xây dựng lộ trình rèn luyện bài bản. Những lợi ích sau đây làm rõ tầm quan trọng của việc sở hữu kỹ năng ra quyết định xuất sắc:

2.1. Nâng cao sự tự tin

Khi có khả năng đưa ra các quyết định hợp lý, mỗi cá nhân sẽ cảm thấy vững vàng hơn khi đối mặt với thử thách. Kỹ năng này đòi hỏi khả năng phân tích và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố then chốt. Đồng thời, nó giúp cá nhân tự tin hơn khi xử lý những tình huống chưa từng trải qua, sử dụng kinh nghiệm và kiến thức làm nền tảng để vượt qua thách thức trong mọi môi trường.

2.2. Giảm áp lực và căng thẳng

Trước những tình huống phức tạp, nhiều người thường cảm thấy căng thẳng do không biết lựa chọn ra sao. Tuy nhiên, khả năng ra quyết định hiệu quả cho phép họ phân tích dữ liệu và các yếu tố liên quan, từ đó đưa ra lựa chọn đúng đắn, giúp giảm bớt lo lắng và kiểm soát tình huống tốt hơn.

2.3. Phát triển kỹ năng giao tiếp

Quá trình đưa ra quyết định thường yêu cầu trao đổi ý kiến và tìm hiểu góc nhìn của các bên liên quan. Hoạt động này hỗ trợ cá nhân cải thiện kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là lắng nghe và thấu hiểu. Nhờ đó, các quyết định không chỉ tối ưu mà còn được đồng thuận bởi các thành viên liên quan.

2.4. Thúc đẩy xây dựng mối quan hệ

Những quyết định chính xác và hiệu quả giúp cá nhân nâng cao uy tín và nhận được sự tôn trọng từ người khác. Hơn nữa, việc hỗ trợ người khác xử lý khó khăn cũng là cơ hội để củng cố mối quan hệ. Khi thể hiện sự độc lập và quyết tâm thông qua quyết định của mình, cá nhân không chỉ tạo dựng lòng tin mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

Như vậy, kỹ năng ra quyết định không chỉ giúp cá nhân giải quyết các vấn đề của chính họ mà còn tạo giá trị lớn trong việc xây dựng các mối quan hệ và phát triển sự nghiệp trong kinh doanh.

Đọc ngay: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc – 7 bước người quản lý cần biết 

3. Kỹ năng hỗ trợ việc ra quyết định

Để xây dựng được kỹ năng này, bạn không những cần hiểu được quá trình các bước ra quyết định mà cần có sự hỗ trợ của một số kỹ năng khác:

3.1. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Xuất phát nguyên nhân cần đưa ra quyết định để hoàn thành một mục tiêu, người quản lý cần hình thành khả năng giải quyết vấn đề. Để có các quyết định nhanh chóng và chính xác, bạn sẽ phải đưa ra hướng giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn nhất.

3.2. Kỹ năng lãnh đạo

Những người lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, sắp xếp, quản lý các nhân viên. Vì thế, việc đưa ra quyết định hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc hiệu quả. Kỹ năng lãnh đạo giúp chúng ta nắm bắt công việc và có phương án tối ưu nhanh chóng, kịp thời.

3.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Khi làm việc nhóm, mọi người đều phải đưa ra các ý kiến của mình và lắng nghe ý kiến của người khác. Những người trong  nhóm sẽ tiến hành chọn lọc ý kiến và thống nhất quyết định cuối cùng cho công việc. Việc có nhiều ý kiến cũng giúp chúng ta có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất.

3.4. Kỹ năng quản lý thời gian

Một quyết định đúng đắn yêu cầu người quản lý đầu tư rất nhiều thời gian, công sức. Nếu không có khả năng cân đối lịch trình và nhiệm vụ ưu tiên, bạn có thể rơi vào “bẫy” bận rộn ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác. Chính vì vậy, quản lý thời gian là vô cùng cần thiết để việc ra quyết định được hiệu quả nhưng không trì hoàn công việc chung.

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình quản lý dữ liệu làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3.5. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là yếu tố cần có trong quá trình thu nhận, phân tích thông tin và đưa ra đánh giá trong thời gian ngắn. Tư duy phản biện giúp bạn nhìn nhận vấn đề chuẩn xác, có lập luận chắc chắn và tạo niềm tin cho mọi người vào quyết định được lựa chọn.

3.6. Kỹ năng tổ chức

Khi người đưa ra quyết định có kỹ năng tổ chức thì chắc chắn công việc sẽ được hoàn thành thuận lợi. Kỹ năng tổ chức nghĩ là bạn đưa ra cách sắp xếp hợp lý theo trình tự khoa học. Từ đó, công việc được liền mạnh, các quyết định đưa ra kịp thời và thích hợp với hoàn cảnh.

3.7. Kỹ năng quản lý cảm xúc

Kỹ năng quản lý cảm xúc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người ra quyết định tránh bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân, từ đó đưa ra các lựa chọn dựa trên thông tin khách quan và đầy đủ. Đồng thời, việc kiểm soát cảm xúc hiệu quả cũng cải thiện khả năng tương tác, đặc biệt trong các tình huống áp lực hay căng thẳng.

Khi duy trì được sự bình tĩnh, cá nhân có thể dễ dàng thu thập thông tin, lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan và xem xét các quan điểm đa chiều. Điều này không chỉ đảm bảo các quyết định trở nên toàn diện hơn mà còn tạo điều kiện cho sự đồng thuận và hợp tác trong môi trường làm việc.

4. Quy trình ra quyết định hiệu quả

Trong cuộc sống ở bất kỳ hoàn cảnh nào chúng ta cũng cần đưa ra các quyết định đúng đắn. Với doanh nghiệp việc quyết định trong “tích tắc” có thể cho ra những kết quả ảnh hưởng đến sự phát triển của đơn vị.

Vì vậy quy trình ra quyết định chiến lược cần có sự cân nhắc và thực hiện từng bước. Hiện nay quy trình ra quyết định 6 bước đang được áp dụng rộng rãi như sau:

4.1. Xác định vấn đề

Trước khi ra quyết định, người quản lý cần xác định rõ vấn đề, bao gồm mức độ cần thiết và tầm quan trọng của nó. Quá trình này bắt đầu từ việc nhận diện nhiệm vụ hoặc tình huống cần giải quyết, đồng thời đánh giá ảnh hưởng của vấn đề đến kết quả cuối cùng.

Sau đó, cần tập trung làm rõ các yếu tố cốt lõi và mục tiêu cụ thể, loại bỏ những yếu tố không liên quan để đảm bảo các giải pháp được định hướng đúng bối cảnh. Việc hiểu rõ phạm vi và mức độ ưu tiên của vấn đề sẽ tạo nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo.

4.2. Nhìn nhận vấn đề theo nhiều khía cạnh

Tiếp theo, cần phân tích kỹ lưỡng vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm cả lợi ích, hạn chế và các yếu tố tác động đến kết quả. Doanh nghiệp nên tiến hành so sánh các yếu tố liên quan để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, từ đó có cái nhìn toàn diện và khách quan.

Nếu thông tin hiện có chưa đủ để đưa ra quyết định, đội ngũ cần triển khai các biện pháp bổ sung nhằm thu thập thêm dữ liệu. Trong những trường hợp cấp bách, kỹ năng nhận định nhanh chóng và chính xác của người quản lý sẽ là yếu tố quyết định thành công của bước này.

4.3. Đưa ra các phương án phù hợp

Tạo danh sách các phương án khả thi để lựa chọn. Điều này mở rộng phạm vi giải pháp nhưng cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể để tránh việc có quá nhiều phương án gây khó khăn trong việc lựa chọn. Phương án cuối cùng nên đáp ứng tốt nhất các mục tiêu đã xác định.

4.4. Phân tích ưu – nhược điểm

Đánh giá chi tiết các lợi ích và hạn chế của từng phương án để xác định lựa chọn tối ưu. Quá trình này giúp dự đoán trước các rủi ro tiềm năng và đảm bảo rằng quyết định được đưa ra là khả thi và hiệu quả.

4.5. Ra quyết định

Dựa trên thông tin và phân tích ở các bước trước, lựa chọn phương án tốt nhất trong tình huống hiện tại. Lưu ý rằng không có quyết định nào hoàn hảo; do đó, cần đảm bảo tính linh hoạt để điều chỉnh nếu điều kiện thực tế thay đổi.

4.6. Triển khai

Thực hiện quyết định bằng cách phân công nhiệm vụ, xác định thời gian và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc nhóm. Sự phối hợp chặt chẽ và thực thi đúng kế hoạch là yếu tố then chốt để đạt hiệu quả cao.

4.7. Giám sát, đo lường và đánh giá

Theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện quyết định để đánh giá mức độ thành công. Nếu cần, điều chỉnh kế hoạch nhằm đáp ứng những thay đổi bất ngờ trong thực tế. Việc đánh giá khách quan cũng cung cấp bài học kinh nghiệm cho các quyết định sau này.

5. 3 nguyên tắc cơ bản đưa ra quyết định

5.1. Nguyên tắc định nghĩa

Nguyên tắc định nghĩa giúp người ra quyết định hiểu rõ bản chất của vấn đề cần giải quyết. Như vậy, bạn mới tiến hành phân tích và có các bước xử lý đúng đắn nhất. Điều này cũng có nghĩa rằng bạn phải tiến hành đào sâu nghiên cứu, khai thác triệt để vấn đề cốt lõi kết hợp với tầm nhìn chiến lược để đưa ra quyết định.

5.2. Nguyên tắc xác minh đầy đủ

Những quyết định quan trọng không thể được quyết định dựa trên cảm tính. Tất cả mọi căn cứ phán đoán đều phải dựa vào cơ sở và lập luận vững chắc.

Để nâng cao tính thuyết phục, người đưa ra quyết định bị đòi hỏi phải có thông tin chính xác, tìm hiểu chi tiết và lập luận chặt chẽ. Điều này cho phép bạn khẳng định sự uy tín và chắc chắn trước các thành viên và đội ngũ của mình.

5.3. Nguyên tắc đồng nhất

Đây là nguyên tắc thường được áp dụng khi làm việc nhóm. Mỗi cuộc họp sẽ đem về rất nhiều ý kiến khác nhau. Nhiệm vụ của bạn là cần tập trung phân tích các quan điểm cụ thể, tìm ra những ưu điểm và nhược điểm một các đa chiều, tích cực. Trước khi ra quyết định cuối cùng, nó phải nhận được sự thống nhất của mọi người tham gia.

Xem thêm: Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm

6. Một số cách cải thiện kỹ năng ra quyết định

6.1. Độc lập và kiên định

Hình thành thói quen suy nghĩ độc lập và kiên định với lựa chọn của mình. Lắng nghe ý kiến từ người khác chỉ để tham khảo, sau đó đưa ra quyết định dựa trên mục tiêu và hoàn cảnh cá nhân. Đừng dễ dàng bị ảnh hưởng bởi ý kiến trái chiều xung quanh.
Đồng thời, nếu quyết định ban đầu chưa phù hợp, hãy kiên định đối mặt, rút kinh nghiệm và cải thiện trong tương lai.

6.2. Quyết tâm

Giá trị của một quyết định nằm ở khả năng chuyển hóa ý tưởng thành hành động. Chỉ dừng lại ở suy nghĩ sẽ không mang lại hiệu quả thực tế. Sự quyết tâm khi thực hiện quyết định là yếu tố then chốt để đạt được kết quả mong muốn, biến kế hoạch thành hành động cụ thể.

6.3. Tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của bản thân

Hiểu rõ năng lực và hạn chế của chính mình là cơ sở để phát triển kỹ năng ra quyết định. Việc khắc phục điểm yếu giúp cải thiện hiệu quả, trong khi phát huy điểm mạnh gia tăng sự tự tin và động lực, tạo nền tảng để đạt được những mục tiêu cao hơn.

6.4 Học hỏi từ người khác

Quan sát và học hỏi kinh nghiệm từ những người có khả năng ra quyết định tốt, bao gồm đồng nghiệp, bạn bè, hay lãnh đạo, sẽ mở rộng tầm nhìn và nhận thức. Điều này giúp cải thiện cách tiếp cận vấn đề và nâng cao kỹ năng ra quyết định. Tuy nhiên, cần linh hoạt áp dụng để phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu cá nhân.

6.5 Chịu trách nhiệm

Mỗi người cần chịu trách nhiệm với quyết định của mình, bất kể kết quả ra sao. Điều này không chỉ xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ người khác mà còn giúp bản thân học hỏi từ những sai lầm để đưa ra các quyết định tốt hơn trong tương lai.

6.6 Đừng cố phân tích quá nhiều

Phân tích thông tin là cần thiết nhưng không nên quá sa đà, dễ dẫn đến tình trạng “tê liệt phân tích”. Hãy cân nhắc đủ các yếu tố cần thiết, tập trung vào những thông tin quan trọng và đưa ra quyết định kịp thời. Kinh nghiệm và sự đánh giá tổng thể cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quyết định.

6.7 Chấp nhận, học hỏi từ sai lầm

Thất bại là điều không tránh khỏi, nhưng nó mang lại bài học quý giá. Đừng để sai lầm làm giảm sự tự tin, mà hãy coi đó là cơ hội để học hỏi và phát triển. Người thành công là những người biết cách biến thất bại thành động lực để tiếp tục chinh phục các mục tiêu. Giữ tinh thần bình tĩnh và tư duy tích cực để vượt qua thử thách và đạt được thành công bền vững.

7. Những rào cản nào cản trở quá trình ra quyết định?

• Thiếu thông tin: Khi dữ liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, quyết định có thể dựa trên nhận định sai lầm, dẫn đến kết quả không như mong đợi. Điều này thường xuất phát từ việc không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hoặc không sử dụng đúng nguồn thông tin cần thiết.
• Áp lực về thời gian: Áp lực phải đưa ra quyết định nhanh chóng có thể làm giảm khả năng phân tích và đánh giá toàn diện, dẫn đến việc chọn lựa giải pháp chưa được cân nhắc kỹ lưỡng.

• Xung đột quan điểm: Sự bất đồng giữa các bên liên quan có thể làm phức tạp hóa quá trình đưa ra quyết định. Việc dung hòa các quan điểm đối lập và tìm ra giải pháp chung là một thách thức lớn, đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và quản lý xung đột hiệu quả.
• Thiếu sự sáng tạo: Tư duy rập khuôn hoặc thiếu đổi mới khiến người ra quyết định không thể tìm ra những giải pháp đột phá trong các tình huống phức tạp, làm giảm hiệu quả của quyết định.
• Thiếu sự quyết đoán: Sự do dự hoặc e ngại rủi ro có thể kéo dài quá trình ra quyết định, làm lỡ cơ hội và ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc hoặc dự án.
• Bị cảm xúc chi phối: Khi cảm xúc cá nhân áp đảo, quyết định thường thiếu tính khách quan và không được xây dựng trên cơ sở thông tin vững chắc, dễ dẫn đến hậu quả không mong muốn.

Hiểu và nhận diện những rào cản này là bước đầu tiên để nâng cao kỹ năng ra quyết định. Điều này giúp người ra quyết định xác định các yếu tố cần cải thiện, áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp, từ đó tăng cường hiệu quả và độ chính xác trong các lựa chọn.

8. Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng ra quyết định và các bước ra quyết định chiến lược trong doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin trên đã giúp mọi người hiểu thêm về kỹ năng quan trọng này.

Đặc biệt, những kiến thức mới và bổ ích nhất về quản lý điều hành công việc sẽ tiếp tục được cập nhật thường xuyên. Nếu bạn đang quan tâm tìm hiểu để ứng dụng vào thực tiễn công việc, đừng bỏ lỡ những bài viết tiếp theo của MISA AMIS nhé!

.