Nguyên tắc quản lý là gì? 7 nguyên tắc quản lý quan trọng nhất

Thiết lập các nguyên tắc quản lý rõ ràng đóng vai trò như kim chỉ nam, hướng dẫn các quyết định và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Vậy nguyên tắc quản lý là gì? Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá và hiểu sâu hơn về một số nguyên tắc quản lý cơ bản mà mọi nhà lãnh đạo cần biết để nâng cao năng lực quản lý và điều hành tổ chức của mình.

1. Nguyên tắc quản lý là gì?

Nguyên tắc quản lý là gì được hiểu là hệ thống những quan điểm quản lý mang tính định hướng. Chúng là những quy định, quy tắc bắt buộc người quản lý và các cá nhân của tổ chức phải tuân thủ khi thực hiện nhiệm vụ.

Nguyên tắc quản lý thường bao gồm 2 phần chính. Đầu tiên là hệ thống quan điểm với những yếu tố mang tính chất khuyến cáo. Các quan điểm này thường đề cập tới triết lý, phương châm, khẩu hiệu, biểu tượng,…

Phần thứ hai là hệ thống quy định, quy tắc có tính chất bắt buộc. Các nội dung quy định sẽ đề cập tới vấn đề về pháp luật, nội quy, quy chế,…

Dù bạn làm ở cấp bậc vị trí quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu: Mời bạn nhận eBook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

2. Đặc trưng của nguyên tắc quản lý là gì?

Nguyên tắc quản lý có một số đặc trưng chính, giúp chúng trở thành công cụ hữu hiệu trong việc điều hành và phát triển bền vững cho các tổ chức. Dưới đây là một số đặc trưng quan trọng của nguyên tắc quản lý:

2.1. Tính khách quan của nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc quản lý thường có nội dung dựa trên các cơ sở, mục tiêu chung, xu hướng vận hành và đặc điểm của tổ chức đó. Đặc biệt, nguyên tắc quản lý khách quan sẽ phản ánh toàn bộ hoạt động của công ty và phản ánh quy luật vận động của tổ chức.

2.2. Tính ổn định tương đối của nguyên tắc quản lý

Thứ hai về tính ổn định tương đối, nguyên tắc quản lý sẽ tạo ra những quy tắc và quan điểm chung được các thành viên trong công ty thừa nhận. Chúng giúp cho việc vận hành và quản lý của người lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn. Thêm vào đó, tính ổn định của nguyên tắc quản lý còn xây dựng văn hóa và phong thái làm việc bền vững, lâu dài của tổ chức.

2.3. Tính bắt buộc của nguyên tắc quản lý

Tính bắt buộc của nguyên tắc quản lý có thể coi như phương châm hoạt động, nền tảng cơ bản nhất của một công ty. Tính bắt buộc bao gồm quy tắc hoạt động, sự chuẩn mực của lãnh đạo tổ chức đưa ra. Nó yêu cầu các thành viên phải tuân thủ chặt chẽ.

Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra được rằng: “Nguyên tắc quản lý chính là cơ sở để nhà lãnh đạo xây dựng phương pháp, phong thái và nghệ thuật quản lý tổ chức”. Vậy nên, đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc thực hiện nguyên tắc quản lý là thiết yếu trong khâu vận hành tổ chức.

Xem thêm: 23+ phần mềm quản lý công việc, đội nhóm tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Một số nguyên tắc quản lý cơ bản

Nguyên tắc quản lý cơ bản ở mỗi tổ chức hay doanh nghiệp đều thường là những nguyên tắc chung, có tính bắt buộc. Mọi cấp bậc và vị trí quản lý đều phải tuân thủ.

Tùy theo từng phương pháp quản lý doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo có thể đưa ra các nguyên tắc quản lý đặc thù cho tổ chức của mình. Hãy cùng MISA AMIS khám phá một số nguyên tắc quản lý cơ bản mà các doanh nghiệp, tổ chức thường áp dụng nhé.

3.1. Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý

Trong nguyên tắc quản lý, việc sử dụng quyền lực ở mỗi vị trí và cấp bậc sẽ đều khác nhau. Thế nhưng, người lãnh đạo tổ chức cũng phải đưa ra những quy định chặt chẽ đối với cấp quản lý.

Điều này nhằm tránh việc lạm dụng quyền lực gây khó khăn cho nhân viên cấp dưới. Bạn cần mô tả rõ ràng, cụ thể về nguyên tắc quản lý này để mọi người cùng nắm được. Đồng thời, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống kiểm tra thường xuyên để tránh những việc không hay xảy ra.

Với tư cách là một người đứng đầu, nhà lãnh đạo cũng cần có phong thái và cách ứng xử phù hợp, sử dụng quyền lực một cách hợp lý. Bạn không nên trở thành một nhà cầm quyền độc đoán, lạm quyền, chuyên quyền hay bỏ mặc quyền lực. Hãy trở thành một người đứng đầu sáng suốt và làm gương cho những cấp quản lý khác.

3.2. Nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm

Quyền hạn trong nguyên tắc quản lý chính là tính độc lập, trách nhiệm của người cầm quyền. Họ có thể là người đóng vai trò quản lý, tổ chức, kiểm tra và ban hành những công việc trong tổ chức.

Làm việc theo nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm tức là cấp quản lý và lãnh đạo cần hoàn thành nhiệm vụ, công việc của mình theo đúng chuẩn mực. Ngoài ra, cần phải thực hiện đúng quy tắc, chuẩn mực với cấp trên. Bạn sẽ là người đứng ra chịu trách nhiệm khi có việc bất cập xảy ra trong phòng ban của mình.

Nhà quản lý có chức vụ càng cao thì quyền hạn càng lớn. Vậy nhưng đi đôi với điều đó chính là trách nhiệm phải gánh vác nhiều hơn những người khác. Không chỉ chịu trách nhiệm với hành vi của bản thân mình, cấp quản lý còn phải chịu trách nhiệm với hành vi của nhân viên trong phòng ban, dưới quyền của mình.

Để triển khai một cách rõ ràng và triệt để nguyên tắc này, nhà lãnh đạo cần phải:

• Không ngừng nâng cao chất lượng của cấp quản lý.
• Quan tâm, kiểm tra, giám sát, đồng thời đánh giá các quyết định quản lý.
• Có đầy đủ những điều kiện để thực thi các quyết định quản lý trong tổ chức.

3.3. Thống nhất trong việc quản lý

Nguyên tắc thống nhất trong quản lý liên quan đến mối quan hệ giữa nhà lãnh đạo và người quản lý. Nhà quản lý cấp cao với những người cấp thấp hoặc đồng cấp khi thực hiện nhiệm vụ và làm việc theo đúng vị trí của mình.

Nguyên tắc này yêu cầu những nhà quản lý cần có sự trao đổi để thống nhất khi ra quyết định liên quan đến tổ chức. Nó bao gồm việc triển khai theo mục tiêu hay khi thực hiện kiểm tra và đánh giá kết quả.

Để nguyên tắc thống nhất vận hành trơn tru và đi vào hoạt động đúng hướng, nhà lãnh đạo cần phải quán triệt quan điểm của mình với những quản lý cấp dưới. Từ đó, tiến hành phân công nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng.

Ngoài ra, những buổi họp giao ban hàng tuần chính là thời gian để người cầm quyền nắm được những vấn đề đang diễn ra trong tổ chức. Vì vậy, các buổi trao đổi này cũng cần được chú trọng để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

3.4. Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý

Trong một tổ chức, quy trình quản lý sẽ phải giảm sát rất nhiều nhiệm vụ. Chúng bao gồm việc nghiên cứu, lập kế hoạch, ra quyết định, đưa ra phương án triển khai, kiểm tra và đánh giá kết quả đạt được.

Đối với một nhà quản lý, lãnh đạo, đây không chỉ là công việc mang tính chất bắt buộc mà còn đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao. Sự nhanh nhạy, quyết đoán của người cầm quyền giúp công việc vận hành trơn tru.

Hoạt động thiết lập và triển khai theo quy trình thực chất chính là thực hiện mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra. Do đó, nhà quản lý vừa phải trang bị cho mình kỹ năng, kiến thức về chuyên môn, vừa phải sở hữu kiến thức rộng hơn về lãnh đạo, tổ chức làm việc khoa học,…

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

3.5. Nguyên tắc kết hợp hài hòa lợi ích

Nguyên tắc quản lý chính nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, để làm được điều này và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức, người quản lý phải hiểu rõ hệ thống phúc lợi.

Một hệ thống phúc lợi tốt được thể hiện ở sự kết hợp hài hòa giữa phúc lợi vật chất và phúc lợi tinh thần. Mặc khác, nó cũng có thể là lợi ích kinh tế với lợi ích chính trị, xã hội và môi trường; lợi ích chung – lợi ích riêng; lợi ích toàn cầu – lợi ích bộ phận; lợi ích ngắn hạn – dài hạn sở thích,….

Sự hài hòa lợi ích có mặt trong sự công bằng, công tâm giữa các phúc lợi của quản lý cấp cao với người quản lý cấp trung, giữa nhân viên và nhà quản lý. Hay thậm chí nó ở giữa những tổ chức này với tổ chức khác. Để thực hiện điều này một cách trọn vẹn, nhà lãnh đạo cần phải:

• Công bằng, minh bạch khi phân bổ các giá trị lợi ích.
• Thực hiện công tâm, bình đẳng khi xây dựng nội quy, chính sách, quy chế của tổ chức.
• Đứng ra giải quyết vấn đề khi xảy ra xung đột về mặt phúc lợi một cách khách quan.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN THEO HỆ THỐNG NGUYÊN TẮC VÀ QUY TRÌNH VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, QUY TRÌNH MISA

3.6. Nguyên tắc kết hợp nguồn lực

Đối với nguyên tắc kết hợp nguồn lực, người lãnh đạo phải kết hợp một cách tối ưu nhất các nguồn lực bên trong và bên ngoài của tổ chức. Bởi lẽ, bất kỳ tổ chức nào cũng cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn của các yếu tố trên để đạt được mục tiêu chung.

Đối với nguyên tắc kết hợp nguồn lực, nhà lãnh đạo cần đưa ra những chính sách và quy định liên quan tới:

• Sự điều chỉnh, sắp xếp bộ máy tổ chức hợp lý.

• Phân bổ nguồn lực bên trong một cách phù hợp. Dễ dàng điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết.

• Nghiên cứu kỹ lưỡng, lựa chọn và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực từ bên ngoài.

3.7. Tiết kiệm và hiệu quả

Sử dụng thời gian, nguồn lực một cách hiệu quả khi thực hiện mục tiêu chung chính là nguyên tắc quản lý cuối cùng cần lưu ý. Nhà lãnh đạo thông minh sẽ phải sắp xếp nguồn lực phù hợp cho hiệu suất cao nhất.

Những chính sách cần thực hiện để nâng cao hiệu quả nguyên tắc quản lý cuối cùng này gồm có:

• Phân chia công việc, nhiệm vụ, trao quyền hợp lý cho các nhân sự và phòng ban.
• Sử dụng tối ưu, khai thác triệt để các nguồn lực, tài liệu sẵn có.
• Nghiên cứu cách thức đầu tư có trọng điểm khi phát triển nhân lực.
• Tìm kiếm và lựa chọn đầu tư công nghệ phù hợp, đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức.

Ngoài 7 nguyên tắc cơ bản được nêu trên, nhà lãnh đạo có thể chia nguyên tắc quản lý thành những phần cụ thể hơn. Ví dụ như nguyên tắc khi lập kế hoạch và ra quyết định, nguyên tắc trong việc lãnh đạo và tổ chức, nguyên tắc đánh giá và kiểm tra,… Dựa trên tình hình doanh nghiệp thực tế, bạn hãy đưa ra các nguyên tắc quản lý phù hợp nhất nhé.

Phần mềm MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý, điều hành doanh nghiệp toàn diện

AMIS Công việc – một phần mềm của MISA JSC là một công cụ quản lý dự án và công việc hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm này giúp áp dụng các nguyên tắc quản lý trong môi trường làm việc hiện đại, từ đó cải thiện năng suất và hiệu quả tổng thể.

Đăng ký ngay

• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: AMIS Công việc cung cấp các công cụ cho phép nhân viên và quản lý dễ dàng giao tiếp và chia sẻ thông tin, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và tinh thần đồng đội. Điều này phù hợp với nguyên tắc quản lý đòi hỏi sự giao tiếp hiệu quả trong tổ chức.
• Quản lý công việc & theo dõi tiến độ: AMIS Công việc cho phép phân công nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng hạn. Điều này giúp áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian và phân công công việc hiệu quả.
• Đặt mục tiêu và đánh giá:Người quản lý có thể thiết lập mục tiêu dự án, theo dõi kết quả và đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân và nhóm. Công cụ này hỗ trợ việc đánh giá dựa trên kết quả, phù hợp với nguyên tắc quản lý dựa trên mục tiêu và kết quả.
• Minh bạch và kiểm soát: Cung cấp tính minh bạch cao trong quản lý công việc và dự án, mỗi thành viên có thể xem được tiến trình công việc của bản thân và của người khác. Điều này hỗ trợ nguyên tắc trách nhiệm và minh bạch trong quản lý.
• Tự động hóa quy trình để nâng cao năng suất: AMIS Công việc giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sự cần thiết của thao tác thủ công và giảm lỗi, từ đó tăng hiệu quả và sản lượng công việc.

Sử dụng AMIS Công việc trong quản lý doanh nghiệp giúp áp dụng các nguyên tắc quản lý một cách hiệu quả, đem lại lợi ích thiết thực cho việc vận hành và phát triển bền vững của tổ chức.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4. Tạm kết

Nguyên tắc quản lý là gì tại mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức sẽ khác nhau. Nó tùy theo phong cách lãnh đạo và mong muốn của người vận hành.

Tuy nhiên, tất cả đều được xây dựng dựa trên các nguyên tắc quản lý cơ bản. Mục tiêu cao nhất là giúp nhà lãnh đạo dễ dàng thiết lập và sáng tạo nên những nguyên tắc quản lý riêng.