Ma trận EFE là gì? Các bước xây dựng ma trận EFE

Ma trận EFE là một công cụ phân tích các yếu tố ngoại vi được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vậy, ma trận EFE là gì? Làm thế nào để xây dựng một ma trận EFE hiệu quả? Nếu bạn đang có những thắc mắc trên, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây!

I. Ma trận EFE là gì?

Điều đầu tiên bạn cần làm rõ chính là khái niệm ma trận EFE là gì? EFE được viết tắt từ cụm Tiếng Anh External Factor Evaluation Matrix. Hiểu theo nghĩa tiếng Việt là Ma trận đánh giá các yếu tố ngoại vi.

Ma trận EFE là mô hình cho phép bạn phân tích môi trường bên ngoài của doanh nghiệp dựa trên các cấp độ khác nhau. Chúng bao gồm các yếu tố môi trường ngành, môi trường vĩ mô và môi trường thế giới.

Việc ứng dụng ma trận EFE là một trong những cách thức giúp người quản lý thấu hiểu các yếu tố của môi trường bên ngoài. Nó góp phần quan trọng vào những nỗ lực lập kế hoạch công việc theo các giai đoạn cho doanh nghiệp. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

II. Tại sao ma trận EFE lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Nhờ thông tin mà EFE cung cấp, các nhà lãnh đạo và hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp nắm được những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Từ đó, họ đưa ra nhận định và đánh giá về mặt lợi – hại của tác động mà những nhân tố này mang lại.

Tùy thuộc vào quy mô, hình thức, lĩnh vực và phân khúc thị trường mà các doanh nghiệp sẽ có cấp độ nghiên cứu cũng khác nhau. Ví dụ, đối với các công ty có quy mô nhỏ, chỉ kinh doanh một đến hai sản phẩm, họ chỉ cần xem xét các yếu tố có tầm ảnh hưởng ở cấp độ ngành và vĩ mô.

Việc phân tích các vấn đề cao hơn thường không mang lại giá trị trực tiếp. Thậm chí, nó chỉ gây tốn thời gian, công sức và còn khiến doanh nghiệp đưa ra các quyết định sai lầm.

Trong khi đó, những doanh nghiệp lớn, nhất là các tập đoàn đa quốc gia lại hoàn toàn ngược lại. Họ cần phân tích, đánh giá kỹ càng tất cả các yếu tố ảnh hưởng trên cả 3 cấp độ: ngành, vĩ mô và thế giới.

Điều này giúp họ có được cái nhìn khách quan toàn cảnh và đưa ra phán đoán chuẩn xác nhất. Đồng thời, họ cũng nắm bắt kịp thời các yếu tố thuận lợi và khó khăn để điều chỉnh hướng đi hợp lý. Với phạm vi hoạt động rộng lớn, đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng.

QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH Xác, tức thời với PHẦN MỀM AMIS Công việc

III. Các bước xây dựng ma trận EFE

Sau khi hiểu rõ ma trận EFE là gì có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, chắc chắn nhà quản lý nào cũng đặt câu hỏi: Nên việc xây dựng ma trận này như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu 4 bước xây dựng ma trận EFE dưới đây:

1. Xác định các yếu tố quan trọng

Ở bước đầu tiên, bạn cần liệt kê ít nhất 10 yếu tố có vai trò quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Danh sách này phải dựa trên những đánh giá với số liệu được nghiên cứu một cách kỹ càng, thận trọng. Cùng với đó, những thách thức, cơ hội tiềm năng đối với ngành nghề kinh doanh hiện tại của công ty cũng không thể bỏ qua.

2. Ấn định chỉ số tầm quan trọng

Sau khi đã có cho mình bảng tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng, bạn sẽ đánh giá tầm quan trọng của những yếu tố này theo thang điểm từ 0 đến 1. Nó có nghĩa là không quan trọng đến rất quan trọng.

Việc đánh giá phải được tiến hành một cách khách quan, căn cứ vào số liệu thực tế. Vì tính chất quan trọng của giai đoạn này, doanh nghiệp nên thực hiện làm theo hình thức hội đồng. Khi có sự đóng góp của nhiều người thì kết quả đạt được sẽ khách quan hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần so sánh số liệu với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trong ngành cho dù bạn đang thất thế hay chiến thắng. Trong đó, yếu tố nào khiến doanh nghiệp thất bại trước đối thủ cần phải được đánh giá thận trọng.

Mức độ quan trọng của mỗi yếu tố có thể khác nhau hoặc trùng nhau. Tuy nhiên, phải đảm bảo rằng, tổng chỉ số tầm quan trọng của tất cả các yếu tố phải bằng 1.

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay – MISA AMIS

3. Đánh giá tác động (hệ số phản ứng)

Ở bước tiếp theo, bạn cần đánh giá tác động của từng yếu tố đến doanh nghiệp. Có những yếu tố tác động mạnh mẽ ở doanh nghiệp này, nhưng lại yếu thế hơn đối với doanh nghiệp khác.

Do đó, việc đánh giá chính xác mức độ tác động của từng yếu tố đến doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Mức độ tác động sẽ được đánh giá theo thang điểm từ 1 đến 4 tương ứng với ý nghĩa như sau:

• Tác động ở mức độ ít: 1 điểm
• Tác động ở mức độ trung bình: 2 điểm
• Tác động ở mức độ trên trung bình: 3 điểm
• Tác động ở mức độ mạnh: 4 điểm

4. Tính điểm và đưa ra tổng điểm

Sau khi rút ra những chỉ số quan trọng và hệ số phản ứng của từng yếu tố, doanh nghiệp sẽ tổng hợp chúng vào một bảng điểm. Kết quả được tính bằng cách nhân hai chỉ số vừa tìm được ở bước 2 và bước 3 lại với nhau.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Đánh giá ma trận EFE như thế nào?

Tổng điểm của ma trận không phụ thuộc vào số lượng yếu tố trong ma trận EFE. Cao nhất là 4 điểm, thấp nhất là 1 điểm. Giá trị của tổng điểm này cho phép ta đánh giá được mức độ phản ứng của doanh nghiệp trước những cơ hội và thách thức ở hiện tại.

Cụ thể, đánh giá ma trận EFE như sau:

• Tổng điểm ma trận bằng 4: Điều này cho thấy doanh nghiệp đang thích ứng rất tốt với môi trường hiện tại và bên ngoài.
• Tổng điểm ma trận bằng 2.5: Con số này chứng tỏ công ty thích nghi ở mức độ trung bình.
• Tổng điểm ma trận bằng 1: Công ty đang phản ứng ở mức yếu. Mặt khác, nó cho thấy những chiến lược mà doanh nghiệp đang triển khai không nắm bắt được những cơ hội ở thời điểm hiện tại. Có thể bạn chỉ đang né tránh mối đe dọa từ môi trường ngoài.

Một ma trận có thể biểu hiện nhiều mức độ và tính chất khác nhau của các tác động đối với môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, vì đây là phương pháp cho điểm nên sẽ luôn tồn tại yếu tố chủ quan.

Để giảm thiểu tối đa nguy cơ này, doanh nghiệp cần kết hợp sử dụng giữa các phương pháp chuyên gia khi phân tích và cho điểm mỗi khi ứng dụng ma trận EFE.

>> Xem thêm: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

V. Khác biệt giữa ma trận EFE và IFE

Ma trận EFE là gì và IFE là gì luôn khiến nhà quản lý băn khoản. Thực tế, đây là hai ma trận khác nhau hoàn toàn. Bạn cần phân biệt chúng một cách rõ ràng khi tiến hành xây dựng ma trận và đánh giá hiệu quả.

Xét về ý nghĩa, IFE là ma trận đánh giá các yếu tố nội bộ trong chiến lược kinh doanh và những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Dựa vào thông tin ma trận này cung cấp, các nhà quản trị có thể xem xét khả năng phản ứng và nhìn nhận được những điểm mạnh – yếu của chiến lược. Nhờ vậy, doanh nghiệp biết cách tận dụng tối đa lợi thế và chuẩn bị nội lực để đương đầu với thử thách.

Trong khi đó, EFE là ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài. Công cụ này giúp doanh nghiệp phân tích môi trường bên ngoài doanh nghiệp với các cấp độ khác nhau. Điều này cho phép doanh nghiệp nhận định được yếu tố nào là thuận lợi, yếu tố nào là khó khăn. Nhờ đó, nhà lãnh đạo có bước chuẩn bị, thích ứng một cách linh hoạt và phù hợp.

VI. Kết luận

Trên đây là một số thông tin về ma trận EFE là gì cũng như giải đáp những thắc mắc về các bước xây dựng ma trận EFE. Tùy vào tình hình thực tế và đặc thù hoạt động, các doanh nghiệp sẽ triển khai EFE sao cho hợp lý.

Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc áp dụng ma trận này vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mình. Hãy theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS nếu bạn muốn tìm hiểu thêm những kiến thức về quản lý điều hành, quản trị doanh nghiệp chuyên sâu nhất!

MISA AMIS – giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC