Horenso là gì mà được người Nhật áp dụng phổ biến trong công việc và cuộc sống thường ngày? Hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về nguyên tắc Horenso và cách áp dụng nhé!
I. Nguyên tắc làm việc Horenso là gì?
1. Định nghĩa Horenso là gì?
Horenso là gì được hiểu là một cách làm việc theo nhóm và giao tiếp của người Nhật trong công việc. Đây được coi là “công cụ” giao tiếp trong doanh nghiệp.
Nó giúp những người đồng nghiệp có phương thức nói chuyện chung và thống nhất cách giao tiếp nội bộ. Mục đích của cách tiếp cận này là tối ưu hóa giao tiếp tại nơi làm việc, từ đó tối ưu hóa giá trị của công ty và doanh nghiệp.
Mời bạn nhận eBook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền
2. Các yếu tố tạo nên Horenso
Thực chất, Horenso là từ viết tắt của 3 từ: Hokoku: báo cáo; Renraku: thảo luận và Sodan: tham khảo ý kiến.
2.1. Hokoku: Báo cáo
Đây là kỹ năng báo cáo tiến độ công việc cho cấp trên. Kỹ năng này vô cùng cần thiết trong môi trường làm việc. Cập nhật tiến độ công việc giúp lãnh đạo phân bổ nhân lực và thời gian để đáp ứng đúng thời hạn.
2.2. Renraku: Liên hệ
Kỹ năng Renraku là kỹ năng giao tiếp giữa các bộ phận. Trong một công ty, các phòng ban luôn có mối quan hệ công việc. Do đó, khi kỹ năng này được nâng cao, một quy trình làm việc trôi chảy và trôi chảy có thể được tạo ra giữa các bộ phận.
2.3. Sodan: Thảo luận
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất ở nơi làm việc là thảo luận. Sodan được sử dụng để bày tỏ ý kiến và giải quyết vấn đề cùng nhau.
3. Quy trình làm việc theo Horenso
Cụ thể, trong công việc, bạn phải thường xuyên báo cáo với cấp trên. Đồng thời thường xuyên trao đổi với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng, bạn phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm một việc gì đó.
Như vậy, Horenso có nghĩa là chủ động trong công việc. Đầu tiên, Horenso được khởi xướng theo yêu cầu của cấp trên. Yêu cầu nhằm mục đích ủy quyền và giao việc cho nhân viên cấp dưới.
Tiếp theo, nhân viên cấp dưới sẽ xem xét yêu cầu và thực hiện bước đầu tiên để giải quyết yêu cầu từ cấp trên. Quá trình này bao gồm một loạt các hành động như nghiên cứu, lập kế hoạch sơ bộ, lập bản phác thảo…
Sau cùng, cấp dưới báo cáo những hành vi này cho cấp trên của họ, những người sẽ gặp họ để nhận xét và đề xuất. Cấp trên cho ý kiến, cấp dưới làm thêm một số công việc cần thiết rồi báo cáo cấp trên.
Bất kỳ tổ chức nào của Nhật Bản cũng thực hiện theo phương pháp Horenso. Đối với người Âu Mỹ, khi giao dịch với người Nhật, họ thườngcho rằng mình bị quản lý vi mô. Điều này nghĩa là quản lý quá kỹ càng và quá xoáy sâu vào công việc cá nhân. Vì vậy, mất đi tính độc lập trong công việc sẽ ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo.
Tuy nhiên, những nghiên cứu sau đó của các chuyên gia đã chứng minh điều ngược lại. Họ chỉ ra rằng cách phòng ngừa rủi ro có hệ thống và hiệu quả nhất là Horenso.
Nếu bạn là nhân viên và nhận thấy sếp kiểm tra công việc của bạn rất nhiều, đó là Horenso. Nếu bạn là sếp và quan tâm đến hiệu suất của một trong những nhân viên của mình, đó là Horenso.
>> Xem thêm: 10 Phần mềm tăng năng suất công việc hiệu quả nhất 2022
II. Áp dụng Horenso để làm việc nhóm hiệu quả
1. HOKOKU: Báo cáo
Trong mô hình của Horenso, trước tiên bạn phải nhận ra rằng báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu bạn không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ lo lắng vì không biết công việc của bạn diễn ra như thế nào.
Đừng đợi sếp hỏi bạn, mà hãy luôn chủ động báo cáo. Việc báo cáo có thể giúp sếp hiểu được tình hình công việc của bạn. Tính chủ động báo cáo cũng khiến các nhà quản lý đánh giá tốt về bạn.
Thế nhưng báo cáo theo Horenso là gì? Báo cáo khi nào và như thế nào? Thời gian tốt nhất để báo cáo:
- Khi kết thúc công việc được giao (Đối với những công việc dài hạn, tiến độ được báo cáo trong khi làm việc. Nếu những thay đổi xảy ra trong công việc, chúng cũng phải được báo cáo.)
- Khi thông tin mới được thu thập
- Tìm ra phương pháp làm việc mới và cải tiến khi gặp sự cố.
Các phương pháp báo cáo tốt:
- Thường xuyên, chính xác, đầy đủ, báo trước tin xấu, lịch sự, tôn trọng người nhận.
- Lựa chọn và phân tích thông tin báo cáo.
- Có một giải pháp.
- Có thể báo cáo các trường hợp khẩn cấp bằng lời nói.
- Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu như nội dung phức tạp, khó hiểu có thể mô tả bằng sơ đồ, đồ thị, tranh ảnh … cho dễ hiểu.
- Báo cáo qua email …
Phương pháp báo cáo không tốt:
- Tùy tiện, không chính xác. Báo cáo thiếu tôn trọng và tùy hứng.
- Rất ít thông tin.
- Báo tin tốt trước.
- Thông tin quá nhiều số liệu thống kê.
Báo cáo chủ động, mọi lúc mọi nơi với AMIS Công việc
2. RENRAKU: Liên hệ
Tại Horenso, giao tiếp là khó nhất. Giao tiếp thường có liên quan mật thiết đến yếu tố thời gian.
Nếu bạn có việc cần liên hệ gấp với sếp để kịp thời hạn khách hàng nhưng lại thấy sếp quá bận? Hãy sử dụng một lời xin lỗi để liên lạc với sếp. Bạn phải cho sếp biết rằng bạn đã xác nhận thời hạn hoàn thành yêu cầu của khách. Đặc biệt, lưu ý nhắc lại yếu tố thời gian với sếp.
Cách thực hiện liên hệ tốt:
- Đối với công việc đơn giản hoặc khẩn cấp: có thể qua giao tiếp nhanh, điện thoại, fax … Bạn chỉ nói những điểm cần thiết nhanh chóng, kịp thời (theo realtime), quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), liên tục liên hệ khi cần giao tiếp với nhiều người
- Bạn có thể sử dụng các cuộc họp buổi sáng, cuộc họp cuối ngày hoặc sử dụng liên lạc nội bộ công ty để thông báo.
- Những điều liên quan đến phương châm, cải tiến chất lượng, kinh nghiệm học tập tiếp theo… cần được truyền đạt bằng văn bản rõ ràng.
Phương thức liên hệ sai:
- Thông tin liên lạc quá dài và khó hiểu.
- Tiếp xúc với những thứ không liên quan đến công việc hiện tại của bạn.
- Liên lạc mất quá nhiều thời gian: sử dụng email, trò chuyện khi ở gần nhau. Đọc nội dung dài mất quá nhiều thời gian.
3. SODAN: Thảo luận
Đây là giai đoạn bạn có thể giải quyết công việc của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Bạn nên nhớ rằng không ai có kiến thức hoàn hảo về mọi vấn đề.
Vì vậy, việc hỏi ý kiến lẫn nhau và bày tỏ ý kiến của bản thân rất quan trọng. Nó giúp bổ sung thêm một góc nhìn khác cho vấn đề đặt ra.
Cách thảo luận tốt:
- Nhiều người, rất nhiều tính cách, rất nhiều phong cách.
- Xem xét và ghi nhận cho các ý kiến.
- Khuyến khích mọi người nói.
- Mục đích rõ ràng và ai cũng có thể nắm bắt được.
- Có quyết định cuối cùng, mọi người chấp hành quyết định
Cách thảo luận không tốt:
- Ít người, ý kiến và cách làm giống nhau.
- Không được cân nhắc.
- Từ chối ngay lập tức.
- Không ai biết mục đích.
- Không có quyết định cuối cùng.
- Mỗi người đưa ra một hướng đi.
>> Xem thêm: Tổng hợp những phương pháp tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất
III. Tại sao cần ứng dụng Horenso trong công việc?
Việc triển khai Horenso tốt sẽ giúp đạt hiệu quả cao, phát huy tính chủ động, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Đây là nền tảng cho mối quan hệ giữa sếp và nhân viên sẽ khăng khít hơn.
Toàn thể nhân viên và ban lãnh đạo cùng chung sức vì mục tiêu chung của công ty, tinh thần đoàn kết được củng cố. Tuy nhiên, để làm tốt Horenso không hề dễ dàng chút nào.
Trên thực tế, không khó để nhận thấy nhiều nhân viên khi mắc lỗi không báo cáo với cấp trên. Khi đó, họ đưa ra hướng giải quyết mà giấu nhẹm lỗi vì sợ bị mắng, sợ bị trừ lương,… Những suy nghĩ nhiều về những sai lầm có thể ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ công ty.
Khi nhắc đến Horenso, nhiều người nghĩ rằng nó được áp dụng ở quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, giao tiếp cá nhân trong cuộc sống hàng ngày cũng có thể được sử dụng một cách linh hoạt.
Vì vậy, để có thể áp dụng Horenso một cách tốt nhất, chúng ta hãy bắt đầu áp dụng ngay bây giờ. Horenso có thể phát triển thông qua các hoạt động tập thể, hoặc trong ứng xử.
IV. Một số gợi ý thực hành Horenso tốt
1. Xác nhận trước khi làm việc
Cần phải có xác nhận trước khi thực hiện các nhiệm vụ do người khác yêu cầu hoặc ủy quyền. Thông tin cần xác nhận bao gồm: sự hiểu biết của bạn về vấn đề, giải pháp, hậu quả hoặc chi phí giải quyết vấn đề.
Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đã làm đúng, bạn vẫn cần phải xác nhận nó.
2. Báo cáo kịp thời
Báo cáo kịp thời giúp cấp quản lý hỗ trợ kịp thời và cảm thấy an tâm với công việc của mình. Tin xấu có thể chuyển thành tin tốt nếu được báo sớm hơn.
Khi đó, ban lãnh đạo sẽ có những biện pháp hỗ trợ kịp thời để cùng nhau xử lý công việc. Những người giỏi và chuyên nghiệp thường báo tin xấu trước khi nó xảy ra. Ví dụ: Còn 3 giờ nữa, rất có thể công việc sẽ không hoàn thành như đã hứa.
Khi không có vấn đề, bạn vẫn nên báo cáo. Đôi khi chúng ta không thể tự phát hiện các vấn đề còn tồn đọng. Thế nhưng thực ra có những vấn đề tiềm ẩn mà chỉ những người từng trải mới biết.
Ngoài ra, việc báo cáo thường xuyên sẽ giúp người quản lý cảm thấy chắc chắn trong công việc. Họ hiểu được tiến độ để họ có thể đưa ra quyết định chính xác.
TỐI ƯU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
3. Luôn chia sẻ thông tin với người khác
Bạn nên tìm cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin với mọi người. Nó có thể là một thông tin liên lạc trực tiếp, được đăng trên bảng thông báo hoặc nó cập nhật trong cuộc họp hàng ngày.
Thường xuyên chia sẻ tin tức có thể giúp mọi người hiểu được hoàn cảnh của nhau. Từ đó, mọi người cùng nhau cố gắng và giúp đỡ nhau.
4. Thảo luận càng sớm càng tốt
Bất cứ khi nào bạn nghi ngờ, hãy thảo luận ngay để giải quyết vấn đề. Tìm kiếm sự hợp tác từ đồng nghiệp hoặc cấp trên.
Hãy chủ động lên lịch gặp gỡ để cùng nhau tìm ra giải pháp. Các cuộc thảo luận đều nhằm đưa ra một giải pháp cho tất cả các vấn đề.
5. Hãy tích cực chủ động khi làm việc
Việc triển khai Horenso có thể xuất phát từ hai khía cạnh. Để quản lý các yêu cầu về hiệu suất, bạn cần nâng cao tinh thần chủ động.
Nếu chúng ta chủ động, chúng ta tiết kiệm thời gian của người quản lý. Nó cũng giúp người quản lý có thời gian để suy nghĩ về những công việc khác qaun trọng hơn.
Ngoài ra, bạn còn thể hiện được thái độ làm việc nghiêm túc, dám nghĩ dám làm và có trách nhiệm. Những người chủ động luôn được đánh giá cao.
Trên đây là đáp án cho câu hỏi Horenso là gì? Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm những kiến thức và kinh nghiệm trong việc điều hành và quản lý.
Trải nghiệp miễn phí trọn bộ tính năng của AMIS Công việc để nâng cao hiệu hiệu suất, tối ưu quy trình
0904 885 833
https://www.misa.vn/
