Hướng dẫn kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Bảo hành công trình xây dựng sau khi bàn giao là trách nhiệm bắt buộc của các doanh nghiệp xây dựng đối với khách hàng. Làm tốt công tác này sẽ xây dựng được uy tín cho doanh nghiệp cũng như đảm bảo chất lượng của những công trình mà doanh nghiệp tham gia thi công. Qua bài viết này hãy cùng AMIS MISA tìm hiểu những vấn để cơ bản liên quan đến bảo hành công trình xây dựng và kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng tại các doanh nghiệp.

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán xây dựng cơ bản tại doanh nghiệp

1. Quy định về bảo hành công trình xây dựng

1.1. Bảo hành công trình xây dựng là gì?

Thông thường khi ký kết các hợp đồng xây lắp, luôn có điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm. Nội dung của việc bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng có lỗi của nhà thầu gây ra. Thời gian bảo hành được xác định cụ thể theo từng công trình ghi trong hợp đồng. 

Theo Điều 2, Nghị định số 06/2021/NĐ-CP: “Bảo hành công trình xây dựng là sự cam kết của nhà thầu về trách nhiệm khắc phục, sửa chữa trong một thời gian nhất định các hư hỏng, khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng công trình xây dựng.”

1.2. Quy trình bảo hành công trình xây dựng

1.3. Yêu cầu đối với việc bảo hành công trình xây dựng

Theo Điều 6, Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, việc bảo hành công trình cần đảm bảo những yêu cầu sau:

• Nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu cung ứng thiết bị chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về việc bảo hành đối với phần công việc do mình thực hiện.
• Chủ đầu tư phải thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng với các nhà thầu tham gia xây dựng công trình về quyền và trách nhiệm của các bên trong bảo hành công trình xây dựng; thời hạn bảo hành công trình xây dựng, thiết bị công trình, thiết bị công nghệ; biện pháp, hình thức bảo hành; giá trị bảo hành; việc lưu giữ, sử dụng, hoàn trả tiền bảo hành, tài sản bảo đảm, bảo lãnh bảo hành hoặc các hình thức bảo lãnh khác có giá trị tương đương. 
• Tùy theo điều kiện cụ thể của công trình, chủ đầu tư có thể thỏa thuận với nhà thầu về thời hạn bảo hành riêng cho một hoặc một số hạng mục công trình hoặc gói thầu thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị ngoài thời gian bảo hành chung cho công trình. 
• Đối với các hạng mục công trình trong quá trình thi công có khiếm khuyết về chất lượng hoặc xảy ra sự cố đã được nhà thầu sửa chữa, khắc phục thì thời hạn bảo hành của các hạng mục công trình này có thể kéo dài hơn trên cơ sở thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu thi công xây dựng trước khi được nghiệm thu.

1.4. Thời hạn bảo hành công trình xây dựng

Thời hạn bảo hành đối với hạng mục công trình, công trình xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp được tính kể từ khi được chủ đầu tư nghiệm thu theo quy định và được quy định như sau:

a) Không ít hơn 24 tháng đối với công trình cấp đặc biệt và cấp I sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài đầu tư công;

b) Không ít hơn 12 tháng đối với các công trình cấp còn lại sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài đầu tư công;

c) Thời hạn bảo hành đối với công trình sử dụng vốn khác có thể tham khảo quy định tại điểm a, điểm b khoản này để áp dụng.

Cấp công trình xây dựng được xác định cho từng loại công trình theo quy định tại Thông tư số 06/2021/TT-BXD ngày 30/6/2021 “Quy định về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng”

Thời hạn bảo hành đối với các thiết bị công trình, thiết bị công nghệ được xác định theo hợp đồng xây dựng nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành theo quy định của nhà sản xuất và được tính kể từ khi nghiệm thu hoàn thành công tác lắp đặt, vận hành thiết bị.

>>> Đọc thêm: Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế tại công ty xây dựng

2. Hướng dẫn kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

2.1. Dự phòng bảo hành công trình xây dựng là gì?

Theo Điều 2, Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 8/8/2019: “Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: là dự phòng chi phí cho những công trình xây dựng đã bán hoặc đã bàn giao cho người mua nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải tiếp tục sửa chữa, hoàn thiện theo hợp đồng hoặc theo cam kết với khách hàng”.

2.2. Mức trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng

Theo Điều 7, Thông tư 48/2019/TT-BTC có quy định một số nội dung như sau về việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng như sau:

Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất để trích lập dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, công trình xây dựng đã tiêu thụ và dịch vụ đã cung cấp trong năm và tiến hành lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, công trình xây dựng có cam kết bảo hành.

Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành của các công trình xây dựng theo cam kết với khách hàng nhưng tối đa không quá 5% trên giá trị hợp đồng.

Sau khi lập dự phòng cho từng loại công trình xây dựng, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp trong kỳ.

Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, căn cứ tình hình tiêu thụ, bàn giao công trình xây dựng và các cam kết bảo hành tại hợp đồng hoặc các văn bản quy định liên quan; căn cứ việc so sánh giữa số dự phòng phải trích lập và số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập, tùy từng trường hợp doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng như sau:

• Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng.

• Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ. 

• Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ.

• Hết thời hạn bảo hành, nếu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số dư còn lại được hoàn nhập vào thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: 4 vấn đề quan trọng cần lưu ý trong kế toán xây dựng

2.3. Kế toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng

2.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng

2.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng

Để phản ánh việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, kế toán sử dụng tài khoản 352 – Dự phòng phải trả. Chi tiết  3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng. 

Kết cấu tài khoản 352 như sau:

2.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

a) Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522). 

b) Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…,: 

b.1, Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng: 

• Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi: 

Nợ các TK 621, 622, 627,… 

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) 

Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,… 

• Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: 

Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang 

Có các TK 621, 622, 627,… 

• Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi: 

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522) 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành) 

Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. 

b.2, Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi: 

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522) 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành) 

Có các TK 331, 336… 

c) Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng, nếu công trình không phải bảo hành hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập, ghi: 

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522) 

Có TK 711 – Thu nhập khác.

2.3.4. Ví dụ minh họa về kế toán dự phòng bảo hành công trình 

Công ty xây dựng An Khánh hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhận thi công công trình nhà kho cho công ty Y. Có tài liệu về việc bảo hành công trình như sau, biết doanh nghiệp không có bộ phận độc lập về bảo hành công trình xây lắp: (ĐVT: 1.000đ)

• Năm N: Công ty xây dựng An Khánh lập dự phòng chi phí bảo hành công trình là 50.000, kế toán định khoản:

Nợ TK 627: 50.000

Có TK 3522: 50.000

• Năm N+1: phát sinh các chi phí bảo hành công trình:

1. Xuất nguyên vật liệu để bảo hành công trình 30.000:

Nợ TK 621: 30.000

Có TK 152: 30.000

2. Tính tiền lương phải trả cho công nhân bảo hành 8.000, nhân viên quản lý bộ phận bảo hành 7.000:

Nợ TK 622: 8.000

Nợ TK 627: 7.000

Có TK 334: 15.000

3. Trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động bảo hành: 2.000

Nợ TK 627: 2.000

Có TK 214: 2.000

4. Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm thuế GTGT 10% là 1.100 đã trả bằng tiền mặt:

Nợ TK 627: 1.000

Nợ TK 133: 100

Có TK 111: 1.100

5. Công việc bảo hành hoàn thành trong kỳ, chủ đầu tư ký xác nhận bảo hành đúng chất lượng quy định.

Kế toán tập hợp chi phí bảo hành đã phát sinh:

Nợ TK 154: 48.000

Có TK 621: 30.000

Có TK 622: 8.000

Có TK 627: 10.000

Nợ TK 3522: 48.000

Có TK 154: 48.000

Giả sử đến hết thời gian bảo hành không phát sinh thêm nghiệp vụ bảo hành, kế toán hoàn nhập số dự phòng bảo hành công trình chưa sử dụng hết:

Nợ TK 3522: 2.000

Có TK 711: 2.000

2.3.5. Một số vấn đề cần lưu ý đối với dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng

Chi phí bảo hành công trình xây dựng là một khoản chi phí của doanh nghiệp và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Tuy nhiên, cần lưu ý nếu doanh nghiệp trích, lập và sử dụng dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng không theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính về trích lập dự phòng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

Tác giả: Nguyễn Thu Hằng