RPA là gì? Cách áp dụng RPA trong doanh nghiệp

Bắt đầu được ứng dụng rộng rãi để tinh gọn quy trình, nâng cao năng suất làm việc, RPA trở thành 1 trong những xu hướng công nghệ phát triển hàng đầu trên thế giới. Vậy RPA là gì? Ứng dụng RPA như thế nào để thành công trong doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi theo dõi trong bài viết dưới đây nhé.

I. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation) có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Đó là một ứng dụng công nghệ giúp bạn triển khai và quản lý rô bốt theo hành vi của con người. Trong thực tế, RPA sẽ được tích hợp để tự động hóa các quy trình kinh doanh. 

Nói một cách đơn giản, RPA là một phần mềm giúp các thiết bị máy tính và rô bốt thực hiện các tác vụ kỹ thuật lặp đi lặp lại bằng cách bắt chước hành vi của con người. Công nghệ này giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro không đáng có. Đồng thời, tiết kiệm được các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành, tác nghiệp và kiểm soát.

Sự phát triển của các phần mềm RPA là nhu cầu tất yếu khi công nghệ kỹ thuật hiện đại đem đến nhiều cơ hội đổi mới. Giờ đây, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi hoạt động, tối ưu thời gian và quy trình làm việc truyền thống để nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang tri thức và sẵn sàng nguồn lực để tiếp tục bứt phá cùng xu hướng chuyển đổi số trong tương lai. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

II. RPA Developer là gì? 

Thuật ngữ RPA Developer dùng để chỉ những người làm việc trong lĩnh vực thiết kế các “trợ lý ảo” theo nhu cầu của doanh nghiệp. Các đơn vị này sẽ giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.

Theo đánh giá của các chuyên gia, đây là ngành nghề mới nhưng sở hữu có tiềm năng phát triển rất cao. Đặc biệt, trong bối cảnh mới hiện nay vì bị ảnh hưởng bởi đại dịch khiến các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn. Nó yêu cầu quá trình phát triển kinh doanh phải có sự chuyển đổi từ thủ công sang tự động hóa. 

>> Tìm hiểu thêm: Các bước chuyển đổi số thành công doanh nghiệp cần biết

III. Các cách áp dụng RPA trong doanh nghiệp

Mang lại rất nhiều lợi ích và mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, RPA được áp dụng theo nhiều cách khác nhau ở từng quy trình, bộ phận. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách sử dụng RPA.

1. Quy trình kế toán

RPA có thể tự động hóa các nhiệm vụ kế toán như xử lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính, kiểm tra sổ sách và thực hiện các tác vụ liên quan đến thanh toán và thu tiền. Công nghệ giúp giảm thiểu công việc thủ công, tăng tốc độ và độ chính xác trong quy trình kế toán.

2. Quản lý tài liệu

RPA hỗ trợ tự động hoá việc quản lý và xử lý tài liệu trong doanh nghiệp. Ví dụ, công nghệ hỗ trợ tự động nhận dạng và phân loại tài liệu, nhập dữ liệu vào hệ thống, tạo và cập nhật các bản ghi, đồng thời tổ chức và lưu trữ tài liệu theo quy định.

3. Quản lý khách hàng

RPA cho phép doanh nghiệp tự động hoá các quy trình liên quan đến quản lý khách hàng. Chẳng hạn như:

• Tự động cập nhật thông tin và xây dựng dữ liệu khách hàng có tính chi tiết cao
• Tạo và nhận dữ liệu thanh toán nhanh chóng sau khi khách hàng hoàn tất giao dịch
• Giải quyết nhanh các nghiệp vụ chăm sóc khách hàng đơn giản như tạo tài khoản, cấp thẻ ngân hàng, phản hồi thắc mắc,…

4. Quy trình nhân sự

Với nghiệp vụ quản lý nhân sự, RPA có thể hỗ trợ tự động hoá các tác vụ nhân sự, bao gồm quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý chấm công và tính lương,…

Công nghệ này giúp giảm thiểu công việc lặp lại và tăng cường độ chính xác trong quy trình nhân sự.

5. Quy trình vận hành kho – bán hàng

RPA có thể tự động hóa các nghiệp vụ trong quy trình vận hành như xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng, theo dõi lô hàng và cập nhật thông tin vận chuyển. Lúc này, hiệu suất và độ chính xác trong quy trình vận hành của doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể.

Như vậy, RPA được ứng dụng rộng rãi và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều loại quy trình và ngành nghề khác nhau trong tổ chức.

IV. Các giai đoạn áp dụng phần mềm RPA 

Quá trình triển khai và áp dụng RPA sẽ dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp xác định mục tiêu và chiến lược rõ ràng ngay từ đầu. Tùy theo mô hình và điều kiện cụ thể mà nhà quản lý đưa ra có các bước đi phù hợp. Thế nhưng, nhìn chung tự động hóa quy trình kinh doanh cần trải qua các giai đoạn dưới đây.

1. Đánh giá kỹ lưỡng

Các tổ chức cần được đánh giá cẩn thận khả năng áp dụng RPA. Những công ty có thể áp dụng RPA cần đảm bảo quy trình tương thích với hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

2. Tạo use-case kinh doanh

Chạy thử nghiệm quy trình giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng RPA có phải là một giải pháp cho vấn đề của mình hay không. Nó giúp ban lãnh đạo đưa ra các phương hướng khắc phục hiệu quả.

3. Chuẩn bị chiến lược thực hiện toàn diện

Việc triển khai hệ thống mới cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ luôn có rủi ro. Để hạn chế và giảm thiểu tỷ lệ sai sót, các công ty cần xây dựng một chiến lược toàn diện dựa trên những thông tin thu được từ các bước trên. 

Chúng ta khó có thể loại trừ toàn bộ trường hợp bất lợi của quá trình tự động hóa. Tuy nhiên, chỉ cần tổ chức có tầm nhìn rõ ràng, đưa ra những đánh giá khách quan và có sự tập trung cao độ thì chắc chắn RPA sẽ đem lại nhiều lợi ích. 

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

V. Lợi ích của hệ thống RPA đối với doanh nghiệp

Các ví dụ thực tế đã cho thấy RPA sở hữu nhiều ưu điểm về tính kinh tế, linh hoạt và nhanh nhạy trong các mô hình kinh doanh. Cụ thể, RPA có những vai trò sau: 

1. Giảm chi phí

Thực hiện RPA cho phép các tổ chức giảm nhiều khoản chi phí khác nhau. Chúng bao gồm ngân sách cho người lao động, xử lý sự cố, chi phí vận hành. Như vậy, RPA còn góp phần tối ưu hóa lợi nhuận.

2. Tăng năng suất

Với các ứng dụng RPA, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh một cách khoa học và nhanh chóng hơn, từ đó tăng ngay năng suất làm việc.

3. Cải thiện độ chính xác

Robot tuân thủ các thuật toán đảm bảo độ chính xác 100% và giảm thiểu lỗi thực thi tác vụ. Hệ thống kỹ thuật số hoạt động liên tục và không bị gián đoạn. Như vậy, RPA giúp doanh nghiệp loại bỏ việc chậm trễ tiến độ khi chuyển giao tác vụ. 

>> Xem thêm: Quy trình chuyển đổi số là gì? Lợi ích của quy trình chuyển đổi số

4. Cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn

Khi triển khai quy trình tự động hóa, doanh nghiệp đang tạo ra những điều kiện mới nhân viên tiết kiệm năng lực và chất xám. Đồng thời, họ có thêm thời gian đề đầu từ vào các nhiệm vụ ưu tiên.

5. Bảo mật nâng cao

Tất cả các phần mềm RPA hoạt động riêng lẻ. Do đó, hầu như không xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác. Điều này giúp bạn kiểm soát việc truy cập dữ liệu tốt hơn. 

6. Mở rộng cơ hội phát triển

RPA giúp các tổ chức có được sự linh hoạt trong việc thích ứng với những thay đổi của thị trường. Ngoài ra, các “nhân viên” robot thích ứng nhịp nhàng hơn với các nhiệm vụ đa dạng. Do đó, việc kiểm soát nhu cầu thị trường của các doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn.

7. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc tiếp cận, thu hút khách hàng. Giờ đây, với sự xuất hiện của RPA, quy trình chăm sóc khách hàng trở nên tối ưu, chi tiết và chuyên nghiệp hơn. Nó cũng cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin để đánh giá xu hướng tiêu dùng mới.

8. Phân tích hiệu quả

Nhờ công nghệ RPA, các dữ liệu khổng lồ không chỉ được lưu trữ mà còn tổng hợp đánh giá đa chiều, thống nhất giữa các bộ phận. Nhờ đó, nhà lãnh đạo đưa ra các quyết sách chính xác, hợp thời và có tính chiến lược hơn. 

Mặt khác, nếu số liệu cho thấy những lỗ hổng trong quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể nhanh chóng bổ sung giải pháp để nâng cao hiệu quả. Các báo cáo đó cũng trở thành cơ sở để đánh giá kết quả đạt được trong thời gian tới.

CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN – TIẾT KIỆM THỜI GIAN, TĂNG NĂNG SUẤT VÀ HIỆU QUẢ KINH DOANH

VI. Lưu ý khi áp dụng RPA cho doanh nghiệp

Khi quyết định sử dụng tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp, các nhà quản lý cần lưu ý những điều sau:

1. Lựa chọn sản phẩm RPA dựa trên so sánh hiệu suất và giá cả

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm RPA với các tính năng và giá cả khác nhau. Nhiều chức năng và giao diện tập trung vào thế mạnh riêng của nhà cung cấp. Để đưa ra lựa chọn tốt nhất, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng và so sánh các sản phẩm.

2. Xem xét phạm vi sử dụng RPA

Các tổ chức có thể áp dụng RPA cho nhiều nhiệm vụ miễn là chúng có tính vụ thủ tục hoặc có thể số hóa.  Tuy nhiên, RPA có thể nhận dạng văn bản nhưng nó không nhận dạng được các chữ viết tắt hoặc từ địa phương. Do đó, nếu áp dụng một cách tràn lan, không có sự tuyển chọn có thể dẫn đến những sai số đáng tiếc. 

3. RPA là một công cụ hữu ích cho việc chuyên môn hóa

Hiện nay, có nhiều người lao động lo lắng RPA sẽ thay thế chúng ta trong công việc. Thế nhưng, nếu bạn hiểu bản chất của RPA là gì, bạn sẽ nhìn nhận theo một cách hoàn toàn khác. 

RPA chỉ thay thế con người làm các công việc thủ công tốn thời gian. Trong khi đó, tất cả kỹ thuật phần mềm, không chỉ riêng RPA đều đòi hỏi có sự định hướng của con người. Chỉ có đội ngũ nhân viên, quản lý mới có thể ứng dụng RPA một cách khôn ngoan và khéo léo để đem đến kết quả cao nhất. 

Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số đồng bộ? Đăng ký tư vấn và khám phá sức mạnh của gói giải pháp MISA AMIS ngay hôm nay! 

Gói giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc quản trị các nghiệp vụ quan trọng như kế toán, marketing bán hàng, quản lý nhân sự, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số. 

VII. Kết luận 

Việc hiểu rõ khái niệm RPA là gì và cách áp dụng chúng trở thành một trong những yêu cầu thiết yếu để các doanh nghiệp có thể bắt kịp xu hướng chuyển đổi số của xã hội. Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích. Từ đó nhận thức được tầm quan trọng của các phần mềm quản lý tự động và sử dụng thành công cho doanh nghiệp của mình.