Những lưu ý khi ghi nhận chỉ tiêu chi phí trên phụ lục 03-1A

Trong phần 3 các vấn đề về chi phí MISA AMIS tổng hợp cung cấp tới quý bạn đọc những kiến thức quan trọng về các vấn đề của các khoản chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí sản xuất kinh doanh là vấn đề quan trọng và phức tạp cần được chú trọng trong quá trình lập Báo cáo tài chính và quá trình kiểm tra, rà soát đối chiếu số liệu trong quá trình lập hồ sơ quyết toán thuế. 

>>> Xem thêm chuỗi bài lưu ý khi ghi nhận các chỉ tiêu trên phụ lục 03-1A:

• Phần 1: Các vấn đề về doanh thu
• Phần 2: Doanh thu chi phí tài chính và nội dung tỷ giá

1. Chỉ tiêu về chi phí sản xuất kinh doanh

Chi phí SXKD theo khoản mục gồm các khoản mục quan trọng sau:

* Quy định về việc ghi nhận chi phí SXKD theo Chuẩn mực kế toán số 01 (VAS 01) như sau:

      Nguyên tắc phù hợp:

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

      Nguyên tắc thận trọng:

 Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập

 Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.

* Quy định về điều kiện ghi nhận chi phí SXKD được trừ theo pháp luật về thuế:

Theo Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định cụ thể về điều kiện ghi nhận chi phí SXKD được trừ khi tính thuế TNDN như sau:
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT như sau: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán).

* Quy định cho một số trường hợp cụ thể liên quan đến thanh toán hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên như sau:

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Lưu ý: đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại điểm này.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ngoài ra, theo Công văn 4131/CT-TTHT ngày 02/06/2014 của Cục thuế HCM có quy định:

+ Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT.

+ Trường hợp người nộp thuế là cơ sở kinh doanh có các cửa hàng là các đơn vị phụ thuộc sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của cơ sở kinh doanh, trên hoá đơn có tiêu thức “Cửa hàng số” để phân biệt các cửa hàng của cơ sở kinh doanh và có đóng dấu treo của từng cửa hàng thì mỗi cửa hàng là một nhà cung cấp.

* Một số tình huống sai sót về các khoản chi phí sản xuất kinh doanh như:

       Chi phí phải trả:

– Trường hợp chi phí đã phát sinh nhưng chưa có hóa đơn, chứng từ, kế toán không ghi nhận chi phí tại thời điểm phát sinh mà ghi nhận chi phí tại thời điểm nhận hóa đơn. ? Điều này là sai. (Theo Công văn số 2736/TCT-CS: trường hợp người mua nhận được hóa đơn lập sau khi xuất hàng của người bán nếu có đủ chứng từ chứng minh thời điểm giao hàng thì người mua được khấu trừ thuế GTGT, tính vào chi phí được trừ. Đồng thời khi phát hiện ra điều này thì Cơ quan thuế quản lý bên mua sẽ thông báo cho Cơ quan thuế quản lý bên bán để xử lý bên bán vì đã xuất hóa đơn sai thời điểm).

– Trích trước chi phí kiểm toán để tính vào BCTC của năm được kiểm toán là không đúng quy định vì dịch vụ kiểm toán hoàn thành vào năm sau. ? Do đó, chi phí kiểm toán sẽ được tính vào năm dịch vụ hoàn thành và nhận hóa đơn (Căn cứ theo Công văn số 1699/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 06/5/2015).

– Chi phí trích trước tiền lương nghỉ phép/trích trước tiền lương tháng thứ 13 trong năm nhưng đến khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm mà chưa thực hiện chi thì ? khoản trích trước này không đủ điều kiện để hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN năm (Căn cứ theo Công văn số 1699/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 06/5/2015).

– Nhiều doanh nghiệp trích dự phòng không đáp ứng điều kiện theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC & TT 200/2014/ TT-BTC nên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ báo cáo năm. ? Do vậy trước khi trích lập các khoản dự phòng doanh nghiệp cần đối với quy định trong các Thông tư này. 

        Chi phí giá vốn:

Thứ nhất, giá vốn hàng khuyến mại

Căn cứ theo khoản 1.6.3, Điều 79, Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định về giá vốn hàng khuyến mại như sau:

a) Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa…., kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào chi phí bán hàng chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo.

b) Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa. Ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…. thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại. Giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán). 

 Ví dụ: Theo Công văn số 5357/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 11/12/2015 có trả lời quy định về giá vốn hàng khuyến mại như sau:

– Trường hợp cả hàng hóa mua và hàng hóa được khuyến mại là giống hệt nhau. Ví dụ mua 02 sản phẩm được tặng 01 sản phẩm thì đơn giá của 01 đơn vị hàng hóa kể cả hàng được khuyến mại được xác định là tổng số tiền phải trả hoặc đã trả để mua hàng chia cho tổng số lượng hàng hóa được nhận về 03 sản phẩm.

– Trường hợp hàng hóa được khuyến mại khác với hàng hóa mà doanh nghiệp mua về thì căn cứ vào giá trị niêm yết của hàng khuyến mại mà bên bán hàng công bố cho khách hàng hoặc giá trị thị trường của hàng hóa giống hệt để xác định giá trị của hàng khuyến mại.

Thứ hai, giá vốn của doanh nghiệp sản xuất

Theo quy định của pháp luật kế toán cuối kỳ doanh nghiệp phải kiểm kê hàng tồn kho, trong đó phải xác định giá trị sản phẩm dở dang (TK154).

Bước 1: Tập hợp và kết chuyển chi phí sản xuất: căn cứ vào chi phí tập hợp được trên các TK 621, 622, 627 kết chuyển vào TK 154 (đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC thì không cần kết chuyển vì đã tập hợp trên TK154 rồi). 

Bước 2: Sau khi đã tập hợp tất cả các chi phí sản xuất trên TK 154 rồi, bước tiếp theo chúng ta phải trừ cho giá trị sản phẩm dở dang, trừ cho các phụ phẩm, phế phẩm, các sản phẩm hỏng trên mức bình thường. Cuối cùng chúng ta sẽ thu được giá trị còn lại là thành phẩm. 

Tóm tắt công thức như sau:

Đơn giá của 1 thành phẩm (sản phẩm) = Tổng giá thành thành phẩm đó/Số lượng thành phẩm nhập kho hoàn thành.

(Chú ý: Trong quá trình sản xuất nếu có thu hồi các phụ phẩm, phế phẩm, các sản phẩm hỏng trên mức bình thường thì chúng ta phải xác định giá trị theo giá trị thuần có thể thực hiện được và nhập kho).

* Sai sót cần lưu ý:

Một số doanh nghiệp sản xuất không tách riêng chi phí sản xuất trên mức bình thường ra khỏi giá thành thành phẩm dẫn đến giá thành của thành phẩm (sản phẩm) không chính xác.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) về hàng tồn kho quy định: đối với các khoản chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường thì không tính vào giá gốc hàng tồn kho (giá thành thành phẩm TK155) mà kết chuyển hết vào tài khoản giá vốn 632. 

Còn theo pháp luật về thuế thì tùy vào khoản mục đáp ứng điều kiện thì sẽ được ghi nhận vào chi phí được trừ trong kỳ. Cụ thể, tại điểm 2.3, khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định không tính vào chi phí được trừ đối với: “Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý”.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh. Định mức này được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phẩm và lưu tại doanh nghiệp. Trường hợp một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.

2. Thu nhập khác – chi phí khác

Căn cứ quy định theo VAS 01 quy định về thu nhập khác- chi phí khác như sau:

Thu nhập khác: Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu, như: thu từ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng…

Theo nguyên tắc thận trọng thì doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. 

 Ví dụ:

Thu nhập khác từ bán thanh lý TSCĐ, thu từ tiền vi phạm hợp đồng đối tác trả cho doanh nghiệp theo quy định của hợp đồng, thu từ tiền thưởng…

Chi phí khác như chi phí phát sinh liên quan đến thanh lý TSCĐ, từ các khoản phạt thuế, tiền phạt vi phạm hành chính, phạt BHXH…

>>> Đọc thêm: Hạch toán lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội vào tài khoản nào? 

3. Kết luận

Trên đây là nội dung những lưu ý trong việc ghi nhận các chỉ tiêu trên phụ lục 03-1A để quyết toán thuế TNCN và một tình huống sai phạm thường gặp – phần 3: Các vấn đề về chi phí MISA AMIS tổng hợp gửi đến quý bạn đọc. Mong rằng những thông tin trong bài viết sẽ giúp quý bạn đọc có những kiến thức bổ ích và hỗ trợ tốt công việc lập tờ khai quyết toán TNDN năm 2021, đặc biệt là phụ lục 03-1A kèm theo.

Phần mềm online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

• Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• ….

Kính mời Quý doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS 15 ngày full tính năng ngay hôm nay.

Tác giả: Người yêu kế toán