OKR là gì? Bật mí mô hình quản trị mục tiêu đã làm nên thành công của Google – Tập đoàn hàng đầu thế giới. Bài viết sau, MISA AMIS HRM sẽ phân tích giúp nhà quản trị hiểu rõ bản chất OKR là gì, những lợi ích mô hình này đem lại và các bước xây dựng OKR chuẩn nhất để từ đó quản trị doanh nghiệp mình tốt hơn.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. OKR là gì?
OKR (viết tắt của Objectives and Key Results) là một mô hình quản trị mục tiêu. Theo đó, doanh nghiệp tiến hành tính toán và đo lường định lượng để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hiện thực hóa các mục tiêu (Objectives) đặt ra trong thời hạn nhất định. Thời hạn áp dụng OKR thường theo quý.
Khái niệm OKR bắt nguồn từ Intel, sau đó lan sang các doanh nghiệp khác. Mô hình quản lý ỌKR được Google sử dụng lần đầu tiên năm 1999 và tạo được tăng trưởng đột phá, từ 40 nhân viên tăng lên hơn 60 nghìn như hiện nay.
Bên cạnh Google, rất nhiều ông lớn như Facebook, Amazon, Samsung, LG,…cũng đã áp dụng mô hình này và đạt được những thành quả nhất định.
Một số người từng cho rằng mô hình OKR chỉ áp dụng thành công với các công ty công nghệ. Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác như Walmart, ING Bank hay Target cũng vận dụng mô hình OKR vào thực tiễn hoạt động. Thậm chí, nhiều tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan chính phủ cũng sử dụng OKR như một phương pháp quản trị, ví dụ như Quỹ từ thiện quỹ từ thiện Bill & Melinda Gates và Hải quân Mỹ.
>>> Xem thêm: DISC là gì? 4 nhóm tính cách cá nhân của DISC bạn cần biết
2. OKR hoạt động như thế nào?
Theo đúng tên gọi, OKR sẽ gồm 2 thành phần chính:
- Mục tiêu (Objects): là những mô tả định tính về những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu này cần xúc tích, thu hút và truyền cảm hứng. Mục tiêu đặt ra sẽ không bao hàm con số cụ thể.
- Kết quả then chốt (Key Results): là bộ dữ liệu đo lường hiệu quả hành động đối với mục tiêu đã đề ra. Kết quả then chốt không phải là đầu công việc cần làm.
Cách thức hoạt động được giải thích thông qua công thức của John Doerr như sau:
Tôi sẽ (Mục tiêu) được đo bằng (bộ Kết quả then chốt)
Ví dụ: Quý III/2023 Đẩy mạnh việc tuân thủ nội quy công ty đo được bằng 98% nhân viên trong công ty đi làm đúng giờ.
Lưu ý: mỗi mục tiêu chỉ nên có từ 2-5 kết quả then chốt. Nếu nhiều hơn sẽ gây khó nhớ, dàn trải và khó thực hiện. Đồng thời, mọi kết quả then chốt phải có khả năng định lượng bằng con số cụ thể.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm đánh giá nhân viên, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:
3. Lịch sử hình thành OKR
Năm 1970, khái niệm OKR bắt đầu xuất hiện lần đầu tiên ở Intel do Andy Grove khới xướng. Mô hình này đã thay đổi hoàn toàn tình hình kinh doanh của công ty. Nó giúp công ty có tầm nhìn rõ ràng hơn từ đó tất cả nhân viên cùng có một định hưởng.
John Doerr chính là người đã lan truyền phương pháp OKR này ra toàn thế giới. Ông nổi tiếng với hình ảnh một nhà đầu tư mạo hiểm nhưng thành công nhất mọi thời đại. Sự nghiệp của ông bắt đầu tại Intel, sau đó mở rộng đầu tư vào Google và Amazon.
Doerr tiếp cận mô hình OKR khi còn làm thực tập sinh tại Intel năm 1975. Nhận thấy tính hiệu quả và khả thi cao của mô hình này, ông đã giới thiệu và đề xuất mô hình này với ban lãnh đạo cấp cao của Google năm 2000.
Với OKR, John Doerr được biết đến với vai trò là người hoàn thiện và phát triển lý thuyết về mô hình này từ Andy Grove và ứng dụng hiệu quả tại Google. Các lý thuyết liên quan tới OKR được ông trình bày trong cuốn Measure What Matters – Làm điều quan trọng.
Hiện tại, Google đang thiết lập OKR định kỳ theo quý và theo năm. Đồng thời, tập đoàn hàng đầu thế giới này cũng tiến hành các cuộc họp thường kỳ để đánh giá và chia sẻ về mô hình quản trị mục tiêu này.
>>> Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất
4. Đặc trưng cơ bản của OKR
Đặc trưng cơ bản nhất của mô hình OKR so với các mô hình quản trị mục tiêu khác đó là hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin. Hệ thống này gồm 4 yếu tố cụ thể như sau:
- Tính tham vọng: các mục tiêu đặt ra thường cao hơn ngưỡng năng lực thực tế;
- Tính đo lường được: các kết quả then chốt phải được gắn với các dữ liệu đo lường được;
- Tính minh bạch: mọi thành viên trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo tới thực tập sinh đều phải nắm được thông tin và có thể theo dõi mô hình OKR của tổ chức;
- Tính liên kết : Khác với KPI, OKR có tính liên kết chặt chẽ, nó giúp cho các bộ phận phòng ban, các thành viên trong đội nhóm gắn kết hơn, phối hợp công việc nhịp nhàng hơn.
Trong mô hình OKR, mục tiêu của cá nhân và các phòng ban được kết nối với mục tiêu cấp cao của doanh nghiệp thông qua kết quả đo lường. Nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được căn cứ theo mục tiêu và kết quả then chốt của cấp cao hơn.
Theo đó, OKR cấp độ cao nhất, tức OKR của toàn doanh nghiệp luôn được chú trọng nhất. Tiếp đến là OKR cấp độ bộ phận. Phòng ban nào sẽ ưu tiên OKR của chính phòng ban đó thay vì chỉ thực hiện các OKR rời rạc của từng cá nhân. Cuối cùng là OKR cá nhân, tương ứng với các công việc mà mỗi nhân sự cần hoàn thành.
<<< TẢI NGAY MIỄN PHÍ TRỌN BỘ KIẾN THỨC DÀNH CHO GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ >>>
5. Những lợi ích của mô hình OKR
- Liên kết nội bộ chặt chẽ:
Mô hình OKR liên kết hiệu suất làm việc của tất cả bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Mô hình quản lý OKR sẽ được áp dụng đồng bộ và xuyên suốt trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Từ cá nhân tới các phòng ban và cấp lãnh đạo đều có OKR riêng. Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát và bảo đảm nhân sự đang theo đúng định hướng.
- Tập trung vào các vấn đề trọng điểm:
Nguyên tắc cơ bản của OKR là tập trung làm những điều quan trọng. Số lượng mục tiêu giảm đi tạo nên sự ưu tiên và tính trọng điểm của toàn bộ tổ chức.
Mỗi cấp độ trong doanh nghiệp sẽ chỉ hành động theo 3-5 mục tiêu chính. Số lượng mục tiêu tinh gọn này giúp nhân viên dễ nhớ, dễ thực thi và nắm bắt mọi nhiệm vụ và kế hoạch được giao.
- Tăng cường tính minh bạch:
OKR bảo đảm mọi nhân sự trong doanh nghiệp đều theo dõi được mô hình quản trị của tổ chức, không phân biệt cấp bậc, vị trí. Mọi nhân viên đều nắm bắt trọn vẹn thông tin về công việc của bản thân và phòng ban mình. Điều này góp phần hình thành văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp.
- Trao quyền cho nhân viên:
Với OKR, mọi cá nhân, đội nhóm đều thực thi theo một hướng đi rõ ràng. Họ có quyền chọn lực phương pháp để đạt được mục tiêu đề ra. Đây là yếu tố giúp đề cao tính tự chủ và trách nhiệm của nhân sự với các mục tiêu của mình.
Đồng thời, OKR tạo cho nhân viên cơ hội theo dõi và đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức nói chung và phòng ban, cá nhân nói riêng. Về phía lãnh đạo, với mục tiêu và kế hoạch hành động minh bạch, rõ ràng, họ có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động công ty và đưa ra quyết định hiệu quả.
- Đo lường tiến độ hoàn thành công việc:
Khả năng đo lường là điều kiện tiên quyết của kết quả then chốt. Vì thế, thông qua OKR, tiến độ hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân và phòng ban sẽ được phản ánh thông qua các chỉ số. Những dữ liệu này có độ chính xác và đầy đủ cao, đồng thời có thể so sánh và đối chiếu lẫn nhau trong quá trình đánh giá.
- Đem lại kết quả vượt bậc:
Mục tiêu của OKR thường cao hơn ngưỡng năng lực thực tế. Điều này đòi hỏi mọi nhân sự phải phát huy tối đa khả năng của bản thân. Mỗi cá nhân vượt “ngưỡng” sẽ tạo nên một tập thể với những kết quả vượt trội.
6. Các bước xây dựng và triển khai mô hình quản lý OKRs
6.1 Chuẩn bị và lên kế hoạch
Để thiết lập mô hình OKR không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc hiểu rõ OKR là gì. Để ứng dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có bước chuẩn bị. Với doanh nghiệp áp dụng lần đầu, quá trình này có thể kéo dài tới nhiều tuần trước khi quý mới hay năm mới bắt đầu.
Lộ trình chuẩn bị và thực thi có thể căn cứ theo lộ trình sau:
- Tháng đầu tiên: thảo luận, lên ý tưởng về các mục tiêu của doanh nghiệp; xác định hệ thống quản trị và tổ chức OKR.
- Tháng thứ hai: phổ biến kế hoạch và mục tiêu của OKR tới các bộ phận. Các bộ phận này sẽ lên kế hoạch phác thảo nội dung cụ thể cho từng thành viên hoặc nhóm thanh viên.
- Tháng thứ ba: kết nối, phân tầng và trình bày chính thức về mô hình OKR
- Tháng thứ tư: quản lý và theo dõi sát sao các OKR cá nhân
6.2 Xác định Mục tiêu và Kết quả then chốt
Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có từ 2-5 mục tiêu cốt lõi cho quý tới hoặc năm tới. Những mục tiêu này cần bám sát sứ mệnh và tầm nhìn chung của doanh nghiệp. Ví dụ như: “Tăng chỉ số kinh doanh lên 150%”.
Sau khi đã chốt được mục tiêu, các bộ phận và phòng ban cần xác định kết quả then chốt để tiến tới mục tiêu đó. Với ví dụ trên, doanh nghiệp này có thể đưa ra kết quả then chốt là tuyển được 3 Account Executive. Kết quả then chốt này chính là định hướng hoạt động cho các cấp độ nhỏ hơn của doanh nghiệp.
6.3 Xác định hệ thống tổ chức và quản lý OKR
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy mô khác nhau. Do vậy, việc theo dõi hệ thống quản trị OKR cũng khác nhau. Các tập đoàn với nhân lực lớn như Google có thể xây dựng riêng cho mình đội ngũ quản trị nội bộ. Tuy nhiên, với các công ty nhỏ hơn, việc quản trị này đôi khi có thể là một thách thức. Bởi các công cụ thuần túy như Excel không đủ tiện ích để đáp ứng nhu cầu quản trị.
Các doanh nghiệp đang đắn đo trong khâu quản trị mục tiêu có thể tham khảo hệ thống phần mềm AMIS HRM, nền tảng số hóa và đồng bộ mọi nghiệp vụ về nhân sự. Hệ thống này tập hợp 5 phần mềm tương ứng với 5 nghiệp vụ về nhân sự, cho phép đồng bộ dữ liệu và trích xuất báo cáo tổng quan một cách dễ dàng.
6.4 Phổ biến công việc với các trưởng bộ phận để tiến hành phác thảo mục tiêu
Trước khi triển khai tới từng cá nhân, các lãnh đạo cấp cao nhất cần họp với ban quản lý cấp trung để vạch ra lộ trình cùng kế hoạch OKR cho doanh nghiệp. Một số vấn đề cần thảo luận bao gồm:
- Phổ biến và triển khai OKR cho toàn doanh nghiệp:
Tương tự như buổi thảo luận với cấp trên, các quản lý cần làm rõ với cấp dưới về tính cấp thiết của OKR và cách áp dụng. Đây là cơ sở củng cố niềm tin và sự cống hiến của nhân viên.
- Trưởng phòng trực tiếp làm việc với nhân sự để phác thảo mục tiêu cá nhân:
Đây là một cuộc thảo luận 2 chiều với mục đích làm rõ: Nhân sự muốn làm gì? và Quản lý muốn nhân sự của mình làm gì? Đích đến của cuộc họp này là thống nhất được kỳ vọng của nhân viên và kỳ vọng của doanh nghiệp. Các cuộc họp tương tự cần được duy trì định kỳ để nhân viên cảm nhận được tiếng nói của bản thân.
6.5 Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi đã thảo luận với từng cấp độ nhân sự, các bậc lãnh đạo cần tổng hợp và đánh giá các ý kiến của nhân sự. Các góc nhìn này có ảnh hưởng tới OKR cấp cao hơn không? Sau khi chốt được OKR cho giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp có thể thống nhất, trình bày và triển khai tới toàn thể doanh nghiệp trong buổi họp chung.
6.6 Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Hành động này bảo đảm doanh nghiệp đi đúng hướng, theo sát lộ trình ban đầu. Các nhà quản lý cần theo dõi sát sao và liên tục kiểm tra quá trình thực hiện OKR của từng nhân viên trong suốt giai đoạn triển khai.
7. Những lưu ý để áp dụng mô hình OKR hiệu quả
- Thích ứng linh hoạt thay vì bắt chước:
Sai lầm thường gặp nhất của các doanh nghiệp khi áp dụng mô hình quản lý OKR là cố gắng bắt chước OKR Google một cách mù quáng. Trong khi đó, OKR có tính linh hoạt theo từng tổ chức. Vì vậy, để áp dụng hiệu quả, trước tiên công ty cần hiểu rõ bản chất OKR là gì và đưa ra những hiệu chỉnh để phù hợp với tổ chức của mình.
Trên thực tế, OKR không phải một công thức cố định. Do đó, nó không có quy trình từng bước cứng nhắc mọi doanh nghiệp cần tuân theo. Sao chép OKR Google được ví như việc một người thường chạy đua cùng vận động viên. Rõ ràng là, doanh nghiệp của bạn khó có thể áp dụng mô hình OKR thành công nếu không có sự thích ứng linh hoạt và chuẩn bị đầy đủ từ trước.
- Tăng dần OKR thay vì đặt mục tiêu đột ngột:
Doanh nghiệp của bạn không nhất thiết phải đặt ra những mục tiêu lớn lao ngay từ lần đầu áp dụng mô hình OKR. OKR được cấu thành bởi nhiều phần và việc triển khai từng phần sẽ giúp các lãnh đạo hiểu rõ bản chất OKR là gì, đồng thời nắm bắt được lợi ích tiềm năng khi ứng dụng OKR vào thực tiễn.
Các tổ chức có thể bắt đầu với quy mô nhỏ như một phòng ban hoặc một nhóm nhân sự. Từ quá trình thực thi của họ để rút ra kinh nghiệm, đồng thời phát triển thêm các nhóm khác sau mỗi chu kỳ. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tạo được nền tảng vững chắc và ít rủi ro nhất cho OKR của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các công ty cũng có thể thử nghiệm OKR với một mục tiêu duy nhất để tạo sự tập trung. Sau khi doanh nghiệp đã thích ứng dần với OKR, các nhà lãnh đạo có thể đặt ra những mục tiêu có tính thách thức hơn và triển khai thêm các yếu tố liên quan tới mô hình quản trị mục tiêu.
- Đảm bảo nhân viên hiểu rõ lý do và cách thức triển khai mô hình OKR:
Từ cấu trúc, có thể thấy OKR khá đơn giản và dễ hiểu nhưng không phải 100% doanh nghiệp áp dụng đều hiệu quả. Nhiều công ty đơn thuần chỉ minh họa cho nhân viên case study OKR Google hoặc mời chuyên gia tư vấn để tăng tính thuyết phục. Tuy nhiên, yếu tố cốt lõi để có thể triển khai OKR hiệu quả đó là đội ngũ nhân sự cần phải được đào tạo nghiêm túc và hiểu biết rõ về mô hình này.
Các lãnh đạo cần tự thuyết phục nhân viên của mình thông qua việc giải thích OKR là gì? Lý do doanh nghiệp áp dụng mô hình này? Và lợi ích đạt được sau khi thực thi là gì? Hiểu được lý do và bản chất của vấn đề sẽ là động lực thúc đẩy tinh thần và sự trách nhiệm của nhân sự.
Việc đưa ra và chọn lựa các kết quả then chốt là không hề dễ dàng. Đôi khi, dù đã nghiêm túc học tập nhưng nhân sự vẫn không thể nhớ hết các mục tiêu hoặc các yếu tố tiên quyết để triển khai OKR thành công. Do đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các giải pháp để khắc phục những hạn chế này, một hệ thống đo lường minh bạch và đồng bộ các quy tắc.
Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS Thông tin nhân sự, thuộc hệ sinh thái AMIS HRM, với chức năng thiết lập hơn 20 loại báo cáo liên quan tới thông tin nhân sự và được phản ánh thông qua cơ sở dữ liệu số trực quan. Đây là tiền đề để các nhà lãnh đạo có thể điều hướng chiến lược nhân sự với định hướng kinh doanh.
- Tuân theo kỷ luật và nguyên tắc của OKR
Thành công của OKR doanh nghiệp được tạo nên bởi các OKR cá nhân. Vì vậy, các nhà quản lý cần đồng hành sát sao với nhân viên, giám sát tiến độ và trao đổi thông qua các cuộc họp ngắn 1:1 hàng tuần. Đây là dịp thảo luận những khó khăn và đề xuất giải pháp kịp thời.
OKR cần có những kế hoạch cụ thể để triển khai và thực thi. Các kế hoạch này cần được lên một cách chi tiết, đầy đủ đảm bảo nhân sự tuân theo đúng quy trình. Đồng thời, chúng cũng cần tập trung vào các mối liên kết giữa phòng ban và cá nhân với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Việc cập nhật và theo dõi thường xuyên giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình triển khai OKR đang diễn ra thế nào. Các tổ chức có thể cùng lúc đánh giá từng OKR, loại bỏ các OKR kém hiệu quả hoặc không cần thiết, đồng thời bổ sung các kết quả chính phù hợp hơn hoặc giá trị cao hơn. Từ đó tạo thêm các nguồn lực bổ trợ hoặc kế hoạch giải quyết các OKR không hiệu quả.
8. Một số câu hỏi thường gặp về OKR
8.1 Cách tạo ra OKR có thể đo lường được?
Để tạo OKR có thể đo lường được bạn cần thiết lập mục tiêu và triển khai đúng hướng. Mục tiêu không nhất thiết phải vừa sức mới có thể đo lường lường được. Bạn hoàn toàn có thể đặt mục tiêu thách thức. Điều đó giúp bạn có thể bứt phá và phát triên nhanh chóng.
8.2 Mục tiêu hoàn thành bao nhiêu phần trăm được coi là thành công?
Việc hoàn thành 70% -80% trở lên được coi là thành công. Nếu mục tiêu hoàn thành là 100% khi chưa đi hết chu kỳ OKR thì không phải là một tín hiệu tích cực. Điều này chứng tỏ mục tiêu ban đầu không đủ thách thức.
8.3 Số Key result cho mỗi Objective nên là bao nhiêu?
Theo các chuyên gia hằng đầu về OKR, mỗi Objective bạn nên đặt từ 3 – 5 Key result tương ứng. Còn chúng ta không có một con số lý tưởng cụ thể.
9. Kết luận
Nhìn chung, OKR là mô hình quản trị tiềm năng và khả thi bất kể quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ và hoạt động trên lĩnh vực nào. Hiểu rõ bản chất OKR là gì sẽ là tiền đề để doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả mô hình này. Hy vọng bài viết này cung cấp những thông tin hữu ích về mô hình quản lý OKR cho các công ty trong quá trình xây dựng và quản trị mục tiêu của riêng mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
