Cơ cấu tổ chức là gì? Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Mỗi tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và lâu bền đều cần có một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP HOẠCH NĂM 2022 CHO DOANH NGHIỆP

I. Cơ cấu tổ chức là gì?

Khái niệm cơ cấu tổ chức là gì? Được hiểu là một hệ thống chính thức của các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức thể hiện vai trò cũng như nhiệm vụ của từng cá nhân.

Mỗi thành viên sẽ được giao một nhiệm vụ cụ thể. Họ phải liên kết mật thiết với các nhiệm vụ khác nhằm tạo ra một hệ thống hợp tác nhịp nhàng, hoàn thành mọi công việc. Cơ cấu tổ chức là gì? hay hệ thống tổ chức là gì? đều có câu trả lời chung ở trên.

>> Xem thêm: 5 phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả cho người lãnh đạo

II. Phương thức xây dựng cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức giúp nhân viên làm việc khoa học và có hiệu quả tốt hơn. Một số cách thức xây dựng cơ cấu tổ chức phổ biến là:

• Phân chia nhân lực và các nguồn lực khác nhau cho các hoạt động phù hợp
• Xác định vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân. Yêu cầu sự nỗ lực hợp tác thông qua việc sử dụng văn bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và điều hành trực tuyến
• Đưa ra những quy tắc cần tuân thủ trong quá trình làm việc. Đặt ra tiêu chuẩn đánh giá công việc riêng. Điều này cho phép nhân viên nắm được những kỳ vọng của ban lãnh đạo về việc phát triển tổ chức
• Tiến hành các chương trình thu thập, đánh giá thông tin thông qua cơ cấu tổ chức nhóm. Các nhà quản trị nhìn nhận vấn đề và xác định cách giải quyết trong các trường hợp cụ thể.

III. Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cấu trúc của cơ cấu tổ chức là gì? Đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ra sao? Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có 2 đặc trưng cơ bản sau:

1. Tính tập trung

Đây là đặc trưng thể hiện quyền lực tập trung của một tổ chức vào một cá nhân nhất định. Mọi quyết định trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sẽ do giám đốc doanh nghiệp ban hành. Đội ngũ nhân viên phía dưới sẽ là người thực hiện. 

Tính tập trung tránh việc quyền lực bị phân tán. Nếu điều đó xảy ra sẽ ảnh hưởng đến việc ra quyết định, làm chậm trễ tiến độ hoàn thành các hạng mục kinh doanh.

2. Tính tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là đặc điểm yêu cầu các cá nhân hay bộ phận phải hoạt theo quy định, quy tắc của doanh nghiệp.

Ví dụ cho đặc trưng này rất dễ thấy trong thực tế. Nó thể hiện ở việc thường xuyên báo cáo định kỳ, nộp đề xuất theo cấp phòng ban hay quy định về giờ chấm công, thủ tục nghỉ phép…

Để quản lý tổ chức hiệu quả và đảm bảo mọi hoạt động thành công, người lãnh đạo cần có những kế hoạch cụ thể nhằm theo dõi, đánh giá sự phối hợp của các bộ phận. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua Ebook chuyên sâu: Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2022 cho doanh nghiệp

 

IV. Các yếu tố đảm bảo cơ cấu tổ chức hiệu quả

Để đảm bảo được cơ cấu tổ chức, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau:

1. Yêu cầu xây dựng cơ cấu tổ chức

Sau khi hiểu rõ cơ cấu tổ chức là gì? và tìm hiểu đặc trưng cơ bản, hãy xem xét thêm các yêu cầu cần có của một cơ cấu tổ chức vững vàng:

• Phù hợp với chiến lược cũng như các mục tiêu kinh doanh đã được đề ra của doanh nghiệp
• Phân quyền sự rõ ràng, chính xác. Tránh bỏ sót công việc hay tranh chấp quyền hạn ảnh hưởng đến chất lượng làm việc
• Giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần có sự phối hợp hài hòa, chặt chẽ, thấu hiểu nhau. Tất cả cùng tạo thành một bộ máy hoạt động linh hoạt
• Đảm bảo tính cân đối, hiệu quả khi làm việc
• Các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức cần được quản lý và kiểm soát nghiêm ngặt

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

2. Các yếu tố cần có trong cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng cần thể hiện rõ nhiệm vụ của từng cá nhân. Từ đó duy trì có sự liên kết giữa các nhiệm vụ khác nhau để cùng đạt được một mục tiêu chung của tổ chức. Các yếu tố cần có trong cơ cấu tổ chức là gì? Nó bao gồm: chuyên môn hóa, bộ phận hóa, tiêu chuẩn hóa, quyền hạn, phạm vi kiểm soát, phối hợp

2.1. Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là quá trình tiến hành xác định nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân. Doanh nghiệp sẽ tiến hành phân chia theo cá nhân hoặc nhóm nhất định để hoàn thành các nhiệm vụ chi tiết.

Đặc trưng của yếu tố này là người đứng đầu các bộ phận chuyên môn hóa thường là các nhà quản trị chức năng. Họ có nhiệm vụ giám sát các bộ phận như Marketing, nhân sự… Yếu tố chuyên môn hóa giúp tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao năng suất công việc, giúp người quản lý quản lý công việc hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc: 7 tác động cần thay đổi

2.2. Bộ phận hóa

Bộ phận hóa là việc hình thành các nhóm nhân viên đảm nhận các loại công việc khác nhau. Yếu tố này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Nó sẽ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và kiểm soát chặt chẽ công việc.

Bộ phận hóa cũng sẽ đưa ra quyết định về mô hình giám sát, cung cấp nguồn vốn cho từng bộ phận. Nhìn chung, nó thúc đẩy việc hợp tác trong các khâu khác nhau của hoạt động kinh doanh

2.3. Tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là việc liên quan đến các thủ tục mang tính ổn định, đồng nhất. Các cá nhân đều phải tuân một số thủ tục như vậy trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công việc.

Yếu tố này giúp các nhà quản trị có thể đánh giá đo lường quá trình thực hiện công việc của từng nhân viên. Dựa trên các mục tiêu đã được đề sẵn, việc quản lý trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn. 

2.4. Quyền hạn

Quyền hạn là quyền đưa ra các quyết định và hành động trong một tổ chức. Tùy theo quy mô và tính chất ngành nghề, doanh nghiệp sẽ có sự phân chia quyền hạn khác nhau.

Trong các doanh nghiệp có cấu trúc tập trung, đội ngũ quản trị cấp cao là người đưa ra các quyết định và truyền đạt lại với các nhà quản trị cấp dưới. Đối với các tổ chức quy mô nhỏ và vừa, quyền quyết định thường thuộc về người quản lý cấp thấp hoặc cá nhân làm việc trực tiếp trong nhóm.

2.5. Phạm vi kiểm soát

Mỗi một giám sát viên sẽ được giao nhiệm vụ quản lý một số lượng nhân viên nhất định. Với trường hợp số lượng nhân viên nhỏ, tầm kiểm soát mang tính hạn hẹp. Ngược lại khi số nhân viên quản lý nhiều thì tầm kiểm soát sẽ rộng hơn.

Việc phân chia phạm vi kiểm soát cũng có nhiều điểm đáng chú ý. Bạn nên lựa chọn những công việc mang tính đồng nhất, đảm bảo nhân viên được đào tạo chuyên môn phù hợp với công việc. Đồng thời, bạn cần có sự tác động đồng nhất đến tất cả các phạm vi.

2.6. Phối hợp

Yếu tố phối hợp trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bao gồm các thủ tục mang tính chính thực hoặc không chính thức. Chúng diễn ra trong những hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, các hoạt động được liên kết chặt chẽ với nhau. Một số doanh nghiệp sẽ có quy tắc riêng cho yếu tố này, một số khác dựa trên tinh thần tự nguyện của cá nhân.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

V. Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức là gì?

Bên cạnh việc nắm rõ những thông tin trên, nguyên tắc cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng là một trong những vấn đề cần lưu tâm. Trong quá trình hình thành cơ cấu tổ chức cần đảm bảo 2 nguyên tắc cốt lõi nhất. Điều này người lãnh đạo quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả mong muốn.

1. Nguyên tắc tổ chức quản trị

• Nguyên tắc chỉ huy: Mỗi người nhân viên sẽ nhận lệnh của một nhà lãnh đạo nhất định. Điều này giúp nhân viên tập trung vào công việc. Tiến độ công việc sẽ được đảm bảo nhanh chóng, chất lượng. Đặc biệt, tránh tình trạng công việc của các thành viên bị quá tải. 
• Nguyên tắc gắn kết chặt chẽ với mục tiêu: Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một bộ máy hoạt động theo đúng mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu chính là cơ sở để tiến hành xây dựng đồng bộ bộ máy tổ chức chung của doanh nghiệp
• Nguyên tắc kết hợp chuyên môn hóa và sự cân đối: Giữa trách nhiệm và quyền hành cần có sự cân đối. Vai trò của các nhóm đơn vị trong doanh nghiệp cũng cần được cân bằng. Sự ổn định tạo động lực phát triển, giúp doanh nghiệp có mô hình tổ chức hợp lý.
• Nguyên tắc linh hoạt và hiệu quả: Cần có sự linh hoạt để sẵn sàng đối phó với các tình huống khác nhau, đáp ứng sự thay đổi của môi trường. Các nhà quản trị cần có sự mềm dẻo thích hợp để đưa ra những quyết định đúng thời điểm. Sự hiểu quả cũng là ưu tiên hàng đầu. Nó đem lại lợi ích tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong quản trị tổ chức.

2. Nguyên tắc chủ đạo cho cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 

• Phân cấp bậc quản lý: Mỗi tổ chức cần có một người lãnh đạo chịu trách nhiệm chính. Mọi người trong tổ chức làm việc dưới sự điều hành của người đó. Doanh nghiệp nên xác định rõ trách nhiệm của các cấp, thấy được mối liên hệ giữa các cấp bậc. Tuy nhiên, không nên áp dụng nguyên tắc này một cách máy móc vì có thể làm triệt tiêu tính sáng tạo của nhân viên.
• Thống nhất trong điều hành quản lý: Mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm của một cấp trên duy nhất. Sự sắp xếp này tạo nên tính thống nhất trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Không nên có sự riêng rẽ, gây ra tình trạng rời rạc giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
• Sự ủy quyền: Người được giao quyền hạn đồng thời là trách nhiệm tương đương với mức độ giao quyền. Họ có thể phải thu thập thông tin, đề ra các giải pháp, hay đề xuất ý kiến đóng góp về quyết định của lãnh đạo,…

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

VI. Kết luận

Trên đây là một số kiến thức xoay quanh câu hỏi cơ cấu tổ chức là gì? Những đặc trưng của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần có để thành công. Hy vọng những thông tin hữu ích trên đã mang đến cho người đọc cái nhìn khách quan và cụ thể trong công tác quản trị doanh nghiệp.